خلف لحظة نزول الراتب التي ينتظرها كل موظف، جدول دقيق يبدو بسيطًا في شكله لكنه يعالج آلاف الأرقام وعشرات العمليات الحسابية، لكي يسير كل شئ بدقة ودون تأخير، يعرف هذا الجدول ب “مسير الرواتب”.

ما هو مسير الرواتب؟

مسير الرواتب هو كشف يتضمن قائمة بأسماء الموظفين الذين يعملون في المنشأة ويتقاضون رواتب بانتظام، إلى جانب المبلغ الذي يستحق الحصول عليه كل موظف في كل شهر أو دورة الدفع، ويتضمن مسير الرواتب جميع البيانات ذات الصلة مثل الإضافات والاستقطاعات والتأمينات الخاصة بكل موظف على حدة.

يعد مسير الرواتب بوتيرة منتظمة وفاصل زمني غالبًا ما يكون شهرًا، مع تحديد فترة ثابتة من كل شهر كموعد لدفع المبلغ المالي المستحق للموظف (مثل الأسبوع الأول من كل شهر ميلادي).

يحتاج إعداد مسير الرواتب إلى جمع العديد من البيانات، مثل عقود العمل ومواعيد الحضور والانصراف والتأمينات الاجتماعية بالإضافة إلى بيانات الدفع الخاصة بكل موظف لكي يتم تحويل الراتب إليها، وبعد الانتهاء منه يحتاج إلى تدقيق ومراجعة مكثفة لضمان الحساب السليم منعًا لإثارة ضيق وشكاوى الموظفين. 

في السنوات الأخيرة، بدأ التحول الرقمي في مسير الرواتب ينمو بشكل مستمر، إذ ظهر الاعتماد على الحلول السحابية التي توفر التكاليف وقابلة للتوسع وتتيح الوصول للبيانات في أي وقت ومكان، ومن المتوقع أن يتضاعف حجم سوق أنظمة مسير الرواتب السحابية بحلول عام 2030.

ما أهمية مسير الرواتب؟

إلى جانب حصول الموظف على راتبه العادل في الموعد المحدد، تكمن أهمية مسير الرواتب في جوانب أخرى بالغة الأهمية تؤثر في رضا الموظفين وسمعة المنشأة، لذلك نلق فيما يلي نظرة عميقة على هذه الجوانب:

الامتثال لقانون العمل السعودي

يفرض قانون العمل السعودي على المنشأة دفع الأجور للموظفين في الوقت المحدد، وإعداد مسير الرواتب بحيث يكون متكامل ومنظم مع الاحتفاظ به، بالإضافة إلى توافق المسير مع نظام حماية الأجور “مدد”، مع إلزام المنشأة بالخصومات الإلزامية مثل التأمينات الاجتماعية. 

يدخل مسير الرواتب أيضًا في عملية حساب التأمينات الاجتماعية والمعاش التقاعدي ومكافأة نهاية الخدمة، وجميعها جوانب في غاية الأهمية، يكلف الخطأ أو الإهمال فيها المنشأة غرامات وعمليات تدقيق ونفقات قانونية.

رضا الموظفين

مسير الرواتب هو الأداة التي تستخدمها المنشأة لمنح الموظف الأجر المستحق عن عمله، ويعني ذلك أن الوفاء بهذا الالتزام الأساسي يرسل رسالة تقدير واحترام للموظفين، ويمثل تعزيزًا إيجابيًا للقوى العاملة يبني ثقتها في المنشأة، وبالتالي يحفز الموظفين على الحماس والالتزام ويزيد مستويات الرضا بشكل عام ويحسن معدل البقاء في المنشأة.

إدارة مالية أفضل

الرواتب هي أكبر نفقات المنشأة، وبالتالي تؤثر في الميزانية الكلية والوضع المالي العام، ويساعد مسير الرواتب المنظم والدقيق في إدارة التدفق النقدي للمنشأة بطريقة عالية الكفاءة، ويعد مكونًا أساسيًا في التنبؤ بالإنفاق المستقبلي وكيفية التخطيط له، بالإضافة إلى كونه خطوة أساسية في وضع ميزانية دقيقة وواقعية تضع في حسبانها التكاليف الدقيقة للعمالة التي تحتاجها المنشأة لتحقيق أهدافها الاستراتيجية.

الحفاظ على سمعة المنشأة

يمثل فشل المنشأة في معالجة مسير الرواتب بطريقة سليمة مخاطرة جسيمة بسمعتها كعلامة تجارية، إذ تفقد بذلك احترام الموظفين، والهيئات الحكومية الرقابية، بالإضافة إلى تشويه صورتها في سوق التوظيف كمكان عمل غير جدير بثقة المرشحين والكفاءات المستقبلية.

ما العناصر التي يتكون منها مسير الرواتب؟

السبب الأول لتعقيد مسيرات الرواتب للموظفين هو كثرة العناصر المتداخلة التي يتكون منها، والتي تختلف من موظف لآخر، لذلك نشير فيما يلي إلى لمحة سريعة عن كل منها:

•  معلومات الموظف: وهي المكون الأول الذي تبدأ منه عملية معالجة الرواتب ويشمل اسم الموظف  ووظيفته وبيانات الحساب المصرفي (رقم الحساب/ اسم البنك، نوع الحساب).
• الراتب الأساسي: هو الراتب الثابت طوال فترة عمل الموظف، ويُنص عليه بوضوح في عقد العمل، ويتحدد طبقًا للدور الوظيفي وموقعه في الهيكل الوظيفي للمنشأة.
• البدلات: هي مقابل نقدي يحصل عليه الموظف لقاء جهد إضافي يبذله أو مخاطر معينة يتعرض لها، ويختلف من منشأة لأخرى ومن موظف لآخر، كما أن البدل الواحد قد لا يتساوى فيه الموظفين، فمثلًا بدل الانتقال قد يتفاوت من موظف لآخر بحسب المسافة بين محل الإقامة ومقر العمل.
•  الاستقطاعات: هي المبلغ الذي يخصم من راتب الموظف شهريًا، ومنها ما هو إلزامي مثل أيام الإجازة غير المدفوعة، وما هو غير إلزامي مثل المشاركة في الأسهم.
• الإضافات: تشمل المزايا المالية التي تمنحها المنشأة للموظف مثل المكافآت والحوافز والسلف.
• الراتب الإجمالي: هو أجر الموظف قبل أي خصومات، وبعد إضافة جميع الزيادات.
• صافي الراتب: هو المبلغ الذي يستلمه الموظف فعليًا، ويكون ناتجًا عن خصم الاستقطاعات بجميع أنواعها.
• خصم التأمينات: هو المبلغ المقتطع من راتب الموظف ويمثل نسبة مساهمته في التأمينات الاجتماعية الخاصة به.

كيفية عمل مسير الرواتب

اتبع الخطوات الآتية من أجل إعداد دقيق ومنظم لمسير الرواتب الخاص بمنشأتك:

• حدد دورة دفع الراتب

فكر في الوتيرة التي تسدد بها للموظفين رواتبهم ولتي غالبًا ما تكون شهرية، ثم عين الفترة الزمنية التي سيحصل خلالها الموظف على راتبه، بحيث يكون معلومًا له متى موعد استحقاق الراتب، بالإضافة إلى ما سبق حدد الأيام المخصصة لإعداد الرواتب لضمان استلام الموظف لأجره في الموعد المتفق المحدد مسبقًا، وسيكون مفيدًا أيضًا أن تعد تقويمًا سنويًا لأيام المعالجة والدفع يراعي فيه العطلات الرسمية بأنواعها.

• ضع سياسة الأجور الخاصة بالشركة

تمثل هذه السياسة خطوة استباقية أساسية لضمان الفهم الواضح والمشترك لدى جميع الموظفين لقواعد الحصول على الراتب، حدد في السياسة الطريقة التي سيتم وفقًا لها تسجيل حضور وانصراف الموظفين، بالإضافة إلى جميع الاستقطاعات الإلزامية وغير الإلزامية. 

ينبغي أن تتناول السياسة أيضًا طريقة دفع الراتب، وقواعد حساب العمل الإضافي، والمدفوعات الأخرى مثل الحوافز والبدلات والمكافآت، مع التأكيد على امتثال المنشأة لنظام حماية الأجور.

• اختر المسؤول عن إعداد مسير الرواتب

حدد الموظف المنوط به معالجة الرواتب، وينبغي أن يتمتع الشخص الذي تختاره بمهارات تنظيمية وتحليلية قوية ويملك المعرفة التقنية اللازمة لاستخدام أدوات معالجة الرواتب بكفاءة.

• احسب الأجر الإجمالي

تختلف طريقة حساب الأجر الإجمالي تبعًا ما إذا كان الموظف يعمل بالساعة أو بعدد الأيام على النحو التالي:

الطريقة الشائعة لحساب الراتب (بالأيام):

الراتب الإجمالي= الراتب الأساسي + المدفوعات الإضافية (البدلات، المكافآت، الأرباح، العمل الإضافي )

طريقة حساب الراتب بالساعة:

الراتب الإجمالي = عدد الساعات التي عملها الموظف × أجر الساعة.

• احسب صافي الراتب

جهز قائمة بجميع الاستقطاعات الخاصة بالموظف سواء اشتراك التأمينات أو سداد القرض أو الغرامات، ثم احسب صافي الراتب وفقًا للمعادلة الآتية:

صافي الراتب = إجمالي الراتب – إجمالي الاستقطاعات

• ادفع الرواتب للموظفين

وفقًا لطريقة الدفع التي حددتها مسبقًا، اصرف الراتب الخاص بكل موظف في اليوم المحدد، وعلى الرغم من أنه غالبًا ما تصرف المنشآت الرواتب في صورة تحويل بنكي، إلا أنه قد يأخذ أشكالًا أخرى مثل المحفظة المحمولة والدفع النقدي.

ما شكل نموذج مسير الرواتب؟

نموذج مسير الرواتب هو وثيقة مالية تعد من قبل قسم الموارد البشرية أو المالية في المنشأة، ويتضح منها تفاصيل الرواتب وجميع المستحقات المالية للموظفين، يمثل النموذج مستندًا رسميًا يوثق العمليات المالية المتعلقة بالأجور، ويستخدم كمرجع قانوني وإداري عند الحاجة، لذلك ينبغي الاحتفاظ به منذ تاريخ تأسيس المنشأة.

يبدأ نموذج مسير الرواتب بيانات الشركة مثل الاسم، بالإضافة إلى تاريخ الفترة التي يشملها النموذج (على سبيل المثال من 1\1\2019 إلى 1\7\ 2025)، ثم يحتوى على بيانات الموظف التفصيلية، مثل الاسم والوظيفة والقسم والإدارة بالإضافة إلى الكود الوظيفي، كما يتضمن تاريخ الصرف إلى جانب قسم خاص بالاستحقاقات يحتوي على الراتب الأساسي، والوقت الإضافي، والعلاوة الخاصة، وبدل الانتقال وبدل السكن وبدل الطعام والبدلات الأخرى، إلى جانب إجمالي الراتب.

بالإضافة إلى ما سبق يحتوى نموذج مسيرات الرواتب للموظفين على قسم خاص بالاستقطاعات يشمل كل من البنود الآتية: التأمينات، سلف عاملين، تأخير، غياب، جزاء، إجازة بدون راتب، إذن بخصم، وإجمالي الاستقطاعات، أما القسم الأبرز في النموذج فهو قسم “الصافي” الذي يشير إلى صافي راتب الموظف عن هذا الشهر.

من السهل بنظرة واحدة على نموذج مسير الرواتب معرفة تفاصيل راتب الموظف عن شهر معين، لأنه يخصص لكل موظف قسمًا خاصًا يتضمن الراتب الخاص به حسب الأشهر، وبالتالي يتميز بالمرونة الكبيرة في إضافة العديد من الموظفين بما في ذلك الرواتب التفصيلية لهم عن كل شهر.

في الأخير، يحتوى نموذج مسيرات الرواتب للموظفين على بند الإجمالي العام وهو الذي يمثل حصيلة رواتب جميع الموظفين خلال الفترة التي يشملها النموذج مع إجمالي كل بند على حدة، مثل إجمالي بدلات السكن، وإجمالي التأمينات الاجتماعية ..إلخ، وبالتالي فهو أداة مفيدة أثناء إعداد الميزانية نظرًا لسهولة استخلاص البيانات المالية الهامة التي تعبر عن نفقات الرواتب التي تدفعها المنشأة.

ما هو مسير الرواتب المؤتمت؟

مسير الرواتب المؤتمت هو نظام رقمي لإعداد ومعالجة رواتب الموظفين باستخدام الأتمتة بعيدًا عن العمل اليدوي، ولنأخذ مسير رواتب بيزات كمثال، إذ يحل بيزات تحدى كيفية إعداد مسير رواتب لأنه يوفر نموذج معد مسبقًا يمكن تخصيصه حسب بنود الرواتب التي تعالجها المنشأة، ويرتبط مسير الرواتب مع برنامج الحضور والانصراف، وبيانات الموظفين، بحيث لا يحتاج مسؤول الموارد البشرية إلى إدخال يدوي لبيانات كل موظف. 

في النهاية، تحصل المنشأة على مسير رواتب الموظفين بأقل جهد ووقت ولا يستغرق الأمر سوى بضع ساعات فقط.

لماذا مسير رواتب بيزات حل مثالي؟

مسير رواتب بيزات هو حل سحابي يخزن بيانات الرواتب بأمان في السحابة بعيدا عن أي مخاطر تتعلق بالاختراق أو الإتلاف أو الدخول غير المصرح به، كما يتيح الاطلاع على المعلومات من أي جهاز متصل بالإنترنت، بالإضافة إلى ما سبق يمثل بيزات حلًا مثاليًا لمعالجة عملية الرواتب المعقدة للأسباب الآتية:

• بيزات حل ذو آفاق متسعة، يسهل معه إعداد الرواتب حتى مع نمو المنشأة وزيادة أعداد الموظفين وتعدد الفروع، بل والأماكن الجغرافية للقوى العاملة، إذ يعالج رواتب العاملين عن بعد أيضًا.
• يتوافق بيزات مع القوانين المتعلقة بالأجور مثل التأمينات الاجتماعية ونظام الإجازات ونظام حماية الأجور وذلك لأنه مصمم خصيصًا للمنشآت السعودية.
• يقلل بيزات الحاجة إلى الجهد البشري في عملية إعداد الرواتب، فموظف واحد فقط وخلال ساعات، يستطيع إنجاز معالجة رواتب الموظفين بكفاءة تامة بدون الأخطاء التي تشوب المعالجة اليدوية.

أخيرًا، يتولى بيزات عملية معالجة الرواتب من البداية، أي من لحظة إعداد بيانات الموظف وتسجيل مواعيد الحضور والانصراف وحتى تحويل الرواتب إلى حسابات الموظفين، كما أنه يتكامل مع البرامج المحاسبية المختلفة ما جعله حلًا متكاملًا للرواتب. احصل على عرض تجريبي من مسير رواتب بيزات الآن.