عدم الالتزام بمواعيد تسليم، أو مقاطعة الزملاء أثناء الاجتماع، أو تجاهل مراجعة الملف قبل تسليمه، تبدو تلك الأخطاء بسيطة لا تستدعي اهتمامًا حرجًا، رغم إنها في الحقيقة قد تكون القمة الطافية لجبل الجليد التي تخفي تحتها مشكلة حقيقية في العمل.

قد تتراكم تلك العوارض حتى تعرقل النمو وتؤدي إلى انخفاض الإيرادات وارتفاع معدل دوران الموظفين، وتأتي من هذا المنطلق أهمية خطة تطوير الموظفين لمعالجة المشكلات مبكرًا وإتاحة فرصة كاملة للموظف للتحسين. نناقش فيما يلي ماهية الخطة، مع التطرق إلى 5 أمثلة لخطة تحسين الأداء عملية تلهمك عند إنشاء خطة تحسين الأداء الخاصة بموظفيك.

ما هي خطة تطوير الموظفين؟

خطة تطوير الموظفين هي إطار منظم لحل مشاكل أداء الموظفين التي تعيق الإنتاجية وتضر بمعنويات الفريق وتؤثر سلبًا على نجاح العمل. تمثل الخطة مصدرًا لتوجيه الموظف نحو كيفية تحسين أدائه، وتُعد خطوة استباقية قبل اتخاذ أي إجراء رسمي ضده. يضعها المديرون والمشرفون ومسؤولو الموارد البشرية، بحيث تتضمن خطوات واقعية ومحددة وقابلة للتنفيذ، تساعد الموظف في سد فجوات الأداء بطريقة بناءة، وبالتالي تحسين الأداء وحل مواطن القصور. وغالبًا ما يتم إعداد هذه الخطة استنادًا إلى نتائج برنامج تقييم الأداء، الذي يكشف عن أوجه الضعف وفرص التحسين لدى الموظف.

ينبغي أن تتضمن الخطة أيضًا أهدافًا محددة مطلوب بلوغها خلال وقت معين، ومعالجة للأسباب الجذرية للمشكلة، مع أهمية المراجعة المنتظمة والمساءلة أثناء تنفيذ الخطة، إلى جانب قياس التقدم الذي تحقق أولًا بأول.

خطة تحسين الأداء

اسم الموظف: ______________________________

تاريخ اليوم: ______________________________

تاريخ البدء: __________  تاريخ الانتهاء: __________

توقيع الموظف وتاريخه: ______________________________

توقيع المسؤول المباشر وتاريخه: ______________________________

قم بتحميل نموذج تحسين الاداء للموظفين pdf

5  أمثلة لخطة تحسين الأداء للموظفين

لأن الأمثلة العملية من واقع التحديات اليومية التي تواجهها إدارة الموارد البشرية هي أفضل مورد للمساعدة في وضع خطط تحسين الأداء المنظمة لموظفيك، نناقش فيما يلي خمس أمثلة واقعية لخطة تحسين الأداء:

المثال الأول: عدم الالتزام بمواعيد التسليم

لوحظ على أحد الموظفين التأخر المتكرر في الوفاء بمواعيد التسليم النهائية وتبين افتقاره الواضح لمهارة إدارة الوقت، حيث تأخر في الالتزام ب 3 مواعيد نهائية دون مبرر وجيه، ما أهدر الكثير من وقت الشركة، وأدى إلى تعطيل سير العمل.

الأسباب المحتملة

• صعوبة إدارة الوقت.
• غياب التوجيه والملاحظات التي تساعده في إدارة أعباء العمل ومواجهة التحديات.
• فوضى الأولويات وعدم وضوح المهام الوظيفية.

خطوات الحل

1. عقد اجتماع فردي مع المدير المباشر

سيعقد اجتماع بين الموظف والمدير المباشر للاتفاق على خطة لتحديد أولويات المهام الشخصية وتوقعات الأداء والجداول الزمنية.

1. حضور ورشة عمل حول إدارة الوقت وترتيب الأولويات

الحصول على تدريب منتظم حول كيفية إدارة الوقت بفعالية وفهم معايير ترتيب الأولويات، إذ من المتوقع أن يساعد ذلك في تطوير مهارة تنظيم الوقت، وبالتالي تحسين معدل الإنجاز.

1. تقييم التحسينات بملاحظة مواعيد التسليم

استخدم نظام إدارة الأداء بيزات لتتبع التغييرات في مستوى الالتزام بالمواعيد النهائية، وفي ضوء ذلك قيم إجراءات خطة تطوير الموظفين.

المثال الثاني: السلوك غير المهني

يتصرف أحد المديرين بطريقة غير احترافية في العمل، فيقاطع الزملاء باستمرار في الاجتماعات وينتقد أفكارهم نقدًا سلبيًا ويتعامل بشكل بعيد عن اللياقة، وقد أضر ذلك بمعنويات الفريق وأدى إلى تفكك الروابط بين أعضاءه.

الأسباب المحتملة

• ضعف القدرة على ضبط النفس.
• عدم الوعي بمبادئ القيادة الفعالة.

خطوات الحل

1. المشاركة في تدريب القائد والمدير 

سيشارك المدير في تدريب لتطوير مهارات القيادة الاحترافية وتطوير بيئة عمل إيجابية والاستماع الفعال إلى المرؤوسين. 

1. حضور برنامج عن آداب العمل

سيحضر المدير برنامج توعوي عن آداب التعامل مع الزملاء في بيئة العمل وكيفية التصرف بطريقة احترافية.

1. تقييم التحسن 

بعد مرور شهرين، تُجمع آراء الزملاء وأعضاء الفريق بحثًا عن تعليقات إيجابية وعلامات عن روح العمل الجماعي وتكوّن علاقة عمل أقوى.

المثال الثالث: ضعف جودة الأداء

لا يرقى أداء أحد الموظفين إلى التوقعات المطلوبة بشكل مستمر، إذا غالبًا ما يغيب اهتمامه بالتفاصيل، وتكون جودة عمله سيئة تؤثر على الأداء العام للفريق.

الأسباب المحتملة

• عدم وضوح معايير الجودة.
• عدم الاهتمام بخطوة مراجعة العمل قبل التسليم.

خطوات الحل

1. الحصول على تدريب شخصي 

سيشارك الموظف في برنامج تدريبي شخصي عبر الإنترنت لتحسين المهارات وجودة العمل.

1. الحصول على تغذية راجعة بانتظام عن الأداء

سيتابع الموظف بشكل حثيث تعليقات المدير وزملاء الفريق، ويتجاوب معها لتحسين الأداء.

1. مراجعة العمل قبل تقديمه

سيخصص الموظف وقتًا لمراجعة كل عمل قبل تسليمه بحثًا عن الأخطاء وتصحيحها، باعتبارها خطوة أساسية من خطوات التنفيذ.

المثال الرابع: ضعف المبيعات

سجل ممثل المبيعات انخفاضًا في عدد الأهداف التي حققها لمدة ثلاثة أرباع متتالية رغم امتلاكه مهارات تواصل ممتازة، وحقق معدل صفقات أقل من زملائه بكثير، مما أثر بشدة على أدائه العام ودل على احتياجه إلى خطة تطوير الموظفين.

الأسباب المحتملة

• صعوبة المتابعة مع العملاء.
• ضعف مهارات التفاوض.

خطوات الحل

1. الانضمام إلى برنامج إرشاد

سيشارك ممثل المبيعات في برنامج إرشاد أسبوعي، يتولى فيه مدير المبيعات مهمة توجيهه لصقل مهاراته في البيع.

1. الحصول على دورة في المبيعات

سيلتحق ممثل المبيعات بدورة تدريبية في المبيعات تناقش كيفية حل اعتراضات العميل والتقنيات المتقدمة في الإقناع.

المثال الخامس: غياب الدقة

لوحظ على أحد الباحثين افتقار تقاريره للدقة وتضمنها للأخطاء التي تحتاج إلى مراجعة وتصحيح، إذ كثرت الأخطاء المطبعية أثناء نقل البيانات من المصادر.

الأسباب المحتملة

• عدم الاحتفاظ بمصادر البحث للرجوع إليها.
• إهمال مراجعة التقرير مرتين على الأقل قبل تسليمه إلى جانب مطابقة الأرقام والمصادر.

خطوات الحل

1. التدرب على كتابة الأوراق البحثية

سينضم الباحث إلى تدريب على كتابة الأوراق البحثية وكيفية جمع واستخدام وترتيب البيانات المعقدة، بالإضافة إلى كيفية مراجعة وتدقيق التقرير باحترافية.

1. حضور ورشة عن إدارة الوقت

سيلتحق الباحث بورشة عن كيفية إدارة الوقت بفعالية وتصنيف المهام وترتيبها وفقًا لأهميتها، دون إغفال أي منها.

حالات استخدام خطة تطوير الموظفين وحالات عدم الاستخدام

خطة تطوير الموظفين ليست حلًا ناجعًا في كل الأوقات، ففي بعض الحالات يستدعي الأمر حل المشكلة بطرق أخرى غير المسارعة بوضع خطة لتحسين الأداء، فيما يلي تمييز للفارق بين النوعين من الحالات:

أولًا: متى تستخدم خطة تحسين الأداء؟

بادر بوضع خطة أداء في أي حالة من الحالات الآتية لأنها دليل على مشكلة عميقة تستدعي تخطيط بعيدًا عن العشوائية أو الارتجال:

1. الضعف المستمر في أداء الموظف سواء من حيث الفشل في تحقيق الأهداف أو إنتاج جودة عمل رديئة.
2. المشكلات السلوكية التي تؤثر على بيئة العمل وبالتالي روح العمل الجماعي والإنتاجية، على سبيل المثال ضعف التواصل وعدم المشاركة.
3. التأخر في التسليم أو إنتاج عمل لا يستوفي معايير الجودة.
4. مستوى الأداء المتقلب، على سبيل المثال يحقق الموظف أداء رائع في أحد الشهور، وأداء سيء في الشهر الذي يليه.
5. رفض التغذية الراجعة وفرص التطوير أو مقاومتها، ففي ذلك دليل على غياب مهارة التعلم المستمر والقدرة على التكيف.
6. غياب المبادرة والمشاركة والحماس وفقدان الشعور بالمسؤولية عن العمل، لأن هذه المشكلة تجعل الفريق أقل قوة.

ثانيًا: متى لا ينبغي أن تستخدم خطة التطوير؟

لا تفلح خطة تطوير الموظفين في الحالات الآتية لأنها تمثل حلًا غير واقعيًا وجهدًا في غير محله:

1. عندما لا يحصل الموظف على التدريب المناسب أو لا يُبلَغ بما هو متوقع منه، في هذه الحال ينبغي تدارك هذا القصور أولًا وتوضيح توقعات العمل وتقديم الموارد المطلوبة، قبل أن نتهم الموظف بالتقصير أو نفكر في وضع خطة تحسين الأداء.
2. عندما تكون الظروف الشخصية للموظف هي السبب في المشكلة، مثل معاناته من مرض أو المرور بتجربة عائلية سيئة كالفقد أو مرض أحد أفراد الأسرة، أو في حالات الانتكاسة العارضة لأي سبب آخر، إذ تمثل خطة التحسين قسوة على الموظف في هذه الظروف الصعبة، وينبغي بدلًا منها تقديم بعض المرونة والدعم والاستشارة.
3. في حال حدوث الأخطاء النادرة، فإذا أخطأ الموظف مرة أو مرتين، لا يستدعي ذلك وضع خطة بل قد يكفي النقاش معه حول الأمر، أو إبداء بعض التعليقات البناءة.
4. عندما يكون الصراع بين الموظفين صراعًا شخصيًا، لن تفلح أي خطة لتحسين الأداء، لأن الأمر يتعلق بطبيعة العلاقة بينهما، لذلك الأفضل العمل على حل النزاع وتنفيذ أنشطة لتعزيز التعاون أو النقاش بصراحة للعثور على حل للصراع.

كيف يساعد بيزات في تطوير الموظفين؟

بيزات هو برنامج موارد بشرية متكامل يتضمن نظامًا غنيًا لإدارة أداء الموظفين يجعل من السهل على المديرين والموظفين ومسؤولي الموارد البشرية اكتشاف أوجه القصور وعلاجها، حيث يقدم نظام تقييم أداء الموظفين من بيزات المزايا الآتية:

• دورات التقييم: اضبط دورة التقييم وفقًا لتفضيلاتك (سنوية- شهرية- نصف سنوية)، وستحصل على رؤية شاملة 360 درجة لأداء الموظف، من خلال أدوات متنوعة مثل التقييم الذاتي للموظف، وملاحظات الزملاء، وتقييمات المديرين.
• دورات مراجعة للأهداف: حدد الأهداف وتتبع التقدم المحرز نحو تحقيقها، وقارن بسهولة بين الأداء الحالي والأهداف الموضوعة مسبقًا.
• اجتماعات تفاعلية: أجر محادثات مع الآخرين في اجتماعات تفاعلية فردية أو جماعية حول الملاحظات عن الأداء ووثق التقدم الذي أُحرز.

حمل نموذج خطة تحسين الأداء

استخدم قالب خطة تطوير الموظفين لتوثيق مشاكل أداء الموظفين وتحديد الأهداف المطلوب تحقيقها لعلاج المشكلات، مع قياس تقدم الموظف أولًا بأول، كل ما سبق في ملف واحد.