كيف يتحول تقييم الأداء من شر لابد منه يؤدي في كثير من الأحيان إلى تغذية التوتر بين المدير والموظفين وإثارة البلبلة، إلى أداة لتعزيز العلاقة بينهم وليس إضعافها؟ يحدث ذلك عندما يُقيم الأداء بشمول وشفافية مقدمًا صورة صادقة تقود إلى تقدير الأداء الجيد وتقديم الدعم اللازم للأداء السئ. كما أن الاستفادة من مصادر أو آراء أخرى في عملية التقييم تضمن شمولية ودقة النتائج.

نناقش في هذا المقال بالتفصيل الجوانب المختلفة لعملية تقييم أداء الموظفين.

ما هو مفهوم تقييم الأداء؟

تقييم الأداء هو عملية قياس أداء الموظف بانتظام من أجل تتبع مهاراته وتحسينها باستمرار بما يساعده على أداء وظيفته على أكمل وجه. تنطوي هذه العملية على مقاييس محددة مسبقًا، وملاحظات، ومكافآت، وترقيات والفصل أحيانًا، وتُجرى بوتيرة منتظمة مرة أو أكثر في السنة. يشمل تقييم الموظف مراجعة أدائه من مختلف الجوانب مثل إتقان المهارات، الالتزام بالسياسات، التعامل مع الزملاء والعملاء، والقدرة على تحقيق الأهداف.

تتولى إدارة الموارد البشرية عادة وضع إطار لعملية تقييم الأداء يساعدها المديرون في تطبيق هذا الإطار، وتسفر عن اكتشاف فرص التحسين، مثل حاجة الموظف أو القسم إلى تدريب محدد لأداء أفضل. تعتمد عملية تقييم الموظف على جمع تغذية راجعة من مصادر متعددة، بالإضافة إلى متابعة مستمرة لأداء الموظف ومراجعة دورية لسجلاته الوظيفية، ويمكن الاستفادة من برامج HR لتسهيل هذه المهام وتحسين دقة التقييمات.

يهدف التقييم لتحديد نقاط القوة والضعف لدى الموظف، وقياس مدى قدرة الموظف والقدرة على التكيف مع متطلبات العمل الوظيفي، مما يسهم في وضع خطط تطوير فعالة.

أهداف تقييم الأداء

التحسين المستمر الذي تضعه عملية تقييم الأداء كغاية نهائية، يمر بمجموعة من الأهداف التي تساعد على تحقيق هذه الغاية على أفضل نحو، نلقي نظرة فاحصة فيما يلي على هذه الأهداف:

دور الموارد البشرية في إدارة الأداء

تلعب إدارة الموارد البشرية دورًا محوريًا في إدارة وتقييم أداء الموظفين داخل أي مؤسسة. إذ تقع على عاتقها مسئولية تحديد معايير التقييم المناسبة لكل وظيفة، ووضع أهداف واضحة وقابلة للقياس تضمن تحقيق أفضل النتائج. من خلال عملية تقييم الأداء المنتظمة، تتابع الموارد البشرية تقدم الموظفين، وتعمل على تقديم التغذية الراجعة البناءة التي تساعدهم على تطوير أدائهم بشكل مستمر.

بالإضافة إلى ذلك، تضع إدارة الموارد البشرية خططًا شاملة لتطوير الموظفين، تشمل التدريب والتأهيل، وتحرص على تحفيزهم عبر نظام مكافآت وترقيات عادل وشفاف. يجب أن تكون عملية إدارة الأداء شاملة، تعتمد على معايير موضوعية وواضحة، وتضمن التواصل المستمر بين الإدارة والموظفين. هذا النهج يعزز من التزام الموظفين بأهداف العمل، ويخلق بيئة عمل إيجابية تدعم تحقيق الأهداف المؤسسية بكفاءة وفعالية.

ما المراحل التي تمر بها عملية تقييم أداء الموظفين؟

تمر عملية تقييم أداء الموظفين بخمس مراحل تتخذ شكل الدورة التي تتكرر باستمرار، هي كما يلي:

• التخطيط

تشمل مرحلة التخطيط كتابة أهداف الموظفين ومسئولياتهم بوضوح، والإعلان عنها ومراجعتها معهم بانتظام، بحيث يتسن للموظف فهم ما الذي يتوقع منه ومتى يكون أداؤه دون المستوى، كما تهدف هذه المرحلة أيضًا لتحديد نقاط القوة والضعف لدى الموظف منذ البداية.

• المراقبة

تعني مراقبة الأداء تتبعه بشكل مستمر وعدم الاكتفاء بمراجعته مرة أو اثنتين في العام، مع التأكيد على أهمية متابعة تقدم الموظف بشكل دوري لضمان تحقيق الأهداف المطلوبة، يفرض ذلك التواصل المستمر مع الموظف والانفتاح على إبداء الملاحظات وترك التعليقات طول الوقت كي لا تحدث انحرافات عن المسار الصحيح.

• الإعداد والتطوير

في ضوء المراقبة التي تمت بالمرحلة السابقة، بات من السهل تحديد آفاق التطوير المطلوبة لترقية الأداء للمستوى المطلوب وسد أي فجوات في المهارات، سواء بالتدريب أو الدورات التعليمية أو التوجيه المباشر.

• التقييم

تساعد مرحلة التقييم في معرفة ما إذا كان أداء الموظف تحسن بعد تنفيذ خطة التطوير الخاصة به أم لا، وتشمل إرسال نموذج تقييم إلى الموظف ضمن نظام إدارة الأداء، يكتشف منه بنفسه مستوى الأداء الحالي وما هو المطلوب للارتقاء به.

• المكافأة على الأداء

تعتبر هذه المرحلة هي المرحلة الأهم، لأن المكافآت تقدم بادرة إيجابية للموظفين ذوي العمل الشاق والطموح العالي والناجحين في تحقيق الأهداف المطلوبة منهم، قد تتخذ المكافأة شكلًا نقديًا أو بطاقة شكر مع هدية رمزية.

التغذية الراجعة في إدارة الأداء

تعد التغذية الراجعة أحد أهم عناصر عملية تقييم أداء الموظفين، إذ تساهم بشكل مباشر في تحسين أداء الموظف وتطوير مهاراته. يجب أن تقدم التغذية الراجعة بشكل بنّاء وموضوعي، مع التركيز على نقاط القوة لدى الموظف وتشجيعه على تعزيزها، بالإضافة إلى تحديد الجوانب التي تحتاج إلى تحسين وتقديم اقتراحات عملية لمعالجتها.

يمكن أن تتم التغذية الراجعة خلال اجتماعات فردية أو لقاءات دورية بين المدير والموظف، كما يمكن إشراك الزملاء والعملاء في تقديم آرائهم حول أداء الموظف، خاصة عند تطبيق نظام التقييم 360 درجة. من خلال هذه العملية، يتم تحديد أهداف تطويرية واضحة للموظفين، وتحفيزهم على تحقيقها ضمن إطار زمني محدد. إن التغذية الراجعة المستمرة تخلق بيئة عمل قائمة على الحوار والتطوير، وتدعم تحقيق أهداف الإدارة بشكل فعّال.

الطرق الشائعة لتقييم أداء الموظفين

تتنوع طرق تقييم الأداء الوظيفي تنوعًا كبيرًا مفسحة المجال للمنشأة في اختيار الطريقة الأنسب لها بناءًا على حجم المنشأة، وأهدافها وتنظيمها. بعض الطرق تعتمد على مراجعة الأداء الوظيفي بشكل دوري لضمان دقة التقييم، كما أن اختيار الطريقة المناسبة يعتمد على طبيعة العمل الوظيفي ومتطلبات كل منشأة. نسلط الضوء فيما يلي على 6 من أكثر طرق تقييم الأداء شيوعًا:

• قائمة معايير التقييم Graphic Rating Scale

هي الطريقة الأكثر شيوعًا في تقييم أداء الموظفين، وتقوم على سرد السمات المطلوبة للوظيفة مع طلب تقييم كل سمة على مقياس من 1 إلى 10 أو ممتاز إلى ضعيف، أو “يلبي ويتجاوز ولا يلبي التوقعات”، ثم يضع المدير علامة على المقياس الذي يمثل أداء الموظف بأدق صورة.

• ترتيب العاملين Ranking

تتبع هذه الطريقة طريقة تصنيف الموظفين في قسم معين بناء على قيمتهم بالنسبة للمدير، إذ يختار الموظف الأكثر أهمية في أعلى التصنيف يليه الأقل فالأقل إلى نهاية القائمة، مع أهمية استخدام المعايير نفسها لتصنيف كل فرد للقضاء على أي تحيز لا شعوري قد يحدث.

• الإدارة بالأهداف Management by Objectives

تركز هذه الطريقة على نتائج العمل والأهداف التي حددت مسبقًا، إذ يتفق المدير والموظف على الأهداف المطلوبة خلال فترة زمنية معينة، ثم يجلسان في نهاية الفترة لمراجعة هل تحققت أم لا.

• قائمة المراجعة Check List

هي أقل طرق التقييم ذاتية، لأنها تتضمن سلسلة من الأسئلة يجيب عنها المدير ببساطة بنعم أو لا دون تحليل تفصيلي، واضعًا علامة اختيار في المربع أمام المعايير التي يستوفيها الموظف، ويترك المربع فارغًا في المجالات التي لا يستوفيها.

• 360 درجة 360 Degrees

تشمل هذه الطريقة تقييم أداء الموظف من قبل أكثر من جهة سواء الزملاء أو المديرين أو البائعين وحتى العملاء، لذلك هي الطريقة الأكثر شمولًا وتنوعًا من حيث مصادر التقييم.

• مقياس التصنيف المرتبط بالسلوك BARS

تركز هذه الطريقة على السلوكيات المرغوبة والمهمة لإكمال مهام العمل، إذ تحدد أولًا الجوانب الرئيسية لأداء الوظيفة ثم تخصص تصنيفًا كميًا لكل سلوك متوقع، محددة بوضوح مواصفات السلوك الجيد والسيء لكل فئة.

تحليل نتائج تقييم الأداء

يمثل تحليل نتائج تقييم الأداء خطوة أساسية في عملية إدارة الأداء، حيث يتم من خلاله تقييم مدى تحقيق الموظفين للأهداف المحددة مسبقًا. يجب أن يتم هذا التحليل بشكل دقيق وموضوعي، مع التركيز على مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير الموضوعة، وتحديد نقاط القوة التي يمكن البناء عليها، بالإضافة إلى رصد الجوانب التي تحتاج إلى تحسين.

يساعد التحليل المتوازن في وضع خطط تطوير فردية لكل موظف، وتحديد الاحتياجات التدريبية التي تساهم في رفع مستوى الأداء الوظيفي. كما يمكن من خلال نتائج التقييم تحديد مدى فعالية السياسات والإجراءات الحالية، واتخاذ قرارات مدروسة بشأن الترقيات أو إعادة توزيع المهام. إن عملية تحليل النتائج تضمن أن يكون التقييم أداة حقيقية لتحسين الأداء، وليس مجرد إجراء روتيني.

خطة تحسين الأداء

بعد الانتهاء من عملية التقييم وتحليل النتائج، تأتي خطوة إعداد خطة تحسين الأداء، والتي تعد من أهم أدوات تطوير العمل وتحقيق الأهداف المؤسسية. يجب أن تكون هذه الخطة شاملة وواضحة، وتحدد الأهداف المطلوبة بدقة، مع وضع مؤشرات قياس أداء قابلة للتحقق.

تشمل خطة تحسين الأداء عادةً برامج تدريبية متخصصة، ودعمًا مستمرًا من الإدارة، بالإضافة إلى توفير الموارد اللازمة للموظف لتحقيق الأهداف المحددة. يجب أن تكون الخطة مرنة وقابلة للتعديل، بحيث يمكن التكيف مع أي تغييرات تطرأ على بيئة العمل أو احتياجات الموظفين. من خلال تنفيذ خطة تحسين الأداء بشكل منهجي، يمكن تحقيق نتائج ملموسة في رفع كفاءة الموظفين وتعزيز قدرتهم على إنجاز المهام المطلوبة بكفاءة أعلى.

دور التكنولوجيا في إدارة الأداء

أصبحت التكنولوجيا اليوم جزءًا لا يتجزأ من عملية إدارة وتقييم أداء الموظفين، حيث توفر أدوات رقمية متقدمة تسهل جمع البيانات وتحليلها بشكل دقيق وسريع. يمكن استخدام أنظمة إدارة الأداء الإلكترونية لتتبع تقدم الموظفين، وتخزين سجلات التقييم، وإعداد تقارير دورية تساعد الإدارة في اتخاذ قرارات مبنية على بيانات واقعية.

بالإضافة إلى ذلك، تتيح التكنولوجيا للموظفين الوصول إلى برامج تدريبية إلكترونية وفرص تعليمية عبر الإنترنت، مما يعزز من تطوير مهاراتهم بشكل مستمر. يجب على المؤسسات اختيار الحلول التكنولوجية التي تتناسب مع احتياجاتها وأهدافها، لضمان تحقيق أقصى استفادة من عملية إدارة الأداء. إن دمج التكنولوجيا في التقييم يسهم في رفع كفاءة العملية، ويجعلها أكثر شفافية وفعالية، مما ينعكس إيجابًا على أداء الموظفين والمؤسسة بشكل عام.

أهم الأخطاء التي تشوب عملية تقييم الأداء

في ضوء التعقيد الذي تتسم به عملية تقييم الأداء، تقع أخطاء أحيانًا تجعلها أقل كفاءة. لذلك جمعنا في القائمة التالية أكثر أخطاء تقييم الأداء شيوعًا لكي تتجنبها:

• تأثير الهالة Halo Effect: هو أحد أكثر الأخطاء شيوعًا، ويعني تعميم إحدى سمات الموظف سواء الإيجابية أو السلبية على جميع جوانب التقييم الأخرى دون فحص متأنٍ لكل جانب منفردًا.
• التحيز الشخصي: يعني التحيز في التقييم افتقاره إلى الموضوعية والاستناد إلى الحدس -سواء بوعي أو بغير وعي- لا على الحقائق أو المنطق.
• التعميم: التعميم هو استخدام أفكار نمطية عن مجموعة ما  في تصنيف أداء موظف ما ينتمي لهذه المجموعة، مع الافتراض التلقائي بأنه يشترك في نفس سمات الآخرين في المجموعة، قد يرتبط التعميم مثلًا بالنوع أو البلد أو الدين ..إلخ.
• حداثة التقييم: يحدث هذا الخطأ عندما يبني المدير تقييمه على آخر أسابيع العمل فقط، سواء كان أداء الموظف ممتازًا على الدوام لكنه ارتكب خطأ قبل التقييم مباشرة، أو العكس.
• تنوع المعايير: ينشأ خطأ تنوع المعايير عندما يقيم المدير أداء الموظفين بناء على معايير مختلفة غير موضوعية بين موظف وآخر يقوم بالدور نفسه، ما يجعل التقييم يفتقر إلى أبسط مبادئ العدالة.
• التشدد والليونة: يحدث هذا الخطأ عندما يكون المدير متشددًا أو لينًا بطبعه، فمثلًا يكون متشددًا عندما يقيم أغلب الموظفين تقييمات أقل من المتوسط، أو العكس يكون متساهلًا عندما يقيم غالبيتهم بتقييمات أعلى من المتوسط.
• الميل للوسطية: يميل بعض المديرين إلى تقييم جميع الموظفين بتقييمات متوسطة في المجمل، فلا يتميز أحد بتقييم ممتاز أو ضعيف.

4 من أفضل الممارسات لتقييم أداء الموظفين

أيًا كانت طبيعة عمليات تقييم الأداء التي تتبناها المنشأة، فيما يلي مجموعة من أفضل ممارسات تقييم الأداء الوظيفي التي تقلل احتمالات الخطأ وتعزز من فرص التطوير:

• إشراك الموظفين في عملية التقييم

تؤكد الأبحاث وجود علاقة قوية بين مشاركة الموظفين ورد الفعل الإيجابي على نتائج تقييم الأداء، يشير ذلك إلى أهمية إتاحة الفرصة للموظف للإجابة على أسئلة التقييم، وشرح الإجراءات وإبداء رأيه حول كيفية العمل بأداء أفضل.

• استخدام برنامج إدارة الأداء

برنامج إدارة الأداء هو أداة رقمية لتنظيم عملية التقييم برمتها من البداية إلى النهاية، تؤتمت هذه الأداة إجراءات التقييم بحيث تسير بسلاسة دون أخطاء أو سهو، فمثلًا يتيح بيزات -المنصة المتكاملة لإدارة الموارد البشرية- تحديد أهداف مهنية ومتابعتها دوريًا، ذلك من خلال لوحة تتبع التقدم – كما في الصورة- وتسجيل أي جديد يطرأ، إضافة إلى جدولة اجتماعات مع الموظفين لمناقشة الأداء وتسجيل الملاحظات، وتوثيق جميع هذه المعلومات في مكان واحد يسهل الرجوع إليه.

• تطبيق نظام الملاحظات 360 درجة

يشمل نظام الملاحظات 360 درجة جمع الملاحظات حول أداء الموظف من الزملاء والتقارير إضافة إلى المدير، إذ يكوّن صورة مكتملة لنقاط قوة وضعف الموظف.

• الحديث باستمرار عن التنمية

الحديث المنفتح والصادق بين المدير والموظف حول المجالات التي يحتاج فيها إلى تطوير مهاراته وقدراته هو أحد الأسس الهامة التي ينبني عليها توفير الموارد والتدريب اللازمين لمساعدة الموظف على تنميته الشخصية.

تبين لنا مما سبق، إلى أي مدى يمكن لتقييم الأداء أن يمثل فرصة لتعزيز الأداء الرائع وتحسين الأداء دون المستوى.