مع انطلاق خدمة توثيق العقود على منصة قوي، وصل عدد العقود الموثقة إلى أكثر من 9 مليون عقد، في دلالة واضحة تعكس التبني والانتشار الواسع لتوثيق عقود الموظفين عبر “قوى” القناة الرسمية الوحيدة التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. في هذا المقال سنناقش كيف يتم توثيق العقود إلكترونيًا لضمان الامتثال لنظام العمل السعودي.

لماذا يجب توثيق عقد العمل؟

توثيق عقد العمل هو أمر ملزم لجميع المنشآت وشرطًا أساسيًا لاستمرار العلاقة التعاقدية، وذلك للأسباب الآتية:

• يضمن التوثيق تثبيت الأجر والمسمى الوظيفي وساعات العمل، وبالتالي يمثل صمام أمان ضد الكثير من الخلافات.
• ضمان الالتزام ببرنامج حماية الأجور، الذي لا يعترف إلا بالعقود الموثقة التي تتطابق بياناتها مع البيانات المصرفية.
•  تعتمد خدمات حكومية عديدة (مثل تجديد الإقامة، ونقل الكفالة) على وجود عقد عمل سار وموثق في النظام.
• مزامنة البيانات تلقائيًا مع المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، الأمر الذي يضمن تسجيل الموظف في التأمينات بسهولة، وحفظ تاريخ خدمته بشكل رسمي.

خطوات توثيق عقد العمل

قبل الشروع في توثيق عقد العمل، يجب الانتباه إلى أن عملية التوثيق هي عملية مشتركة بين الطرفين (صاحب العمل والموظف)، لذلك يجب التأكد من جاهزية كل من الطرفين، بامتلاك صاحب العمل حساب نشط على منصة “قوى” وصلاحيات لإدارة العقود، بالإضافة إلى امتلاك الموظف  حساب مفعل في منصة “أبشر” للتحقق من الهوية، إلى جانب التسجيل في منصة “قوى أفراد”. ثم يلي ذلك القيام بالخطوات الآتية:

1. تسجيل صاحب العمل الدخول  إلى حساب المنشأة في منصة قوى.
2. الانتقال إلى الخدمات الإلكترونية واختيار “إدارة وتوثيق العقود”.
3. الضغط على خيار “إنشاء عقد جديد”، وإدخال بيانات الموظف (رقم الهوية/الإقامة وتاريخ الميلاد).
4. تعبئة تفاصيل العقد بدقة، وتشمل:

المسمى الوظيفي (وفقًا للتصنيف المهني السعودي)، مدة العقد (محدد المدة أو غير محدد)، فترة التجربة (لا تتجاوز 90 يومًا، ويمكن تمديدها إلى 180 يومًا بموافقة خطية)، المزايا المالية (الراتب الأساسي، بدل السكن، وبدل النقل)، والإجازات.

1. مراجعة البيانات ثم الضغط على “إرسال العقد”.
2. بمجرد إرسال العقد، تصل رسالة نصية للموظف تفيد بوجود عرض وظيفي.
3. يسجل الموظف دخوله إلى حسابه في “قوى أفراد”.
4. ينتقل الموظف إلى قسم “العقود الوظيفية”، ويستعرض تفاصيل العقد وقراءة البنود بعناية.
5. يتخذ الموظف الإجراء المناسب: “قبول” العقد (ليصبح موثقًا فورًا)، أو “رفض” (مع ذكر الأسباب)، أو طلب تعديل. وبعد موافقة الطرفين، يصبح العقد موثقًا رسميًا لدى الوزارة، ويبدأ أثره القانوني في الحماية والامتثال.

نستنتج مما سبق أن منصة قوى تضمن إمكانية رفع العقود وتحديثها من قبل أصحاب العمل، مع منح الموظف حق مراجعة العقد والموافقة عليه أو طلب تعديله أو رفضه من حسابه الخاص، وبالتالي يجب أن يتطابق العقد الإلكتروني مع أي اتفاق شفهي أو ورقي سابق مع الموظف، حيث يُعتد بالعقد الموثق في “قوى” أمام المحاكم العمالية في حال النزاع.

ختامًا، يعمل توثيق عقد العمل عبر منصة “قوى” كخط الدفاع الأول لحماية حقوق صاحب العمل والموظف على حد سواء، كما أنه يحسن مستوى الشفافية ودرجة الالتزام في بيئة التوظيف، لذلك بعد أن تناولنا كيفية توثيق عقد العمل،  يُنصح بمراجعة حالة العقد بشكل دوري عبر المنصة للتأكد من سريانه ومطابقته للواقع الفعلي للعمل، وذلك ضمانًا لبيئة عمل نظامية ومستقرة أكثر أمانًا، تنعكس إيجابًا على استقرار العلاقة التعاقدية بين الموظف وصاحب العمل.