لأن حساب رواتب الموظفين هو العمود الفقري للامتثال المالي والرضا الوظيفي، نأخذ جولة في هذ المقال في دهاليز الأرقام وعمليات الجمع والطرح، لنستعرض كيفية حساب الراتب الشهري للموظف بخطوات عملية ودقيقة ومنظمة نفهم منها آلية ربطة بالحضور والإجازات وغيرها من الجوانب الفنية، فيما يمثل دليلًا مبسطًا لفهم العناصر التي تحدد صافي الراتب الذي يحصل عليه الموظف فعليًا في بداية كل شهر.

طريقة حساب الراتب الشهري للموظف

تعتمد عملية حساب الراتب الشهري للموظف على جمع بيانات ثم إجراء حسابات ويلي ذلك اعتماد البيانات، نتناول فيما يلي جميع الخطوات بالتفصيل:

• جمع معلومات الموظفين

البيانات الدقيقة والمحدثة هي أساس عملية حساب الراتب الصحيحة، والمقصود بالبيانات هنا عقود العمل (التي تتضمن الراتب الإجمالي والمزايا) ومعلومات الدفع (التفاصيل المصرفية الخاصة بالموظف) والتأمينات الاجتماعية، لذلك ينبغي أولًا جمع جميع البيانات ذات الصلة بالراتب لكي يُبني الحساب على معلومات سليمة 100%.

• تسجيل الحضور والانصراف

تمثل بيانات حضور وانصراف الموظفين الشق الآخر من البيانات التي ينبغي جمعها إلى جانب معلومات الموظفين من أجل حساب الراتب، ويمكن الحصول عليها في أكثر من صورة اعتمادًا على الطريقة التي تتبناها المنشأة، على سبيل المثال، الدفاتر الورقية، السجلات الرقمية، نظام تسجيل الحضور والغياب المدمج في برنامج الموارد البشرية مثل بيزات.

تحتاج عملية حساب راتب الموظف إلى الحصول على البيانات الخاصة بكل موظف عن أيام حضوره وعدد ساعات العمل الإضافي وأي غيابات أو إجازات غير مدفوعة، وذلك ضمانًا لحصول الموظف على الأجر العادل لعدد أيام العمل التي حضرها.

• حساب الراتب الإجمالي

الراتب هو مبلغ ثابت من المال يدفع للموظف على أساس فترات دفع متساوية غالبًا ما تكون شهرية، لا يعتمد فقط على عدد أيام الحضور بل على مزايا وظيفية مثل المكافآت، فيما يلي طريقة حساب الراتب الإجمالي:

أ- تحديد الراتب الأساسي كما هو وارد في عقد العمل.

ب- إضافة الزيادات المقررة والمتفق عليها، من أبرز أنواعها:

• العمل الإضافي: يحسب على أساس عدد ساعات العمل الإضافية عن الساعات النظامية المعتادة.
• بدل المواصلات: تعويضًا عن مصاريف الانتقال من وإلى المنشأة في وسائل المواصلات.
• بدل طبيعة عمل: يصرف في بعض الوظائف التي تتطلب مجهودًا ذهنيًا أو بدنيًا خاصًا.
• بدل مخاطر: يمنح لمن يعملون في ظروف محفوفة بالخطر، مثل البيئات الميدانية، والأماكن المرتفعة ..إلخ.
• بدل الاتصالات: تستدعي بعض الوظائف مثل المبيعات إجراء اتصالات بشكل متكرر وكثيف، لذلك يغطي البدل فاتورة الجوال.
• بدل الطعام: يحصل عليه الموظف الذي يعمل في أجواء يصعب فيها الحصول على طعام.
• بدل السفر: في حال اقتضت واجبات الوظيفة سفر الموظف ذهابًا وعودة إلى مكان آخر، ينبغي تغطية تكاليف تذاكر الطيران والإقامة.
• الحوافز: تصرف عند تحقق هدف معين في وقت محدد، مثل عقد 50 صفقة بيع خلال أسبوع.
• المكافآت: تمنح تقديرًا للجهد المتواصل المتميز وتأخذ أشكالًا مختلفة، مثل المكافأة السنوية أو المشاركة في الأسهم والأرباح.
• السُلفة: تمنح للموظف الذي يطلب اقتراض مبلغ مالي من المنشأة.

 طريقة حساب الراتب بالساعة

إذا كان الموظف يعمل بالساعة مثلما هو شائع في بعض القطاعات مثل قطاع الخدمات والحرف والبيع بالتجزئة، تكون طريقة حساب الراتب بالساعة كما في المثال التالي:

لنفترض أن خالدًا عمل 42 ساعة هذا الأسبوع:

• الراتب الأساسي= 40 × سعر الساعة
• العمل الإضافي= عدد ساعات العمل الزائدة عن 40 ساعة (2 ساعة) ×  سعر العمل الإضافي (عادة 1.5× سعر الساعة)
• الراتب الإجمالي= الراتب الأساسي + العمل الإضافي

• حساب الاستقطاعات

على عكس الخطوة السابقة، تتضمن هذه الخطوة خصم المبالغ التي يجب استقطاعها من الراتب الإجمالي قبل أن يستلمه الموظف، ويندرج ضمن الاستقطاعات بنودًا إلزامية وبنودًا طوعية، فيما يلي تفاصيلها:

• الاستقطاعات الإلزامية: مثل اشتراك التأمينات الاجتماعية وهو المبلغ المالي الذي يساهم به الموظف في التأمينات الاجتماعية، ونفقة الطفل وقسط سداد السلفة، بالإضافة إلى  أيام الغياب والحضور المتأخر والانصراف المبكر.
• الاستقطاعات الطوعية: مثل التبرع للمؤسسات الخيرية، ومساهمة الموظف في التأمين الصحي والتأمين على الأسنان والإبصار ومعاش التقاعد.

• حساب صافي الراتب

بمجرد حساب الاستقطاعات، بقيت الخطوة الأخيرة في حساب الراتب الشهري للموظف وهي طرحها من إجمالي الراتب للوصول إلى صافي الراتب، وهو الراتب الفعلي الذي يحصل عليه الموظف لهذا الشهر.

صافي الراتب= إجمالي الراتب- الاستقطاعات

1. رفع ملف حماية الأجور

بعد استلام الموظف لراتبه، تحتاج المنشأة إلى رفع ملف حماية الأجور على منصة مدد، لضمان الامتثال للضوابط المنظمة لدفع الرواتب، مع مراجعة وتدقيق جميع البيانات في الملف قبل رفعه، لكي لا يصل للمنشأة إشعارًا بوجود أخطاء تستلزم التصحيح وإعادة رفع الملف.

كيف تحل الأتمتة تحدي حساب رواتب الموظفين؟

تبين من الخطوات السابقة حجم الجهد والوقت المطلوبين لإتمام عملية حساب رواتب الموظفين بدقة وبشكل صحيح مع تتبع جميع البيانات المستخدمة في العملية بدءًا من عقود العمل وحتى مواعيد الانصراف المبكر، ويفسر ذلك ظهور تحدي جلل أمام المنشآت خاصة الصغيرة والمتوسطة، وهو استغراق عملية حساب رواتب الموظفين أيامًا عديدة وحاجتها إلى التدقيق والمراجعة في كل خطوة.

يفسر ما سبق لجوء المنشآت إلى الحلول المعتمدة على الأتمتة لمعالجة الرواتب، إذ تستخدم المنشآت حلًا برمجيًا جاهزًا يستند إلى التقنية السحابية ولا يحتاج إلى تخصيص واسع النطاق، وبالتالي يتم الاستغناء عن الطرق الورقية في حساب الرواتب واستبدالها بالأنظمة الآلية التي لا توفر الوقت وتجري حسابات متناهية الدقة فقط، بل  تزيد أيضًا من إنتاجية إدارة الموارد البشرية وتحسن مستوى رضا الموظفين.

ما أهمية مسير الرواتب المؤتمت؟

أصبحت أتمتة حساب الرواتب ضرورة لا غنى عنها لأي منشأة ترغب في التخلص من صداع الرواتب للأبد، إذ توفر مزايا عديدة من أهمها:

سهولة الاستخدام

مسير الرواتب المؤتمت هو نظام شامل وبسيط، من السهل استخدامه، دون الحاجة إلى الكثير من التدريب أو التوجيه، صمم لكي يستخدمه مختص الموارد البشرية بسهولة فائقة بغير الحاجة إلى امتلاك خبرة مسبقة بالبرامج المحاسبية، بالإضافة إلى ما سبق تقوم آلية عمل مسير الرواتب المؤتمت على المزامنة التلقائية للبيانات، لذلك يحدث البيانات باستمرار، بحيث تستطيع الوصول إلى المعلومات الدقيقة المحدثة في أي وقت تحتاجها.

قابلية التوسع

مع نمو حجم المنشأة يزداد عدد الموظفين وربما يكثر عدد الفروع، ويستوعب مسير الرواتب المؤتمت هذا النمو بسلاسة مفسحًا المجال للمنشأة لمعالجة رواتب الموظفين أيًا كان عددهم ومواقع عملهم دون أي صعوبة تذكر أو ضغط على إدارة الموارد البشرية.

الخدمة الذاتية للموظف

يتيح مسير الرواتب المؤتمت للموظف رفع المستندات الخاصة وتحديث بياناته بسهولة مثل بيانات الدفع، ومن ناحية أخرى يساعده في التعرف على تفاصيل الراتب الخاص به ببضع نقرات فقط بعد تسجيل دخوله على النظام.

تغني هذه المزايا الموظف عن التواصل مع مختص الموارد البشرية لتحديث بياناته أو الاستفسار عن تفاصيل الراتب من استقطاعات وزيادات، فالمعلومات متوفرة بسهولة ويمكن الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان بسبب التقنية السحابية التي يرتكز عليها عمل مسير الرواتب المؤتمت.

التكامل مع نظم الحضور والإجازات والمحاسبة

تفسح الأتمتة المجال واسعًا للتكامل بين مسير الرواتب وبين النظم الأخرى المرتبطة به مثل الحضور والانصراف والإجازات وبرامج الحاسبة إلى مسير الرواتب وذلك لأن جميع هذه النظم مدمجة معًا في نظام واحد شامل هو نظام الموارد البشرية، وبالتالي حولت هذه الميزة مسير الرواتب إلى ما يشبه الحل السحري لمعضلة نقل البيانات بين الأنظمة المختلفة والتعقيدات المرتبطة بها مثل التوافق بين صيغ الملفات وصعوبة النقل اليدوي ..إلخ.

يتكون نظام الموارد البشرية مثل بيزات من مجموعة من البرمجيات التي تنجز عمليات إدارة شؤون الموظفين في المنشأة، ومن أبرز هذه البرمجيات مسير الرواتب المؤتمت، إلى جانب برمجيات أخرى وهي:

نظام الحضور والانصراف

يتتبع نظام الحضور والانصراف مواعيد حضور الموظفين إلى العمل بطرق تتبع متعددة، مثل البصمة وتطبيق الجوال، وتُخزن هذه البيانات في النظام وتربط تلقائيًا مع مسير الرواتب ليستخدمها في حساب أيام الحضور والعمل الإضافي.

إدارة الإجازات

تسجل هذه الأداة أنواع الإجازات المختلفة مثل السنوية والعرضية والمرضية والعطلات ..إلخ، وتشارك الأداة جميع هذه البيانات مع مسير الرواتب من أجل حساب الراتب الشهري للموظف بدقة.

برامج المحاسبة ومسك الدفاتر

تمثل هذه البرامج أدوات أساسية في عمل المنشآت، مثل أوراكل وكويك بوكس، إذ تسجل جميع المعاملات المالية وعلى رأسها الرواتب، لذلك يساعد التكامل بينها وبين مسير الرواتب في نقل البيانات بسلاسة دون الحاجة إلى إدخال يدوي.

ضمان حماية وأمن البيانات

تعد بيانات رواتب الموظفين من أكثر البيانات حساسية وتحمل أهمية كبيرة تستدعي إحاطتها بسياج حماية قوي من خطر الفقدان أو التلف بسبب الحرائق أو السرقة، تحقق التقنية السحابية التي يستخدمها مسير الرواتب المؤتمت في تخزين البيانات هذه المعادلة الصعبة، فهي تخزن البيانات في مواقع متعددة تحميها من التلف حتى في حالات الكوارث، كما تقيد الوصول إليها لمن يملك الصلاحيات فقط، فتخصص لكل شخص بيانات تسجيل خاصة به، تجعله يطلع على البيانات الملائمة لحدود دوره الوظيفي فقط.

كيف يساعدك بيزات على حساب رواتب الموظفين بسهولة؟

إذا كنت تريد حساب رواتب الموظفين بطريقة فعالة مؤتمتة تدير نفسها بنفسها، فإن بيزات هو الحل المثالي لك، صمم مسير رواتب بيزات بحيث يكون مخزنًا مركزيًا لجميع بيانات الموظفين المحدثة والدقيقة، يعني ذلك أنه لا حاجة لمختص الموارد البشرية لإعادة إدخال البيانات عبر الأنظمة المختلفة عندما يحصل الموظف على ترقية، أو ينتقل للعمل عن بعد.

وذلك لأن بيزات -بالإضافة إلى جميع المزايا التي تناولناها التي يوفرها مسير الرواتب المؤتمت- يتيح  أيضًا بسهولة تغيير أذونات الأمان ويحدّث جميع معلومات الموظف تلقائيًا على جميع أصعدة الأنظمة (الحضور والإجازات ..إلخ)، وبالتالي يساعدك في إنجاز مزيد من العمل بعدد أقل من الموظفين وخلال وقت أقصر وبتكاليف أدني، كل ما سبق مع احتمالات خطأ صفرية ونسبة دقة تصل إلى 100%.

فيما يلي نبذة عن بعض ما يمكنك إنجازه مع بيزات:

• التوافق مع نظام العمل السعودي بما في ذلك التأمينات الاجتماعية ونظام حماية الأجور.
• دفع رواتب الموظفين في المكتب وعن بعد في نظام واحد.
• تسجيل مواعيد حضور وانصراف الموظفين.
• إعداد ملف الأجور بصيغ تناسب جميع البنوك في دقائق فقط.
• إضافة الزيادات المتكررة مثل البدلات والمزايا المالية تلقائيًا كل شهر.

بيزات ليس فقط مسير رواتب بل منصة متكاملة لإدارة الموارد البشرية في السعودية، اطلب عرضًا تجريبيًا الآن.