تختفي الخزانات المعدنية رمادية اللون من ديكور المكاتب الحديثة شيئًا فشيئًا، في دلالة على أن عصر الملفات الورقية قد انتهى، وحلت محله أنظمة إدارة مستندات الموظفين القائمة على الرقمنة لتواكب حاجة المنشأة إلى تنظيم أطنان الملفات والوثائق بطريقة سهلة وسريعة الوصول. نتناول في هذا المقال كيف تستطيع المنشأة استخدام مركز المستندات المركزي في إدارة مستنداتها على أفضل نحو.
ما هو مركز المستندات المركزي؟
مركز المستندات المركزي هو نظام رقمي لإدارة مستندات الموظفين، يجعل عملية تخزين، واسترجاع وإدارة معلومات الموظفين أكثر سهولة وسرعة، ويمثل بديلًا عن الخزانات الضخمة لحفظ الملفات الورقية، إذ يتيح المركز إدارة المستندات بشكل شامل بدءًا من تسجيل المعلومات الشخصية والمهنية للموظفين وحتى استرجاع وعرض جميع المعلومات من واجهة استخدام بديهية.
تتضمن المعلومات التي يخزنها مركز المستندات المركزي عقد التوظيف، والسيرة الذاتية، وشهادات الموظف، وتفاصيل الوظيفة، والعناوين وأرقام الهواتف، بالإضافة إلى سجل الحضور والانصراف والإجازات، ومعلومات الدفع، وتقييم الأداء وأوراق التدريب، ولا تنحسر أهمية المركز في إدارة المستندات رقميًا بطريقة سلسة ودمج مختلف أنواع البيانات لجميع الموظفين فحسب، بل يلعب أيضًا دورًا مهمًا في حماية المعلومات الحساسة مثل بيانات الدفع والمعلومات الصحية، فلا يستطيع الوصول إليها إلا الأشخاص ذوي الصلاحية.
4 فوائد لاستخدام مركز مستندات مركزي
مركز المستندات المركزي ليس مجرد أداة إدارة المستندات الخاصة بالموظفين، بل يؤدي وظائف متعددة تساهم في زيادة فعالية إدارة الموارد البشرية في المنشأة، فيما يلي تفصيل لهذه الوظائف:
سهولة الامتثال للقانون
يلزم نظام العمل السعودي المنشأة بحفظ مستندات الموظفين مثل سجل الحضور والانصراف، وملف الموظف، وسجل الفحص الطبي والغرامات وإتاحتها للوصول عند الحاجة حتى بعد انتهاء خدمة الموظف، فمثلًا تحتاج المنشأة هذه الوثائق في أوقات الفحص والتفتيش، والامتثال المؤسسي، بالإضافة إلى شكاوى الموظفين والدعاوى القضائية.
إذ تستدعي تلك الحالات الوصول إلى السجلات في أجل محدد، وبالتالي يمثل مركز المستندات المركزي حلًا نموذجيًا يمكن المنشأة من الوفاء بمواعيد الفحص دون تأخير، ففي غضون ثوان يتم استرجاع المستندات المطلوبة وتقديمها للجهة المعنية.
الحفاظ على أمان وخصوصية المستندات
تحمل جميع بيانات الموظفين أهمية كبيرة تستدعي إحاطتها بأعلى درجات الأمان والخصوصية، ويتميز مركز المستندات المركزي بتوفيره حماية قوية للبيانات مستوفيًا بروتوكولات أمان صارمة، وبالتالي يحافظ على سرية المعلومات الشخصية مثل تفاصيل الحساب المصرفي، وأرقام الضمان الاجتماعي والمستندات الطبية.
بالإضافة إلى ما سبق فإن الرقمنة التي يعتمد عليها مركز المستندات المركزي توفر ميزات أمان متنوعة مثل حماية كلمة المرور، والتشفير والمصادقة الثنائية، وأذونات الدخول وسجل الوصول، ما يتيح التحكم في “من يرى ماذا؟” وبالتالي يحافظ على خصوصية المستندات.
رفع كفاءة العمل
تقتضي إدارة المستندات المعتمدة على الطرق التقليدية، أن يبحث متخصص الموارد البشرية يدويًا عن المستند المطلوب بين مئات المستندات مستغرقًا وقتًا طويلًا، بينما يسرّع مركز المستندات المركزي هذه العملية موفرًا الوقت لباقي المهام، مثل الرد على البريد الإلكتروني والرسائل، ففي ظل تنظيم جميع المستندات في مكان واحد، يصبح البحث عن أي مستند واستعراضه أمرًا سهلًا، وتلقي هذه السهولة بظلالها على عملية التنظيم، فتتحسن كفاءة العمل وتتوفر المستندات السليمة للأشخاص المطلوبين عند الحاجة إليها.
تسهيل تبادل المعلومات
تطلب الأقسام المختلفة للمنشأة ملفات مثل النماذج، والعقود، والشهادات، وتقييمات الأداء وغيرها مما تقتضيه حاجة العمل، وهنا يلعب مركز المستندات المركزي دوره في تمكين الموظفين ذوي الصلة من الوصول الفوري إلى المستندات المطلوبة لأدوارهم.
أهم أنواع المستندات التي يجب تخزينها
نتناول فيما يلي قائمة بالأنواع الرئيسية للمستندات التي ينبغي على المنشأة أن تخزنها وتوثقها بشكل صحيح:
- أوراق التوظيف
تتضمن هذه الأوراق كل المستندات التي يملأها المرشح للوظيفة من لحظة تقدمه للعمل في المنشأة حتى لحظة استلامه العمل، بما في ذلك:
- طلب الوظيفة: يبدي المرشح فيه رغبته في العمل في وظيفة محددة في المنشأة، ويتضمن المعلومات الأساسية والشخصية، والمؤهلات الدراسية، والخبرات المهنية والمهارات، بالإضافة إلى السيرة الذاتية.
- عقد العمل: يوقع الموظف على عقد العمل بمجرد أن توافق المنشأة على توظيفه، ويتضمن العقد شروط التوظيف، ونطاق الوظيفة، والراتب والمزايا ..إلخ.
- فحص الخلفية: يتضمن هذا التقرير بيانات المرشح التي تم اعتمادها لكي تضمن ملائمته للوظيفة، ويلعب دورًا في عملية التقييمات المستقبلية.
- الإقرارات: تمثل الإقرارات تعهدًا من الموظف بامتثاله لنظم وسياسات المنشأة، وشروط وإجراءات العمل والقواعد السلوكية.
- سجل الحضور والانصراف
تتضمن هذه الفئة جميع المعلومات المتعلقة بمواعيد حضور وانصراف الموظف إلى ومن العمل والإجازات التي حصل عليها، وتمثل الدليل الدامغ على أن المنشأة سددت للموظف الراتب الذي يستحقه وفقًا للوقت الذي قضاه في العمل، لذلك فهي أحد أهم أنواع المستندات التي يشترط القانون على المنشأة الاحتفاظ بها، وتتضمن ما يلي:
- عدد ساعات العمل اليومية أو الأسبوعية.
- عدد مرات التأخير.
- عدد أيام الغياب.
- الإجازة المرضية.
- الأعياد.
- العطلات الأسبوعية.
- الإجازات مدفوعة الأجر.
- الإجازات غير المدفوعة.
- ملف الأجور
تحتاج المعالجة الدقيقة لرواتب الموظفين الاحتفاظ بمسير الرواتب لكل شهر، فمثلًا تستدعي منصة مدد رفع ملف الأجور عن كل شهر متضمنًا البيانات الدقيقة لجميع الموظفين، كما أن استرجاع مسير الرواتب مهم في عملية تحصيل الضرائب، والتدقيق المالي ودحض شكاوى الموظفين، لذلك ينبغي أن تتضمن المعلومات المخزنة في مركز المستندات كلًا من الراتب، والاستقطاعات والمكافآت.
- المزايا الوظيفية
لكل موظف سجل المزايا الوظيفية الخاص به، ويشمل معلومات عن التأمين الصحي وخطة التقاعد، والتأمين الاجتماعي وفترة التسجيل، وتحتاج جميع هذه المستندات إلى الاحتفاظ بها محدثة لضمان التوافق مع الهيئات ذات الصلة مثل المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية.
- التدريب الوظيفي
تلعب سجلات التدريب دورًا مهمًا في توجيه جهود التطوير الوظيفي المستقبلية، كما أنها تعد مؤشرًا عن استعداد الموظف للترقية لمنصب أعلى أو إحراز تقدم في وظيفته، وبالتالي ينبغي الاحتفاظ بسجلات التدريب المفصلة بما في ذلك كيفية التدريب، وتكراره والمشاركين فيه.
تحديات مركز المستندات المركزي وكيفية التغلب عليها
على الرغم من الفوائد التي تحسب لمركز المستندات المركزي، تواجه إدارة المستندات باستخدامه مجموعة من التحديات التي يتعين العمل على حلها، نناقش فيما يلي هذه التحديات بجانب الحلول المقترحة لمواجهتها:
توسيع نطاق الرقمنة
تستغرق رقمنة إدارة سجلات الموظفين بعض الوقت لكي تغطي المصادر المتعددة مثل المستندات المرسلة عبر البريد، والفاكس والبريد الإلكتروني، والنماذج والملفات المحملة من الإنترنت، بالإضافة إلى المستندات الورقية التي لا تزال طريقة للتسليم في بعض الحالات، فضلًا عن المستندات الرقمية التي تُطبع في أوراق تمهيدًا لتوقيعها، يؤدي جميع ما سبق إلى صعوبة في تحقيق رقمنة كاملة.
يحتاج حل ذلك التحدي إلى الاعتماد على نظام إدارة مستندات يسمح باستيراد المستندات الرقمية من أدوات الموارد البشرية الأخرى مثل نظام تتبع المتقدمين ونظام الموارد البشرية، بحيث يلتقط ويجمع كافة المستندات من هذه المصادر معًا فور وصولها، أما الأوراق فتحتاج إلى مسحها ضوئيًا تمهيدًا لتحويلها إلى ملف رقمي، ثم توريدها إلى مركز المستندات المركزي، على سبيل المثال يتضمن مركز المستندات المركزي من “بيزات” خاصية التعرف على النصوص (OCR) التي تمكنك من رفع أي ملف بتصويره فقط دون الحاجة إلى كتابته يدويًا.
الإعداد للامتثال للقانون
أشرنا إلى أهمية امتثال المنشأة للضوابط التي وضعها القانون بشأن تخزين المستندات والاحتفاظ بها، وهو تحد يحتاج إلى إجراء عملية جرد واسعة، بموجبها تحدد الموارد البشرية:
- ما المستندات الموجودة؟
- ما هي المستندات التي يجب الاحتفاظ بها؟
- ما المدة الزمنية لحفظ المستندات؟
- من يملك حق الإطلاع على هذه المستندات؟
- ما هي المستندات التي تحتاج إلى التخزين في أكثر من مكان؟
تنوع فترات الاحتفاظ بالمستندات
في ظل تعدد أنواع المستندات واختلاف المدد الزمنية اللازمة للاحتفاظ بكل نوع، تواجه إدارة مستندات الموظفين تحدي التوافق مع متطلبات حفظ الوثائق المعقدة، ويكمن حل هذا التحدي في الاعتماد على مركز مستندات مركزي يقسم المستندات إلى فئات قياسية، ويتيح تخصيص كل فئة بمدة احتفاظ معينة، بالتالي فور وصول الملف إلى مركز المستندات، يطبق عليه قاعدة الاحتفاظ المناسبة للفئة الخاصة به.
كيفية تخصيص مركز المستندات المركزي لمنشأتك؟
يأتي مركز المستندات المركزي بميزات قياسية لكافة المنشآت، إلا أن ذلك لا يعني غياب الحاجة إلى التخطيط المسبق قبل استخدامه، لذلك نورد فيما يلي الخطوات التي تحتاج المنشأة لاتخاذها لكي تستخدم مركز المستندات المركزي على وجه يتماشى مع احتياجاتها المحددة:
- ارسم خريطة لمستندات المنشأة استنادًا إلى قائمة بجميع ملفات الموارد البشرية التي تحوزها المنشأة لكل موظف.
- حدد من يملك صلاحية الاطلاع على المستندات، بناء على حاجة دوره الوظيفي ونوع المستند: هل كل الموظفين؟ أم قسم الموارد البشرية؟
- عين تواريخ انتهاء صلاحية المستندات وأي أنواع تحتاج إلى تحديث دوري.
- ضع معايير الأمان التي يحتاجها كل نوع من أنواع مستندات الموظفين، وما الأنواع التي يتعين التخلص منها بعد أن تصبح بدون فائدة.
- أنشئ استراتيجية التخزين والأرشفة، بحيث تتضمن سير عمل لإجراءات حفظ الوثائق وتحويلها إلى الأرشيف.
أفضل ممارسات إدارة مركز المستندات المركزي
لتعظيم درجة كفاءة وفعالية إدارة المستندات في مركز المستندات المركزي، اتبع هذه الممارسات الأربع:
اعتمد على التقنية السحابية
يستند مركز المستندات المركزي إلى إحدى طريقتين في تخزين الملفات، محلية أو سحابية، وتأتي التقنية السحابية كأحدث طرق التخزين وأكثرها أمانًا وأسهلها في الوصول، فهو من ناحية يخزن الملفات على السحابة وبالتالي يستخدم النسخ الاحتياطي في أماكن متعددة تحمي البيانات من الفقد، كما أنه يتيح الإطلاع على المستندات، ورفعها وتعديلها بغض النظر عن مكان الموظف، ما دام متصلًا بالإنترنت، سواء عبر تطبيق الويب أو الجوال.
قيّد الوصول إلى المستندات
استخدم الصلاحيات التي يمنحها لك مركز المستندات المركزي لتقييد الوصول إلى المستندات، إذ ليس من الضروري أن يرى المستخدم في دور معين بيانات أكثر من التي تحتاج إليها طبيعة عمله سواء كان مشرفًا (Admin) أو أحد الموظفين، بل يجب أن يُسمح بالوصول للمستندات السرية والحساسة لقسم الموارد البشرية والمديرين فقط.
راجع وحدث مستندات الموظفين دوريا
تضطر المنشأة السعودية التي تتأخر في تحديث مستندات موظفيها منتهية الصلاحية – مثل الإقامة – إلى دفع غرامات يفرضها القانون، وتجنبًا لذلك احرص على تحديث مستندات الموظفين لضمان الدقة والامتثال للقانون.
ترسل أداة إدارة مستندات الموظفين من “بيزات” إشعارًا للمنشأة ينبهها إلى حاجة مستند معين إلى التحديث بسبب انتهاء صلاحيته، وينبغي عليك في هذه الحال التجاوب السريع مع هذا الإشعار قبل فوات الوقت.
راجع إجراءات الأمان
تأكد من تفعيل كافة مزايا الأمان في مركز المستندات المركزي، مثل التشفير، وصلاحيات الوصول والفحص الأمني الدوري، كذلك قيّد عمليات التعديل أو الحذف في المستندات بحيث لا تتاح إلا للمستخدمين الضروريين فقط، بالإضافة إلى ما سبق ثقف الموظفين عن خصوصية البيانات وحماية كلمات السر الخاصة بحساباتهم في أداة إدارة المستندات، تلافيًا لوقوع أي حادثة اختراق أو عبث.
بيزات هو حل إدارة المستندات الأمثل
توفر أداة إدارة بيانات الموظفين من بيزات تخزين سحابي آمن سهل الاستخدام ومرن، يمثل حلًا لمختلف التحديات التي تواجهها المنشآت السعودية في إدارة مستندات موظفيها، إذ يعتمد بيزات على التقنية السحابية، وأذونات المستندات، وخاصية التشفير وتصنيف دقيق لأنواع المستندات، ما يلبي جميع الاحتياجات التي تريدها المنشأة لإدارة سهلة وسريعة لمستنداتها. اطلب عرضًا تجريبيًا الآن.
تختفي الخزانات المعدنية رمادية اللون من ديكور المكاتب الحديثة شيئًا فشيئًا، في دلالة على أن عصر الملفات الورقية قد انتهى، وحلت محله أنظمة إدارة مستندات الموظفين القائمة على الرقمنة لتواكب حاجة المنشأة إلى تنظيم أطنان الملفات والوثائق بطريقة سهلة وسريعة الوصول. نتناول في هذا المقال كيف تستطيع المنشأة استخدام مركز المستندات المركزي في إدارة مستنداتها على أفضل نحو.
ما هو مركز المستندات المركزي؟
مركز المستندات المركزي هو نظام رقمي لإدارة مستندات الموظفين، يجعل عملية تخزين، واسترجاع وإدارة معلومات الموظفين أكثر سهولة وسرعة، ويمثل بديلًا عن الخزانات الضخمة لحفظ الملفات الورقية، إذ يتيح المركز إدارة المستندات بشكل شامل بدءًا من تسجيل المعلومات الشخصية والمهنية للموظفين وحتى استرجاع وعرض جميع المعلومات من واجهة استخدام بديهية.
تتضمن المعلومات التي يخزنها مركز المستندات المركزي عقد التوظيف، والسيرة الذاتية، وشهادات الموظف، وتفاصيل الوظيفة، والعناوين وأرقام الهواتف، بالإضافة إلى سجل الحضور والانصراف والإجازات، ومعلومات الدفع، وتقييم الأداء وأوراق التدريب، ولا تنحسر أهمية المركز في إدارة المستندات رقميًا بطريقة سلسة ودمج مختلف أنواع البيانات لجميع الموظفين فحسب، بل يلعب أيضًا دورًا مهمًا في حماية المعلومات الحساسة مثل بيانات الدفع والمعلومات الصحية، فلا يستطيع الوصول إليها إلا الأشخاص ذوي الصلاحية.
4 فوائد لاستخدام مركز مستندات مركزي
مركز المستندات المركزي ليس مجرد أداة إدارة المستندات الخاصة بالموظفين، بل يؤدي وظائف متعددة تساهم في زيادة فعالية إدارة الموارد البشرية في المنشأة، فيما يلي تفصيل لهذه الوظائف:
سهولة الامتثال للقانون
يلزم نظام العمل السعودي المنشأة بحفظ مستندات الموظفين مثل سجل الحضور والانصراف، وملف الموظف، وسجل الفحص الطبي والغرامات وإتاحتها للوصول عند الحاجة حتى بعد انتهاء خدمة الموظف، فمثلًا تحتاج المنشأة هذه الوثائق في أوقات الفحص والتفتيش، والامتثال المؤسسي، بالإضافة إلى شكاوى الموظفين والدعاوى القضائية.
إذ تستدعي تلك الحالات الوصول إلى السجلات في أجل محدد، وبالتالي يمثل مركز المستندات المركزي حلًا نموذجيًا يمكن المنشأة من الوفاء بمواعيد الفحص دون تأخير، ففي غضون ثوان يتم استرجاع المستندات المطلوبة وتقديمها للجهة المعنية.
الحفاظ على أمان وخصوصية المستندات
تحمل جميع بيانات الموظفين أهمية كبيرة تستدعي إحاطتها بأعلى درجات الأمان والخصوصية، ويتميز مركز المستندات المركزي بتوفيره حماية قوية للبيانات مستوفيًا بروتوكولات أمان صارمة، وبالتالي يحافظ على سرية المعلومات الشخصية مثل تفاصيل الحساب المصرفي، وأرقام الضمان الاجتماعي والمستندات الطبية.
بالإضافة إلى ما سبق فإن الرقمنة التي يعتمد عليها مركز المستندات المركزي توفر ميزات أمان متنوعة مثل حماية كلمة المرور، والتشفير والمصادقة الثنائية، وأذونات الدخول وسجل الوصول، ما يتيح التحكم في “من يرى ماذا؟” وبالتالي يحافظ على خصوصية المستندات.
رفع كفاءة العمل
تقتضي إدارة المستندات المعتمدة على الطرق التقليدية، أن يبحث متخصص الموارد البشرية يدويًا عن المستند المطلوب بين مئات المستندات مستغرقًا وقتًا طويلًا، بينما يسرّع مركز المستندات المركزي هذه العملية موفرًا الوقت لباقي المهام، مثل الرد على البريد الإلكتروني والرسائل، ففي ظل تنظيم جميع المستندات في مكان واحد، يصبح البحث عن أي مستند واستعراضه أمرًا سهلًا، وتلقي هذه السهولة بظلالها على عملية التنظيم، فتتحسن كفاءة العمل وتتوفر المستندات السليمة للأشخاص المطلوبين عند الحاجة إليها.
تسهيل تبادل المعلومات
تطلب الأقسام المختلفة للمنشأة ملفات مثل النماذج، والعقود، والشهادات، وتقييمات الأداء وغيرها مما تقتضيه حاجة العمل، وهنا يلعب مركز المستندات المركزي دوره في تمكين الموظفين ذوي الصلة من الوصول الفوري إلى المستندات المطلوبة لأدوارهم.
أهم أنواع المستندات التي يجب تخزينها
نتناول فيما يلي قائمة بالأنواع الرئيسية للمستندات التي ينبغي على المنشأة أن تخزنها وتوثقها بشكل صحيح:
- أوراق التوظيف
تتضمن هذه الأوراق كل المستندات التي يملأها المرشح للوظيفة من لحظة تقدمه للعمل في المنشأة حتى لحظة استلامه العمل، بما في ذلك:
- طلب الوظيفة: يبدي المرشح فيه رغبته في العمل في وظيفة محددة في المنشأة، ويتضمن المعلومات الأساسية والشخصية، والمؤهلات الدراسية، والخبرات المهنية والمهارات، بالإضافة إلى السيرة الذاتية.
- عقد العمل: يوقع الموظف على عقد العمل بمجرد أن توافق المنشأة على توظيفه، ويتضمن العقد شروط التوظيف، ونطاق الوظيفة، والراتب والمزايا ..إلخ.
- فحص الخلفية: يتضمن هذا التقرير بيانات المرشح التي تم اعتمادها لكي تضمن ملائمته للوظيفة، ويلعب دورًا في عملية التقييمات المستقبلية.
- الإقرارات: تمثل الإقرارات تعهدًا من الموظف بامتثاله لنظم وسياسات المنشأة، وشروط وإجراءات العمل والقواعد السلوكية.
- سجل الحضور والانصراف
تتضمن هذه الفئة جميع المعلومات المتعلقة بمواعيد حضور وانصراف الموظف إلى ومن العمل والإجازات التي حصل عليها، وتمثل الدليل الدامغ على أن المنشأة سددت للموظف الراتب الذي يستحقه وفقًا للوقت الذي قضاه في العمل، لذلك فهي أحد أهم أنواع المستندات التي يشترط القانون على المنشأة الاحتفاظ بها، وتتضمن ما يلي:
- عدد ساعات العمل اليومية أو الأسبوعية.
- عدد مرات التأخير.
- عدد أيام الغياب.
- الإجازة المرضية.
- الأعياد.
- العطلات الأسبوعية.
- الإجازات مدفوعة الأجر.
- الإجازات غير المدفوعة.
- ملف الأجور
تحتاج المعالجة الدقيقة لرواتب الموظفين الاحتفاظ بمسير الرواتب لكل شهر، فمثلًا تستدعي منصة مدد رفع ملف الأجور عن كل شهر متضمنًا البيانات الدقيقة لجميع الموظفين، كما أن استرجاع مسير الرواتب مهم في عملية تحصيل الضرائب، والتدقيق المالي ودحض شكاوى الموظفين، لذلك ينبغي أن تتضمن المعلومات المخزنة في مركز المستندات كلًا من الراتب، والاستقطاعات والمكافآت.
- المزايا الوظيفية
لكل موظف سجل المزايا الوظيفية الخاص به، ويشمل معلومات عن التأمين الصحي وخطة التقاعد، والتأمين الاجتماعي وفترة التسجيل، وتحتاج جميع هذه المستندات إلى الاحتفاظ بها محدثة لضمان التوافق مع الهيئات ذات الصلة مثل المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية.
- التدريب الوظيفي
تلعب سجلات التدريب دورًا مهمًا في توجيه جهود التطوير الوظيفي المستقبلية، كما أنها تعد مؤشرًا عن استعداد الموظف للترقية لمنصب أعلى أو إحراز تقدم في وظيفته، وبالتالي ينبغي الاحتفاظ بسجلات التدريب المفصلة بما في ذلك كيفية التدريب، وتكراره والمشاركين فيه.
تحديات مركز المستندات المركزي وكيفية التغلب عليها
على الرغم من الفوائد التي تحسب لمركز المستندات المركزي، تواجه إدارة المستندات باستخدامه مجموعة من التحديات التي يتعين العمل على حلها، نناقش فيما يلي هذه التحديات بجانب الحلول المقترحة لمواجهتها:
توسيع نطاق الرقمنة
تستغرق رقمنة إدارة سجلات الموظفين بعض الوقت لكي تغطي المصادر المتعددة مثل المستندات المرسلة عبر البريد، والفاكس والبريد الإلكتروني، والنماذج والملفات المحملة من الإنترنت، بالإضافة إلى المستندات الورقية التي لا تزال طريقة للتسليم في بعض الحالات، فضلًا عن المستندات الرقمية التي تُطبع في أوراق تمهيدًا لتوقيعها، يؤدي جميع ما سبق إلى صعوبة في تحقيق رقمنة كاملة.
يحتاج حل ذلك التحدي إلى الاعتماد على نظام إدارة مستندات يسمح باستيراد المستندات الرقمية من أدوات الموارد البشرية الأخرى مثل نظام تتبع المتقدمين ونظام الموارد البشرية، بحيث يلتقط ويجمع كافة المستندات من هذه المصادر معًا فور وصولها، أما الأوراق فتحتاج إلى مسحها ضوئيًا تمهيدًا لتحويلها إلى ملف رقمي، ثم توريدها إلى مركز المستندات المركزي، على سبيل المثال يتضمن مركز المستندات المركزي من “بيزات” خاصية التعرف على النصوص (OCR) التي تمكنك من رفع أي ملف بتصويره فقط دون الحاجة إلى كتابته يدويًا.
الإعداد للامتثال للقانون
أشرنا إلى أهمية امتثال المنشأة للضوابط التي وضعها القانون بشأن تخزين المستندات والاحتفاظ بها، وهو تحد يحتاج إلى إجراء عملية جرد واسعة، بموجبها تحدد الموارد البشرية:
- ما المستندات الموجودة؟
- ما هي المستندات التي يجب الاحتفاظ بها؟
- ما المدة الزمنية لحفظ المستندات؟
- من يملك حق الإطلاع على هذه المستندات؟
- ما هي المستندات التي تحتاج إلى التخزين في أكثر من مكان؟
تنوع فترات الاحتفاظ بالمستندات
في ظل تعدد أنواع المستندات واختلاف المدد الزمنية اللازمة للاحتفاظ بكل نوع، تواجه إدارة مستندات الموظفين تحدي التوافق مع متطلبات حفظ الوثائق المعقدة، ويكمن حل هذا التحدي في الاعتماد على مركز مستندات مركزي يقسم المستندات إلى فئات قياسية، ويتيح تخصيص كل فئة بمدة احتفاظ معينة، بالتالي فور وصول الملف إلى مركز المستندات، يطبق عليه قاعدة الاحتفاظ المناسبة للفئة الخاصة به.
كيفية تخصيص مركز المستندات المركزي لمنشأتك؟
يأتي مركز المستندات المركزي بميزات قياسية لكافة المنشآت، إلا أن ذلك لا يعني غياب الحاجة إلى التخطيط المسبق قبل استخدامه، لذلك نورد فيما يلي الخطوات التي تحتاج المنشأة لاتخاذها لكي تستخدم مركز المستندات المركزي على وجه يتماشى مع احتياجاتها المحددة:
- ارسم خريطة لمستندات المنشأة استنادًا إلى قائمة بجميع ملفات الموارد البشرية التي تحوزها المنشأة لكل موظف.
- حدد من يملك صلاحية الاطلاع على المستندات، بناء على حاجة دوره الوظيفي ونوع المستند: هل كل الموظفين؟ أم قسم الموارد البشرية؟
- عين تواريخ انتهاء صلاحية المستندات وأي أنواع تحتاج إلى تحديث دوري.
- ضع معايير الأمان التي يحتاجها كل نوع من أنواع مستندات الموظفين، وما الأنواع التي يتعين التخلص منها بعد أن تصبح بدون فائدة.
- أنشئ استراتيجية التخزين والأرشفة، بحيث تتضمن سير عمل لإجراءات حفظ الوثائق وتحويلها إلى الأرشيف.
أفضل ممارسات إدارة مركز المستندات المركزي
لتعظيم درجة كفاءة وفعالية إدارة المستندات في مركز المستندات المركزي، اتبع هذه الممارسات الأربع:
اعتمد على التقنية السحابية
يستند مركز المستندات المركزي إلى إحدى طريقتين في تخزين الملفات، محلية أو سحابية، وتأتي التقنية السحابية كأحدث طرق التخزين وأكثرها أمانًا وأسهلها في الوصول، فهو من ناحية يخزن الملفات على السحابة وبالتالي يستخدم النسخ الاحتياطي في أماكن متعددة تحمي البيانات من الفقد، كما أنه يتيح الإطلاع على المستندات، ورفعها وتعديلها بغض النظر عن مكان الموظف، ما دام متصلًا بالإنترنت، سواء عبر تطبيق الويب أو الجوال.
قيّد الوصول إلى المستندات
استخدم الصلاحيات التي يمنحها لك مركز المستندات المركزي لتقييد الوصول إلى المستندات، إذ ليس من الضروري أن يرى المستخدم في دور معين بيانات أكثر من التي تحتاج إليها طبيعة عمله سواء كان مشرفًا (Admin) أو أحد الموظفين، بل يجب أن يُسمح بالوصول للمستندات السرية والحساسة لقسم الموارد البشرية والمديرين فقط.
راجع وحدث مستندات الموظفين دوريا
تضطر المنشأة السعودية التي تتأخر في تحديث مستندات موظفيها منتهية الصلاحية – مثل الإقامة – إلى دفع غرامات يفرضها القانون، وتجنبًا لذلك احرص على تحديث مستندات الموظفين لضمان الدقة والامتثال للقانون.
ترسل أداة إدارة مستندات الموظفين من “بيزات” إشعارًا للمنشأة ينبهها إلى حاجة مستند معين إلى التحديث بسبب انتهاء صلاحيته، وينبغي عليك في هذه الحال التجاوب السريع مع هذا الإشعار قبل فوات الوقت.
راجع إجراءات الأمان
تأكد من تفعيل كافة مزايا الأمان في مركز المستندات المركزي، مثل التشفير، وصلاحيات الوصول والفحص الأمني الدوري، كذلك قيّد عمليات التعديل أو الحذف في المستندات بحيث لا تتاح إلا للمستخدمين الضروريين فقط، بالإضافة إلى ما سبق ثقف الموظفين عن خصوصية البيانات وحماية كلمات السر الخاصة بحساباتهم في أداة إدارة المستندات، تلافيًا لوقوع أي حادثة اختراق أو عبث.
بيزات هو حل إدارة المستندات الأمثل
توفر أداة إدارة بيانات الموظفين من بيزات تخزين سحابي آمن سهل الاستخدام ومرن، يمثل حلًا لمختلف التحديات التي تواجهها المنشآت السعودية في إدارة مستندات موظفيها، إذ يعتمد بيزات على التقنية السحابية، وأذونات المستندات، وخاصية التشفير وتصنيف دقيق لأنواع المستندات، ما يلبي جميع الاحتياجات التي تريدها المنشأة لإدارة سهلة وسريعة لمستنداتها. اطلب عرضًا تجريبيًا الآن.
تختفي الخزانات المعدنية رمادية اللون من ديكور المكاتب الحديثة شيئًا فشيئًا، في دلالة على أن عصر الملفات الورقية قد انتهى، وحلت محله أنظمة إدارة مستندات الموظفين القائمة على الرقمنة لتواكب حاجة المنشأة إلى تنظيم أطنان الملفات والوثائق بطريقة سهلة وسريعة الوصول. نتناول في هذا المقال كيف تستطيع المنشأة استخدام مركز المستندات المركزي في إدارة مستنداتها على أفضل نحو.
ما هو مركز المستندات المركزي؟
مركز المستندات المركزي هو نظام رقمي لإدارة مستندات الموظفين، يجعل عملية تخزين، واسترجاع وإدارة معلومات الموظفين أكثر سهولة وسرعة، ويمثل بديلًا عن الخزانات الضخمة لحفظ الملفات الورقية، إذ يتيح المركز إدارة المستندات بشكل شامل بدءًا من تسجيل المعلومات الشخصية والمهنية للموظفين وحتى استرجاع وعرض جميع المعلومات من واجهة استخدام بديهية.
تتضمن المعلومات التي يخزنها مركز المستندات المركزي عقد التوظيف، والسيرة الذاتية، وشهادات الموظف، وتفاصيل الوظيفة، والعناوين وأرقام الهواتف، بالإضافة إلى سجل الحضور والانصراف والإجازات، ومعلومات الدفع، وتقييم الأداء وأوراق التدريب، ولا تنحسر أهمية المركز في إدارة المستندات رقميًا بطريقة سلسة ودمج مختلف أنواع البيانات لجميع الموظفين فحسب، بل يلعب أيضًا دورًا مهمًا في حماية المعلومات الحساسة مثل بيانات الدفع والمعلومات الصحية، فلا يستطيع الوصول إليها إلا الأشخاص ذوي الصلاحية.
4 فوائد لاستخدام مركز مستندات مركزي
مركز المستندات المركزي ليس مجرد أداة إدارة المستندات الخاصة بالموظفين، بل يؤدي وظائف متعددة تساهم في زيادة فعالية إدارة الموارد البشرية في المنشأة، فيما يلي تفصيل لهذه الوظائف:
سهولة الامتثال للقانون
يلزم نظام العمل السعودي المنشأة بحفظ مستندات الموظفين مثل سجل الحضور والانصراف، وملف الموظف، وسجل الفحص الطبي والغرامات وإتاحتها للوصول عند الحاجة حتى بعد انتهاء خدمة الموظف، فمثلًا تحتاج المنشأة هذه الوثائق في أوقات الفحص والتفتيش، والامتثال المؤسسي، بالإضافة إلى شكاوى الموظفين والدعاوى القضائية.
إذ تستدعي تلك الحالات الوصول إلى السجلات في أجل محدد، وبالتالي يمثل مركز المستندات المركزي حلًا نموذجيًا يمكن المنشأة من الوفاء بمواعيد الفحص دون تأخير، ففي غضون ثوان يتم استرجاع المستندات المطلوبة وتقديمها للجهة المعنية.
الحفاظ على أمان وخصوصية المستندات
تحمل جميع بيانات الموظفين أهمية كبيرة تستدعي إحاطتها بأعلى درجات الأمان والخصوصية، ويتميز مركز المستندات المركزي بتوفيره حماية قوية للبيانات مستوفيًا بروتوكولات أمان صارمة، وبالتالي يحافظ على سرية المعلومات الشخصية مثل تفاصيل الحساب المصرفي، وأرقام الضمان الاجتماعي والمستندات الطبية.
بالإضافة إلى ما سبق فإن الرقمنة التي يعتمد عليها مركز المستندات المركزي توفر ميزات أمان متنوعة مثل حماية كلمة المرور، والتشفير والمصادقة الثنائية، وأذونات الدخول وسجل الوصول، ما يتيح التحكم في “من يرى ماذا؟” وبالتالي يحافظ على خصوصية المستندات.
رفع كفاءة العمل
تقتضي إدارة المستندات المعتمدة على الطرق التقليدية، أن يبحث متخصص الموارد البشرية يدويًا عن المستند المطلوب بين مئات المستندات مستغرقًا وقتًا طويلًا، بينما يسرّع مركز المستندات المركزي هذه العملية موفرًا الوقت لباقي المهام، مثل الرد على البريد الإلكتروني والرسائل، ففي ظل تنظيم جميع المستندات في مكان واحد، يصبح البحث عن أي مستند واستعراضه أمرًا سهلًا، وتلقي هذه السهولة بظلالها على عملية التنظيم، فتتحسن كفاءة العمل وتتوفر المستندات السليمة للأشخاص المطلوبين عند الحاجة إليها.
تسهيل تبادل المعلومات
تطلب الأقسام المختلفة للمنشأة ملفات مثل النماذج، والعقود، والشهادات، وتقييمات الأداء وغيرها مما تقتضيه حاجة العمل، وهنا يلعب مركز المستندات المركزي دوره في تمكين الموظفين ذوي الصلة من الوصول الفوري إلى المستندات المطلوبة لأدوارهم.
أهم أنواع المستندات التي يجب تخزينها
نتناول فيما يلي قائمة بالأنواع الرئيسية للمستندات التي ينبغي على المنشأة أن تخزنها وتوثقها بشكل صحيح:
- أوراق التوظيف
تتضمن هذه الأوراق كل المستندات التي يملأها المرشح للوظيفة من لحظة تقدمه للعمل في المنشأة حتى لحظة استلامه العمل، بما في ذلك:
- طلب الوظيفة: يبدي المرشح فيه رغبته في العمل في وظيفة محددة في المنشأة، ويتضمن المعلومات الأساسية والشخصية، والمؤهلات الدراسية، والخبرات المهنية والمهارات، بالإضافة إلى السيرة الذاتية.
- عقد العمل: يوقع الموظف على عقد العمل بمجرد أن توافق المنشأة على توظيفه، ويتضمن العقد شروط التوظيف، ونطاق الوظيفة، والراتب والمزايا ..إلخ.
- فحص الخلفية: يتضمن هذا التقرير بيانات المرشح التي تم اعتمادها لكي تضمن ملائمته للوظيفة، ويلعب دورًا في عملية التقييمات المستقبلية.
- الإقرارات: تمثل الإقرارات تعهدًا من الموظف بامتثاله لنظم وسياسات المنشأة، وشروط وإجراءات العمل والقواعد السلوكية.
- سجل الحضور والانصراف
تتضمن هذه الفئة جميع المعلومات المتعلقة بمواعيد حضور وانصراف الموظف إلى ومن العمل والإجازات التي حصل عليها، وتمثل الدليل الدامغ على أن المنشأة سددت للموظف الراتب الذي يستحقه وفقًا للوقت الذي قضاه في العمل، لذلك فهي أحد أهم أنواع المستندات التي يشترط القانون على المنشأة الاحتفاظ بها، وتتضمن ما يلي:
- عدد ساعات العمل اليومية أو الأسبوعية.
- عدد مرات التأخير.
- عدد أيام الغياب.
- الإجازة المرضية.
- الأعياد.
- العطلات الأسبوعية.
- الإجازات مدفوعة الأجر.
- الإجازات غير المدفوعة.
- ملف الأجور
تحتاج المعالجة الدقيقة لرواتب الموظفين الاحتفاظ بمسير الرواتب لكل شهر، فمثلًا تستدعي منصة مدد رفع ملف الأجور عن كل شهر متضمنًا البيانات الدقيقة لجميع الموظفين، كما أن استرجاع مسير الرواتب مهم في عملية تحصيل الضرائب، والتدقيق المالي ودحض شكاوى الموظفين، لذلك ينبغي أن تتضمن المعلومات المخزنة في مركز المستندات كلًا من الراتب، والاستقطاعات والمكافآت.
- المزايا الوظيفية
لكل موظف سجل المزايا الوظيفية الخاص به، ويشمل معلومات عن التأمين الصحي وخطة التقاعد، والتأمين الاجتماعي وفترة التسجيل، وتحتاج جميع هذه المستندات إلى الاحتفاظ بها محدثة لضمان التوافق مع الهيئات ذات الصلة مثل المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية.
- التدريب الوظيفي
تلعب سجلات التدريب دورًا مهمًا في توجيه جهود التطوير الوظيفي المستقبلية، كما أنها تعد مؤشرًا عن استعداد الموظف للترقية لمنصب أعلى أو إحراز تقدم في وظيفته، وبالتالي ينبغي الاحتفاظ بسجلات التدريب المفصلة بما في ذلك كيفية التدريب، وتكراره والمشاركين فيه.
تحديات مركز المستندات المركزي وكيفية التغلب عليها
على الرغم من الفوائد التي تحسب لمركز المستندات المركزي، تواجه إدارة المستندات باستخدامه مجموعة من التحديات التي يتعين العمل على حلها، نناقش فيما يلي هذه التحديات بجانب الحلول المقترحة لمواجهتها:
توسيع نطاق الرقمنة
تستغرق رقمنة إدارة سجلات الموظفين بعض الوقت لكي تغطي المصادر المتعددة مثل المستندات المرسلة عبر البريد، والفاكس والبريد الإلكتروني، والنماذج والملفات المحملة من الإنترنت، بالإضافة إلى المستندات الورقية التي لا تزال طريقة للتسليم في بعض الحالات، فضلًا عن المستندات الرقمية التي تُطبع في أوراق تمهيدًا لتوقيعها، يؤدي جميع ما سبق إلى صعوبة في تحقيق رقمنة كاملة.
يحتاج حل ذلك التحدي إلى الاعتماد على نظام إدارة مستندات يسمح باستيراد المستندات الرقمية من أدوات الموارد البشرية الأخرى مثل نظام تتبع المتقدمين ونظام الموارد البشرية، بحيث يلتقط ويجمع كافة المستندات من هذه المصادر معًا فور وصولها، أما الأوراق فتحتاج إلى مسحها ضوئيًا تمهيدًا لتحويلها إلى ملف رقمي، ثم توريدها إلى مركز المستندات المركزي، على سبيل المثال يتضمن مركز المستندات المركزي من “بيزات” خاصية التعرف على النصوص (OCR) التي تمكنك من رفع أي ملف بتصويره فقط دون الحاجة إلى كتابته يدويًا.
الإعداد للامتثال للقانون
أشرنا إلى أهمية امتثال المنشأة للضوابط التي وضعها القانون بشأن تخزين المستندات والاحتفاظ بها، وهو تحد يحتاج إلى إجراء عملية جرد واسعة، بموجبها تحدد الموارد البشرية:
- ما المستندات الموجودة؟
- ما هي المستندات التي يجب الاحتفاظ بها؟
- ما المدة الزمنية لحفظ المستندات؟
- من يملك حق الإطلاع على هذه المستندات؟
- ما هي المستندات التي تحتاج إلى التخزين في أكثر من مكان؟
تنوع فترات الاحتفاظ بالمستندات
في ظل تعدد أنواع المستندات واختلاف المدد الزمنية اللازمة للاحتفاظ بكل نوع، تواجه إدارة مستندات الموظفين تحدي التوافق مع متطلبات حفظ الوثائق المعقدة، ويكمن حل هذا التحدي في الاعتماد على مركز مستندات مركزي يقسم المستندات إلى فئات قياسية، ويتيح تخصيص كل فئة بمدة احتفاظ معينة، بالتالي فور وصول الملف إلى مركز المستندات، يطبق عليه قاعدة الاحتفاظ المناسبة للفئة الخاصة به.
كيفية تخصيص مركز المستندات المركزي لمنشأتك؟
يأتي مركز المستندات المركزي بميزات قياسية لكافة المنشآت، إلا أن ذلك لا يعني غياب الحاجة إلى التخطيط المسبق قبل استخدامه، لذلك نورد فيما يلي الخطوات التي تحتاج المنشأة لاتخاذها لكي تستخدم مركز المستندات المركزي على وجه يتماشى مع احتياجاتها المحددة:
- ارسم خريطة لمستندات المنشأة استنادًا إلى قائمة بجميع ملفات الموارد البشرية التي تحوزها المنشأة لكل موظف.
- حدد من يملك صلاحية الاطلاع على المستندات، بناء على حاجة دوره الوظيفي ونوع المستند: هل كل الموظفين؟ أم قسم الموارد البشرية؟
- عين تواريخ انتهاء صلاحية المستندات وأي أنواع تحتاج إلى تحديث دوري.
- ضع معايير الأمان التي يحتاجها كل نوع من أنواع مستندات الموظفين، وما الأنواع التي يتعين التخلص منها بعد أن تصبح بدون فائدة.
- أنشئ استراتيجية التخزين والأرشفة، بحيث تتضمن سير عمل لإجراءات حفظ الوثائق وتحويلها إلى الأرشيف.
أفضل ممارسات إدارة مركز المستندات المركزي
لتعظيم درجة كفاءة وفعالية إدارة المستندات في مركز المستندات المركزي، اتبع هذه الممارسات الأربع:
اعتمد على التقنية السحابية
يستند مركز المستندات المركزي إلى إحدى طريقتين في تخزين الملفات، محلية أو سحابية، وتأتي التقنية السحابية كأحدث طرق التخزين وأكثرها أمانًا وأسهلها في الوصول، فهو من ناحية يخزن الملفات على السحابة وبالتالي يستخدم النسخ الاحتياطي في أماكن متعددة تحمي البيانات من الفقد، كما أنه يتيح الإطلاع على المستندات، ورفعها وتعديلها بغض النظر عن مكان الموظف، ما دام متصلًا بالإنترنت، سواء عبر تطبيق الويب أو الجوال.
قيّد الوصول إلى المستندات
استخدم الصلاحيات التي يمنحها لك مركز المستندات المركزي لتقييد الوصول إلى المستندات، إذ ليس من الضروري أن يرى المستخدم في دور معين بيانات أكثر من التي تحتاج إليها طبيعة عمله سواء كان مشرفًا (Admin) أو أحد الموظفين، بل يجب أن يُسمح بالوصول للمستندات السرية والحساسة لقسم الموارد البشرية والمديرين فقط.
راجع وحدث مستندات الموظفين دوريا
تضطر المنشأة السعودية التي تتأخر في تحديث مستندات موظفيها منتهية الصلاحية – مثل الإقامة – إلى دفع غرامات يفرضها القانون، وتجنبًا لذلك احرص على تحديث مستندات الموظفين لضمان الدقة والامتثال للقانون.
ترسل أداة إدارة مستندات الموظفين من “بيزات” إشعارًا للمنشأة ينبهها إلى حاجة مستند معين إلى التحديث بسبب انتهاء صلاحيته، وينبغي عليك في هذه الحال التجاوب السريع مع هذا الإشعار قبل فوات الوقت.
راجع إجراءات الأمان
تأكد من تفعيل كافة مزايا الأمان في مركز المستندات المركزي، مثل التشفير، وصلاحيات الوصول والفحص الأمني الدوري، كذلك قيّد عمليات التعديل أو الحذف في المستندات بحيث لا تتاح إلا للمستخدمين الضروريين فقط، بالإضافة إلى ما سبق ثقف الموظفين عن خصوصية البيانات وحماية كلمات السر الخاصة بحساباتهم في أداة إدارة المستندات، تلافيًا لوقوع أي حادثة اختراق أو عبث.
بيزات هو حل إدارة المستندات الأمثل
توفر أداة إدارة بيانات الموظفين من بيزات تخزين سحابي آمن سهل الاستخدام ومرن، يمثل حلًا لمختلف التحديات التي تواجهها المنشآت السعودية في إدارة مستندات موظفيها، إذ يعتمد بيزات على التقنية السحابية، وأذونات المستندات، وخاصية التشفير وتصنيف دقيق لأنواع المستندات، ما يلبي جميع الاحتياجات التي تريدها المنشأة لإدارة سهلة وسريعة لمستنداتها. اطلب عرضًا تجريبيًا الآن.
مقالات ذات صلة
يُعد نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري من أهم الأدوات التنظيمية في أي شركة، حيث يتيح تتبّع دوام الموظفين منذ بداية يوم العمل وحتى انتهائه، مع تسجيل أوقات الحضور والانصراف الفعلية، […]
يكاد لا يخلو أي نقاش حول الحضور والانصراف في الشركات من ذكر نظام البصمة، باعتباره الحل الأكثر شيوعًا لضبط دوام الموظفين ومنع التلاعب بساعات العمل. لكن مع تغيّر طبيعة بيئات […]
بدلًا من مطاردة الموظفين للتأكد من إثبات موعد الحضور، أو بذ جهد مضني في تصحيح الأخطاء التي تشوب سجلات المواعيد ومعالجة أخطاء حساب الراتب، تخفف برامج الحضور عنك هذا العبء […]
Get Social