بعد عقود طويلة من تكديس السير الذاتية على المكاتب أو الاحتفاظ بها في أرفف التخزين، جاءت أنظمة تتبع المتقدمين التي ظهرت في تسعينيات القرن الماضي لتحدث ثورة في عملية التعيين برمتها، زادها زخمًا ظهور الذكاء الاصطناعي ودمج

معها.  فما هو نظام ATS؟

ما هو نظام ATS للموارد البشرية؟

نظام ATS هو برنامج للموارد البشرية يساعد الشركات على تبسيط عملية اختيار المتقدمين للوظائف من خلال الرقمنة، يتضمن النظام قاعدة بيانات مركزية لمعلومات الوظائف الشاغرة والمتقدمين لها، ومن خلاله تدار طلبات التوظيف والإعلانات ويتم فحص المتقدمين والاختيار من بينهم.

يؤتمت نظام تتبع المتقدمين المهام الروتينية في عملية التوظيف مثل كتابة الوصف الوظيفي، ونشر الوظائف على مواقع التوظيف، وفحص السير الذاتية، وتصفية المرشحين بناء على متطلبات الوظيفة، وجدولة المقابلات، ومتابعة تقدم كل مرشح خلال عملية التوظيف، ما يكفل للشركة إدارة الوقت والجهد بطريقة اقتصادية دون إغفال أي مرشح كفء.

كيف يعمل نظام تتبع المتقدمين؟

يحاكي نظام تتبع المتقدمين العقل البشري في أثناء إدارته لعملية اختيار المتقدمين، ويمكن تلخيص آلية عمله في أربع خطوات أساسية:

• الخطوة الأولى: يضيف مسؤول الموارد البشرية تفاصيل الوظيفة الشاغرة إلى النظام، بما في ذلك المسمى الوظيفي، والمهارات المطلوبة، والخبرات، باختصار يُضاف الوصف الوظيفي والذي يساعد في صياغته نظام ATS نفسه.
• الخطوة الثانية: يفحص نظام ATS السير الذاتية الواردة، ويصنف المرشحين إلى فئات، ثم يخزن السير الذاتية في قاعدة بيانات قابلة للبحث.
•  الخطوة الثالثة: يختار مسؤول الموارد البشرية المرشح المناسب من قائمة المرشحين المصنفين، أو يبحث بنفسه في قاعدة البيانات عن متقدمين مؤهلين باستخدام الكلمات المفتاحية المناسبة والمهارات الواردة في السيرة الذاتية.
• الخطوة الرابعة: ينسق النظام المقابلات من خلال أدوات الجدولة، ما يساعد مسؤول الموارد البشرية في ترتيب مواعيد المقابلات الشخصية مع المتقدمين وفقًا لجدوله الزمني، منعًا لتضارب المواعيد أو تفويتها.

من يستخدم نظام ATS؟

تستخدم الشركات من جميع الأحجام والقطاعات برنامج موارد بشرية إيمانًا منها بفعاليتها في إدارة عمليات اختيار المتقدمين للوظائف، وذلك بعد أن كان استخدام هذا النظام حكرًا على الشركات الكبرى، حيث تشير الأبحاث إلى أن 98.4٪ من شركات Fortune 500 تستخدم ATS. أما الآن ففي ظل ظهور نظام تتبع المتقدمين المعتمد على التقنية السحابية مثل بيزات، أصبحت هذه الأنظمة في متناول الجميع، بما في ذلك:

• شركات التوظيف: لمطابقة المرشحين  مع الوظائف المناسبة في مختلف المجالات.
• الهيئات الحكومية: للتعامل مع متطلبات التوظيف المعقدة في القطاع الحكومي.
• الشركات متوسطة الحجم: لمواكبة الأعداد المتزايدة من المتقدمين وضمان تنظيم عملية اختيار المرشحين.
• الشركات الصغيرة: لتوفير الوقت والجهد للأعمال الاستراتيجية في الموارد البشرية، خاصة إذا كانت الشركة تتمتع بمعدل نمو سريع أو تعلن عن شواغر وظيفية ذات معدل إقبال عالٍ من المتقدمين.
• المؤسسات غير الربحية: لضمان الاحترافية في الاختيار والاستدامة في ممارسة الأعمال غير الربحية.

متى يجب على المنشأة استخدام نظام ATS؟

على الرغم من أن نظام ATS يحمل نفعًا لكل المنشآت، إلا أنه توجد بعض السمات المشتركة التي تمثل جرس إنذار بأن المنشأة بحاجة الآن إلى استخدام النظام، من بين هذه العلامات:

• إذا كان المنشأة تنمو سريعًا ولديها خطة توظيف طموحة تستهدف استقطاب مجموعة واسعة من الكفاءات.
• إذا استهدفت المنشأة مجموعة مهارات أو مناصب متخصصة تحظى بإقبال كبير من المتقدمين.
• في حالات التوظيف بأعداد كبيرة من الشواغر الوظيفية.
• لمعالجة أوجه القصور في عملية التوظيف الحالية، مثل:

• استخدام جداول البيانات في تتبع خطوات التوظيف.
• صعوبة اتخاذ القرار بشأن المرشح المناسب.
• الفحص اليدوي للسير الذاتية.
• صعوبة إجراء اختبارات للمرشحين.

ما أهمية نظام ATS؟

يحمل نظام ATS فوائد جمة للمنشآت، تختلف من منشأة لأخرى حسب احتياجاتها، إلا أنه توجد فوائد عامة يستفيد منها الكل، من أبرزها:

• تعيينات أعلى جودة

 يؤكد 79% من مسؤولي التوظيف أن استخدام نظام تتبع طالبي الوظائف أدى إلى حدوث تحسن ملحوظ في جودة التعيينات، وتفسير ذلك الميزات التي يقدمها والتي تساعد في تحديد أفضل المرشحين لوظيفة معينة بسرعة وكفاءة، وبالتالي اتخاذ قرار تعيين أعلى جودة، وضم موظف جديد يمثل إضافة حقيقية في مكانه.

• تقليل تكلفة التوظيف

تشير الأبحاث إلى أن نظام تتبع المتقدمين يمكن أن يقلل الوقت الذي تستغرقه دورة التوظيف بنسبة 60%، وبالتالي يقصر من المدى الزمني لدورة التوظيف ككل، ولا شك أن الوقت هو أحد أهم العوامل التي توضح في الحسبان أثناء حساب تكلفة كل توظيف، وإذا كان عدد التعيينات الجديدة كبيرًا، تزداد الوفرة في التكاليف التي تحدث بسبب استخدام نظام ATS.

• تقليل وقت العمل على المهام الروتينية

يؤتمت نظام ATS العديد من المهام الإدارية المرتبطة بعملية التوظيف مثل فحص السير الذاتية وتتبع المرشح في رحلة الاختيار، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني، وتنظيم معلومات المتقدمين للوظائف، وبالتالي يوفر ساعات طويلة تستغرقها هذه المهام، لمهام أكثر تعقيدًا مثل تقييم السير الذاتية للمرشحين المصنفين ضمن قائمة أفضل المتقدمين المؤهلين لإجراء مقابلة شخصية.

ليس هذا فحسب بل إن البطء في نقل المرشح المؤهل إلى مرحلة التوظيف التالية، يهدد بقبول هذا المرشح وظيفة في منشأة أخرى، وبالتالي يؤدي إلى حدوث نزيف في الكفاءات المطلوبة.

• تحسين تجربة التقديم

المتقدم يفحص الشركة مثلما تفحصه هي، ومن بين معايير تقييمه تجربة التقديم على وظيفة، لذلك فإن الخطوات التي يمر بها طوال مرحلة التقديم هي أحد البواعث الهامة في قرار بالاستمرار في التقديم من عدمه وقبول عرض العمل.

يفسر ذلك أهمية الدور الذي يلعبه نظام ATS في توفير تجربة تقديم سلسة وسهلة، يستطيع خلالها المتقدم تحميل المعلومات الخاصة به بسهولة والاطلاع الدائم على حالة طلبه، وخوض الاختبارات وتسجيل الإجابات بسلاسة وسرعة، دون هدر وقت طويل في استقبال الأسئلة والإجابة عليها ثم إرسالها.

•  أخطاء وفرص ضائعة أقل

داء العمل اليدوي هو الأخطاء، وعندما تفحص السير الذاتية يدويًا، يكون من الوارد إغفال تفاصيل مهمة تؤثر في تقييم المرشح، أو إجراء مقابلة مع شخص لا يستوفي متطلبات الوظيفة، أو سقوط مرشح مناسب من قائمة المؤهلين لإجراء مقابلة شخصية، وذلك على عكس الأتمتة التي تمثل جوهر عمل نظام تتبع طالبي الوظائف، فتتميز الأتمتة بمعدل خطأ صفري، ما يضمن أعلى درجة من الدقة في تقييم وتصنيف المرشحين.

• فحص دقيق للمتقدمين

عملية فحص وتصفية المتقدين هي العملية الأكثر إرهاقًا على مدار رحلة الاختيار، إذ تتطلب جهدًا وتركيزًا فائقين بحثًا عن أي مؤشر على أن هذا المتقدم يستحق أن ينتقل إلى المرحلة التالية من التواصل، بينما في ظل استخدام نظام ATS تُستخدم الكلمات المفتاحية التي تم ضبطها مسبقًا لتكون معيارًا في انتقاء المتقدمين المناسبين واستبعاد الآخرين ممن لا يستوفون المتطلبات الأساسية للدور الشاغر.