يكمن التسيب في تفاصيل صغيرة مثل غياب موظف دون أن يلاحظه أحد أو تكرار تأخره دون متابعة، ولأن عصر الأتمتة والتحليل الذكي الذي نعيشه لم يخلو من حل، جاء نظام الحضور والانصراف ليمثل أداة دقيقة تحقق الانضباط دون الحاجة لمراقبة مباشرة، تستطيع الموازنة بين المتابعة الذكية والاحترام المهني للموظف، بما يقود في الأخير إلى بيئة عمل عالية الإنتاجية. 

كيف أصبح نظام الحضور والانصراف مرآة صادقة لمدى الانضباط وطريقة للسيطرة المحكمة على ساعات العمل؟ نناقش الإجابة في المقال.

ما هو نظام الحضور والانصراف؟

نظام الحضور والانصراف للموظفين هو حل برمجي مصمم لرقمنة وتبسيط عملية تتبع أوقات عمل الموظفين والغياب والعمل الإضافي، يعتمد النظام على الأتمتة التي تحل محل أساليب التتبع التقليدية اليدوية مثل دفاتر الحضور وجداول البيانات، والتي طالما كانت طرقًا شاقة في التطبيق خاصة عند حساب الراتب، والهدف الرئيسي من استخدام النظام ضمان الدقة والشفافية والحد من الأخطاء.

كيف يعمل نظام الحضور والانصراف؟

المهمة المركزية لنظام الحضور والانصراف هي تمكين الموظفين من تسجيل موعد الحضور والانصراف بطريقة رقمية، مستخدمًا تقنيات متعددة مثل تطبيق الجوال وأجهزة البصمة، وفيما يلي شرح للكيفية التي يعمل بها:

جمع بيانات الموظفين 

يسجل النظام وقت بدء الموظف العمل ووقت التوقف عنه عبر تقنيات رقمية، مثل البصمة والبطاقات، وذلك بشكل تلقائي دون الحاجة إلى تدخل إدارة الموارد البشرية في أي مكان، سواء كان الموظف في مقر العمل أو يعمل عن بعد أو مع العملاء.

معالجة البيانات وتحليلها

يخزن النظام بيانات الحضور الخاصة بجميع الموظفين من كافة المواقع والفروع في موقع مركزي واحد بطريقة منظمة تجعل من السهل الاطلاع عليها، ثم يقارنها بجداول العمل المقررة، لحساب ساعات العمل الأساسية وساعات العمل الإضافي.

إدارة جداول العمل

بدلًا من الإنشاء اليدوي، يوفر نظام الحضور والانصراف جدول مناوبات سهل التخصيص وفقًا لوتيرة العمل في المنشأة، يحدد بها المناوبات الخاصة بكل موظف، بما يكفل التكامل بين الفريق ويمنع التعارض أثناء تغيير المناوبات، كما يوفر النظام المرونة المطلوبة لتعديل المناوبات حسب الحاجة وإنشاء جداول متعددة لأقسام وفرق مختلفة.

التكامل مع الأنظمة الأخرى

نظرًا لأن عدد ساعات عمل الموظفين معيار مشترك في عمليات أخرى في الموارد البشرية، مثل الرواتب والمحاسبة والإجازات، يتكامل نظام الموارد البشرية بسهولة مع مسير الرواتب وبرامج المحاسبة ويتزامن من رصيد الإجازات، فتندمج بياناته تلقائيًا في عملية إعداد الرواتب، بحيث تحسب المزايا والاستقطاعات بناء على ساعات العمل الفعلية بسهولة دون أخطاء يدوية.

ضمان الامتثال مع نظام العمل

يضع نظام الحضور والانصراف للموظفين في حسبانه القواعد التي وضعها نظام العمل بشأن إجازات الموظفين بأنواعها المدفوعة وغير المدفوعة والعمل الإضافي، ضامنًا بذلك الالتزام بالحدود القصوى والدنيا لساعات العمل وفترات الراحة وضوابط العمل الإضافي وأجور العطلات.

إصدار التقارير

يوظف نظام الحضور والانصراف الكم الهائل من البيانات التي يخزنها في إصدار تقارير متنوعة تساعد المشرفين والمديرين في صناعة القرار وقياس مدى الانضباط وتقييم أداء الموظف، فتكشف هذه التقارير أنماط الحضور والعمل الإضافي سواء لموظف واحد أو جميع الموظفين، وتقدم رؤية واضحة عن مشكلة محتملة أو جدول بحاجة إلى تحسين.

ما أهمية نظام الحضور والانصراف؟

عوضًا عما سبق، لا غني للمنشأت عن تبني نظام الحضور والانصراف للموظفين نظرًا للفوائد العديد التي يقدمها، ومن أبرز هذه الفوائد:

دقة مثالية

لا تدع الأتمتة مجالًا للخطأ والتضارب، فكل الحسابات والمطابقات آلية بالكامل يستحيل في ظلها التلاعب والغش.

توفير التكاليف

تُكبد الأخطاء البشرية في قياس الحضور والانصراف وانعكاس ذلك في مسير الرواتب المنشأة تكاليف لا يستهان بها، نظرًا للوقت والجهد المطلوبين للمراجعة وتصحيح الأخطاء،عدا عن التكلفة المعنوية بخسارة ثقة الموظفين وإثارة الاستياء بسبب أخطاء مثل عدم عدالة الراتب أو نفاذ رصيد الإجازات دون وجه حق.

الامتثال لسياسة الحضور والانصراف

سياسة الحضور والانصراف التي تضعها المنشأة تستدعي التزامًا صارمًا وعدالة في التطبيق، ولن يتسن ذلك إلا من خلال برنامج الحضور والانصراف الذي يضمن الدقة والموثوقية في أعلى مستوياتها.

حل مشاكل الانضباط بفعالية

يمثل نظام الحضور والانصراف للموظفين أداة  الموارد البشرية لتقييم الانضباط ومراجعته دوريًا، وبالتالي يساعد في اكتشاف مشاكل الحضور والعمل على حلها دون تأخير، فنظرة واحدة على لوحة بيانات النظام يستطيع منها المسؤول فهم الكثير عن مواعيد الحضور والانصراف في مختلف الأقسام والفروع.

تحسين إنتاجية الموظفين

عندما يغلق مجال التلاعب في مواعيد الحضور والانصراف، يتجه الموظف تلقائيًا إلى الانضباط والمواظبة لتفادي الإجراءات التأديبية، ما يصب في تحسين إنتاجية القوى العاملة بشكل مجمل.

ما أنواع أنظمة الحضور والانصراف؟

تتميز أنظمة الحضور والانصراف بالتنوع في التقنية المستخدمة لتسجيل البيانات، ما يجعلها تلبي احتياجات العمل التي تختلف من منشأة لأخرى، ونلق فيما يلي نظرة على أكثر الأنواع شيوعًا وأحدثها:

أجهزة البصمة

يستخدم هذا النوع من أنواع أنظمة الحضور والانصراف البيانات الحيوية للموظف للتعرف عليه، مثل بصمة الأصابع أو التعرف على الوجه، أو مسح قزحية العين، وذلك للتأكد من أن هوية الشخص الذي يسجل حضوره تتطابق مع البيانات الخاصة بالموظف في النظام، وهذه الطريقة تعد إحدى أكثر طرق تسجيل الحضور أمانًا ودقة، لأنها تجعل من المستحيل تسجيل موظف الحضور بالنيابة عن زميله.

البطاقات اللاتلامسية

يعتمد هذا النوع من أنواع أنظمة الحضور والانصراف على منح الموظف بطاقة تعد بمنزلة شارة لتسجيل موعد دخوله وخروجه، إذ يمرر الموظف البطاقة على جهاز بدون تلامس، فيسجل الجهاز الوقت بدقة، وتمثل هذه الطريقة خيارًا بسيطًا واقتصاديًا من حيث التكلفة ولكن يعيبه إمكانية فقدان البطاقة أو إساءة استخدامها.

التطبيق السحابي

تتيح هذه الطريقة تتبع الحضور والانصراف عبر تطبيق يمكن الوصول إليه من أي جهاز متصل بالإنترنت، مثل الحاسوب أو الجهاز اللوحي أو الهاتف الذكي، ويمثل حلًا مثاليًا للموظفين الذين يعملون عن بعد والعاملين الميدانيين.

بالإضاف إلى ما سبق، يأتي تطبيق الحضور والانصراف بمزايا أخرى مدمجة، مثل عرض جدول المناوبات وتقديم طلب الإجازة وتصفح سجل الحضور الشخصي وغيرها من خيارات الخدمة الذاتية، التي تخفف العبء عن عاتق إدارة الموارد البشرية، وتسهل على الموظف الإجراءات والاطلاع على البيانات.

كيفية اختيار نظام حضور وانصراف الموظفين المناسب لك؟

يؤثر قرار اختيار نظام الحضور والانصراف للموظفين على جميع العاملين في المنشأة ويمثل عاملًا حاسمًا في سلاسة معالجة الرواتب وإدارة الإجازات، لذلك  ضع في الحسبان أثناء الاختيار ما يلي:

1. قيّم تعقيد احتياجات المنشأة حاليًا ومستقبلًا من حيث عدد الموظفين والفروع والمواقع المختلفة، بالإضافة إلى متطلبات تنظيمة خاصة، مثل اختلاف المناوبات والعمل عن بعد، ودرجة النمو والتوسع المتوقعة.
2. افحص عملية تسجيل الحضور والانصراف الحالية، ثم حدد الثغرات التي تشوبها ومواطن التحسين المطلوبة.
3.  لاحظ مدى بساطة استخدام نظام الحضور والانصراف للموظفين، بحيث يكون من السهل على جميع الموظفين استخدامه والتعامل معه.
4. ميزة تطبيق الجوال ميزة مهمة ينبغي أن تتوفر في النظام لكي يواكب تطلعات الأجيال الشابة من الموظفين، ويمكنهم من تسجيل الحضور وطلب الإجازة والاطلاع على جدول المناوبات من أي مكان.
5. انتبه لمعايير الدقة والأمان بطرق مثل البصمة والتقنية السحابية، بحيث تحد من محاولات التلاعب والغش في إثبات الحضور.
6. ينبغي أن يتكامل برنامج إدارة الحضور والانصراف مع مسير الرواتب، فهي ميزة جوهرية لا يمكن التغاضي عنها لأنها توفر وقتًا وجهدًا طائلين، وتضمن أعلى درجات الدقة والكفاءة في حساب رواتب الموظفين.
7. الدعم الفني سريع التجاوب والأمان العالي معايير أساسية ينبغي الانتباه لها.
8. اختر النظام الذي يلبي متطلباتك الخاصة، فإذا كان بعض العاملين يعملون عن بعد اختر نظامًا يتيح تسجيل الحضور عن بعد، وإذا كانت المنشأة مقبلة على مرحلة توسع، اختر نظامًا بطاقة استيعاب كبيرة تفي بالعدد الجديد المتوقع للموظفين والفروع.
9. أشرك قسم تكنولوجيا المعلومات ورؤساء الأقسام في عملية الاختيار لضمان ملائمة النظام للموظفين من جميع الأقسام.

كيف يجعل بيزات تسجيل الحضور والانصراف أسهل؟

بيزات هو برنامج لإدارة الموارد البشرية في السعودية يتضمن نظام حضور وانصراف مدمج حديث ومتنوع يلائم جميع احتياجات المنشآت، يوفر بيزات طرقًا آلية عديدة لتسجيل الحضور مثل البصمة وتطبيق الجوال باستخدام التقنية السحابية، تتحسن معها الكفاءة وتقل الأخطاء والاحتيالات، كما يأتي بواجهة استخدام بديهية سهلة للجميع، ويتميز بالأمان العالي وشفافية العمليات لتسهيل مهام فريق الموارد البشرية في منشأتك.

لماذا تختار نظام الحضور والانصراف من بيزات؟

يساعدك بيزات في التصدي لسلوكيات الموظفين غير المهنية، إذ يكشف سريعًا عن علامات عدم الانضباط بحيث تستطيع فرض الإجراءات التأديبية اللازمة أو تعديل سياسات الحضور والانصراف، فضلًا عن ذلك يتميز بيزات بما يلي:

سهل الاستخدام

يتوافق نظام الحضور والانصراف للموظفين من بيزات مع الأجهزة الحديثة، ما يضمن استخدامًا سلسًا وفعالًا من جميع الموظفين.

قابلية التخصيص

لأن التخصيص ذراع المنشأة في مواءمة النظام مع احتياجاتها، يوفر بيزات قدرات تخصيص عالية تمكنك من إجراء التعديلات المطلوبة التي تناسب متطلبات واحتياجات المنشأة، لتكون أنت من يتحكم في النظام ويديره فعليًا. 

جدولة بنقرات زر فقط

يوفر بيزات نماذج جدولة آلية سهلة الملأ بحيث تنشئ جدول المناوبات في ثوان فقط، كما يوفر المرونة الكافية للمديرين لتعديل الجدول عند الحاجة بسهولة تامة.

تعاون متناغم

يعتمد بيزات على التقنية السحابية في تسجيل وتخزين البيانات، لذلك فهو أداة مثالية لتحقيق التعاون القوي بين جميع أعضاء فريق الموارد البشرية والموظفين أيضًا، إذ يمكن التواصل من خلاله والوصول إليه من أي مكان، كما يرسل إشعارات آلية علي الجوال، ويقلل الحاجة إلى التواصل المباشر بين موظفي الموارد البشرية وباقي العاملين في الشركة، وذلك عبر المساعد الآلي الذي يعمل بتقنية الذكاء الاصطناعي فيجيب عن الاستفسارات ويقدم الدعم الفوري للموظفين.

امتثال مع نظام العمل

بيزات نظام مخصص لتلبية احتياجات المنشآت السعودية، لذلك روعي في تصميمه الامتثال للوائح نظام العمل من حيث الإجازات والعمل الإضافي وساعات العمل.

حزمة متكاملة من تطبيقات الموارد البشرية

لأن بيزات هو برنامج موارد بشرية شامل وليس فقط نظامًا للحضور والانصراف، يغنيك عن استخدام أي أداة أخرى، إذ يشمل مسير الرواتب ونظام معلومات موارد بشرية، وإدارة الأداء، وإدارة الطلبات، ونظامًا لتتبع المتقدمين، ويتكامل مع برامج المحاسبة، ..وغيرها الكثير، باختصار يوفر جميع مزايا التكامل والشمولية التي تحلم بها المنشآت في نظام الحضور والانصراف.

ختامًا، الاستثمار في نظام حضور وانصراف موثوق لا يؤتمت عملية تتبع أوقات عمل الموظفين فقط، بل يمثل أداة سهلة لاتخاذ قرارات مدروسة وتوفير الوقت والموارد، وفي الأخير بناء بيئة عمل قوامها الشفافية والمحاسبة والعدالة، تدفع نجاح المنشأة ورضا الموظفين للأمام معًا بالتوازي.