بيزات هي منصة إدارة العمل التي تنقل أعمالك لمستوى مختلف من الإدارة. فقد ساعدنا الشركات على تحقيق ما يجب فعله عبر الأتمتة والتقنية الرقمية. تحدثنا مع شاريكا هاربهاجن - مديرة الموارد البشرية في شركة توو أوشنز عن تجربتها مع بيزات وكيف ساعدت الشركة على تحقيق النجاح في تطوير تجربة الموظفين.
بداية القصة
تعمل شركة توو أوشنز والمعروفة أيضًا بـ"كاندي هارتز" في توريد وتصدير الحلويات وتوزيعها وبيعها بالجملة والتجزئة. ومع اتساع نشاط الشركة بتزايد الفروع إلى 31 متجر حول الإمارات؛ أثبتت جودة خدماتها ومنتجاتها وحرصها على رضا العملاء. ازداد عدد الموظفين في فترة وجيزة وتزايدت صعوبة إدارة سجلاتهم يدويًا. وبذلك اتضح للشركة تحدياتها اليومية في إدارة الموارد البشرية بكافة احتياجاتها مثل متابعة الإجازات وتحديث المستندات وعقود التجديد وإعداد مسيّر الرواتب.
تذكر شاريكا: "كُنا نجمع ملفات الموظفين في المكتب الرئيسي وفي حال احتياج أي موظف لملفاته؛ نستقطع من وقتنا لطلبها عبر الإيميل، بل وأحيانًا نضطر لتصوير نسخ منها قبل إرسالها". وذكرت أيضًا كيف كانت مهمة إصدار مسيّر الرواتب مضيعة للوقت شهريًا: "نضطر للبحث يدويًا في الملفات إذا تلقّينا طلب كشف الراتب من أحد الموظفين".
كل ذلك إلى جانب تحدي شاريكا في إبلاغ الموظفين بسياسة ومزايا التأمين الصحي، حيث ذكرت: "لدينا حالتين من الموظفين؛ إما لا يعلمون عن مزايا التأمين أو أضاعوا المعلومات بين الإيميلات المرسلة. بل وتمتد المشكلة غالبًا إلى عدم استخدام الموظفين لإيميلاتهم أو نسيان معلومات الدخول، ويضطرون لفتح حسابات جديدة لا نعلم عنها".
أبرز التحديات
- متابعة انتهاء التأشيرات والإقامات لتجديدها.
- صعوبة وصول الموظفين إلى الملفات التي يحتاجونها.
- إدارة الدخول وطلب الإجازات السنوية والمرضية على جدول إكسل.
- عدم علم الموظفين بمزايا التأمين الصحي بسبب ضياعها في الإيميل.
- ضياع الوقت شهريًا على إصدار مسير الرواتب.
- تسليم كشف الرواتب بنسخ ورقية والاحتفاظ بنسخ مرجعية دون السماح للموظفين بالوصول للنسخ الرقمية.
- صعوبة اعتماد وإدارة طلبات الموظفين المالية.
تحسين نمط العمل
استطاعت شاريكا من التركيز أكثر على موظفيها بعد استخدام بيزات، بتوفير الوقت الذي كان يضيع على المهام الإدارية. وتمكن الفريق كذلك من الإطلاع على ملفات الموظفين على منصة رقمية واحدة، إلى جانب إمكانية شاريكا من التخطيط لإجراءات تجديد الإقامات وجدولتها، وتذكيرها دوريًا بتواريخ انتهاء الإقامات. كما سهّلت لها المنصة إدارة سجلات الموظفين ومتابعة واعتماد طلبات الإجازة، لتُرسل جميع طلبات الإجازات للاعتماد من مدراء الموظفين، وتسهيل متابعتها بكفاءة عبر تطبيق بيزات الذكي.
بالإضافة إلى إمكانية شاريكا من إصدار مسير الرواتب شهريًا بضغطة زر، واستطاعت من تقليل ساعات العمل الشهرية من 12 ساعة إلى ساعة واحدة، واليوم يستطيع موظفي توو أوشنز من رفع طلب القروض المالية على تطبيق بيزات بكل سهولة، وتُخصم أقساط القرض تلقائيًا من رواتبهم بعد اعتماد الإدارة.
استطاع الموظفين عبر بيزات من عرض واستخدام تأمينهم الصحي متى ما احتاجوا لذلك، "بعد انضمامنا لتطبيق بيزات؛ أصبح من السهل على 63 موظف من استعراض مزايا التأمين الصحي، والبحث عن المستشفيات والعيادات ضمن شبكة تغطية التأمين عبر التطبيق الذكي. بالإضافة إلى إمكانية حجز المواعيد الطبية، وإيداع ومتابعة دفعات السداد عبر التطبيق".
أرقام وإحصائيات بعد استخدام بيزات
- 34 إجازة تم طلبها
- 80.2% منها كانت إجازات سنوية
- 17.6% منها كانت إجازات مرضية
- كان شهر مارس هو الأعلى معدل للإجازات المرضية
- 12 راتب تم إدارته
- 115 طلب للسداد
عالم من الفرص الجديدة
"منذ أن بدأنا العمل مع بيزات ونحن نوفر الكثير من الوقت المُهدر على المهام الإدارية اليدوية! وعلي القول أن سهولة استخدام التطبيق ودعم الخدمة المقدم من فريق بيزات استثنائي ورائع. حيث أستطيع اليوم أن أنهي مسير الرواتب بسرعة وكفاءة، وأستفيد من ميزة إصدار كشوفات الرواتب الرائعة! كل ذلك ضمن تجربة التطبيق المتاحة 24 ساعة للموظفين للاطلاع على البيانات عبر جوالاتهم وبحسب طلبهم، وهذا ما يسمح لنا بالتركيز على جوانب أخرى من عملنا".
ختامًا
أوصي من يبحث عن تيسير إجراءات إدارة الموارد البشرية والتخفيف من تحديات العمل الإداري اليدوي؛ بالانضمام لمنصة بيزات دون تردد.