لا تتخذ إدارة الموارد البشرية قراراتها بمعزل عن الأقسام الأخرى، ولا تستند إلى التخمين والآراء الشخصية. بل على العكس تمامًا، فإنها تحصل على صورة شاملة عن عمليات المنشأة بالتعاون مع أقسام أخرى كالمالية، مع استخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRIS) وأتمتة عمليات التقارير لتحسين دقة وفعالية البيانات. وتستند إلى تقرير الموارد البشرية، الذي يُعرَّف بأنه وثيقة تحليلية تجمع بيانات ومؤشرات الأداء الرئيسية للموارد البشرية، وتبرز أهميته في دعم اتخاذ القرار ووضع استراتيجيات النمو والنجاح.
هذا هو الوضع النموذجي في عالم إدارة شؤون الموظفين اليوم، بعد أن تخلَّت الموارد البشرية عن صورتها التقليدية، وأصبحت شريكًا استراتيجيًا يؤثر -بشكل مباشر- في الحصيلة النهائية للأعمال. ويمكن للمنظمة تحسين إدارة شؤون الموظفين باستخدام تقارير الموارد البشرية الحديثة والتقنيات الرقمية. فكيف يمكن أن تساعد تحليلات الموارد البشرية والبيانات على تحسين إدارة شؤون الموظفين؟
ما تقارير الموارد البشرية؟
تقارير الموارد البشرية أدوات تحليلية لعرض الحقائق والمقاييس المتعلقة بالكوادر البشرية، ووسيلة لتتبع مدى تقدُّم أداء جهود إدارة الموارد البشرية والتحدِّيات التي تواجهها، بالإضافة إلى قياس النجاحات والفشل. يجب أن يتضمن تقرير الموارد البشرية بيانات ومؤشرات مثل المعلومات الشخصية، الرواتب، الحضور والانصراف، مع أهمية تصميم التقرير بشكل يجذب القارئ ويدعم اتخاذ القرار الفعّال. تستند هذه التقارير إلى مجموعة واسعة من البيانات ذات الصلة بالموظّفين، كالبيانات الشخصية والرواتب والحضور والانصراف، وتنتج من عملية تجميع البيانات ثم تحليلها وتمثيلها في هيئة معلومات سهلة الفهم بإمكانها مساعدة الشركة على قياس تأثير هذه المؤشرات في الأداء العام، ومن ثمَّ تمكين عمليات صنع القرار المبنية على البيانات.
كيف تساعد التقارير على إدارة الموارد البشرية بكفاءة أكبر؟
وهنا تبرز عدّة أسئلة: كيف يساعد تحليل الموارد البشرية وإنشاء التقارير ذات الصلة بالموظفين على تحسين كفاءة إدارة شؤون الموظفين؟ وإلى أي مدى تستطيع إحداث فارق إيجابي في أداء الشركة ككل؟
تجيب الأسباب الخمسة الآتية عن السؤال.
- اتخاذ قرارات أفضل
تُمثِّل الموارد البشرية منجمًا للبيانات المتاحة التي يصعب حصرها، وفي ظل الأهمية المتنامية لذلك أو ما يسمّى “ذكاء الأعمال” في صنع القرار، يحتاج القادة إلى استيعاب جميع هذه البيانات ورؤية الصورة الكاملة من أجل اتخاذ قرارات جيدة، وهي مهمة تكنولوجيا أنظمة الموارد البشرية مثل بيزات، التي تعمل على جمع البيانات وتدقيقها ثم تحليلها وتقديم تقارير عن مؤشرات الأداء الرئيسية، لاتخاذ قرارات مستنيرة تقود إلى احتمالات نجاح أعلى. يمكنك كمدير للموارد البشرية الاستفادة من عرض التقارير ولوحات المعلومات المرئية لتحليل البيانات بشكل أفضل ودعم اتخاذ قرارات استراتيجية دقيقة.
- الانتقال من الدور التشغيلي إلى الدور الاستراتيجي
الاحتفاظ بالبيانات في أوراق وملفات الإكسل لا يجعلها قيمة استراتيجية للشركة، بل إن ما يُحقق ذلك هو تحويلها لمعلومات ورؤى ثاقبة. توفِّر تقارير الموارد البشرية حقائق وأرقام تساعد مسؤولي الموارد البشرية على فهم ما يجري في الشركة على نحو أكثر عمقًا، ومن ثمَّ الكشف المبكر عن أي ثغرات قد تتطوَّر إلى مشكلات في المستقبل. يجب الالتزام بإجراءات محددة عند إعداد تقارير الموارد البشرية لضمان جودتها وتحقيق الأهداف الاستراتيجية.
يعني ذلك أن التقارير لا تجعل إدارة الموارد البشرية تقوم بدور تشغيلي فقط، بل تُمكِّنها في الوقت نفسه من مدِّ نفوذها والمشاركة بشكل أكبر في صنع القرارات الاستراتيجية. على سبيل المثال تتيح التقارير التنبؤ بمستقبل القوى العاملة بتحديد مستوى رضا الموظفين، وقياس الأثر المالي لجهود قسم الموارد البشرية في الأداء النهائي للشركة بحساب العائد على الاستثمار.
- قياس فاعلية العمليات
الفكرة الشائعة عن إدارة الموارد البشرية أنها قسم تقليدي، يعمل بطريقة نمطية، اعتاد إدارة العمل بشكل معين “لأنه دائمًا ما يُدار هكذا”، كما أنها ليست نجمًا لامعًا في لعبة الأرقام كقسم المبيعات مثلًا، لكن تحليلات الموارد البشرية استطاعت بسهولة نسف هذه الفكرة لأنها وفَّرت أدوات لقياس مدى نجاح جهود إدارة شؤون الموظفين.
إذ تساعد التقارير عن مسير الرواتب والمكافآت والتعيين وإعداد الموظفين وأداء القوى العاملة، وغيرها، إدارةَ الموارد البشرية على فهم مدى جودة أدائها، ومن ثمَّ تتمكن من إثبات نجاحها وتحسين عملياتها وتطوير مستوى أدائها. أفضل مثال على ذلك هو عملية التوظيف، إذ يمكن أن تكشف التقارير طُرقًا أفضل وأسرع للعثور على المرشحين وتعيينهم، مما يوفر المال ويُحسِّن الأعمال بشكل عام. كما أن عرض البيانات من خلال لوحات معلومات مرئية أو تقارير تفاعلية يُسهّل فهم النتائج ويدعم اتخاذ القرار.
- توفير النفقات
يُشكِّل الموظفون أحد أكبر بنود الإنفاق في ميزانية الشركة، لذلك ليس من المستغرب أن تخسر الشركات أموالًا طائلة بسبب سياسات خاطئة كان من الممكن تجنّبها إذا تمتّع القادة برؤية أوضح لما يجري، وفي الواقع فإن تقارير الموارد البشرية عادة ما تُلهم بأفكار عديدة من شأنها أن تساعد على صقل العمليات المتعلقة بالموظفين واتخاذ قرارات رشيدة تقلل من النفقات.
- تحسين أداء الموظفين
توفِّر تقارير الموارد البشرية تقييمات دقيقة محايدة لأداء الموظفين بعيدًا عن الآراء والمشاعر، فيستطيع المديرون اتِّخاذ قرارات العمل المناسبة المتعلقة بترقية الموظفين أو إقالتهم، مكافآتهم أو الخصم منهم. يترك ذلك أثره في الموظفين الأكفَاء الذين يشعرون بتقدير الشركة لعملهم وبأن كفاءتهم مرئية، كما ينعكس ذلك على تحفيز الموظفين لتحسين أدائهم وزيادة معدل الاحتفاظ بالكفاءات، فإذا لم يشعر الموظفون بالتقدير فمن المحتمل أن يبحثوا عن فرص جديدة في مكان آخر.
تؤكد ذلك دراسةٌ أجرتها ديلويت – Deloitte إحدى أبرز شركات الخدمات المهنية، التي تقول إن الشركات عالية الأداء تستخدم البيانات بمقدار 2.6مرة أكثر من الشركات منخفضة الأداء، إذ ترى أن البيانات والتحليلات أصل أساسي يصنع ميزة تنافسية بين الآخرين.
أنواع تقارير الموارد البشرية
تلعب أنواع تقارير الموارد البشرية دورًا جوهريًا في تعزيز الأداء الإداري ودعم النمو المؤسسي، وفيما يلي أبرز أنواعها:
- تقارير التوظيف: تشمل معدلات القبول، معدلات الاحتفاظ بالمتقدمين، ومدّة استكمال التعيينات؛ تساعد على تحسين عملية جذب المواهب.
- تقارير الحضور والانصراف: ترصد أنماط الغياب والتأخير، مما يتيح الوقاية من الانضباط وتحسين الجدولة.
- تقارير أداء وتقييم الأداء: تقيس مستوى إنجاز الموظفين من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وتحدد الاحتياجات التدريبية والمكافآت. هذه التقارير تدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية من خلال تتبع أداء الموظفين عبر لوحات معلومات تفاعلية وتقارير مجدولة.
- تقارير دوران الموظفين: تُظهر نسبة المغادرين والزمن المستغرق في كل مرحلة من مراحل الخدمة؛ ما يساعد على تفادي الخسائر البشرية وتكلفة الاستقطاب.
- تقارير رضا الموظفين: تستند إلى استبيانات ومقابلات دورية، وتكشف النقاط الإيجابية والاحتياجات المحسَّنة لبيئة العمل.
- تقارير التدريب والتطوير: تبرز أهمية قياس فعالية البرامج التدريبية وربطها بأهداف المنظمة، كما تساهم في تحسين عمليات اتخاذ القرار المتعلقة بتنمية الموارد البشرية وتعزيز الأداء المؤسسي.
من خلال تحليل هذه التقارير بشكل دوري، تستطيع فرق الموارد البشرية:
- اتخاذ قرارات استراتيجية تعتمد على بيانات دقيقة.
- تحسين بيئة العمل بناءً على مؤشرات مرتفعة أو منخفضة.
- تخفيض التكاليف المرتبطة بالتوظيف والتغيب.
- رفع مستوى الإشباع الوظيفي مما يعزز الإنتاجية والاستقرار الوظيفي.
التقرير السنوي للموارد البشرية
يُعد التقرير السنوي للموارد البشرية من أهم الوثائق التي تصدرها المنظمة في نهاية كل عام، حيث يقدم نظرة شاملة حول أداء قسم الموارد البشرية خلال العام المنصرم. يتضمن التقرير السنوي للموارد البشرية معلومات دقيقة حول مؤشرات الأداء الرئيسية، مثل معدل دوران الموظفين، رضا الموظفين، وفعالية عملية التوظيف. من خلال تحليل هذه المؤشرات، يمكن للإدارة العليا تقييم مدى نجاح سياسات الموارد البشرية، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تطوير أو تحسين.
يستعرض التقرير السنوي للموارد البشرية أيضًا بيانات حول عدد الموظفين، معدلات التوظيف، ومستوى التقدم في تحقيق أهداف الموارد البشرية. كما يسلط الضوء على التحديات التي واجهها قسم الموارد البشرية خلال العام، ويقترح حلولاً عملية لمعالجتها. بفضل هذه المعلومات، يصبح التقرير السنوي للموارد البشرية أداة استراتيجية تساعد المنظمة على تحسين عمليات الموارد البشرية، ورفع كفاءة إدارة الموظفين، وتحقيق أهداف العمل بشكل أكثر فعالية.
ما أهم المقاييس المُستخدَمة في تقارير الموارد البشرية
يوجد عديدٌ من المقاييس التي تُضمَّن في إنشاء تقارير الموارد البشرية، والأكثر شيوعًا منها هو: يمكن تحليل هذه المؤشرات باستخدام أدوات وتقنيات حديثة لتحسين دقة النتائج ودعم اتخاذ القرار.
التنوع في بيئة العمل
يشير هذا المقياس إلى نسبة تمثيل المجموعات المختلفة داخل القوى العاملة في المنشأة، وتحديد الفجوات التي تحتاج إلى تحسين، على سبيل المثال نسبة التنوّع بين المواطنين والمغتربين، والشباب والكبار… ويجري حساب هذا المؤشر بقسمة عدد الموظفين من مجموعة معينة على إجمالي عدد الموظفين في المنشأة، ثم ضرب حاصل القسمة في 100، وتمثّل النسبة المئوية الناتجة نسبة تنوع الموظفين لهذه المجموعة.
مثال: في شركة تتكوَّن من 100 موظف، وتضم 30 موظفًا سعوديًا، تكون نسبة التوطين في الشركة 30%.
معدل الإنفاق
يُستخدم هذا المقياس لحساب النفقات التي تتكبَّدها الشركة، سواء تكاليف معدات وغيرها أو رواتب الموظفين، ويمكن تقسيمه كما يلي:
- مصاريف القسم: أحد أهم المؤشرات التي تقيس الكفاءة المالية للمُنشأة، وهو يشير إلى مجموع النفقات التي يُشارك بها القسم في مجمل ميزانية الشركة، مثلًا تشمل مصاريف قسم التسويق نفقات إدارة التسويق ونفقات أبحاث السوق والمستهلكين ونفقات الإعلان.. إلخ.
- متوسط الراتب: يساعد هذا المؤشر على اكتشاف فجوات الأجور ومن ثمَّ فهم مستوى المساواة في الشركة واكتشاف أي أوجه عدم إنصاف بين الموظفين تتجاوز الاختلافات الطبيعية بين الأدوار، ويمكن حسابه لقسم معين أو حسب المسمَّى أو لمجموعة ديموغرافية معينة (العمر- الجنسية.. إلخ). وفقًا للمعادلة الآتية: جمع كل الرواتب في الفئة المختارة ثم قسمة حصيلة الجمع على عدد الأشخاص في هذه الفئة.
مثال: بالاستعانة بمسير الرواتب تبيّن أن مجموع الرواتب لقسم التسويق 50 ألف ريال، يضمّ القسم 5 موظفين،
الرضا الوظيفي
وهو مؤشِّر رضا الموظفين عن تجربة العمل في الشركة من خلال قياس استعدادهم للتوصية بها للآخرين، إذ كلما استعدّوا لضمِّ أصدقائهم، كان ذلك دلالة على أنهم راضون بقدر معقول، وإذا نصحوا أصدقاءهم بالابتعاد، دلَّ ذلك على وجود مشكلات كبيرة في المنشأة.
يعدّ الرضا الوظيفي أحد تقارير الموارد البشرية المهمة، وارتفاعه يعبِّر عن فترة بقاء أعلى للموظفين ومن ثمَّ توفير تكاليف التوظيف والإعداد، مع زيادة ولاء العاملين وثقتهم في الشركة. يمكن قياسه بطريقة بسيطة من خلال عمل استبيان للموظفين يطرح سؤالًا واحدًا فقط:
“ما مدى احتمالية أن تُوصي بالشركة كمكان عمل؟ اختر من المقياس التالي (0-10)”
مع ترك مساحة للإجابات المفتوحة التي يمكن أن تساعد على تحديد كيف يمكن تحسين الرضا، يمكن إجراء الاستطلاع عبر بيزات التي توفِّر ميزة استبيانات الموظفين وتمكّنك من بناء استبيانات متنوعة.
بعد جمع الاستبيان، قسِّم الموظفين إلى ثلاث فئات (9-10) متحمسين، (7-8) راضين، و(0-6) غير راضين، ثم احصل على معدل الرضا الوظيفي بناء على هذه المعادلة:
معدل الرضا الوظيفي ={(عدد المتحمسين – عدد غير الراضين) ÷ عدد المشاركين في الاستطلاع} × 100
يتراوح معدل الرضا الوظيفي المتوسط بين 10 و20، والمعدل الجيد بين 20 و30، والمعدل الرائع بين 40 و50.
معدل دوران الموظفين الطوعي وغير الطوعي
يقيس هذا المعدل النسبة المئوية للموظفين الذين غادروا الشركة، على أنه ينبغي التمييز هنا بين نوعين من معدل الدوران:
- معدل دوران الموظفين الطوعي: النسبة المئوية للموظفين الذين قرَّروا ترك الشركة.
- معدل دوران الموظفين غير الطوعي: النسبة المئوية للموظفين الذين غادروا الشركة بقرار فصل.
يعبّر كلا المؤشرين عن دلالات مختلفة، فالدوران الطوعي يشير إلى مدى قدرة المنشأة على الاحتفاظ بالموظفين، فيما يدل الدوران غير الطوعي على مدى نجاح الشركة في تعيين الموظفين المناسبين وإدارتهم بكفاءة. يُحتَسب المؤشران بقسمة عدد الموظفين في كل فئة على إجمالي عدد الموظفين في المنشأة.
مثال: إذا استقال 7 موظفين في العام الماضي من إجمالي 70 موظفًا في الشركة، يكون معدّل الدوران الطوعي 10% من الموظفين.
ختامًا، الاعتماد على الطُرق اليدوية ليس طريقة مُستدامة للحصول على تقارير حديثة ودقيقة، لهذا السبب يستخدم عديدٌ من الشركات تكنولوجيا الموارد البشرية التي تجعل من السهل الحصول على البيانات والتحليلات والتقارير المطلوبة، مثل نظام الموارد البشرية “بيزات” الذي يجمع البيانات من مصادر مُتعدِّدة ويقدِّم تحليلات شاملة متقدِّمة لجميع جوانب الموارد البشرية، كالحضور والانصراف، ومعدل نمو الشركة، والإجازات ومسير الرواتب.
دور قسم الموارد البشرية في إعداد وتحليل التقارير
يلعب قسم الموارد البشرية دورًا محوريًا في إعداد وتحليل تقارير الموارد البشرية، حيث يبدأ بجمع البيانات المتعلقة بأداء الموظفين، معدلات التوظيف، وفعالية عملية التوظيف. يقوم الفريق المختص بتحليل هذه البيانات بدقة للكشف عن الاتجاهات والأنماط التي قد تؤثر على سير العمل داخل المنظمة. من خلال تقارير الموارد، يمكن لقسم الموارد البشرية تحديد نقاط القوة والضعف في العمليات الحالية، واقتراح حلول عملية لتحسين الأداء العام.
لا يقتصر دور قسم الموارد البشرية على جمع البيانات فقط، بل يمتد إلى إعداد تقارير مفصلة تساعد الإدارة العليا في اتخاذ قرارات مدروسة مبنية على معلومات دقيقة. كما تتيح هذه التقارير إمكانية متابعة نتائج التغييرات التي تم تنفيذها، وقياس مدى نجاحها في تحقيق الأهداف المرجوة. بفضل هذا الدور الحيوي، يصبح قسم الموارد البشرية شريكًا استراتيجيًا في تحسين عمليات التوظيف، رفع كفاءة الموظفين، وتعزيز بيئة العمل بشكل مستمر.
خلاصة: كيف تعزز تقارير الموارد البشرية إدارة الموظفين
تلعب تقارير الموارد البشرية دورًا أساسيًا في تعزيز إدارة الموظفين من خلال توفير معلومات دقيقة وموثوقة حول أداء الموظفين، معدلات التوظيف، وفعالية عملية التوظيف. تساعد هذه التقارير الإدارة في تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، وتقديم توصيات عملية لتحسين عمليات الموارد البشرية بشكل مستمر. من خلال تحليل بيانات الموظفين ومؤشرات الأداء، يمكن اتخاذ قرارات استراتيجية تساهم في رفع مستوى رضا الموظفين، وتحسين بيئة العمل، وزيادة إنتاجية الموظف.
علاوة على ذلك، تتيح تقارير الموارد البشرية للمنظمة مراقبة التقدم نحو تحقيق الأهداف، وتقييم فعالية السياسات والإجراءات المتبعة. بفضل هذه المعلومات، يمكن للإدارة العليا اتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة، مما يعزز من قدرة المنظمة على الاحتفاظ بالموظفين الأكفاء، وتحقيق الاستقرار الوظيفي، ودعم النمو المستدام. في النهاية، تُعد تقارير الموارد البشرية أداة لا غنى عنها لتلبية احتياجات العمل وتحقيق النجاح المؤسسي.
جدول المحتويات
لا تتخذ إدارة الموارد البشرية قراراتها بمعزل عن الأقسام الأخرى، ولا تستند إلى التخمين والآراء الشخصية. بل على العكس تمامًا، فإنها تحصل على صورة شاملة عن عمليات المنشأة بالتعاون مع أقسام أخرى كالمالية، مع استخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRIS) وأتمتة عمليات التقارير لتحسين دقة وفعالية البيانات. وتستند إلى تقرير الموارد البشرية، الذي يُعرَّف بأنه وثيقة تحليلية تجمع بيانات ومؤشرات الأداء الرئيسية للموارد البشرية، وتبرز أهميته في دعم اتخاذ القرار ووضع استراتيجيات النمو والنجاح.
هذا هو الوضع النموذجي في عالم إدارة شؤون الموظفين اليوم، بعد أن تخلَّت الموارد البشرية عن صورتها التقليدية، وأصبحت شريكًا استراتيجيًا يؤثر -بشكل مباشر- في الحصيلة النهائية للأعمال. ويمكن للمنظمة تحسين إدارة شؤون الموظفين باستخدام تقارير الموارد البشرية الحديثة والتقنيات الرقمية. فكيف يمكن أن تساعد تحليلات الموارد البشرية والبيانات على تحسين إدارة شؤون الموظفين؟
ما تقارير الموارد البشرية؟
تقارير الموارد البشرية أدوات تحليلية لعرض الحقائق والمقاييس المتعلقة بالكوادر البشرية، ووسيلة لتتبع مدى تقدُّم أداء جهود إدارة الموارد البشرية والتحدِّيات التي تواجهها، بالإضافة إلى قياس النجاحات والفشل. يجب أن يتضمن تقرير الموارد البشرية بيانات ومؤشرات مثل المعلومات الشخصية، الرواتب، الحضور والانصراف، مع أهمية تصميم التقرير بشكل يجذب القارئ ويدعم اتخاذ القرار الفعّال. تستند هذه التقارير إلى مجموعة واسعة من البيانات ذات الصلة بالموظّفين، كالبيانات الشخصية والرواتب والحضور والانصراف، وتنتج من عملية تجميع البيانات ثم تحليلها وتمثيلها في هيئة معلومات سهلة الفهم بإمكانها مساعدة الشركة على قياس تأثير هذه المؤشرات في الأداء العام، ومن ثمَّ تمكين عمليات صنع القرار المبنية على البيانات.
كيف تساعد التقارير على إدارة الموارد البشرية بكفاءة أكبر؟
وهنا تبرز عدّة أسئلة: كيف يساعد تحليل الموارد البشرية وإنشاء التقارير ذات الصلة بالموظفين على تحسين كفاءة إدارة شؤون الموظفين؟ وإلى أي مدى تستطيع إحداث فارق إيجابي في أداء الشركة ككل؟
تجيب الأسباب الخمسة الآتية عن السؤال.
- اتخاذ قرارات أفضل
تُمثِّل الموارد البشرية منجمًا للبيانات المتاحة التي يصعب حصرها، وفي ظل الأهمية المتنامية لذلك أو ما يسمّى “ذكاء الأعمال” في صنع القرار، يحتاج القادة إلى استيعاب جميع هذه البيانات ورؤية الصورة الكاملة من أجل اتخاذ قرارات جيدة، وهي مهمة تكنولوجيا أنظمة الموارد البشرية مثل بيزات، التي تعمل على جمع البيانات وتدقيقها ثم تحليلها وتقديم تقارير عن مؤشرات الأداء الرئيسية، لاتخاذ قرارات مستنيرة تقود إلى احتمالات نجاح أعلى. يمكنك كمدير للموارد البشرية الاستفادة من عرض التقارير ولوحات المعلومات المرئية لتحليل البيانات بشكل أفضل ودعم اتخاذ قرارات استراتيجية دقيقة.
- الانتقال من الدور التشغيلي إلى الدور الاستراتيجي
الاحتفاظ بالبيانات في أوراق وملفات الإكسل لا يجعلها قيمة استراتيجية للشركة، بل إن ما يُحقق ذلك هو تحويلها لمعلومات ورؤى ثاقبة. توفِّر تقارير الموارد البشرية حقائق وأرقام تساعد مسؤولي الموارد البشرية على فهم ما يجري في الشركة على نحو أكثر عمقًا، ومن ثمَّ الكشف المبكر عن أي ثغرات قد تتطوَّر إلى مشكلات في المستقبل. يجب الالتزام بإجراءات محددة عند إعداد تقارير الموارد البشرية لضمان جودتها وتحقيق الأهداف الاستراتيجية.
يعني ذلك أن التقارير لا تجعل إدارة الموارد البشرية تقوم بدور تشغيلي فقط، بل تُمكِّنها في الوقت نفسه من مدِّ نفوذها والمشاركة بشكل أكبر في صنع القرارات الاستراتيجية. على سبيل المثال تتيح التقارير التنبؤ بمستقبل القوى العاملة بتحديد مستوى رضا الموظفين، وقياس الأثر المالي لجهود قسم الموارد البشرية في الأداء النهائي للشركة بحساب العائد على الاستثمار.
- قياس فاعلية العمليات
الفكرة الشائعة عن إدارة الموارد البشرية أنها قسم تقليدي، يعمل بطريقة نمطية، اعتاد إدارة العمل بشكل معين “لأنه دائمًا ما يُدار هكذا”، كما أنها ليست نجمًا لامعًا في لعبة الأرقام كقسم المبيعات مثلًا، لكن تحليلات الموارد البشرية استطاعت بسهولة نسف هذه الفكرة لأنها وفَّرت أدوات لقياس مدى نجاح جهود إدارة شؤون الموظفين.
إذ تساعد التقارير عن مسير الرواتب والمكافآت والتعيين وإعداد الموظفين وأداء القوى العاملة، وغيرها، إدارةَ الموارد البشرية على فهم مدى جودة أدائها، ومن ثمَّ تتمكن من إثبات نجاحها وتحسين عملياتها وتطوير مستوى أدائها. أفضل مثال على ذلك هو عملية التوظيف، إذ يمكن أن تكشف التقارير طُرقًا أفضل وأسرع للعثور على المرشحين وتعيينهم، مما يوفر المال ويُحسِّن الأعمال بشكل عام. كما أن عرض البيانات من خلال لوحات معلومات مرئية أو تقارير تفاعلية يُسهّل فهم النتائج ويدعم اتخاذ القرار.
- توفير النفقات
يُشكِّل الموظفون أحد أكبر بنود الإنفاق في ميزانية الشركة، لذلك ليس من المستغرب أن تخسر الشركات أموالًا طائلة بسبب سياسات خاطئة كان من الممكن تجنّبها إذا تمتّع القادة برؤية أوضح لما يجري، وفي الواقع فإن تقارير الموارد البشرية عادة ما تُلهم بأفكار عديدة من شأنها أن تساعد على صقل العمليات المتعلقة بالموظفين واتخاذ قرارات رشيدة تقلل من النفقات.
- تحسين أداء الموظفين
توفِّر تقارير الموارد البشرية تقييمات دقيقة محايدة لأداء الموظفين بعيدًا عن الآراء والمشاعر، فيستطيع المديرون اتِّخاذ قرارات العمل المناسبة المتعلقة بترقية الموظفين أو إقالتهم، مكافآتهم أو الخصم منهم. يترك ذلك أثره في الموظفين الأكفَاء الذين يشعرون بتقدير الشركة لعملهم وبأن كفاءتهم مرئية، كما ينعكس ذلك على تحفيز الموظفين لتحسين أدائهم وزيادة معدل الاحتفاظ بالكفاءات، فإذا لم يشعر الموظفون بالتقدير فمن المحتمل أن يبحثوا عن فرص جديدة في مكان آخر.
تؤكد ذلك دراسةٌ أجرتها ديلويت – Deloitte إحدى أبرز شركات الخدمات المهنية، التي تقول إن الشركات عالية الأداء تستخدم البيانات بمقدار 2.6مرة أكثر من الشركات منخفضة الأداء، إذ ترى أن البيانات والتحليلات أصل أساسي يصنع ميزة تنافسية بين الآخرين.
أنواع تقارير الموارد البشرية
تلعب أنواع تقارير الموارد البشرية دورًا جوهريًا في تعزيز الأداء الإداري ودعم النمو المؤسسي، وفيما يلي أبرز أنواعها:
- تقارير التوظيف: تشمل معدلات القبول، معدلات الاحتفاظ بالمتقدمين، ومدّة استكمال التعيينات؛ تساعد على تحسين عملية جذب المواهب.
- تقارير الحضور والانصراف: ترصد أنماط الغياب والتأخير، مما يتيح الوقاية من الانضباط وتحسين الجدولة.
- تقارير أداء وتقييم الأداء: تقيس مستوى إنجاز الموظفين من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وتحدد الاحتياجات التدريبية والمكافآت. هذه التقارير تدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية من خلال تتبع أداء الموظفين عبر لوحات معلومات تفاعلية وتقارير مجدولة.
- تقارير دوران الموظفين: تُظهر نسبة المغادرين والزمن المستغرق في كل مرحلة من مراحل الخدمة؛ ما يساعد على تفادي الخسائر البشرية وتكلفة الاستقطاب.
- تقارير رضا الموظفين: تستند إلى استبيانات ومقابلات دورية، وتكشف النقاط الإيجابية والاحتياجات المحسَّنة لبيئة العمل.
- تقارير التدريب والتطوير: تبرز أهمية قياس فعالية البرامج التدريبية وربطها بأهداف المنظمة، كما تساهم في تحسين عمليات اتخاذ القرار المتعلقة بتنمية الموارد البشرية وتعزيز الأداء المؤسسي.
من خلال تحليل هذه التقارير بشكل دوري، تستطيع فرق الموارد البشرية:
- اتخاذ قرارات استراتيجية تعتمد على بيانات دقيقة.
- تحسين بيئة العمل بناءً على مؤشرات مرتفعة أو منخفضة.
- تخفيض التكاليف المرتبطة بالتوظيف والتغيب.
- رفع مستوى الإشباع الوظيفي مما يعزز الإنتاجية والاستقرار الوظيفي.
التقرير السنوي للموارد البشرية
يُعد التقرير السنوي للموارد البشرية من أهم الوثائق التي تصدرها المنظمة في نهاية كل عام، حيث يقدم نظرة شاملة حول أداء قسم الموارد البشرية خلال العام المنصرم. يتضمن التقرير السنوي للموارد البشرية معلومات دقيقة حول مؤشرات الأداء الرئيسية، مثل معدل دوران الموظفين، رضا الموظفين، وفعالية عملية التوظيف. من خلال تحليل هذه المؤشرات، يمكن للإدارة العليا تقييم مدى نجاح سياسات الموارد البشرية، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تطوير أو تحسين.
يستعرض التقرير السنوي للموارد البشرية أيضًا بيانات حول عدد الموظفين، معدلات التوظيف، ومستوى التقدم في تحقيق أهداف الموارد البشرية. كما يسلط الضوء على التحديات التي واجهها قسم الموارد البشرية خلال العام، ويقترح حلولاً عملية لمعالجتها. بفضل هذه المعلومات، يصبح التقرير السنوي للموارد البشرية أداة استراتيجية تساعد المنظمة على تحسين عمليات الموارد البشرية، ورفع كفاءة إدارة الموظفين، وتحقيق أهداف العمل بشكل أكثر فعالية.
ما أهم المقاييس المُستخدَمة في تقارير الموارد البشرية
يوجد عديدٌ من المقاييس التي تُضمَّن في إنشاء تقارير الموارد البشرية، والأكثر شيوعًا منها هو: يمكن تحليل هذه المؤشرات باستخدام أدوات وتقنيات حديثة لتحسين دقة النتائج ودعم اتخاذ القرار.
التنوع في بيئة العمل
يشير هذا المقياس إلى نسبة تمثيل المجموعات المختلفة داخل القوى العاملة في المنشأة، وتحديد الفجوات التي تحتاج إلى تحسين، على سبيل المثال نسبة التنوّع بين المواطنين والمغتربين، والشباب والكبار… ويجري حساب هذا المؤشر بقسمة عدد الموظفين من مجموعة معينة على إجمالي عدد الموظفين في المنشأة، ثم ضرب حاصل القسمة في 100، وتمثّل النسبة المئوية الناتجة نسبة تنوع الموظفين لهذه المجموعة.
مثال: في شركة تتكوَّن من 100 موظف، وتضم 30 موظفًا سعوديًا، تكون نسبة التوطين في الشركة 30%.
معدل الإنفاق
يُستخدم هذا المقياس لحساب النفقات التي تتكبَّدها الشركة، سواء تكاليف معدات وغيرها أو رواتب الموظفين، ويمكن تقسيمه كما يلي:
- مصاريف القسم: أحد أهم المؤشرات التي تقيس الكفاءة المالية للمُنشأة، وهو يشير إلى مجموع النفقات التي يُشارك بها القسم في مجمل ميزانية الشركة، مثلًا تشمل مصاريف قسم التسويق نفقات إدارة التسويق ونفقات أبحاث السوق والمستهلكين ونفقات الإعلان.. إلخ.
- متوسط الراتب: يساعد هذا المؤشر على اكتشاف فجوات الأجور ومن ثمَّ فهم مستوى المساواة في الشركة واكتشاف أي أوجه عدم إنصاف بين الموظفين تتجاوز الاختلافات الطبيعية بين الأدوار، ويمكن حسابه لقسم معين أو حسب المسمَّى أو لمجموعة ديموغرافية معينة (العمر- الجنسية.. إلخ). وفقًا للمعادلة الآتية: جمع كل الرواتب في الفئة المختارة ثم قسمة حصيلة الجمع على عدد الأشخاص في هذه الفئة.
مثال: بالاستعانة بمسير الرواتب تبيّن أن مجموع الرواتب لقسم التسويق 50 ألف ريال، يضمّ القسم 5 موظفين،
الرضا الوظيفي
وهو مؤشِّر رضا الموظفين عن تجربة العمل في الشركة من خلال قياس استعدادهم للتوصية بها للآخرين، إذ كلما استعدّوا لضمِّ أصدقائهم، كان ذلك دلالة على أنهم راضون بقدر معقول، وإذا نصحوا أصدقاءهم بالابتعاد، دلَّ ذلك على وجود مشكلات كبيرة في المنشأة.
يعدّ الرضا الوظيفي أحد تقارير الموارد البشرية المهمة، وارتفاعه يعبِّر عن فترة بقاء أعلى للموظفين ومن ثمَّ توفير تكاليف التوظيف والإعداد، مع زيادة ولاء العاملين وثقتهم في الشركة. يمكن قياسه بطريقة بسيطة من خلال عمل استبيان للموظفين يطرح سؤالًا واحدًا فقط:
“ما مدى احتمالية أن تُوصي بالشركة كمكان عمل؟ اختر من المقياس التالي (0-10)”
مع ترك مساحة للإجابات المفتوحة التي يمكن أن تساعد على تحديد كيف يمكن تحسين الرضا، يمكن إجراء الاستطلاع عبر بيزات التي توفِّر ميزة استبيانات الموظفين وتمكّنك من بناء استبيانات متنوعة.
بعد جمع الاستبيان، قسِّم الموظفين إلى ثلاث فئات (9-10) متحمسين، (7-8) راضين، و(0-6) غير راضين، ثم احصل على معدل الرضا الوظيفي بناء على هذه المعادلة:
معدل الرضا الوظيفي ={(عدد المتحمسين – عدد غير الراضين) ÷ عدد المشاركين في الاستطلاع} × 100
يتراوح معدل الرضا الوظيفي المتوسط بين 10 و20، والمعدل الجيد بين 20 و30، والمعدل الرائع بين 40 و50.
معدل دوران الموظفين الطوعي وغير الطوعي
يقيس هذا المعدل النسبة المئوية للموظفين الذين غادروا الشركة، على أنه ينبغي التمييز هنا بين نوعين من معدل الدوران:
- معدل دوران الموظفين الطوعي: النسبة المئوية للموظفين الذين قرَّروا ترك الشركة.
- معدل دوران الموظفين غير الطوعي: النسبة المئوية للموظفين الذين غادروا الشركة بقرار فصل.
يعبّر كلا المؤشرين عن دلالات مختلفة، فالدوران الطوعي يشير إلى مدى قدرة المنشأة على الاحتفاظ بالموظفين، فيما يدل الدوران غير الطوعي على مدى نجاح الشركة في تعيين الموظفين المناسبين وإدارتهم بكفاءة. يُحتَسب المؤشران بقسمة عدد الموظفين في كل فئة على إجمالي عدد الموظفين في المنشأة.
مثال: إذا استقال 7 موظفين في العام الماضي من إجمالي 70 موظفًا في الشركة، يكون معدّل الدوران الطوعي 10% من الموظفين.
ختامًا، الاعتماد على الطُرق اليدوية ليس طريقة مُستدامة للحصول على تقارير حديثة ودقيقة، لهذا السبب يستخدم عديدٌ من الشركات تكنولوجيا الموارد البشرية التي تجعل من السهل الحصول على البيانات والتحليلات والتقارير المطلوبة، مثل نظام الموارد البشرية “بيزات” الذي يجمع البيانات من مصادر مُتعدِّدة ويقدِّم تحليلات شاملة متقدِّمة لجميع جوانب الموارد البشرية، كالحضور والانصراف، ومعدل نمو الشركة، والإجازات ومسير الرواتب.
دور قسم الموارد البشرية في إعداد وتحليل التقارير
يلعب قسم الموارد البشرية دورًا محوريًا في إعداد وتحليل تقارير الموارد البشرية، حيث يبدأ بجمع البيانات المتعلقة بأداء الموظفين، معدلات التوظيف، وفعالية عملية التوظيف. يقوم الفريق المختص بتحليل هذه البيانات بدقة للكشف عن الاتجاهات والأنماط التي قد تؤثر على سير العمل داخل المنظمة. من خلال تقارير الموارد، يمكن لقسم الموارد البشرية تحديد نقاط القوة والضعف في العمليات الحالية، واقتراح حلول عملية لتحسين الأداء العام.
لا يقتصر دور قسم الموارد البشرية على جمع البيانات فقط، بل يمتد إلى إعداد تقارير مفصلة تساعد الإدارة العليا في اتخاذ قرارات مدروسة مبنية على معلومات دقيقة. كما تتيح هذه التقارير إمكانية متابعة نتائج التغييرات التي تم تنفيذها، وقياس مدى نجاحها في تحقيق الأهداف المرجوة. بفضل هذا الدور الحيوي، يصبح قسم الموارد البشرية شريكًا استراتيجيًا في تحسين عمليات التوظيف، رفع كفاءة الموظفين، وتعزيز بيئة العمل بشكل مستمر.
خلاصة: كيف تعزز تقارير الموارد البشرية إدارة الموظفين
تلعب تقارير الموارد البشرية دورًا أساسيًا في تعزيز إدارة الموظفين من خلال توفير معلومات دقيقة وموثوقة حول أداء الموظفين، معدلات التوظيف، وفعالية عملية التوظيف. تساعد هذه التقارير الإدارة في تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، وتقديم توصيات عملية لتحسين عمليات الموارد البشرية بشكل مستمر. من خلال تحليل بيانات الموظفين ومؤشرات الأداء، يمكن اتخاذ قرارات استراتيجية تساهم في رفع مستوى رضا الموظفين، وتحسين بيئة العمل، وزيادة إنتاجية الموظف.
علاوة على ذلك، تتيح تقارير الموارد البشرية للمنظمة مراقبة التقدم نحو تحقيق الأهداف، وتقييم فعالية السياسات والإجراءات المتبعة. بفضل هذه المعلومات، يمكن للإدارة العليا اتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة، مما يعزز من قدرة المنظمة على الاحتفاظ بالموظفين الأكفاء، وتحقيق الاستقرار الوظيفي، ودعم النمو المستدام. في النهاية، تُعد تقارير الموارد البشرية أداة لا غنى عنها لتلبية احتياجات العمل وتحقيق النجاح المؤسسي.
لا تتخذ إدارة الموارد البشرية قراراتها بمعزل عن الأقسام الأخرى، ولا تستند إلى التخمين والآراء الشخصية. بل على العكس تمامًا، فإنها تحصل على صورة شاملة عن عمليات المنشأة بالتعاون مع أقسام أخرى كالمالية، مع استخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRIS) وأتمتة عمليات التقارير لتحسين دقة وفعالية البيانات. وتستند إلى تقرير الموارد البشرية، الذي يُعرَّف بأنه وثيقة تحليلية تجمع بيانات ومؤشرات الأداء الرئيسية للموارد البشرية، وتبرز أهميته في دعم اتخاذ القرار ووضع استراتيجيات النمو والنجاح.
هذا هو الوضع النموذجي في عالم إدارة شؤون الموظفين اليوم، بعد أن تخلَّت الموارد البشرية عن صورتها التقليدية، وأصبحت شريكًا استراتيجيًا يؤثر -بشكل مباشر- في الحصيلة النهائية للأعمال. ويمكن للمنظمة تحسين إدارة شؤون الموظفين باستخدام تقارير الموارد البشرية الحديثة والتقنيات الرقمية. فكيف يمكن أن تساعد تحليلات الموارد البشرية والبيانات على تحسين إدارة شؤون الموظفين؟
ما تقارير الموارد البشرية؟
تقارير الموارد البشرية أدوات تحليلية لعرض الحقائق والمقاييس المتعلقة بالكوادر البشرية، ووسيلة لتتبع مدى تقدُّم أداء جهود إدارة الموارد البشرية والتحدِّيات التي تواجهها، بالإضافة إلى قياس النجاحات والفشل. يجب أن يتضمن تقرير الموارد البشرية بيانات ومؤشرات مثل المعلومات الشخصية، الرواتب، الحضور والانصراف، مع أهمية تصميم التقرير بشكل يجذب القارئ ويدعم اتخاذ القرار الفعّال. تستند هذه التقارير إلى مجموعة واسعة من البيانات ذات الصلة بالموظّفين، كالبيانات الشخصية والرواتب والحضور والانصراف، وتنتج من عملية تجميع البيانات ثم تحليلها وتمثيلها في هيئة معلومات سهلة الفهم بإمكانها مساعدة الشركة على قياس تأثير هذه المؤشرات في الأداء العام، ومن ثمَّ تمكين عمليات صنع القرار المبنية على البيانات.
كيف تساعد التقارير على إدارة الموارد البشرية بكفاءة أكبر؟
وهنا تبرز عدّة أسئلة: كيف يساعد تحليل الموارد البشرية وإنشاء التقارير ذات الصلة بالموظفين على تحسين كفاءة إدارة شؤون الموظفين؟ وإلى أي مدى تستطيع إحداث فارق إيجابي في أداء الشركة ككل؟
تجيب الأسباب الخمسة الآتية عن السؤال.
- اتخاذ قرارات أفضل
تُمثِّل الموارد البشرية منجمًا للبيانات المتاحة التي يصعب حصرها، وفي ظل الأهمية المتنامية لذلك أو ما يسمّى “ذكاء الأعمال” في صنع القرار، يحتاج القادة إلى استيعاب جميع هذه البيانات ورؤية الصورة الكاملة من أجل اتخاذ قرارات جيدة، وهي مهمة تكنولوجيا أنظمة الموارد البشرية مثل بيزات، التي تعمل على جمع البيانات وتدقيقها ثم تحليلها وتقديم تقارير عن مؤشرات الأداء الرئيسية، لاتخاذ قرارات مستنيرة تقود إلى احتمالات نجاح أعلى. يمكنك كمدير للموارد البشرية الاستفادة من عرض التقارير ولوحات المعلومات المرئية لتحليل البيانات بشكل أفضل ودعم اتخاذ قرارات استراتيجية دقيقة.
- الانتقال من الدور التشغيلي إلى الدور الاستراتيجي
الاحتفاظ بالبيانات في أوراق وملفات الإكسل لا يجعلها قيمة استراتيجية للشركة، بل إن ما يُحقق ذلك هو تحويلها لمعلومات ورؤى ثاقبة. توفِّر تقارير الموارد البشرية حقائق وأرقام تساعد مسؤولي الموارد البشرية على فهم ما يجري في الشركة على نحو أكثر عمقًا، ومن ثمَّ الكشف المبكر عن أي ثغرات قد تتطوَّر إلى مشكلات في المستقبل. يجب الالتزام بإجراءات محددة عند إعداد تقارير الموارد البشرية لضمان جودتها وتحقيق الأهداف الاستراتيجية.
يعني ذلك أن التقارير لا تجعل إدارة الموارد البشرية تقوم بدور تشغيلي فقط، بل تُمكِّنها في الوقت نفسه من مدِّ نفوذها والمشاركة بشكل أكبر في صنع القرارات الاستراتيجية. على سبيل المثال تتيح التقارير التنبؤ بمستقبل القوى العاملة بتحديد مستوى رضا الموظفين، وقياس الأثر المالي لجهود قسم الموارد البشرية في الأداء النهائي للشركة بحساب العائد على الاستثمار.
- قياس فاعلية العمليات
الفكرة الشائعة عن إدارة الموارد البشرية أنها قسم تقليدي، يعمل بطريقة نمطية، اعتاد إدارة العمل بشكل معين “لأنه دائمًا ما يُدار هكذا”، كما أنها ليست نجمًا لامعًا في لعبة الأرقام كقسم المبيعات مثلًا، لكن تحليلات الموارد البشرية استطاعت بسهولة نسف هذه الفكرة لأنها وفَّرت أدوات لقياس مدى نجاح جهود إدارة شؤون الموظفين.
إذ تساعد التقارير عن مسير الرواتب والمكافآت والتعيين وإعداد الموظفين وأداء القوى العاملة، وغيرها، إدارةَ الموارد البشرية على فهم مدى جودة أدائها، ومن ثمَّ تتمكن من إثبات نجاحها وتحسين عملياتها وتطوير مستوى أدائها. أفضل مثال على ذلك هو عملية التوظيف، إذ يمكن أن تكشف التقارير طُرقًا أفضل وأسرع للعثور على المرشحين وتعيينهم، مما يوفر المال ويُحسِّن الأعمال بشكل عام. كما أن عرض البيانات من خلال لوحات معلومات مرئية أو تقارير تفاعلية يُسهّل فهم النتائج ويدعم اتخاذ القرار.
- توفير النفقات
يُشكِّل الموظفون أحد أكبر بنود الإنفاق في ميزانية الشركة، لذلك ليس من المستغرب أن تخسر الشركات أموالًا طائلة بسبب سياسات خاطئة كان من الممكن تجنّبها إذا تمتّع القادة برؤية أوضح لما يجري، وفي الواقع فإن تقارير الموارد البشرية عادة ما تُلهم بأفكار عديدة من شأنها أن تساعد على صقل العمليات المتعلقة بالموظفين واتخاذ قرارات رشيدة تقلل من النفقات.
- تحسين أداء الموظفين
توفِّر تقارير الموارد البشرية تقييمات دقيقة محايدة لأداء الموظفين بعيدًا عن الآراء والمشاعر، فيستطيع المديرون اتِّخاذ قرارات العمل المناسبة المتعلقة بترقية الموظفين أو إقالتهم، مكافآتهم أو الخصم منهم. يترك ذلك أثره في الموظفين الأكفَاء الذين يشعرون بتقدير الشركة لعملهم وبأن كفاءتهم مرئية، كما ينعكس ذلك على تحفيز الموظفين لتحسين أدائهم وزيادة معدل الاحتفاظ بالكفاءات، فإذا لم يشعر الموظفون بالتقدير فمن المحتمل أن يبحثوا عن فرص جديدة في مكان آخر.
تؤكد ذلك دراسةٌ أجرتها ديلويت – Deloitte إحدى أبرز شركات الخدمات المهنية، التي تقول إن الشركات عالية الأداء تستخدم البيانات بمقدار 2.6مرة أكثر من الشركات منخفضة الأداء، إذ ترى أن البيانات والتحليلات أصل أساسي يصنع ميزة تنافسية بين الآخرين.
أنواع تقارير الموارد البشرية
تلعب أنواع تقارير الموارد البشرية دورًا جوهريًا في تعزيز الأداء الإداري ودعم النمو المؤسسي، وفيما يلي أبرز أنواعها:
- تقارير التوظيف: تشمل معدلات القبول، معدلات الاحتفاظ بالمتقدمين، ومدّة استكمال التعيينات؛ تساعد على تحسين عملية جذب المواهب.
- تقارير الحضور والانصراف: ترصد أنماط الغياب والتأخير، مما يتيح الوقاية من الانضباط وتحسين الجدولة.
- تقارير أداء وتقييم الأداء: تقيس مستوى إنجاز الموظفين من خلال مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وتحدد الاحتياجات التدريبية والمكافآت. هذه التقارير تدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية من خلال تتبع أداء الموظفين عبر لوحات معلومات تفاعلية وتقارير مجدولة.
- تقارير دوران الموظفين: تُظهر نسبة المغادرين والزمن المستغرق في كل مرحلة من مراحل الخدمة؛ ما يساعد على تفادي الخسائر البشرية وتكلفة الاستقطاب.
- تقارير رضا الموظفين: تستند إلى استبيانات ومقابلات دورية، وتكشف النقاط الإيجابية والاحتياجات المحسَّنة لبيئة العمل.
- تقارير التدريب والتطوير: تبرز أهمية قياس فعالية البرامج التدريبية وربطها بأهداف المنظمة، كما تساهم في تحسين عمليات اتخاذ القرار المتعلقة بتنمية الموارد البشرية وتعزيز الأداء المؤسسي.
من خلال تحليل هذه التقارير بشكل دوري، تستطيع فرق الموارد البشرية:
- اتخاذ قرارات استراتيجية تعتمد على بيانات دقيقة.
- تحسين بيئة العمل بناءً على مؤشرات مرتفعة أو منخفضة.
- تخفيض التكاليف المرتبطة بالتوظيف والتغيب.
- رفع مستوى الإشباع الوظيفي مما يعزز الإنتاجية والاستقرار الوظيفي.
التقرير السنوي للموارد البشرية
يُعد التقرير السنوي للموارد البشرية من أهم الوثائق التي تصدرها المنظمة في نهاية كل عام، حيث يقدم نظرة شاملة حول أداء قسم الموارد البشرية خلال العام المنصرم. يتضمن التقرير السنوي للموارد البشرية معلومات دقيقة حول مؤشرات الأداء الرئيسية، مثل معدل دوران الموظفين، رضا الموظفين، وفعالية عملية التوظيف. من خلال تحليل هذه المؤشرات، يمكن للإدارة العليا تقييم مدى نجاح سياسات الموارد البشرية، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تطوير أو تحسين.
يستعرض التقرير السنوي للموارد البشرية أيضًا بيانات حول عدد الموظفين، معدلات التوظيف، ومستوى التقدم في تحقيق أهداف الموارد البشرية. كما يسلط الضوء على التحديات التي واجهها قسم الموارد البشرية خلال العام، ويقترح حلولاً عملية لمعالجتها. بفضل هذه المعلومات، يصبح التقرير السنوي للموارد البشرية أداة استراتيجية تساعد المنظمة على تحسين عمليات الموارد البشرية، ورفع كفاءة إدارة الموظفين، وتحقيق أهداف العمل بشكل أكثر فعالية.
ما أهم المقاييس المُستخدَمة في تقارير الموارد البشرية
يوجد عديدٌ من المقاييس التي تُضمَّن في إنشاء تقارير الموارد البشرية، والأكثر شيوعًا منها هو: يمكن تحليل هذه المؤشرات باستخدام أدوات وتقنيات حديثة لتحسين دقة النتائج ودعم اتخاذ القرار.
التنوع في بيئة العمل
يشير هذا المقياس إلى نسبة تمثيل المجموعات المختلفة داخل القوى العاملة في المنشأة، وتحديد الفجوات التي تحتاج إلى تحسين، على سبيل المثال نسبة التنوّع بين المواطنين والمغتربين، والشباب والكبار… ويجري حساب هذا المؤشر بقسمة عدد الموظفين من مجموعة معينة على إجمالي عدد الموظفين في المنشأة، ثم ضرب حاصل القسمة في 100، وتمثّل النسبة المئوية الناتجة نسبة تنوع الموظفين لهذه المجموعة.
مثال: في شركة تتكوَّن من 100 موظف، وتضم 30 موظفًا سعوديًا، تكون نسبة التوطين في الشركة 30%.
معدل الإنفاق
يُستخدم هذا المقياس لحساب النفقات التي تتكبَّدها الشركة، سواء تكاليف معدات وغيرها أو رواتب الموظفين، ويمكن تقسيمه كما يلي:
- مصاريف القسم: أحد أهم المؤشرات التي تقيس الكفاءة المالية للمُنشأة، وهو يشير إلى مجموع النفقات التي يُشارك بها القسم في مجمل ميزانية الشركة، مثلًا تشمل مصاريف قسم التسويق نفقات إدارة التسويق ونفقات أبحاث السوق والمستهلكين ونفقات الإعلان.. إلخ.
- متوسط الراتب: يساعد هذا المؤشر على اكتشاف فجوات الأجور ومن ثمَّ فهم مستوى المساواة في الشركة واكتشاف أي أوجه عدم إنصاف بين الموظفين تتجاوز الاختلافات الطبيعية بين الأدوار، ويمكن حسابه لقسم معين أو حسب المسمَّى أو لمجموعة ديموغرافية معينة (العمر- الجنسية.. إلخ). وفقًا للمعادلة الآتية: جمع كل الرواتب في الفئة المختارة ثم قسمة حصيلة الجمع على عدد الأشخاص في هذه الفئة.
مثال: بالاستعانة بمسير الرواتب تبيّن أن مجموع الرواتب لقسم التسويق 50 ألف ريال، يضمّ القسم 5 موظفين،
الرضا الوظيفي
وهو مؤشِّر رضا الموظفين عن تجربة العمل في الشركة من خلال قياس استعدادهم للتوصية بها للآخرين، إذ كلما استعدّوا لضمِّ أصدقائهم، كان ذلك دلالة على أنهم راضون بقدر معقول، وإذا نصحوا أصدقاءهم بالابتعاد، دلَّ ذلك على وجود مشكلات كبيرة في المنشأة.
يعدّ الرضا الوظيفي أحد تقارير الموارد البشرية المهمة، وارتفاعه يعبِّر عن فترة بقاء أعلى للموظفين ومن ثمَّ توفير تكاليف التوظيف والإعداد، مع زيادة ولاء العاملين وثقتهم في الشركة. يمكن قياسه بطريقة بسيطة من خلال عمل استبيان للموظفين يطرح سؤالًا واحدًا فقط:
“ما مدى احتمالية أن تُوصي بالشركة كمكان عمل؟ اختر من المقياس التالي (0-10)”
مع ترك مساحة للإجابات المفتوحة التي يمكن أن تساعد على تحديد كيف يمكن تحسين الرضا، يمكن إجراء الاستطلاع عبر بيزات التي توفِّر ميزة استبيانات الموظفين وتمكّنك من بناء استبيانات متنوعة.
بعد جمع الاستبيان، قسِّم الموظفين إلى ثلاث فئات (9-10) متحمسين، (7-8) راضين، و(0-6) غير راضين، ثم احصل على معدل الرضا الوظيفي بناء على هذه المعادلة:
معدل الرضا الوظيفي ={(عدد المتحمسين – عدد غير الراضين) ÷ عدد المشاركين في الاستطلاع} × 100
يتراوح معدل الرضا الوظيفي المتوسط بين 10 و20، والمعدل الجيد بين 20 و30، والمعدل الرائع بين 40 و50.
معدل دوران الموظفين الطوعي وغير الطوعي
يقيس هذا المعدل النسبة المئوية للموظفين الذين غادروا الشركة، على أنه ينبغي التمييز هنا بين نوعين من معدل الدوران:
- معدل دوران الموظفين الطوعي: النسبة المئوية للموظفين الذين قرَّروا ترك الشركة.
- معدل دوران الموظفين غير الطوعي: النسبة المئوية للموظفين الذين غادروا الشركة بقرار فصل.
يعبّر كلا المؤشرين عن دلالات مختلفة، فالدوران الطوعي يشير إلى مدى قدرة المنشأة على الاحتفاظ بالموظفين، فيما يدل الدوران غير الطوعي على مدى نجاح الشركة في تعيين الموظفين المناسبين وإدارتهم بكفاءة. يُحتَسب المؤشران بقسمة عدد الموظفين في كل فئة على إجمالي عدد الموظفين في المنشأة.
مثال: إذا استقال 7 موظفين في العام الماضي من إجمالي 70 موظفًا في الشركة، يكون معدّل الدوران الطوعي 10% من الموظفين.
ختامًا، الاعتماد على الطُرق اليدوية ليس طريقة مُستدامة للحصول على تقارير حديثة ودقيقة، لهذا السبب يستخدم عديدٌ من الشركات تكنولوجيا الموارد البشرية التي تجعل من السهل الحصول على البيانات والتحليلات والتقارير المطلوبة، مثل نظام الموارد البشرية “بيزات” الذي يجمع البيانات من مصادر مُتعدِّدة ويقدِّم تحليلات شاملة متقدِّمة لجميع جوانب الموارد البشرية، كالحضور والانصراف، ومعدل نمو الشركة، والإجازات ومسير الرواتب.
دور قسم الموارد البشرية في إعداد وتحليل التقارير
يلعب قسم الموارد البشرية دورًا محوريًا في إعداد وتحليل تقارير الموارد البشرية، حيث يبدأ بجمع البيانات المتعلقة بأداء الموظفين، معدلات التوظيف، وفعالية عملية التوظيف. يقوم الفريق المختص بتحليل هذه البيانات بدقة للكشف عن الاتجاهات والأنماط التي قد تؤثر على سير العمل داخل المنظمة. من خلال تقارير الموارد، يمكن لقسم الموارد البشرية تحديد نقاط القوة والضعف في العمليات الحالية، واقتراح حلول عملية لتحسين الأداء العام.
لا يقتصر دور قسم الموارد البشرية على جمع البيانات فقط، بل يمتد إلى إعداد تقارير مفصلة تساعد الإدارة العليا في اتخاذ قرارات مدروسة مبنية على معلومات دقيقة. كما تتيح هذه التقارير إمكانية متابعة نتائج التغييرات التي تم تنفيذها، وقياس مدى نجاحها في تحقيق الأهداف المرجوة. بفضل هذا الدور الحيوي، يصبح قسم الموارد البشرية شريكًا استراتيجيًا في تحسين عمليات التوظيف، رفع كفاءة الموظفين، وتعزيز بيئة العمل بشكل مستمر.
خلاصة: كيف تعزز تقارير الموارد البشرية إدارة الموظفين
تلعب تقارير الموارد البشرية دورًا أساسيًا في تعزيز إدارة الموظفين من خلال توفير معلومات دقيقة وموثوقة حول أداء الموظفين، معدلات التوظيف، وفعالية عملية التوظيف. تساعد هذه التقارير الإدارة في تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، وتقديم توصيات عملية لتحسين عمليات الموارد البشرية بشكل مستمر. من خلال تحليل بيانات الموظفين ومؤشرات الأداء، يمكن اتخاذ قرارات استراتيجية تساهم في رفع مستوى رضا الموظفين، وتحسين بيئة العمل، وزيادة إنتاجية الموظف.
علاوة على ذلك، تتيح تقارير الموارد البشرية للمنظمة مراقبة التقدم نحو تحقيق الأهداف، وتقييم فعالية السياسات والإجراءات المتبعة. بفضل هذه المعلومات، يمكن للإدارة العليا اتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة، مما يعزز من قدرة المنظمة على الاحتفاظ بالموظفين الأكفاء، وتحقيق الاستقرار الوظيفي، ودعم النمو المستدام. في النهاية، تُعد تقارير الموارد البشرية أداة لا غنى عنها لتلبية احتياجات العمل وتحقيق النجاح المؤسسي.
مقالات ذات صلة
نظام إدارة الموارد البشرية هو مجموعة من الأدوات التي تساعدك في إدارة الموظّفين بشركتك مهما كان حجمُها، وفي أي مرحلةٍ كانت، وهي من أساسيات سوق العمل الحالي التي شاع استخدامها […]
في عالم يزداد تحولًا نحو الاقتصاد الحر والرقمي، لم تعد “وثيقة العمل الحر” مجرد شهادة ورقية في المملكة العربية السعودية، بل أصبحت جواز سفرك إلى عالم الاحترافية والمصداقية، فهي البوابة […]
مع اقتراب الشهر من نهايته، وتحول قسم الموارد البشرية إلى خلية نحل ملأى بالأرقام والأوراق والسجلات والتدقيقات، يصبح كل خطأ صغير مصدرًا للشكوى والتأخير وربما الغضب أو الخلل الإداري، غير […]
Get Social