مع اقتراب الشهر من نهايته، وتحول قسم الموارد البشرية إلى خلية نحل ملأى بالأرقام والأوراق والسجلات والتدقيقات، يصبح كل خطأ صغير مصدرًا للشكوى والتأخير وربما الغضب أو الخلل الإداري، غير أن التخلص من هذا الصداع الشهري لم يعد معضلة، إذ ظهر حل جذري يغير وجه طريقة عمل الموارد البشرية ويحول حساب الرواتب إلى عملية سلسة ودقيقة، ولكن كيف يحدث ذلك؟
ما هو برنامج إدارة الرواتب؟
برنامج إدارة الرواتب هو تطبيق يستخدم لإدارة وتنظيم وأتمتة أجور الموظفين، حيث يتتبع جميع البيانات اللازمة مثل الحضور والانصراف والإجازات وعدد ساعات العمل وتفاصيل العقود وهيكل الرواتب وأحدث اللوائح والقوانين السعودية، ثم يعالج جميع هذه البيانات ليحدد بدقة الراتب المستحق لكل موظف عن فترة الدفع المقررة، إلى جانب ما سبق يؤتمت البرنامج عملية دفع الرواتب وتسليمها للموظفين، ويخزن جميع السجلات وكشف الرواتب بحيث يسهل الرجوع إليها لاحقًا لأغراض الرقابة أو الفحص.
يتميز برنامج إدارة الرواتب إلكترونيًا بكونه حلًا ناجعًا لمعضلة دقة حساب الرواتب سواء للمنشآت الكبيرة أو الصغيرة على حد سواء، خاصة في ظل تكامله مع باقي البرامج ذات الصلة وسهولة اندماجه في إجراءات المنشأة الحالية، بالإضافة إلى توفر خصائص متطورة مثل تخزين البيانات عبر التقنية السحابية ومستويات الأمان والحماية العالية لبيانات الرواتب ذات الطبيعة المالية الحساسة.
الهدف الأساسي من استخدام برنامج إدارة الرواتب هو حساب دقيق خالي من الأخطاء للرواتب وتسليمها في الموعد المحدد دون تأخير، بالإضافة إلى ادخار جهد ووقت موظفي الموارد البشرية -الذي تستغرقه المهام الروتينية ذات الصلة بالرواتب- للمهام الأخرى عالية الجدوى، مثل التخطيط والتطوير ومبادرات دعم الموظفين.
ما أهمية برنامج إدارة الرواتب؟
يحدث برنامج إدارة الرواتب إلكترونيًا تغييرًا ثوريًا في طريقة إدارة المنشأة، نظرًا لمعالجته أكثر عمليات المنشأة حيوية، والتي تنعكس في جوانب عديدة ليست فقط في الجوانب المالية والمحاسبية، لذلك نلق فيما يلي نظرة سريعة على أبرز هذه الانعكاسات:
- دقة فائقة بأقل هامش خطأ
نظرًا للعدد الذي لا حصر له من العمليات الحسابية المعقدة التي يتضمنها حساب الرواتب، ناهيك عن معطيات أخرى مثل التعيينات الجديدة وتعدد الفروع وتغيير اللوائح أو النظم القانونية، يضمن برنامج إدارة الرواتب حساب دقيق للرواتب اعتمادًا على الأتمتة التي تتمتع بهامش خطأ صفري مقارنة بالطرق التقليدية العرضة للأخطاء، بالإضافة إلى ما سبق تضمن الأتمتة إنجاز سريع للحسابات يقلص وقت إعداد مسير الرواتب إلى بضع ساعات فقط، بعد أن كان يستغرق أيامًا، ما يعني استلام الموظفين الرواتب دون تأخير، ويبني الثقة ويعزز الرضا.
- الشفافية العالية
تستحوذ أجور الموظفين على نصيب الأسد في إجمالي نفقات المنشأة، وهو ما يعني أن أي نسبة هدر تساوي عشرات آلاف الريالات، ونظرًا لأن الأجور تتدخل في حسابها أقسام مختلفة مثل المالية والمحاسبة بالإضافة إلى الموارد البشرية، يعمل برنامج إدارة الرواتب على توفير درجة شفافية عالية تساعد المنشأة على العمل ضمن حدود الميزانية وتسهيل عمليات المراجعة وإنشاء التقارير، إذ تقوم آليه عمله على سياسة الأدوار ذات الصلاحيات بحيث يسهل على كل ذوي الصلاحية من المشرفين والمديرين المتابعة والتدقيق.
- التوافق مع القوانين
وضع نظام العمل السعودي والمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية أطر عمل للمنشآت فيما يخص رواتب العاملين بحيث يتوجب عليها العمل ضمن هذه الأطر، ويساعد برنامج إدارة الرواتب المصمم للسوق السعودي في ضمان التوافق مع هذه الأطر، بما يمكن المنشأة من الوفاء بالتزاماتها ويحميها من الوقوع تحت طائلة القانون أو التعرض لعقوبات الجهات الرقابية.
- أفضل تجربة استحقاق للموظف
برنامج إدارة الرواتب لا يحمل عن كاهل المنشأة عبء الجهد والوقت فقط، بل يقدم خدمة جليلة يتوق إليها جميع الموظفين وهي الحصول على الراتب المناسب في الوقت المناسب عبر طريقة الدفع التي يفضلونها، فضلًا عن ذلك تقدم بعض البرامج مثل بيزات، ميزة الخدمة الذاتية، التي تمكن الموظف من الاطلاع على تفاصيل راتبه بما في ذلك الاستقطاعات والإضافات والمزايا وغيرها، وبالتالي تساعد على توفير أجواء من الشفافية وتسهل الوصول إلى المعلومات المالية المهمة.
ينعكس ذلك مباشرة في تحسين الروح المعنوية وتجنيب الموظف تقديم شكوى بشأن راتب متأخر أو أجر إضافي تم تخطيه.
- تأمين قوي للبيانات الحساسة
تُصمَم برامج إدارة الرواتب بحيث تتضمن هيكلًا للصلاحيات تخصصه المنشأة تبعًا لاحتياجاتها وبما يتوافق مع المواقع الوظيفية المسؤولة عن الرواتب، إذ يضمن هذا الهيكل اطلاع الأشخاص ذوي الصلاحية فقط على المعلومات المناسبة لدورهم الوظيفي، ما يوفر سياجًا أمنيًا قويًا يحول دون القرصنة أو سرقة البيانات أو إتلافها.
كيف تساعد إدارة الرواتب إلكترونيًا قسم الموارد البشرية
تعالج برامج إدارة الرواتب أجور الموظفين بشكل تلقائي بدون أوراق ولا جداول Excel، وتمثل هذه الطريقة تحولًا جوهريًا خاصة لموظفي إدارة الموارد البشرية، إذ تساعدهم فيما يلي:
- تخزين الكشوف التفصيلية
يمثل برنامج إدارة الرواتب مخزنًا لجميع بيانات مسيرات الرواتب التاريخية، وذلك باستخدام التقنية السحابية، بحيث يسهل الوصول إليها عبر الإنترنت من أي جهاز وفي أي وقت لأغراض التدقيق أو المراجعة، وبالتالي لم يعد هناك حاجة إلى تخصيص مخازن مادية للوثائق والسجلات ومن ثم تنظيمها وأرشفتها.
- تنبيهات عملية
يرسل برنامج إدارة الرواتب إلكترونيًا إشعارًا للمسؤولين في حالات تستدعي الانتباه، على سبيل المثال، حدوث تضارب أو عدم اتساق في البيانات، كما أنه يتضمن تذكيرًا بالتواريخ المهمة مثل المواعيد النهائية وتحديثات الامتثال للقوانين، وبالتالي يحمل عن عاتق الموظفين عبء التنظيم والمراجعة.
- التخطيط للمستقبل
التخطيط السليم للمستقبل يُبني على بيانات الماضي، ونظرًا للكم الهائل والتفصيلي من البيانات المالية التي تعالجها ويخزنها برنامج إدارة الرواتب، يقدم البرنامج للموارد البشرية معلومات ثمينة فيما يخص تطوير الميزانيات وتوقع الإنفاق المستقبلي بشكل أكثر دقة، على سبيل المثال يوفر معلومات عن إجمالي أجور الموظفين لكل قسم عن فترات زمنية محددة، وهو ما يساعد في إعداد التقارير وترجمة البيانات إلى أفكار ورؤى سهلة الفهم، يمكن للإدارة العليا الاستعانة بها في عملية صنع القرارات المهمة.
- وقت أكثر اتساعا للأعمال الحيوية
مع الزخم الكبير في المهام الذي يواجه قسم الموارد البشرية، يوفر برنامج إدارة الرواتب عشرات ساعات العمل شهريًا، يمكن تخصيصها في الأعمال الحيوية التي لا يمكن للأتمتة تنفيذها، مثل التخطيط الاستراتيجي، وابتكار مبادرات جديدة، ووضع خطط التطوير والتدريب، بالإضافة إلى التوظيف والتأهيل وغيرها من الأعمال التي تنهض بمستوى أداء القسم والمنشأة ككل.
كيفية اختيار برنامج إدارة الرواتب المناسب
تجاوزت إدارة الرواتب كونها عملية روتينية لاحتساب مستحقات الموظفين، وأصبحت حجر الأساس لضبط الموارد البشرية والمالية، لذلك لم يعد اختيار النظام الأمثل رفاهية، بل استثمارًا في كفاءة المنشأة وسمعتها، بحيث تعود كل دقيقة تستثمرها في البحث والتحليل عليك بسنوات من السلاسة والدقة، لذلك نتطرق فيما يلي إلى أهم المعايير التي يجب النظر فيها أثناء اختيار برنامج إدارة الرواتب:
- ابدأ من احتياجات المنشأة
لكل منشأة هيكل داخلي خاص بها يجب البدء منه أولًا، يتضمن هذا الهيكل حجم المنشأة وعدد الأفرع وعدد الموظفين، وبالتالي يجب اختيار برنامج إدارة الرواتب الذي يتوافق مع درجة تعقيد الرواتب في المنشأة، مع عدم إغفال الاحتياجات المستقبلية، مثل النمو المتوقع أو حركة التوسع المرتقبة، بحيث تضمن تمتع البرنامج بالمرونة الكافية مع تغير احتياجات المنشأة.
- التكامل مع البرامج الأخرى
مواعيد الحضور والانصراف هي أساس معالجة الرواتب، لذلك يجب أن يتمتع برنامج إدارة الرواتب بالتكامل مع نظام مواعيد الحضور والانصراف وقد يتضمن هو ذاته -مثل بيزات- أداة لتسجيل حضور الموظفين، كما يجب أن يتكامل بسهولة مع نظام معلومات الموارد البشرية، بحيث لا تكون هناك حاجة لإنشاء الملفات الشخصية الخاصة بالموظفين وبالتالي تقل الأخطاء ويتقلص الوقت، إلى جانب ما سبق من المهم للغاية أن يتكامل البرنامج مع البرامج المحاسبية التي تستخدمها المنشأة.
- الأمان الرقمي القوي
أمان المعلومات المالية معيار غير قابل للتفاوض، لذلك يجب أن يشمل وبروتوكولات أمان عالية المستوى، مثل تشفير البيانات، وإنشاء نسخ احتياطية تلقائيًا، وذلك دون المساس بسهولة الاستخدام سواء في واجهة البرنامج أو إمكانية الوصول إلى البرنامج عبر الأجهزة المحمولة.
- التوافق مع السوق السعودي
يكمن عقم برامج إدارة الرواتب غير المحلية في غياب الاعتبار للنظم السعودية مثل مقيم ومدد والمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، وبالتالي يجب الانتباه جيدًا لهذا المعيار أثناء الاختيار، بحيث تقتصر قائمة البدائل على البرامج التي تضع في اعتبارها الاحتياجات المحلية للسوق السعودي على وجه التحديد.
- وازن بين التكلفة والقيمة
برغم جاذبية السعر الأقل إلا أنه ليس معيارًا معتبرًا في الاختيار، إذ يجب الموازنة بينه وبين القيمة التي يقدمها برنامج إدارة الرواتب، وللاطمئنان إلى اختيارك، راجع تجارب المستخدمين السابقين ودراسات الحالة، واطلب نسخة تجريبية أولًا لكي تقيم البرنامج بشكل واقعي يوفر التكاليف ويقي المنشأة من التورط في اختيار غير مناسب.
كيف يساعدك برنامج إدارة الموارد البشرية بيزات؟
برنامج إدارة الرواتب بيزات هو حل مثالي لمعالجة رواتب الموظفين، إذ يجمع بين الكفاءة التشغيلية ومراعاة احتياجات السوق السعودي مستخدمًا أفضل التقنيات نظرًا لكونه نظامًا سحابيًا، فيما يلي نظرة سريعة على أهم المزايا التي يقدمها:
- توافق تام مع الأنظمة المحلية، مثل نظام العمل ونظام حماية الأجور والتأمينات الاجتماعية.
- تطبيق للجوال يوفر مرونة وسهولة في الاستخدام في أي مكان ووقت.
- معالجة سلسة للرواتب حتى مع نمو المنشأة وزيادة عدد الموظفين.
- بيزات هو نظام موارد بشرية متكامل يتضمن أدوات عديدة، مثل نظام الحضور والانصراف، وبوابة الخدمة الذاتية، ونظام تتبع المتقدمين ومساعد افتراضي وغيرها، ما يجعله حلًا شاملًا.
- صمم بيزات لجميع أحجام المنشآت (صغيرة، متوسطة، كبيرة) ومراعاة جميع الصناعات (عقارات، تجزئة، مصانع ..إلخ)
- يتكامل بيزات مع العديد من النظم والتطبيقات المحلية والمحاسبية، مثل مدد ومقيم وساب وكويك بوكس وأجهزة البصمة وغيرها.
- يغطي بيزات عملية الرواتب كاملة بدءًا من إدارة بيانات الموظفين وحضورهم، وصولاً إلى تحويل الرواتب والتكامل مع البرامج المحاسبية.
ختامًا، بعد أن أجبنا عن سؤال ما هو نظام ادارة كشف الرواتب أو ما يعرف ب ببرنامج إدارة الرواتب، تبين لنا أنه ليس فقط أداة حسابية، بل منصة متكاملة تضمن الامتثال للقوانين وتحفظ بيانات الموظفين بأمان، كما تقدم بيانات مالية دقيقة تساعد صانع القرار على الرؤية بوضوح أكبر، وتمنحك الوقت للتفكير فيما هو أهم وهو تطوير الفريق لا معالجة الأرقام. جرّب فعالية برنامج بيزات لادارة الرواتب بنفسك من خلال العرض التجريبي المتاح الآن.
مع اقتراب الشهر من نهايته، وتحول قسم الموارد البشرية إلى خلية نحل ملأى بالأرقام والأوراق والسجلات والتدقيقات، يصبح كل خطأ صغير مصدرًا للشكوى والتأخير وربما الغضب أو الخلل الإداري، غير أن التخلص من هذا الصداع الشهري لم يعد معضلة، إذ ظهر حل جذري يغير وجه طريقة عمل الموارد البشرية ويحول حساب الرواتب إلى عملية سلسة ودقيقة، ولكن كيف يحدث ذلك؟
ما هو برنامج إدارة الرواتب؟
برنامج إدارة الرواتب هو تطبيق يستخدم لإدارة وتنظيم وأتمتة أجور الموظفين، حيث يتتبع جميع البيانات اللازمة مثل الحضور والانصراف والإجازات وعدد ساعات العمل وتفاصيل العقود وهيكل الرواتب وأحدث اللوائح والقوانين السعودية، ثم يعالج جميع هذه البيانات ليحدد بدقة الراتب المستحق لكل موظف عن فترة الدفع المقررة، إلى جانب ما سبق يؤتمت البرنامج عملية دفع الرواتب وتسليمها للموظفين، ويخزن جميع السجلات وكشف الرواتب بحيث يسهل الرجوع إليها لاحقًا لأغراض الرقابة أو الفحص.
يتميز برنامج إدارة الرواتب إلكترونيًا بكونه حلًا ناجعًا لمعضلة دقة حساب الرواتب سواء للمنشآت الكبيرة أو الصغيرة على حد سواء، خاصة في ظل تكامله مع باقي البرامج ذات الصلة وسهولة اندماجه في إجراءات المنشأة الحالية، بالإضافة إلى توفر خصائص متطورة مثل تخزين البيانات عبر التقنية السحابية ومستويات الأمان والحماية العالية لبيانات الرواتب ذات الطبيعة المالية الحساسة.
الهدف الأساسي من استخدام برنامج إدارة الرواتب هو حساب دقيق خالي من الأخطاء للرواتب وتسليمها في الموعد المحدد دون تأخير، بالإضافة إلى ادخار جهد ووقت موظفي الموارد البشرية -الذي تستغرقه المهام الروتينية ذات الصلة بالرواتب- للمهام الأخرى عالية الجدوى، مثل التخطيط والتطوير ومبادرات دعم الموظفين.
ما أهمية برنامج إدارة الرواتب؟
يحدث برنامج إدارة الرواتب إلكترونيًا تغييرًا ثوريًا في طريقة إدارة المنشأة، نظرًا لمعالجته أكثر عمليات المنشأة حيوية، والتي تنعكس في جوانب عديدة ليست فقط في الجوانب المالية والمحاسبية، لذلك نلق فيما يلي نظرة سريعة على أبرز هذه الانعكاسات:
- دقة فائقة بأقل هامش خطأ
نظرًا للعدد الذي لا حصر له من العمليات الحسابية المعقدة التي يتضمنها حساب الرواتب، ناهيك عن معطيات أخرى مثل التعيينات الجديدة وتعدد الفروع وتغيير اللوائح أو النظم القانونية، يضمن برنامج إدارة الرواتب حساب دقيق للرواتب اعتمادًا على الأتمتة التي تتمتع بهامش خطأ صفري مقارنة بالطرق التقليدية العرضة للأخطاء، بالإضافة إلى ما سبق تضمن الأتمتة إنجاز سريع للحسابات يقلص وقت إعداد مسير الرواتب إلى بضع ساعات فقط، بعد أن كان يستغرق أيامًا، ما يعني استلام الموظفين الرواتب دون تأخير، ويبني الثقة ويعزز الرضا.
- الشفافية العالية
تستحوذ أجور الموظفين على نصيب الأسد في إجمالي نفقات المنشأة، وهو ما يعني أن أي نسبة هدر تساوي عشرات آلاف الريالات، ونظرًا لأن الأجور تتدخل في حسابها أقسام مختلفة مثل المالية والمحاسبة بالإضافة إلى الموارد البشرية، يعمل برنامج إدارة الرواتب على توفير درجة شفافية عالية تساعد المنشأة على العمل ضمن حدود الميزانية وتسهيل عمليات المراجعة وإنشاء التقارير، إذ تقوم آليه عمله على سياسة الأدوار ذات الصلاحيات بحيث يسهل على كل ذوي الصلاحية من المشرفين والمديرين المتابعة والتدقيق.
- التوافق مع القوانين
وضع نظام العمل السعودي والمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية أطر عمل للمنشآت فيما يخص رواتب العاملين بحيث يتوجب عليها العمل ضمن هذه الأطر، ويساعد برنامج إدارة الرواتب المصمم للسوق السعودي في ضمان التوافق مع هذه الأطر، بما يمكن المنشأة من الوفاء بالتزاماتها ويحميها من الوقوع تحت طائلة القانون أو التعرض لعقوبات الجهات الرقابية.
- أفضل تجربة استحقاق للموظف
برنامج إدارة الرواتب لا يحمل عن كاهل المنشأة عبء الجهد والوقت فقط، بل يقدم خدمة جليلة يتوق إليها جميع الموظفين وهي الحصول على الراتب المناسب في الوقت المناسب عبر طريقة الدفع التي يفضلونها، فضلًا عن ذلك تقدم بعض البرامج مثل بيزات، ميزة الخدمة الذاتية، التي تمكن الموظف من الاطلاع على تفاصيل راتبه بما في ذلك الاستقطاعات والإضافات والمزايا وغيرها، وبالتالي تساعد على توفير أجواء من الشفافية وتسهل الوصول إلى المعلومات المالية المهمة.
ينعكس ذلك مباشرة في تحسين الروح المعنوية وتجنيب الموظف تقديم شكوى بشأن راتب متأخر أو أجر إضافي تم تخطيه.
- تأمين قوي للبيانات الحساسة
تُصمَم برامج إدارة الرواتب بحيث تتضمن هيكلًا للصلاحيات تخصصه المنشأة تبعًا لاحتياجاتها وبما يتوافق مع المواقع الوظيفية المسؤولة عن الرواتب، إذ يضمن هذا الهيكل اطلاع الأشخاص ذوي الصلاحية فقط على المعلومات المناسبة لدورهم الوظيفي، ما يوفر سياجًا أمنيًا قويًا يحول دون القرصنة أو سرقة البيانات أو إتلافها.
كيف تساعد إدارة الرواتب إلكترونيًا قسم الموارد البشرية
تعالج برامج إدارة الرواتب أجور الموظفين بشكل تلقائي بدون أوراق ولا جداول Excel، وتمثل هذه الطريقة تحولًا جوهريًا خاصة لموظفي إدارة الموارد البشرية، إذ تساعدهم فيما يلي:
- تخزين الكشوف التفصيلية
يمثل برنامج إدارة الرواتب مخزنًا لجميع بيانات مسيرات الرواتب التاريخية، وذلك باستخدام التقنية السحابية، بحيث يسهل الوصول إليها عبر الإنترنت من أي جهاز وفي أي وقت لأغراض التدقيق أو المراجعة، وبالتالي لم يعد هناك حاجة إلى تخصيص مخازن مادية للوثائق والسجلات ومن ثم تنظيمها وأرشفتها.
- تنبيهات عملية
يرسل برنامج إدارة الرواتب إلكترونيًا إشعارًا للمسؤولين في حالات تستدعي الانتباه، على سبيل المثال، حدوث تضارب أو عدم اتساق في البيانات، كما أنه يتضمن تذكيرًا بالتواريخ المهمة مثل المواعيد النهائية وتحديثات الامتثال للقوانين، وبالتالي يحمل عن عاتق الموظفين عبء التنظيم والمراجعة.
- التخطيط للمستقبل
التخطيط السليم للمستقبل يُبني على بيانات الماضي، ونظرًا للكم الهائل والتفصيلي من البيانات المالية التي تعالجها ويخزنها برنامج إدارة الرواتب، يقدم البرنامج للموارد البشرية معلومات ثمينة فيما يخص تطوير الميزانيات وتوقع الإنفاق المستقبلي بشكل أكثر دقة، على سبيل المثال يوفر معلومات عن إجمالي أجور الموظفين لكل قسم عن فترات زمنية محددة، وهو ما يساعد في إعداد التقارير وترجمة البيانات إلى أفكار ورؤى سهلة الفهم، يمكن للإدارة العليا الاستعانة بها في عملية صنع القرارات المهمة.
- وقت أكثر اتساعا للأعمال الحيوية
مع الزخم الكبير في المهام الذي يواجه قسم الموارد البشرية، يوفر برنامج إدارة الرواتب عشرات ساعات العمل شهريًا، يمكن تخصيصها في الأعمال الحيوية التي لا يمكن للأتمتة تنفيذها، مثل التخطيط الاستراتيجي، وابتكار مبادرات جديدة، ووضع خطط التطوير والتدريب، بالإضافة إلى التوظيف والتأهيل وغيرها من الأعمال التي تنهض بمستوى أداء القسم والمنشأة ككل.
كيفية اختيار برنامج إدارة الرواتب المناسب
تجاوزت إدارة الرواتب كونها عملية روتينية لاحتساب مستحقات الموظفين، وأصبحت حجر الأساس لضبط الموارد البشرية والمالية، لذلك لم يعد اختيار النظام الأمثل رفاهية، بل استثمارًا في كفاءة المنشأة وسمعتها، بحيث تعود كل دقيقة تستثمرها في البحث والتحليل عليك بسنوات من السلاسة والدقة، لذلك نتطرق فيما يلي إلى أهم المعايير التي يجب النظر فيها أثناء اختيار برنامج إدارة الرواتب:
- ابدأ من احتياجات المنشأة
لكل منشأة هيكل داخلي خاص بها يجب البدء منه أولًا، يتضمن هذا الهيكل حجم المنشأة وعدد الأفرع وعدد الموظفين، وبالتالي يجب اختيار برنامج إدارة الرواتب الذي يتوافق مع درجة تعقيد الرواتب في المنشأة، مع عدم إغفال الاحتياجات المستقبلية، مثل النمو المتوقع أو حركة التوسع المرتقبة، بحيث تضمن تمتع البرنامج بالمرونة الكافية مع تغير احتياجات المنشأة.
- التكامل مع البرامج الأخرى
مواعيد الحضور والانصراف هي أساس معالجة الرواتب، لذلك يجب أن يتمتع برنامج إدارة الرواتب بالتكامل مع نظام مواعيد الحضور والانصراف وقد يتضمن هو ذاته -مثل بيزات- أداة لتسجيل حضور الموظفين، كما يجب أن يتكامل بسهولة مع نظام معلومات الموارد البشرية، بحيث لا تكون هناك حاجة لإنشاء الملفات الشخصية الخاصة بالموظفين وبالتالي تقل الأخطاء ويتقلص الوقت، إلى جانب ما سبق من المهم للغاية أن يتكامل البرنامج مع البرامج المحاسبية التي تستخدمها المنشأة.
- الأمان الرقمي القوي
أمان المعلومات المالية معيار غير قابل للتفاوض، لذلك يجب أن يشمل وبروتوكولات أمان عالية المستوى، مثل تشفير البيانات، وإنشاء نسخ احتياطية تلقائيًا، وذلك دون المساس بسهولة الاستخدام سواء في واجهة البرنامج أو إمكانية الوصول إلى البرنامج عبر الأجهزة المحمولة.
- التوافق مع السوق السعودي
يكمن عقم برامج إدارة الرواتب غير المحلية في غياب الاعتبار للنظم السعودية مثل مقيم ومدد والمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، وبالتالي يجب الانتباه جيدًا لهذا المعيار أثناء الاختيار، بحيث تقتصر قائمة البدائل على البرامج التي تضع في اعتبارها الاحتياجات المحلية للسوق السعودي على وجه التحديد.
- وازن بين التكلفة والقيمة
برغم جاذبية السعر الأقل إلا أنه ليس معيارًا معتبرًا في الاختيار، إذ يجب الموازنة بينه وبين القيمة التي يقدمها برنامج إدارة الرواتب، وللاطمئنان إلى اختيارك، راجع تجارب المستخدمين السابقين ودراسات الحالة، واطلب نسخة تجريبية أولًا لكي تقيم البرنامج بشكل واقعي يوفر التكاليف ويقي المنشأة من التورط في اختيار غير مناسب.
كيف يساعدك برنامج إدارة الموارد البشرية بيزات؟
برنامج إدارة الرواتب بيزات هو حل مثالي لمعالجة رواتب الموظفين، إذ يجمع بين الكفاءة التشغيلية ومراعاة احتياجات السوق السعودي مستخدمًا أفضل التقنيات نظرًا لكونه نظامًا سحابيًا، فيما يلي نظرة سريعة على أهم المزايا التي يقدمها:
- توافق تام مع الأنظمة المحلية، مثل نظام العمل ونظام حماية الأجور والتأمينات الاجتماعية.
- تطبيق للجوال يوفر مرونة وسهولة في الاستخدام في أي مكان ووقت.
- معالجة سلسة للرواتب حتى مع نمو المنشأة وزيادة عدد الموظفين.
- بيزات هو نظام موارد بشرية متكامل يتضمن أدوات عديدة، مثل نظام الحضور والانصراف، وبوابة الخدمة الذاتية، ونظام تتبع المتقدمين ومساعد افتراضي وغيرها، ما يجعله حلًا شاملًا.
- صمم بيزات لجميع أحجام المنشآت (صغيرة، متوسطة، كبيرة) ومراعاة جميع الصناعات (عقارات، تجزئة، مصانع ..إلخ)
- يتكامل بيزات مع العديد من النظم والتطبيقات المحلية والمحاسبية، مثل مدد ومقيم وساب وكويك بوكس وأجهزة البصمة وغيرها.
- يغطي بيزات عملية الرواتب كاملة بدءًا من إدارة بيانات الموظفين وحضورهم، وصولاً إلى تحويل الرواتب والتكامل مع البرامج المحاسبية.
ختامًا، بعد أن أجبنا عن سؤال ما هو نظام ادارة كشف الرواتب أو ما يعرف ب ببرنامج إدارة الرواتب، تبين لنا أنه ليس فقط أداة حسابية، بل منصة متكاملة تضمن الامتثال للقوانين وتحفظ بيانات الموظفين بأمان، كما تقدم بيانات مالية دقيقة تساعد صانع القرار على الرؤية بوضوح أكبر، وتمنحك الوقت للتفكير فيما هو أهم وهو تطوير الفريق لا معالجة الأرقام. جرّب فعالية برنامج بيزات لادارة الرواتب بنفسك من خلال العرض التجريبي المتاح الآن.
مع اقتراب الشهر من نهايته، وتحول قسم الموارد البشرية إلى خلية نحل ملأى بالأرقام والأوراق والسجلات والتدقيقات، يصبح كل خطأ صغير مصدرًا للشكوى والتأخير وربما الغضب أو الخلل الإداري، غير أن التخلص من هذا الصداع الشهري لم يعد معضلة، إذ ظهر حل جذري يغير وجه طريقة عمل الموارد البشرية ويحول حساب الرواتب إلى عملية سلسة ودقيقة، ولكن كيف يحدث ذلك؟
ما هو برنامج إدارة الرواتب؟
برنامج إدارة الرواتب هو تطبيق يستخدم لإدارة وتنظيم وأتمتة أجور الموظفين، حيث يتتبع جميع البيانات اللازمة مثل الحضور والانصراف والإجازات وعدد ساعات العمل وتفاصيل العقود وهيكل الرواتب وأحدث اللوائح والقوانين السعودية، ثم يعالج جميع هذه البيانات ليحدد بدقة الراتب المستحق لكل موظف عن فترة الدفع المقررة، إلى جانب ما سبق يؤتمت البرنامج عملية دفع الرواتب وتسليمها للموظفين، ويخزن جميع السجلات وكشف الرواتب بحيث يسهل الرجوع إليها لاحقًا لأغراض الرقابة أو الفحص.
يتميز برنامج إدارة الرواتب إلكترونيًا بكونه حلًا ناجعًا لمعضلة دقة حساب الرواتب سواء للمنشآت الكبيرة أو الصغيرة على حد سواء، خاصة في ظل تكامله مع باقي البرامج ذات الصلة وسهولة اندماجه في إجراءات المنشأة الحالية، بالإضافة إلى توفر خصائص متطورة مثل تخزين البيانات عبر التقنية السحابية ومستويات الأمان والحماية العالية لبيانات الرواتب ذات الطبيعة المالية الحساسة.
الهدف الأساسي من استخدام برنامج إدارة الرواتب هو حساب دقيق خالي من الأخطاء للرواتب وتسليمها في الموعد المحدد دون تأخير، بالإضافة إلى ادخار جهد ووقت موظفي الموارد البشرية -الذي تستغرقه المهام الروتينية ذات الصلة بالرواتب- للمهام الأخرى عالية الجدوى، مثل التخطيط والتطوير ومبادرات دعم الموظفين.
ما أهمية برنامج إدارة الرواتب؟
يحدث برنامج إدارة الرواتب إلكترونيًا تغييرًا ثوريًا في طريقة إدارة المنشأة، نظرًا لمعالجته أكثر عمليات المنشأة حيوية، والتي تنعكس في جوانب عديدة ليست فقط في الجوانب المالية والمحاسبية، لذلك نلق فيما يلي نظرة سريعة على أبرز هذه الانعكاسات:
- دقة فائقة بأقل هامش خطأ
نظرًا للعدد الذي لا حصر له من العمليات الحسابية المعقدة التي يتضمنها حساب الرواتب، ناهيك عن معطيات أخرى مثل التعيينات الجديدة وتعدد الفروع وتغيير اللوائح أو النظم القانونية، يضمن برنامج إدارة الرواتب حساب دقيق للرواتب اعتمادًا على الأتمتة التي تتمتع بهامش خطأ صفري مقارنة بالطرق التقليدية العرضة للأخطاء، بالإضافة إلى ما سبق تضمن الأتمتة إنجاز سريع للحسابات يقلص وقت إعداد مسير الرواتب إلى بضع ساعات فقط، بعد أن كان يستغرق أيامًا، ما يعني استلام الموظفين الرواتب دون تأخير، ويبني الثقة ويعزز الرضا.
- الشفافية العالية
تستحوذ أجور الموظفين على نصيب الأسد في إجمالي نفقات المنشأة، وهو ما يعني أن أي نسبة هدر تساوي عشرات آلاف الريالات، ونظرًا لأن الأجور تتدخل في حسابها أقسام مختلفة مثل المالية والمحاسبة بالإضافة إلى الموارد البشرية، يعمل برنامج إدارة الرواتب على توفير درجة شفافية عالية تساعد المنشأة على العمل ضمن حدود الميزانية وتسهيل عمليات المراجعة وإنشاء التقارير، إذ تقوم آليه عمله على سياسة الأدوار ذات الصلاحيات بحيث يسهل على كل ذوي الصلاحية من المشرفين والمديرين المتابعة والتدقيق.
- التوافق مع القوانين
وضع نظام العمل السعودي والمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية أطر عمل للمنشآت فيما يخص رواتب العاملين بحيث يتوجب عليها العمل ضمن هذه الأطر، ويساعد برنامج إدارة الرواتب المصمم للسوق السعودي في ضمان التوافق مع هذه الأطر، بما يمكن المنشأة من الوفاء بالتزاماتها ويحميها من الوقوع تحت طائلة القانون أو التعرض لعقوبات الجهات الرقابية.
- أفضل تجربة استحقاق للموظف
برنامج إدارة الرواتب لا يحمل عن كاهل المنشأة عبء الجهد والوقت فقط، بل يقدم خدمة جليلة يتوق إليها جميع الموظفين وهي الحصول على الراتب المناسب في الوقت المناسب عبر طريقة الدفع التي يفضلونها، فضلًا عن ذلك تقدم بعض البرامج مثل بيزات، ميزة الخدمة الذاتية، التي تمكن الموظف من الاطلاع على تفاصيل راتبه بما في ذلك الاستقطاعات والإضافات والمزايا وغيرها، وبالتالي تساعد على توفير أجواء من الشفافية وتسهل الوصول إلى المعلومات المالية المهمة.
ينعكس ذلك مباشرة في تحسين الروح المعنوية وتجنيب الموظف تقديم شكوى بشأن راتب متأخر أو أجر إضافي تم تخطيه.
- تأمين قوي للبيانات الحساسة
تُصمَم برامج إدارة الرواتب بحيث تتضمن هيكلًا للصلاحيات تخصصه المنشأة تبعًا لاحتياجاتها وبما يتوافق مع المواقع الوظيفية المسؤولة عن الرواتب، إذ يضمن هذا الهيكل اطلاع الأشخاص ذوي الصلاحية فقط على المعلومات المناسبة لدورهم الوظيفي، ما يوفر سياجًا أمنيًا قويًا يحول دون القرصنة أو سرقة البيانات أو إتلافها.
كيف تساعد إدارة الرواتب إلكترونيًا قسم الموارد البشرية
تعالج برامج إدارة الرواتب أجور الموظفين بشكل تلقائي بدون أوراق ولا جداول Excel، وتمثل هذه الطريقة تحولًا جوهريًا خاصة لموظفي إدارة الموارد البشرية، إذ تساعدهم فيما يلي:
- تخزين الكشوف التفصيلية
يمثل برنامج إدارة الرواتب مخزنًا لجميع بيانات مسيرات الرواتب التاريخية، وذلك باستخدام التقنية السحابية، بحيث يسهل الوصول إليها عبر الإنترنت من أي جهاز وفي أي وقت لأغراض التدقيق أو المراجعة، وبالتالي لم يعد هناك حاجة إلى تخصيص مخازن مادية للوثائق والسجلات ومن ثم تنظيمها وأرشفتها.
- تنبيهات عملية
يرسل برنامج إدارة الرواتب إلكترونيًا إشعارًا للمسؤولين في حالات تستدعي الانتباه، على سبيل المثال، حدوث تضارب أو عدم اتساق في البيانات، كما أنه يتضمن تذكيرًا بالتواريخ المهمة مثل المواعيد النهائية وتحديثات الامتثال للقوانين، وبالتالي يحمل عن عاتق الموظفين عبء التنظيم والمراجعة.
- التخطيط للمستقبل
التخطيط السليم للمستقبل يُبني على بيانات الماضي، ونظرًا للكم الهائل والتفصيلي من البيانات المالية التي تعالجها ويخزنها برنامج إدارة الرواتب، يقدم البرنامج للموارد البشرية معلومات ثمينة فيما يخص تطوير الميزانيات وتوقع الإنفاق المستقبلي بشكل أكثر دقة، على سبيل المثال يوفر معلومات عن إجمالي أجور الموظفين لكل قسم عن فترات زمنية محددة، وهو ما يساعد في إعداد التقارير وترجمة البيانات إلى أفكار ورؤى سهلة الفهم، يمكن للإدارة العليا الاستعانة بها في عملية صنع القرارات المهمة.
- وقت أكثر اتساعا للأعمال الحيوية
مع الزخم الكبير في المهام الذي يواجه قسم الموارد البشرية، يوفر برنامج إدارة الرواتب عشرات ساعات العمل شهريًا، يمكن تخصيصها في الأعمال الحيوية التي لا يمكن للأتمتة تنفيذها، مثل التخطيط الاستراتيجي، وابتكار مبادرات جديدة، ووضع خطط التطوير والتدريب، بالإضافة إلى التوظيف والتأهيل وغيرها من الأعمال التي تنهض بمستوى أداء القسم والمنشأة ككل.
كيفية اختيار برنامج إدارة الرواتب المناسب
تجاوزت إدارة الرواتب كونها عملية روتينية لاحتساب مستحقات الموظفين، وأصبحت حجر الأساس لضبط الموارد البشرية والمالية، لذلك لم يعد اختيار النظام الأمثل رفاهية، بل استثمارًا في كفاءة المنشأة وسمعتها، بحيث تعود كل دقيقة تستثمرها في البحث والتحليل عليك بسنوات من السلاسة والدقة، لذلك نتطرق فيما يلي إلى أهم المعايير التي يجب النظر فيها أثناء اختيار برنامج إدارة الرواتب:
- ابدأ من احتياجات المنشأة
لكل منشأة هيكل داخلي خاص بها يجب البدء منه أولًا، يتضمن هذا الهيكل حجم المنشأة وعدد الأفرع وعدد الموظفين، وبالتالي يجب اختيار برنامج إدارة الرواتب الذي يتوافق مع درجة تعقيد الرواتب في المنشأة، مع عدم إغفال الاحتياجات المستقبلية، مثل النمو المتوقع أو حركة التوسع المرتقبة، بحيث تضمن تمتع البرنامج بالمرونة الكافية مع تغير احتياجات المنشأة.
- التكامل مع البرامج الأخرى
مواعيد الحضور والانصراف هي أساس معالجة الرواتب، لذلك يجب أن يتمتع برنامج إدارة الرواتب بالتكامل مع نظام مواعيد الحضور والانصراف وقد يتضمن هو ذاته -مثل بيزات- أداة لتسجيل حضور الموظفين، كما يجب أن يتكامل بسهولة مع نظام معلومات الموارد البشرية، بحيث لا تكون هناك حاجة لإنشاء الملفات الشخصية الخاصة بالموظفين وبالتالي تقل الأخطاء ويتقلص الوقت، إلى جانب ما سبق من المهم للغاية أن يتكامل البرنامج مع البرامج المحاسبية التي تستخدمها المنشأة.
- الأمان الرقمي القوي
أمان المعلومات المالية معيار غير قابل للتفاوض، لذلك يجب أن يشمل وبروتوكولات أمان عالية المستوى، مثل تشفير البيانات، وإنشاء نسخ احتياطية تلقائيًا، وذلك دون المساس بسهولة الاستخدام سواء في واجهة البرنامج أو إمكانية الوصول إلى البرنامج عبر الأجهزة المحمولة.
- التوافق مع السوق السعودي
يكمن عقم برامج إدارة الرواتب غير المحلية في غياب الاعتبار للنظم السعودية مثل مقيم ومدد والمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، وبالتالي يجب الانتباه جيدًا لهذا المعيار أثناء الاختيار، بحيث تقتصر قائمة البدائل على البرامج التي تضع في اعتبارها الاحتياجات المحلية للسوق السعودي على وجه التحديد.
- وازن بين التكلفة والقيمة
برغم جاذبية السعر الأقل إلا أنه ليس معيارًا معتبرًا في الاختيار، إذ يجب الموازنة بينه وبين القيمة التي يقدمها برنامج إدارة الرواتب، وللاطمئنان إلى اختيارك، راجع تجارب المستخدمين السابقين ودراسات الحالة، واطلب نسخة تجريبية أولًا لكي تقيم البرنامج بشكل واقعي يوفر التكاليف ويقي المنشأة من التورط في اختيار غير مناسب.
كيف يساعدك برنامج إدارة الموارد البشرية بيزات؟
برنامج إدارة الرواتب بيزات هو حل مثالي لمعالجة رواتب الموظفين، إذ يجمع بين الكفاءة التشغيلية ومراعاة احتياجات السوق السعودي مستخدمًا أفضل التقنيات نظرًا لكونه نظامًا سحابيًا، فيما يلي نظرة سريعة على أهم المزايا التي يقدمها:
- توافق تام مع الأنظمة المحلية، مثل نظام العمل ونظام حماية الأجور والتأمينات الاجتماعية.
- تطبيق للجوال يوفر مرونة وسهولة في الاستخدام في أي مكان ووقت.
- معالجة سلسة للرواتب حتى مع نمو المنشأة وزيادة عدد الموظفين.
- بيزات هو نظام موارد بشرية متكامل يتضمن أدوات عديدة، مثل نظام الحضور والانصراف، وبوابة الخدمة الذاتية، ونظام تتبع المتقدمين ومساعد افتراضي وغيرها، ما يجعله حلًا شاملًا.
- صمم بيزات لجميع أحجام المنشآت (صغيرة، متوسطة، كبيرة) ومراعاة جميع الصناعات (عقارات، تجزئة، مصانع ..إلخ)
- يتكامل بيزات مع العديد من النظم والتطبيقات المحلية والمحاسبية، مثل مدد ومقيم وساب وكويك بوكس وأجهزة البصمة وغيرها.
- يغطي بيزات عملية الرواتب كاملة بدءًا من إدارة بيانات الموظفين وحضورهم، وصولاً إلى تحويل الرواتب والتكامل مع البرامج المحاسبية.
ختامًا، بعد أن أجبنا عن سؤال ما هو نظام ادارة كشف الرواتب أو ما يعرف ب ببرنامج إدارة الرواتب، تبين لنا أنه ليس فقط أداة حسابية، بل منصة متكاملة تضمن الامتثال للقوانين وتحفظ بيانات الموظفين بأمان، كما تقدم بيانات مالية دقيقة تساعد صانع القرار على الرؤية بوضوح أكبر، وتمنحك الوقت للتفكير فيما هو أهم وهو تطوير الفريق لا معالجة الأرقام. جرّب فعالية برنامج بيزات لادارة الرواتب بنفسك من خلال العرض التجريبي المتاح الآن.
مقالات ذات صلة
نظام إدارة الموارد البشرية هو مجموعة من الأدوات التي تساعدك في إدارة الموظّفين بشركتك مهما كان حجمُها، وفي أي مرحلةٍ كانت، وهي من أساسيات سوق العمل الحالي التي شاع استخدامها […]
في عالم يزداد تحولًا نحو الاقتصاد الحر والرقمي، لم تعد “وثيقة العمل الحر” مجرد شهادة ورقية في المملكة العربية السعودية، بل أصبحت جواز سفرك إلى عالم الاحترافية والمصداقية، فهي البوابة […]
كانت البداية في منتصف القرن الماضي، عندما اقتبست الشركات نظام إدارة الأداء العسكري خلال الحربين العالميتين الأولى والثانية، لكي تستخدمه في تقييم أداء العمال وتخصيص المكافآت، وقبل مرور عقد من […]
Get Social