ما هو نظام الحضور والانصراف؟

نظام الحضور والانصراف هو نظام (رقمي أو إلكتروني) يُستخدم لتسجيل أوقات حضور الموظفين وانصرافهم بدقة، وتتبع ساعات العمل الفعلية، وإدارة حالات التأخير والغياب، وربط ذلك بالإجازات والعمل الإضافي — بهدف توفير بيانات موثوقة تساعد الإدارة على اتخاذ قرارات عادلة ودقيقة، وتسهيل عمليات الموارد البشرية والرواتب.

ما أهمية نظام الحضور والانصراف للشركات؟

تواجه الشركات تحديات متزايدة في إدارة أوقات العمل مع تنوع أنماط الدوام وتعدد الفروع وازدياد الاعتماد على العمل المرن. وهنا تبرز أهمية نظام الحضور والانصراف كأداة تنظيمية أساسية تساعد على ضبط الوقت، وحماية حقوق الموظفين، وتمكين الإدارة من اتخاذ قرارات دقيقة مبنية على بيانات موثوقة.

وجود نظام حضور وانصراف واضح ومؤتمت يساعد الشركات على:

• ضبط ساعات العمل وتقليل التفاوت بين الفرق والفروع.
• رفع دقة الرواتب عبر احتساب الغياب والتأخير والعمل الإضافي تلقائيًا.
• تعزيز الانضباط والشفافية من خلال سجلات موحدة يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
• تقليل الخلافات المرتبطة بساعات العمل والإجازات وتحسين بيئة العمل.

أنواع أنظمة الحضور والانصراف

تتعدد أنواع أنظمة الحضور والانصراف بحسب التقنية المستخدمة وطبيعة العمل داخل المنشأة، ويعتمد الاختيار بينها على حجم الشركة، وعدد الفروع، ونمط الدوام، ومدى الحاجة إلى المرونة والدقة في تسجيل ساعات العمل.

1. النظام الورقي أو اليدوي

يعتمد على سجلات توقيع أو جداول تقليدية، ويُعد الأقل كفاءة بسبب استهلاكه للوقت وارتفاع احتمالية الأخطاء والتلاعب، إضافة إلى صعوبة إدارته مع زيادة عدد الموظفين أو الفروع.

2. نظام البطاقات أو الأكواد

يستخدم بطاقات ممغنطة أو أرقام تعريف شخصية (PIN)، ويتميز بسهولة التطبيق، لكنه يظل عرضة للفقدان أو التسجيل بالنيابة، ما قد يؤثر على دقة بيانات الحضور والانصراف.

3. نظام الحضور والانصراف بالبصمة (Biometric)

يعتمد على التعرف البيومتري مثل بصمة الإصبع أو الوجه، ويوفر مستوى أعلى من الدقة ويقلل التلاعب، مع ضرورة مراعاة متطلبات الخصوصية وحماية بيانات الموظفين.

4. نظام الحضور والانصراف الإلكتروني (السحابي وتطبيقات الجوال)

يتيح تسجيل الحضور والانصراف عبر الإنترنت باستخدام الويب أو الهاتف المحمول، ويدعم إدارة الجداول والإجازات والتقارير وربطها بالرواتب، ويُعد نظام إدارة حضور الموظفين السحابي من أكثر الأنظمة مرونة وانتشارًا في بيئات العمل الحديثة.

5. نظام الحضور والانصراف عبر GPS والسياج الجغرافي

مناسب للفرق الميدانية والفروع المتعددة، حيث يتيح تسجيل الحضور فقط داخل نطاق جغرافي محدد، ما يعزز الدقة ويمنع التسجيل من خارج موقع العمل.

عيوب أنظمة الحضور والانصراف الحالية

لاغني للمنشآت عن إدارة الحضور والانصراف بأكثر الأساليب كفاءة، لأن ذلك يساعد في تتبع أيام الغياب والتأخير والإجازات بأنواعها، ما يمكن المنشأة من اكتشاف المشكلات والسلوكيات المنضبطة على حد سواء، وبالتالي تقدير التأثيرات المحتملة لها على إنتاجية الشركة، ثم اتخاذ الإجراءات المناسبة مع الموظفين غير المنضبطين وتوجيههم بالطريقة المناسبة. من أهم أهداف أنظمة الحضور والانصراف أن يتم تتبع التأخير والغياب غير المبرر بدقة لضمان الالتزام بالسياسات التنظيمية.

في ظل تبني أنظمة الحضور والانصراف الحالية للأساليب التقليدية القديمة التي تبتعد أكثر فأكثر عن التقدم التكنولوجي الذي نعيشه – ليس فقط لأنها لا تتحلى بالمرونة والحداثة التي تفضلها الأجيال الجديدة، بل لأن كفائتها وفعاليتها تقلان مع مرور الوقت- فإن من أبرز العيوب عدم قدرة الأنظمة التقليدية على رصد التأخير والغياب بشكل دقيق، مما يصعب اتخاذ إجراءات واضحة عند تكرار التأخير أو الغياب غير المبرر. كما أن الالتزام بالضوابط القانونية المتعلقة بأنظمة الحضور والانصراف أمر ضروري لضمان حقوق المنشأة والموظفين.

1. إهدار الوقت

تستهلك الأنظمة الحالية وقتًا طويلًا في ترتيب ومعالجة جدول الحضور والانصراف، وتستنزف المال في شراء المستلزمات من دفاتر، وأوراق وطباعة، كما أنها تتسم بالتعقيد إذ ينبغي على الموظف ملء نماذج طلبات الإجازة واصطحاب البطاقة معه ليسجل حضوره.

2. أخطاء في حساب الرواتب

يحتاج حساب الرواتب استنادًا إلى نموذج الحضور والانصراف للموظفين التقليدي جهدًا يدويًا في تتبع ساعات العمل الإضافية وحساب أيام الغياب، كما أن كشوف الرواتب التي تنتج تكون عرضة لحدوث أخطاء بشرية.

3. دقة أقل

مع تزايد أعداد الموظفين وتعدد فروع المنشآت وتنوع أساليب العمل من المكتب وعن بعد، فإن الأنظمة الحالية تكون غير قابلة للتوسع وأقل فعالية في التسجيل الدقيق لمواعيد حضور وانصراف جميع القوى العاملة من كل الفروع والأماكن. وتبرز هنا أهمية دقة تسجيل حضور الموظفين في جميع الفروع لضمان الالتزام بالسياسات وتحقيق الانضباط الوظيفي.

4. ضعف الانضباط

في ظل افتقار أنظمة الحضور والانصراف الحالية إلى الدقة الكاملة في تتبع انضباط الموظفين، يتسبب ذلك في ضعف الانضباط في المنشأة وسهولة تقاعس بعض الموظفين وتهربهم من المساءلة، وهو ما لا تحبه الأجيال الجديدة التي تقدر العدالة. تلعب أنظمة حضور وانصراف الموظفين دورًا أساسيًا في تعزيز الانضباط داخل المنشأة من خلال توفير سجلات دقيقة للحضور والانصراف وضمان الالتزام باللوائح الداخلية.

5. سهولة الاحتيال والتلاعب

من السهل على الزملاء في أنظمة الحضور والانصراف الحالية أن يسجلوا حضورهم نيابة عن بعضهم البعض عندما يتأخر الموظف أو يتغيب، وبالتالي تفتقر إلى الشفافية وتكبد المنشأة خسائر مالية بسبب هذا النوع من الاحتيال.

6. غياب التكامل مع الأنظمة الأخرى

تستخدم المنشأة في تسيير أعمالها الأنظمة التقنية بشكل متزايد، مثل البرامج المحاسبية ومسير الرواتب وأدوات إنشاء التقارير، وتحتاج هذه الأنظمة إلى التكامل بنجاح مع نظام الحضور والانصراف لتمكين العمليات من السير بسلاسة، فيما تفتقر أنظمة الحضور والانصراف الحالية إلى هذه الميزة.

أفضل الممارسات التي تساعد في تعزيز التزام الأجيال الشابة بالحضور والانصراف

عندما تتبنى المنشأة نظام حضور وانصراف لأكثر من 10 أو 15 سنة دون مراجعة أو تحديث، أو تتبنى منشأة جديدة نظاما قديمًا لإدارة الحضور والانصراف، فإنه لا يوجد وقت أفضل من اللحظة الحالية لإعادة النظر في هذه النظم التقليدية مع وضع تطلعات الأجيال الشابة في الحسبان.

من المهم التأكيد على أهمية الالتزام بـ نظام حضور وانصراف الموظفين وفقًا لـ نظام العمل السعودي وقوانين العمل في السعودية، حيث تضمن هذه الأنظمة الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية المتعلقة بالحضور والانصراف.

لا يعني ذلك بالضرورة أن تضع إدارة الموارد البشرية استراتيجية نظام حضور وانصراف خاصة لكل جيل على حدة، لأن تكلفة ذلك تفوق عوائده، كما أنها لا ينبغي أن تتجاهل السمات الخاصة لكل جيل في الوقت نفسه.

لذلك فإن الحل يكمن في تبني نهج مرن في الجداول وطرق تسجيل الحضور لتلبية احتياجات وتوقعات جميع الموظفين من مختلف الأجيال. فيما يلي مجموعة من أهم الممارسات التي تساعد إدارة الموارد البشرية على تحقيق ذلك:

1. توفير جدول عمل مرن

من المهم وضع جداول عمل متعددة للموظفين بحيث يعمل الموظف وفقًا للجدول الزمني المناسب له، كما أنه مهم أن تتاح الفرصة للموظفين لتصميم جداول العمل الخاصة بهم ومهام العمل بناء على تفضيلاتهم وأسلوب حياتهم، ثم إرسالها إلى المدير للحصول على الموافقة. ويحق للموظف وصاحب العمل الاتفاق على الوقت المحدد للحضور والانصراف ضمن الضوابط القانونية التي يحددها نظام العمل السعودي واللوائح المتعلقة بالعمل السعودي.

2. أتمتة الحضور والانصراف

تتمتع أنظمة الحضور والانصراف بمستوى عالٍ من النزاهة ما يعزز من ثقة الأجيال الجديدة من الموظفين في المنشأة ويعمق شعورهم بالعدالة، تساعد هذه الأنظمة في الاطلاع على جداول العمل ورصيد الإجازات وتقديم طلبات الإجازة بشفافية، كما تدعم روح الفريق والعمل التعاوني بين الموظفين من خلال تسهيل عملية تغيير ورديات العمل بالتنسيق بين أفراد الفريق الواحد.

نظرًا لأن الأجيال الشابة من أبناء جيل واي وزد تشكل إدراكها للتقنية في سنوات عمرهم  المبكرة في الوقت الذي احتلت فيه جوجل المركز الأول كأكثر الشركات شعبية، لذلك فإن جوجل شكلت توقعات هذه الأجيال لمستوى البساطة والوضوح الذي ينتظرونه من الخدمات الرقمية، وبالتالي ينبغي أن يكون نظام الحضور والانصراف المؤتمت ذا تصميم جيد وبديهي، إذ لا صبر لهذه الأجيال على التطبيقات التي يصعب تعلمها واستخدامها. كما أن أهمية أن تكون الأنظمة متوافقة مع نظام العمل السعودي لضمان الالتزام بالسياسات واللوائح المتعلقة بالحضور والانصراف أمر أساسي لضمان الامتثال للمعايير القانونية في السعودية.

3. تمكين الخدمة الذاتية

نشأت الأجيال الشابة على ثقافة الخدمة الذاتية في جوانب الحياة المختلفة مثل التسوق، والتنقل والتعليم، وتنتظر من بيئات العمل الحالية أن توفر لها الميزة نفسها، وتعني الخدمة الذاتية للموظفين منحهم إمكانية الوصول إلى جدول العمل والاطلاع على بيانات الغياب وعدد أيام الإجازة بسهولة، ما يمكنهم من إدارة رصيدهم من الإجازات وعدد ساعات العمل بالطريقة التي تناسبهم.

كما أن الخدمة الذاتية لا تجعل الموظف مضطرًا إلى تسجيل حضوره عند بوابة المنشأة، بل يستطيع تسجيل حضوره بنفسه عبر الحاسوب من خلال تطبيق ويب مخصص. للخدمة الذاتية أكثر من فائدة، إذ تُحمّل الموظف مسؤولية التغيب عن العمل وبالتالي تقل الحاجة إلى تدخل المشرفين، كما أنها تحسن من رضا الموظفين عن طريقة إدارة الحضور والغياب. وتبرز أهمية الامتثال للسياسات المتعلقة بالحضور والانصراف لضمان الالتزام بحقوق الموظفين وفق نظام العمل السعودي وقوانين العمل في السعودية.

4. تنويع طرق تسجيل الحضور

في ظل المهارات التقنية العالية التي يتمتع بها الجيل زي، سيكون مهما توفير طرق مختلفة لتسجيل الحضور، مثل تطبيق الجوال والتسجيل في خارج مقر المنشأة عبر التقنية السحابية، فمن ناحية يشعر هذا الجيل من الموظفين بأمان وخصوصية أكبر في استخدام الهاتف الجوال كما أشرنا، ومن ناحية ثانية يستطيع تسجيل حضوره بسهولة إذا كان يعمل من المنزل أو أثناء السفر. وتكمن أهمية نظام حضور وانصراف الموظفين في تحقيق الشفافية والامتثال للأنظمة القانونية في السعودية، حيث تضع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية السياسات المتعلقة بالحضور والانصراف لضمان الالتزام بالمعايير القانونية والتنظيمية. كما يجب اتباع اللوائح المتعلقة بأنظمة الحضور والانصراف لضمان الالتزام بقوانين العمل ونظام العمل السعودي.

كيفية إعداد سياسة الحضور والانصراف الداخلية في المنظمات؟

وضع سياسة واضحة: تأكد من أن سياسة الحضور والانصراف مفهومة لجميع الموظفين، وتوضح التوقعات بخصوص مواعيد العمل والغياب والتأخير.

مراعاة اختلاف الأجيال:

• الجيل X يفضل الالتزام بالمواعيد الرسمية والنظام التقليدي.
• الجيل Y يبحث عن توازن بين الحياة والعمل ويُفضل بعض المرونة.
• الجيل Z يتوقع حلولاً رقمية وسهولة في تسجيل الحضور عن بُعد.
• التركيز على النتائج: التحوّل من ثقافة مراقبة الوقت إلى ثقافة تقيس الإنتاجية والأداء.
• دمج الحلول التقنية: استخدام تطبيقات وتقنيات حديثة لتسهيل تسجيل الحضور ومتابعة الانصراف بشكل تلقائي.
• تعزيز ثقافة الثقة: السياسة الفعالة يجب أن تعكس ثقة المنظمة في موظفيها، خاصة مع تزايد نماذج العمل الهجينة والمرنة.

الحضور والانصراف في القطاع الخاص

يُعد نظام الحضور والانصراف في القطاع الخاص عنصرًا أساسيًا في إدارة الموارد البشرية، حيث تعتمد عليه الشركات لضمان تنظيم العمل وتحقيق الالتزام بين الموظفين. من الضروري أن تضع الشركات في القطاع الخاص أنظمة واضحة وقواعد محددة لتسجيل الحضور والانصراف، بما يتناسب مع طبيعة العمل واحتياجات الشركة. يجب أن تتسم هذه الأنظمة بالمرونة، بحيث يمكن تعديلها أو تطويرها وفقًا لمتطلبات العمل وتغيرات السوق.

تعتمد إدارة الموارد البشرية في القطاع الخاص بشكل متزايد على تقنيات متقدمة مثل نظام البصمة أو التطبيقات الإلكترونية لتسجيل الحضور والانصراف، مما يضمن دقة البيانات وسهولة متابعتها. هذه الأنظمة لا تقتصر فقط على مراقبة أوقات الحضور والانصراف، بل تساهم أيضًا في تحسين الإنتاجية من خلال تتبع ساعات العمل الفعلية وضمان حقوق الموظفين. كما أن استخدام أنظمة الحضور والانصراف الحديثة يساعد الشركات على اتخاذ قرارات أفضل فيما يتعلق بإدارة الوقت والإجازات، ويعزز من التزام الموظفين بالسياسات الداخلية. في النهاية، الاستثمار في تطوير أنظمة الحضور والانصراف هو خطوة ضرورية لكل شركة تسعى لتحقيق التميز في إدارة مواردها البشرية.

كيف تحل بيزات مشكلات أنظمة الحضور والانصراف الحالية؟

تحل بيزات – المنصة المتكاملة لإدارة الموارد البشرية – التحدي الحقيقي الذي تواجهه المنشآت في إدارة الحضور والانصراف بأكثر الأساليب كفاءة، إذ تقدم الجيل الجديد من أنظمة الحضور والانصراف المؤتمة، الذي يتضمن الميزات التي تفضلها الأجيال الشابة من الموظفين، فيوفر مرونة كبيرة في وضع جداول العمل لتناسب كل الموظفين، ويسهّل عملية تقديم طلبات الإجازة ببضع نقرات فقط، كما أنه يتيح تسجيل الحضور بأكثر من طريقة بما في ذلك طريقة مخصصة للعاملين عن بعد، فضلًا عما سبق، يعتمد بيزات على التقنية السحابية التي تجعل تخزين واسترجاع بيانات الحضور والغياب أكثر سهولة من أي مكان. اطلب عرض تجريبي الآن.

الخاتمة

يظل نظام الحضور والانصراف جزءًا محوريًا في إدارة الموارد البشرية داخل جميع الشركات والمؤسسات، إذ يمثل الأساس في تنظيم أوقات العمل وضمان الالتزام بين الموظفين. من المهم أن تضع الشركات أنظمة واضحة وقواعد دقيقة لتسجيل الحضور والانصراف، بما يضمن الشفافية والعدالة في بيئة العمل. إن استخدام تقنيات متقدمة مثل نظام البصمة أو التطبيقات الإلكترونية يسهم بشكل كبير في تحسين دقة نظام الحضور والانصراف، ويقلل من الأخطاء البشرية أو التلاعب.

يجب على الشركات أن تدرك أهمية نظام الحضور والانصراف في تحسين الإنتاجية وضمان حقوق الموظفين، فالنظام الفعال لا يقتصر على مراقبة الوقت فقط، بل يخلق بيئة عمل منظمة ومنصفة تعزز من رضا الموظفين وتدفعهم نحو تحقيق أفضل النتائج. من خلال تطبيق نظام حضور وانصراف متطور ومرن، يمكن للشركات بناء بيئة عمل محفزة تدعم النمو والإبداع، وتحقق التوازن بين متطلبات العمل واحتياجات الموظفين، مما ينعكس إيجابًا على الإنتاجية والنجاح المؤسسي.