تنفيذ سياسة العمل المرن في السعودية هو أكثر من مجرد تغيير بسيط في سياسة العمل، إذ يتطلب نهج مدروس وتخطيط وبحث دقيق ينقلها من الإطار العشوائي إلى الإطار الرسمي الواضح. في هذا المقال نتناول التفاصيل العملية لتطبيق سياسة عمل مرن رسميًا في المنشأة وكيف يمكن دمجها مع نظام العمل الحالي ومعالجة موضوعات تماسك الفريق وإدارة الأداء لضمان انتقال ناجح.

يدعم نظام العمل المرن القطاع الخاص في استقطاب الكفاءات وتحفيز التوطين، مما يعزز تنافسية الشركات السعودية في سوق العمل.

فوائد العمل المرن

يُعد العمل المرن من أبرز الاتجاهات الحديثة التي تعتمدها الشركات السعودية لتعزيز الإنتاجية وتحقيق التوازن بين الحياة العملية والشخصية للموظفين. من خلال تقليل ضغط التنقل اليومي وزيادة رضا الموظفين، تسهم سياسات العمل المرن في تقليل معدلات الغياب وتحسين جودة العمل. كما يعزز هذا النظام من قدرة الشركات على جذب المواهب والمحافظة عليها، خاصة في ظل التغيرات المستمرة في سوق العمل بالمملكة.

مقدمة عن العمل المرن

يُعد نظام العمل المرن من أحدث الأنظمة التي أطلقتها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية، بهدف تطوير سوق العمل وخلق فرص عمل متنوعة تتناسب مع احتياجات المواطنين والمواطنات. يقوم هذا النظام على مبدأ التعاقد بين العامل وصاحب العمل بشكل مرن، حيث يتم احتساب الأجر على أساس الساعة، ما يمنح العامل حرية اختيار أوقات العمل وعدد الساعات التي يرغب في العمل بها، دون الالتزام بساعات العمل التقليدية الكاملة.

يستند نظام العمل المرن إلى قرارات وزارية رسمية (القرار رقم 146481 والقرار رقم 153307)، ويأتي ضمن جهود الوزارة لتحقيق مستهدفات رؤية 2030، من خلال تمكين الشباب والشابات السعوديين من دخول سوق العمل بطرق مبتكرة وغير تقليدية. يتيح النظام للمنشآت توظيف العاملين بنظام العمل المرن بحيث تقل ساعات العمل للعامل لدى صاحب العمل الواحد عن نصف ساعات العمل المعتادة في المنشأة، مما يوفر مرونة كبيرة للطرفين ويعزز من إنتاجية المنشآت.

تتم جميع إجراءات التعاقد وتوثيق العقود إلكترونيًا عبر منصة العمل المرن، حيث يمكن للعامل إنشاء ملف شخصي على البوابة الإلكترونية، والبحث عن فرص عمل تناسبه، واختيار صاحب العمل الأنسب له. كما تتيح المنصة للمنشآت تسجيل العاملين والتحقق من بياناتهم عبر منصة “أبشر”، مما يرفع من مستوى الأمان والمصداقية في سوق العمل.

من أبرز مزايا نظام العمل المرن أنه يسمح للعامل بالتعاقد مع أكثر من صاحب عمل في نفس الوقت، ويمنحه حرية اختيار مكان العمل بما يتناسب مع ظروفه الشخصية. ويكون احتساب الأجر على أساس الساعة، ويصرف شهريًا أو حسب الاتفاق بين الطرفين، ما يضمن شفافية وعدالة في التعاملات المالية. كما أن النظام يقتصر حاليًا على السعوديين فقط، ويشترط أن يكون العامل سعودي الجنسية ليستفيد من هذه الخدمة.

تسعى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية من خلال هذا النظام إلى رفع نسبة مشاركة السعوديين في سوق العمل، وتوطين الوظائف، وتحقيق التوازن بين الحياة العملية والشخصية للعاملين. كما أن منصة “مرن” الرقمية تسهل عملية توثيق العقود إلكترونيًا، وتوفر بيئة عمل محفزة ومستقرة تواكب تطلعات سوق العمل الحديث في المملكة العربية السعودية.

نظام العمل المرن يمثل نقلة نوعية في تنظيم العلاقة بين العامل وصاحب العمل، ويعزز من فرص العمل المرنة التي تلبي احتياجات مختلف الفئات، مع ضمان حقوق الطرفين من خلال توثيق العقود والالتزام بأحكام نظام العمل السعودي.

5 خطوات لتطبيق سياسة العمل المرن

الخطوة الأولى: اختر ترتيبات العمل المرن الأكثر ملائمة للمنشأة وللموظفين

المطلوب في هذه الخطوة الأولى هو اختيار ترتيبات العمل المرن التي تناسب أهداف العمل واحتياجات الموظفين على حد سواء من بين الأنواع التي أشرنا  في المقال السابق حول مفهوم العمل المرن، مثل المواعيد المرنة، والأسبوع المضغوط، والدوام الجزئي، والعمل بالساعة، والعمل عن بعد، وتقاسم الوظيفية، وفترة التفرغ بالإضافة إلى التقاعد التدريجي.

 اطرح في البداية سؤالًا جوهريًا: لماذا قررت المنشأة تطبيق سياسة العمل المرن أي ما الذي تريد تحسينه من خلال تطبيق هذه السياسة؟ تساهم هذه الإجابة في تقييم الخيارات المتاحة وتفضيل ترتيبات عن غيرها، على سبيل المثال قد يساعد العمل عن بعد في خفض مصاريف المكتب، لذلك ما لم تكن المنشأة في حاجة إلى التعامل مع العملاء وجهًا لوجه، سيكون العمل عن بعد شكلًا مناسبًا من أشكال العمل المرن.

أما بالنسبة للموظفين، فاسألهم في استبيان رأي عن ترتيبات العمل المرن التي يريدونها، أتح الفرصة لهم بتقديم طلبات لتغيير جداول العمل باستخدام نموذج اقتراح موحد، يسهل على موظف الموارد البشرية الموافقة عليه أو رفضه، بحيث يتضمن هذا النموذج البنود الآتية:

• أسباب اقتراح ترتيب مختلف.
• وصف الترتيب والجدول الزمني المقترح.
• وصف لكيفية عزم الموظف تحقيق الأهداف الرئيسية لعمله.
• وسائل الحفاظ على التواصل المستمر مع العملاء وزملاء العمل.
• وسائل تقييم أداء وفعالية الترتيب.
• ما هي الفوائد التي يقدمها للفريق أو المنشأة (على سبيل المثال، كفاءة أكبر، أو زيادة الإنتاجية، أو تقليل النفقات).

من المحتمل أن تختلف تفضيلات الموظفين إلا أنه من المهم تحقيق التوازن الصحيح بين رغباتهم دون المساس بأهداف العمل، فمثلًا قد يفضل القطاع الإبداعي مثل المبرمجين والمصممين العمل عن بعد، إلا أن هذا النظام لا يناسب الموظفين ذوي الأدوار الاستراتيجية، وقبل اختيار شكل العمل المرن، ضع في الحسبان هذه الاعتبارات:

• التوزيع الجغرافي لفريق العمل.
• ساعات العمل الأساسية التي تحتاج إلى حضور كافة الموظفين.
• الأدوات التقنية المطلوبة للتواصل، والحفاظ على أمن البيانات وتقديم المساعدة للموظفين.

الخطوة الثانية: ضع سياسات وإرشادات واضحة

بعد أن حددت أنواع العمل المرن التي تناسب المنشأة والموظفين، حان موعد كتابة سياسة العمل المرن، والهدف من كتابة هذه السياسة تحديد القواعد والإرشادات ذات الصلة بترتيبات العمل المرن بحيث تكون واضحة لكل الموظفين، وتمثل دليلًا إرشاديًا يمنع إساءة الاستخدام أو سوء الفهم أو عدم الانتفاع منها بالقدر الكافي. 

احرص على الشفافية أثناء صياغة السياسة وافسح وقتًا كافيًا لكتابتها بعناية، ثم مراجعتها، وتنقيحها ومراعاة امتثالها للقوانين المحلية، نقترح عليك أن تضمن سياسة العمل المرن البنود الأساسية الآتية:

• أهداف المنشأة من تبني سياسة العمل المرن.
• مدى التزام المنشأة بالعمل المرن.
• كيف تنوي المنشأة تضمين العمل المرن في نظام عمل الموظف.
• طريقة إقرار الترتيبات الرسمية وغير الرسمية ووتيرة مراجعتها.
•  كيف ستعالج التحديات المحتملة.
• طريقة حل النزاعات.
• معايير أهلية الموظف للعمل المرن.
• عملية الموافقة على العمل المرن.
• مستوى توفر الموظف للتواصل، وحضوره الاجتماعات، والوقت اللازم للرد على الرسائل ..إلخ.
• ترتيبات العمل عن بعد التي تحافظ على الفصل بين أنشطة العمل والحياة الشخصية، مثل ضمان توفير مساحة عمل مناسبة بعيدًا عن التشتيت والمقاطعات، بالإضافة إلى الحفاظ على السرية والأمان.
• درجة المرونة المتاحة للموظف لتعديل جدول العمل الخاص به.
• طرق التواصل المفضلة.

الخطوة الثالثة: استفد من التقنية في دعم العمل المرن

تمثل التقنية العمود الفقري لترتيبات العمل المرن، إذ لا مفر لأي منشأة تريد تطبيق العمل المرن في السعودية من الاستثمار في أدوات موثوقة سهلة الاستخدام تمكن من إدارة الموظفين عن بعد، والجدولة المرنة لعمل الموظفين، والتواصل القوي بين فرق العمل، بحيث تستطيع العمل معًا بكفاءة وفقا لسير عمل بسيط, فيما يلي قائمة بأهم الأدوات التقنية التي تحتاجها المنشأة للعمل المرن والعديد منها مجاني:

• أدوات الاتصال عبر الإنترنت، مثل سلاك Slack، وزووم وواتساب لضمان التواصل الفوري بالصوت والصورة.
• أدوات إدارة المشاريع، مثل تريلو Trello وأسانا Asana لتنظيم المشاريع وتتبع تقدم إنجاز المهام.
• أدوات مشاركة الملفات القائمة على السحابة، مثل جوجل درايف Google drive، ووان درايف Onedrive ودروب بوكس Dropbox لتسهيل الوصول إلى الملفات ومشاركتها مع الغير من أي مكان.
• نظام الموارد البشرية، مثل بيزات لتضمن سهولة مشاركة الوثائق والبيانات داخليًا، والتواصل مع الموارد البشرية وتسجيل مواعيد الحضور والانصراف من أي مكان

الخطوة الرابعة: درب المديرين والموظفين على ترتيبات العمل المرن

تدريب فريق عمل المنشأة هو خطوة حيوية في رحلة تطبيق سياسات العمل المرن في السعودية بنجاح، ففي ظل حداثة هذا المفهوم في بيئة العمل المحلية، تحتاج كل منشأة إلى تدريب المديرين والموظفين على حد سواء على كيفية الاندماج مع العمل المرن بسلاسة وسرعة. 

يعتمد التدريب على تصميم مواد تدريبية تسلح فريق العمل بالمهارات والمعرفة المطلوبة للتكيف مع طريقة العمل الجديدة واستخدام أدواتها بسهولة، مع مراعاة اختلاف المحتوى التدريبي من فئة لأخرى على النحو التالي:

أولًا: المديرون

ينبغي تدريب المديرين على إدارة الموظفين عن بعد أو إدارة فريق عمل مختلط، بحيث تتضمن الموضوعات التدريبية ما يلي:

• تطوير القدرة على قيادة موظفين عن بعد.
• التواصل عن بعد.
• تقديم تعليقات وملاحظات عن بعد.
• بناء الثقة بين المدير وفريقه.
• طرق تعزيز مشاركة الموظفين عن بعد.

ثانيًا: الموظفين

ينبغي صقل مهارات الموظفين في الإنتاجية والتواصل بحيث تتضمن الموضوعات التدريبية التالية:

• كيفية إدارة الوقت.
• الحفاظ على الدافع الذاتي. 
• محو الأمية الرقمية. 
• استخدام أدوات وتقنيات العمل عن بعد.
• كيفية الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة أثناء العمل عن بعد.
• تخفيف الشعور بالعزلة.

الخطوة الخامسة: نفذ العمل المرن بشكل تجريبي

تُفضل بعض المنشآت تطبيق ترتيبات العمل المرن على نطاق صغير لقياس مدى نجاحه قبل تعميمه، قد يعني ذلك تنفيذ نوع واحد فقط من أنواع العمل المرن، أو تطبيقه في فريق أو قسم معين إذا كان عدد موظفي الشركة كبيرًا (أكثر من 20 موظفا)، في كل الأحوال يعني التجريب، اختبار العمل المرن لمدة تتراوح بين أسبوعين إلى 3 أشهر، بحيث تتاح فسحة من الوقت لتطبيق النظام بشكل مستقر، ما يتيح تحقيق نتائج صادقة تقيس مدى فعاليته.

يلي هذه الفترة التجريبية تقييم النظام من خلال الحصول على ملاحظات الموظفين، وجمع البيانات وإنشاء تقارير عن الأهداف التي تحققت، وتشمل عملية تقييم العمل المرن جمع الأنواع الآتية من البيانات:

• عدد الموظفين الذين يستخدمون العمل المرن.
• أنواع العمل المرن الذي يستخدمه الموظفون.
• معدل مشاركة الموظفين.
• معدل إنجاز المهام.
• مؤشر رضا الموظفين.
• جودة العمل.

في ضوء تلك البيانات يمكن للمنشأة تنقيح وتعديل بعض السياسات لتحقيق نتائج أفضل، كما يمكنها التوقف عن تنفيذ العمل المرن -باعتباره قرارًا تجاريًا- إذا لزم الأمر في الحالات الآتية:

• احتياجات العمل لم تلبى.
• متطلبات الوظيفة تغيرت.
• مستوى الأداء أقل من مقبول.
• تغير احتياجات العمل والتوظيف الحالية.
• حدوث نقص غير متوقع في الموظفين.
• إبداء تعليقات سلبية من العملاء أو زملاء العمل.

كيف تحافظ على تماسك فرق العمل في العمل المرن؟

يقع على عاتق الإدارة مهمة الحفاظ على ثقافة عمل شمولية لكل الموظفين الذين يعملون بشكل مرن أو غيرهم، بحيث يشعر الكل بالتقدير والمساواة، سواء من حيث نيل فرص النمو والحصول على التدريب والالتحاق ببرامج التطوير الوظيفي، بالإضافة إلى التواصل مع المديرين، والحصول على الاهتمام الكافي من المسؤولين والمساعدة المطلوبة من المشرفين.

لذلك ينبغي أن تضع المنشأة جدولًا زمنيًا يعرف منه الموظفون متى يتواصلون مع بعضهم البعض، وأن توفر أدوات التواصل والمشاركة المناسبة وتتأكد من أن الكل يعرف كيفية استخدامها، كما ينبغي أن تنظم أنشطة دورية تسمح للموظفين بقضاء الوقت مع بعضهم البعض، مثل التحديات الرياضية، تناول الغداء.

 من القضايا الشائكة التي قد ترافق تطبيق سياسات العمل المرن وتؤثر على الروح المعنوية للفريق، أن هذه السياسات لا تصلح لجميع الوظائف، ما يثير احتجاج بعض الموظفين، في هذه الحالة ينبغي على المنشأة أن تثبت حسن نواياها وتقدم للموظف الخيارات الممكنة لدوره، وتشاركه في اتخاذ الخيار المناسب، كما تشرح له مسببات قرار التحفظ أو الرفض.

كيف تكون إدارة الأداء في نظام العمل المرن في السعودية؟

تختلف إدارة الأداء في نظام العمل المرن عن نظام العمل التقليدي في تركيزها على جودة نتائج عمل الموظفين بدلًا من عدد ساعات العمل، كما أنها تحتاج إلى تبني نظام دقيق يستطيع قياس أداء كل موظف بشكل دوري وفقًا للأهداف المطلوب منه تحقيقها، ويسهّل على المديرين عملية ترك ملاحظاتهم على الأداء.

يساعد نظام الموارد البشرية بيزات في تقييم وإدارة أداء الموظفين أيًا كان نوع العمل المرن الذي تطبقه المنشأة، حيث يتضمن أدوات متنوعة، مثل تحديد الأهداف، واجراء المراجعات، وإنشاء التقارير، وتنظيم الاجتماعات الدورية، وإضافة التعليقات وفقًا لزمن دورة الأداء الذي تحدده المنشأة.

ختاما، تعتمد الإدارة الناجحة لدمج العمل المرن في المنشأة على اختيار الأنواع المناسبة للمنشأة والموظفين وإرساء سياسات واضحة وشفافة قابل للتكيف والتطوير وفقا لنتائج الفترة التجريبية، نأمل لك تجربة تطبيق سلسة وناجحة لسياسة العمل المرن في السعودية تدفع منشأتك نحو مستقبل أكثر ازدهارًا.