لم يعد العمل عن بعد غريبًا عن عالمنا بعد تفشي الوباء العالمي كوفيد-19، فقد تحولت شركات كثيرة إلى هذا الدرب لتتمكن من تسيير العمل على الرغم من الحجر الصحي الإجباري الذي امتد شهورًا طويلة في جميع البلاد. لكن العمل عن بعد يحتاج إلى نفس المهارات التي يتطلبها العمل من داخل الشركة، بل وقد يحتاج الموظف إلى مزيد من المهارات التي لم يكن يحتاج إليها من قبل. وبرغم عودة الاستقرار إلى العالم، إلا أن نظام العمل عن بعد أو العمل الهجين لا يزال مستمرًا وربما يمكننا القول إنه أصبح يمثل مستقبل العمل لشركات ووظائف عديدة، حيث أشار استبيان أجرته شركة IWG  أنه نحو 70% من رجال الأعمال يعملون عن بعد على الأقل مرة أسبوعيًا، وأكثر من 50% منهم يعملون عن بعد لأكثر من 3 أيام أسبوعيًا. لذلك سنستعرض في هذه المقالة أهم المهارات التي ستساعدك على التميز عند العمل عن بعد.

إدارة المشاريع عن بعد

يمكنك عند العمل في مكتب أن تضمن سير المشروعات التي كُلفت بها بالطريقة الاعتيادية، فأنت تعرف مهمتك الأساسية وكذلك زملاؤك يعرفون ما عليهم القيام به، ويمكنكم أن تتابعوا تطورات العمل بطريقة مباشرة. لكن الأمر يختلف في حالة العمل عن بعد، ولا غنى عن إيجاد طريقة بديلة لإدارة المشاريع. 

 هنا يأتي دور بعض التطبيقات والمنصات التي يمكنها تقديم يد العون وتسهل إدارة ومتابعة سير المشاريع ورغم وفرتها إلا أننا سنشير إلى كل من “آسانا – Asana”، و”منداي دوت كوم – Monday.com”؛ نظرًا لكونهما الأفضل من وجهة نظر أغلب مستخدمي أنظمة إدارة المشاريع رقميًا. تمثل هذه المنصات أدوات مساعدة وفعالة في إنشاء مساحة افتراضية لإدارة المشاريع وإسناد المهمات لفريق العمل ومتابعة سير المهمات. وهنا يمكنك اختيار التطبيق المُفضل لديك وفقًا لاحتياجات فريقك أو شركتك.

التعاون الافتراضي

الابتعاد عن الشركة أو مقر العمل قد يضع قيمة مثل التعاون أمام بعض التحديات. فبينما يمثل قيمة بديهية أثناء العمل من المكتب، إلا أنه يحتاج فقط إلى بعض التشذيب وأخذ شكل جديد عند العمل عن بعد.

التعاون الافتراضي هو مفتاح الوصول إلى تحقيق الأهداف المطلوبة بأقل جهد ممكن وفي وقت قياسي، يجب أن يكون لدى كل فرد من أفراد الفريق هدف يطمح لتحقيقه ومهمة واضحة عليه إنجازها. وتذكر أن التعاون الافتراضي الناجح يحتاج إلى موظفين يقدرون قيمة آراء وأفكار زملائهم، لذا ربما يفيدك أن تضع شعار لفريقك مثل “لا وجود للأفكار أو الأسئلة الغبية” على التوصل إلى أفضل القرارات والأحكام فيما يخص العمل، وكن منفتحًا على مشاركة أفكارك وآرائك مع زملائك حتى وإن لم تتسن لكم فرصة المقابلة على أرض الواقع من قبل، فأنتم تتعاونون من أجل إنجاز العمل ذاته. وسوف يساعدك التعاون كثيرًا في التطور والتعلم من خبرات زملائك ومن نقاط قوتك التي يمكنهم أن يشيروا إليها عندما تتضافر جهودكم معًا.

قد يتيسر تبادل الأفكار عبر البريد الإلكتروني أو تطبيق أكثر احترافية مثل “سلاك – Slack” الذي تستخدمه كبريات الشركات مثل “airbnb” و”Uber” و”NASA”، حيث يتيح لك إنشاء قنوات منفصلة يمكنك استخدام كل منها من أجل مشروع بعينه وتداول الأفكار. كما يتميز بخاصية الدمج مع أدوات وتطبيقات أخرى كثيرة ليقدم لك تجربة احترافية توفر عليك عناء التنقل بين مختلف التطبيقات التي تستخدمها مع فريقك. 

التكيف والمرونة

 سهّل العمل عن بعد الحياة بالنسبة للكثيرين، ومنح الموظفين مرونة في نواح متعددة. فقد أصبح بإمكانك أن تعمل من منزلك أو من مساحة عمل مشتركة أو حتى من مقهاك المفضل، ناهيك عن المرونة في ساعات العمل حتى تكيفت على تطويع ساعات يومك بما يتناسب مع مهامك. لكن ماذا بعد التكيف على العمل عن بعد؟ إحدى المصاعب التي قد تنجم عن العمل عن بعد هي العمل مع شركاء من بلاد أخرى، مما يعني في أحيان كثيرة مناطق زمنية مختلفة. هنا تأتي ضرورة مهارة التكيف بشكل مختلف، ويمكنك أن تطبقها عن طريق:

•   إخبار الشركاء والزملاء بموقعك والتوقيت في بلدك. ويمكن استخدام تطبيق “كاليندر – Calendar” لتنظيم هذه الأوقات.

• ضرورة الاتفاق على وضع حدود تراعي الاختلافات التوقيتية. فلا يمكنك مثلًا أن تتلقى اتصالًا يخص العمل في منتصف الليل لمجرد أن الساعة الثانية ظهرًا عند المتصل.

• تحديد مواعيد عادلة لجميع الأطراف في حالة الاجتماعات مع مراعاة عطلات نهاية الأسبوع أو الأعياد وفقًا للبلاد المختلفة.

يمكنكم الاتفاق على توحيد أيام العطلة الأسبوعية مثلًا، والتنبيه قبل مواسم الأعياد بأن هذه الفترة لن تكون مناسبة لمتابعة العمل كي لا تكون هذه مفاجأة غير سارة لأي من الأطراف.

• الاتفاق مع زملائك وشركائك على تحديد منطقة زمنية واحدة يمكنكم العمل وفقًا لها قدر الإمكان.

• الاستفادة من عدم التزامن قدر الإمكان.

هذه إحدى المميزات التي لا يمكنك إغفالها عند العمل عن بعد، فحتى إذا حاولتم العمل وفقًا لمنطقة زمنية واحدة، قد لا يمكنكم الالتزام بها طوال أيام العمل، هنا عليك أن تستغل الفارق الزمني لصالحك إن كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت لتنجز مهامك مثلًا.

التواصل الافتراضي 

تقودنا النقطة السابقة إلى ضرورة رسم الحدود الأساسية التي يقوم عليها التواصل الافتراضي. وهذا يؤكد على ضرورة أن تكون الرسائل المتبادلة عبر البريد الإلكتروني أو

“Slack” مكتوبة جيدًا وبوضوح لضمان عدم إضاعة الوقت نظرًا للتوقيتات المختلفة.  ويمكن للموظفين أن يتواصلوا بطريقة رسائل الفيديو المسجلة عبر تطبيق مثل “لوم – Loom” أو التعليقات المفصلة، وأيضًا يمكنك دعوة زملائك للعمل معك على وثائق “Google Docs” بحيث يتمكنون من إضافة التعليقات والتعديلات ليسهل بهذا التواصل الاحترافي أثناء العمل على مشروع كتابي على سبيل المثال.

لكن ما دمنا تحدثنا عن التواصل، فلا بد أن نذكرّك بأن التواصل الإنساني لا يجب أن يتمحور حول العمل فحسب. يمكنك أن تنشئ مجموعة دردشة مع زملائك للاطمئنان على أحوالهم أو تبادل تهاني أعياد الميلاد عبر محادثات “FaceTime” أو حتى مشاركة النكات المضحكة، فالعلاقات الودية والصداقات داخل العمل تمنحك مزاجًا أفضل.

البيئة المناسبة للعمل

أحيانًا ما يكون العمل عن بعد هو الصديق الوفي للأيام التي لا نكون في أفضل مزاج للجلوس على المكتب لثمان ساعات، أو ارتداء الملابس الرسمية. فيمكننا أن نستخدم الحاسوب من على الأريكة في غرفة الجلوس، أو العمل من المقهى الذي يشغل موسيقى الجاز المُحببة إلينا. لكن هذه المرونة تمثل سلاحًا ذو حدين؛ لأن هذا من شأنه أن يعرضك للمُشتتات مثل التلفاز أو فقدان التركيز في الأماكن المزدحمة.

من الضروري إذًا أن تخصص مكتبًا صغيرًا وكرسيًا مريحًا ذا ارتفاع مناسب وشاشة كبيرة ذات إضاءة جيدة. من الأفضل أن تخصص غرفة صغيرة خاصة بالعمل فحسب، بعيدًا عن الضوضاء والمُشتتات والإزعاج. فالعمل من مكان هادئ وثابت ومخصص من أجل العمل فحسب يزيد من تركيزك وإنتاجيتك. ويمكنك عند إعداد غرفة العمل يمكنك أن تضع لمساتك الخاصة التي تجعلها غرفة مريحة وذات طابع شخصي يحفزك على الاستمرار في العمل. 

الاهتمام بالصحة الجسدية والنفسية

“العقل السليم في الجسم السليم”. هذه ليست مجرد حكمة تناقلتها الأجيال، إنها حقيقة علمية. لن يمكنك أن تؤدي أعمالك على أتم وجه إن كنت تعاني من آلام جسدية تُفقدك تركيزك، أو إن كنت تعاني من الاكتئاب أو الوحدة. فالاهتمام بالصحة الجسدية والنفسية ليس رفاهية خصوصًا عندما تعمل من منزلك لساعات طويلة.

فقد تسبب العمل عن بعد في زيادة زيارات الموظفين إلى عيادات الأطباء بشكاوى آلام الرقبة والرسغ وأسفل الظهر. وكذلك أثبتت دراسة حديثة أن العمل عن بعد قد يؤدي إلى الشعور بالوحدة والقلق والاكتئاب. وإحدى الروابط الأساسية بين آلام الظهر والرقبة وهذه الاضطرابات المزاجية تتمثل في قلة الحركة. لذا عليك أن تعُد التمارين الرياضية جزءًا من عملك، يمكنك أن تقوم ببعض اليوغا أو تمارين التمدد التي تساعدك على الاسترخاء وكذلك تفيدك من أجل التخلص من آلام الظهر والرقبة والحفاظ. يمكن للقيام من على كرسي العمل كل 30 دقيقة والتحرك والقيام بتمارين بسيطة أن يقيك من الإصابة بآلام أسفل الظهر.

وتذكر أن تتواصل دائمًا مع أصدقائك وأفراد عائلتك، لا تدع العمل يسلبك علاقاتك الاجتماعية ووقتك الخاص مع من يهتمون لأمرك ويرحبون بالإنصات إلى مشاعرك والأفكار التي قد تزعجك، والذين تحب أن تشاركهم نجاحاتك وخطواتك العملية، فهذه العلاقات هي التي تحافظ على صحتك النفسية. وبالتأكيد لا تتجاهل ألمك أو مشاعرك السلبية. اطلب المساعدة فورًا سواء، فالطبيب المختص بإمكانه دومًا أن يساعدك ويقدم لك العون الذي تحتاجه.

وختامًا، نؤكد لك أننا لا يمكننا أن نسهب أبدًا في الحديث عن مهارات العمل عن بعد الذي أصبح يمثل المستقبل المشرق للكثيرين، لكن سنذكرك في “بيزات” بأن تحرص دومًا على صقل مهاراتك وتعزيزها، والبحث عن نقاط قوتك كما تبحث عن نقاط ضعفك حتى تصل إلى أفضل أداء وظيفي ممكن، وأن تولي صحتك الاهتمام الذي توليه لعملك.