تتطلّب الإدارة الناجحة لأي شركة استراتيجية فعّالة لتنظيم حضور وانصراف الموظّفين. يعزّز نظام الحضور والانصراف الجيّد روح الانضباط لدى الفريق، ويضمن الامتثال للوائح العمل وأهدافه، كما تُساعد مُتابعة حضور الموظفين، ودقّة مواعيدهم على تحسين كفاءتهم، وتقليل غياباتهم وتأخّرهم عن العمل، ودعم مُستوى إنتاجيتهم لإنجاز المهام المطلوبة في موعدها. يمكن إدارة الحضور والإنصراف يدويًا، أو عن طريق برامج تقنيّة معدّة لأداء هذه المهمة بشكل آلي – يختصر الوقت والجُهد، ويوفّر الدقّة والفاعلية الكبيرة، ويسهّل الامتثال للوائح وقوانين العمل. ومن أهم ميزات برامج إدارة الحضور والانصراف هو مدى تكاملها مع برامج الموارد البشرية الأخرى التي تعتمد عليها الشركة في تسيير الرواتب، وإدارة الإجازات، وجدولة مناوبات الموظفين، وخلافه؛ حيث يُصبح من السّهل مُتابعة مُختلف العمليّات، وتنظيم واحتساب ساعات العمل، وكشوف الرواتب في نهاية كل شهر، ومعرفة كل المعلومات الخاصّة بالموظّفين من مكانٍ واحد. فما هي برامج إدارة الحضور والإنصراف المُتميزة؟ وما أهميّتها في سبيل وصول الشّركة لأهدافها؟

ماذا يُقصد بإدارة الحضور والإنصراف؟

هي تتبّع ساعات عمل الموظّفين – بتسجيل مدّة تواجدهم الفعلي بمنشأة العمل، أو تواجدهم على منصّة العمل الإلكترونية – حال العمل عن بُعد. وهي مهمّة يقوم بها مُختص الحضور والإنصراف بقسم الموارد البشرية – سواءً يدويًا باستخدام دفتر الحضور والإنصراف، أو جداول البيانات، أو بالاعتماد على برامج الحضور والإنصراف الآلية التي تقدّم تقاريرًا يومية وشهرية، وتسجّل الإجازات، والغيابات، والجزاءات، والمكافآت، وتسيّر رواتب الموظّفين الإجمالية بضغطة زر واحدة.

ما أهمية إدارة الحضور والانصراف؟

لا يُستغنى عن إدارة الحضور والانصراف في أي منشأة عمل تقريبًا، حيث تُعنى باحتساب ساعات عمل جميع الموظّفين بدقّة، لما في ذلك من أهمية في احتساب أجور الموظّفين الشهريّة بالشركات عامةً – وبالشّركات التي تعتمد نظام العمل بالسّاعة بشكلٍ خاص. ولارتباط الالتزام بساعات العمل الوثيق بكفاءة الموظّفين، ومستوى انتاجيتهم، وإدارة أدائهم بشكلٍ عام، وباستمرارية ونجاح العمل كُكل. تقدّم برامج الحضور والانصراف تقاريرًا عن مواعيد وصول الموظّفين، ومُغادرتهم من العمل، وأوقات الراحة التي يسجّلونها، وإجازاتهم وغياباتهم، وبالتالي يُمكن لها أن تُقيّم أداءهم وكفاءتهم نسبةً إلى حضورهم وساعات عملهم الفعلية. يمكن كذلك أن تتعرّف هذه البرامج على أية أنماط غير اعتيادية تسبب التأخير أو تعطّل العمل؛ وبالتالي تخلق فرصة لمُناقشة هذه الأنماط، وتقديم المساعدة والترشيحات المُناسبة للتغلّب عليها وتحسين الأداء. أخيرًا، تُعطيك هذه البرامج لمحة سريعة عما يقوم به موظّفيك الآن؟ وتعزّز لديهم الشعور بالجدّية والانضباط بالعمل، 

لماذا تعتمد على نظام إدارة الحضور والانصراف؟

يسهّل نظام إدارة الحضور والانصراف الدقيق – الذي يعتمد على الحلول السّحابية خصوصًا – مهمّة فريق إدارة الموارد البشرية في تنظيم ساعات العمل؛ حيث يمكّنهم من مُتابعة انتظام الموظّفين – أيًا كانت مواقعهم، أو أوقات عملهم – من خلال ضغطة زر عن طريق تطبيق الجوّال أو منصّة إلكترونية، ويعفيهم من قضاء ساعات في إدارة بيانات الحضور والانصراف اليدوية الروتينية: ما يدعّم انتاجية فريق العمل، ويمنحه فُرصًا لاستغلال هذا الوقت في مهام أكثر فائدة للشركة. هُناك أنواع عديدة من أنظمة إدارة الحضور والانصراف الإلكترونية التي تتضمّن إدخال وتجميع البيانات تلقائيًا، وساعات بيومترية تقوم بتسجيل الحضور والانصراف عن طريق بصمة الوجه أو الأصابع. تحاول معظم الشركات في سوق العمل اليوم اعتماد برامج حضور وانصراف تتسم بالمرونة، والتنوّع، والتكامُل – لتلبية مختلف متطلّبات القوى العاملة، وللاستثمار الأمثل لموارد الشركة البشرية.

أنواع أنظمة إدارة الحضور والانصراف

هناك أنواع مختلفة من أنظمة إدارة الحضور والانصراف كالبرامج الآلية، أو التي تعتمد على شبكة الإنترنت، أو الساعات البيومترية (أجهزة الحضور بالبصمة)، أو دفاتر الحضور الآلية. وينبغي أن تتكامل هذه البرامج مع برامج إدارة الإجازات، ومع مسيّر الرواتب لمراعاة دقّة البيانات ولاحتساب الرّاتب الإجمالي للموظّفين بشكل بسيط. وأهم هذه الأنواع ما يلي: [*]

1. برامج إدارة الحضور عبر شبكة الإنترنت

تُعتبر براامج إدارة الحضور والانصراف عبر شبكة الإنترنت حل عملي، وبسيط من حيث الاستخدام، وموفّر من حيث التكلفة لتنظيم الحضور والانصراف، حيث لا يتطلّب سوى تسجيل الدخول إلى الإنترنت، وتثبيت البرنامج الذي يعتمد على الشبكة والتكنولوجيا السّحابية للوصول للبيانات. تتميّز هذه البرامج عادةً ببساطة وجهة المستخدم الخاصة بها، وتوفّر الخدمات الآتية – أقل أو أكثر، حسب احتياجات الشركة، والبرنامج الذي تعتمد عليه:

• تسجيل الحضور.
• تسجيل الانصراف.
• تسجيل ساعات الرّاحة خلال يوم العمل.
• التقدّم بطلب الإجازات.
• رصيد الإجازات.
• سياسات الحضور.
• تقارير الحالة.
• التأخير عن العمل.
• الانصراف المبكّر من العمل.

2. نظام الحضور والانصراف بالبصمة

هو نظام بيومتري يسمح بتسجيل حضور وانصراف الموظّفين من منشأة العمل عن طريق بصمة الوجه أو الأصابع. يشيع استخدام هذا النظام في منشآت العمل الحكومية لدقّته وصرامته، ومع ذلك يمكن أن تحدث بعض الأخطاء التقنيّة في تعريف البصمات، أو في اتّصال أجهزة البصمة بالشبكة، أو غيرها. ولكن يتكامل عادةً هذا النظام مع برامج إدارة الموارد البشرية الأخرى، ويُعتبر من أنظمة الحضور قليلة التكلفة، وبسيطة الاستخدام كذلك، حيث يسمح بتعديل قائمة الموظّفين المُدرجين، وتعديل البصمة التعريفية لكلٍ منهم بسهولة في أي وقت.

3. برامج تتبّع أوقات الراحة

يُمكن أن يمثّل تنظيم أوقات الرّاحة مُشكلة لبعض الشركات – حتى في ظل اعتمادها على نظام إدارة الحضور والانصراف الإلكتروني. ولذلك قد تلجأ هذه الشركات إلى برنامج مُنفصل لتسجيل فترات الرّاحة بدقّة – لعدّة مرّات خلال يوم العمل الواحد، حيث يعتبر أول تسجيلًا للدخول بمثابة تسجيلًا للحضور، وأية تسجيلات أخرى – بالدخول والخروج في مواعيد العمل الرسمية – بمثابة فترات راحة للموظّف. 

فهمك للأنواع المختلفة لبرامج إدارة الحضور والانصراف، وميزات وعيوب كلٍ منهم يُساعدك على اختيار النظام الذي يعرض أكبر قدر من الفاعلية والمرونة، والتخلي – أخيرًا – عن عن الطرق التقليدية.

بعض العناصر والتعريفات الهامّة في نظام إدارة الحضور والانصراف

تشترك مُعم برامج إدارة الحضور والانصراف في العناصر الآتية:

1. تعريف “التغيّب عن العمل”

يُشير مُصطلح الغياب عادةً إلى عدم حُضور الموظّف لمقر العمل – سواءً لحصوله على إجازة، أو بسبب حدث عارض كالمرض، أو السّفر، وخلافه. ويبنغي أن يفرّق نظام الحضور والانصراف بوضوح بين أنواع الغياب – ما إذا كان مصرّحًا به مسبقًا أو لا، حيث تؤثّر الغيابات غير المتّفق عليها على سير العمل بالشركة، وتجعل الموظّف عُرضة للجزاءات المالية والخصم من الرّاتب الشهري.

2. آلية الإبلاغ عن غيابات العمل

يمكن أن يحصل المُدير على تقارير غياب الموظّفين من خلال سجلّات النظام التي تُفرّق بين الإجازات المدفوعة وغير المدفوعة لكل موظّف. وتُعتبر تقارير الغياب مهمة لمتابعة أداء الموظّفين، ونجاحاتهم بشكل فرديّ، ومُعالجة المشاكل التي تعوق إنتاجيتهم.

3. مُصطلحات رئيسية: التغيّب بعُذرٍ وجيه/ التغيّب بلا عُذر/ التحقّق من أسباب الغياب

• التغيّب بعُذر وجيه: هو تعذّر حضور الموظّف للعمل نتيجة لسببٍ قهري لا يستحق اللوم، ولكن لا يمنع ذلك صاحب العمل من وضع توقّعات معينّة للغيابات، واتّخاذ إجراءات تصحيحية بشأن تكرّرها.
• التغيّب بلا عُذر: هو تعذّر حضور الموظّف المتكرّر للعمل دون توفير أسباب حقيقية مُثبتة لذلك، وهو ما يجعل صاحب العمل محقّا في اتخاذ إجراءات أكثر جديّة مثل توقيع الجزاءات المالية، أو إنهاء عقد الموظّف.
• التحقّق من أسباب الغياب: هي خطوة مهمّة قبل اتّخاذ أي إجراء، حيث يحق لكل صاحب عمل أن يكون على علمٍ كامل بسبب غياب الموظّف – مع التدليل عليها إن أمكن، وبأية تعديلات أو قيود تمنع الموظّف من مُلاقاة توقّعات صاحب العمل بالحضور المستمر للمنشأة في ساعات العمل المقّررة.

4. حماية خصوصية الموظّف

للموظّف الحق الكامل في طلب إجازة من صاحب العمل عندما تقتضي الضرورة ذلك – دون الخوف من فقدان وظيفته – وفقًا لقوانين حقوق الإنسان. ويلتزم صاحب العمل بموجب هذه القوانين بتوفير المساحة  التي يستطيع الموظّف فيها فعل ذلك بأمان، مع حماية خصوصيّته في الأسباب التي اضطرّته لطلب إجازة. وقد يُعرّض غياب هذا الالتزام الشركة للمخالفات القضائية، ودعاوى التمييز، والتعسّف الإداري.

5. متطلّبات تسجيل الدخول

هو مصطلح يُشير إلى الحد الأدنى من المعايير التي يجب على الموظّف تحقيقها لاعتباره حاضرًا خلال يوم أو مُناوبة العمل. ويمكن أن تُحدّد هذه المعايير بالعمل لعدد معين من الساعات، أو بالعمل خلال فترة زمنية معيّنة باليوم. يُعتمد على هذه المعايير في تحديد ما إذا كان الموظّف مستحقًا لأجره عن يوم العمل المحُدّد، أو تسجيله غائبًا عن العمل، ويمكن تعديلها وفقًا لسياسات واحتياجات كل شركة.

مزايا أنظمة إدارة الحضور والانصراف

هُناك العديد من مزايا برنامج إدارة الحضور والانصراف التي تستطيع أن تُفيد بها شركتك عند استثمارك في نظام موثوق، ومُجرّب، ومُناسب للأهداف التي تأمل الشركة في تحقيقها بتطبيقه مثل:

تحقيق الدقّة وتقليل الخسائر المادية

يمكن أن تكلّف أخطاء تسجيل حضور وغياب الموظّفين بدقّة الشركة خسائر ماديّة كبيرة، خصوصًا فيما يتعلّق بإدارة ساعات العمل، وكشوف المرتّبات. وفقًا لدراسة wagepoint، تحتاج حوالي 80% من سجلّات إدارة ساعات وحضور الموظّفين اليدوية إلى المراجعة والتصحيح. في حين تقلّل الشّركات التي تعتمد على نظام آلي لإدارة الحضور والانصراف الأخطاء المُحتملة بنسبة 44%.

ضمان الامتثال لسياسات وقوانين العمل 

تختلف قوانين والتزامات العمل بين منشأة وأخرى، وبين الدول وبعضها، ويصعُب على مسؤولي الموارد البشرية أحيانًا معرفة الفروق والتفاصيل الصغيرة المتعلّقة بتلك القوانين. ولذلك يُفيد الاعتماد على نظام مُعدّ بشكل مسبّق ليتوافق مع قوانين العمل بالبلد المتعلّقة بساعات العمل، والعمل الإضافي، وقانون الإجازات، والإجازات غير المدفوعة، وخلافه. وبالأخذ في الاعتبار الشروط المنصوص عليها في عقود عمل الموظّفين دون مُحاباة، أو تمييز، أو السماح بحدوث أخطاء. يُساعد ضمان الامتثال لسياسات العمل القانونية في تجنّب المُخالفات، والدعاوى القضائية، والغرامات، كما يُكسب الشركة سُمعة إيجابية بسوق العمل.

تتبّع الإجازات بشكلٍ أيسر

قد يكون تتبّع واحتساب إجازات الموظّفين يدويًا أمرًا شاقًّا على مسؤولي الموارد البشرية – خصوصًا في الشركات ذات العمالة الضّخمة، حيث يتعيّن عليهم التفريق بين الإجازات المرضيّة، والمدفوعة، والإجازات بدون راتب، وغيرها. ينسّق نظام إدارة الحضور والانصراف الآلي ذلك بشكل سهل ودقيق.

تقليل التحايُل على سياسات الحُضور والانصراف

يحتاج الموظّف إلى تسجيل الدخول أو الخروج بكلمة مروره الشخصية – في الأنظمة الإلكترونية، أو ببصمته الخاصة – في نظام الحضور بالبصمة. وهي طُرق تستوجب أن يقوم الموظّف نفسه بفعل ذلك؛ ما يقلّل من فُرص التحايُل أو التهرّب من العمل.

جدولة المُناوبات بشكل متقدّم

من أهم مميزات نظم إدارة الحضور والانصراف هي القدرة على جدولة الإجازات، وتنظيم ساعات العمل، بطريقة تسهّل عملية تخطيط وإدارة المشاريع. يقلّص ذلك حاجة مسؤولي الموارد البشرية لقضاء أوقات كبيرة في مُراجعة الطلبات المُرسلة عبر البريد الإلكتروني، أو الرسائل، أو المقدمة بواسطة الموظّفين أنفسهم، ويمنع احتمالية ضياع الملعومات، أو الملفّات والوثائق التي قد تسبّب الصراعات في بيئة العمل، وتمنع تقدّمه.

توفير المرونة الكاملة

تتبنى بعض الشركات خيارات العمل من المنزل، أو عن بُعد، وقد تسمح بنماذج عمل أخرى كالعمل الحُر، أو العمل بنظام السّاعة، أو نظام المُناوبات المرنة، أو غيرها. ويساعد نظام إدارة الحضور والانصراف على التنسيق بين كل أشكال التعاقد، والحرص على تسجيل ساعات حضور كل موظّف، واحتساب أجره – وفقًا لما يقتضيه.

حلول بيزات لنظام إدارة الحضور والانصراف وجدولة مُناوبات الموظّفين

ميزة إدارة الحضور والانصراف في نظام بيزات

هي ميزة تسمح بمتابعة التزام الموظّفين بساعات عملهم المحدّدة خلال اليوم والشهر، حيث يُمكن للموظّف تسجيل الحضور والإنصراف من خلال نظام بيزات للحضور والانصراف عبر الجوال – أو عن طريق البصمة الإلكترونية – بسهولة ودقّة. تربط منصّة بيزات معلومات الحضور والانصراف مع جدول المُناوبات والإجازات ليتمكن مديرو الموارد البشرية من عرض كافة البيانات في مكانٍ واحد، كما ترتبط بكُشوفات الرواتب، وتحدّثها آليًا دون إدخال يدوي. تدعم المنصّة كذلك سياسات الحضور المرنة الخاصة بالعمل الهجين، وذلك لتسجيل ساعات عمل الموظّفين حال التزامهم بالعمل خارج المنشأة – حسب الجدول.

ميزة جدولة مُناوبات الموظّفين في نظام بيزات

تُتيح الخاصية إعداد جدول بمواعيد وأماكن عمل كل موظّف خلال الشّهر، وربطه تلقائيًا بنظام الحضور والانصراف لمتابعة حركة الموظّفين والتزامهم بساعات العمل المحدّّدة. وتتميز خاصية جدولة مناوبات العمل على منصّة بيزات بإمكانية تخصيص أنواع المناوبات لكل موظّف على حدى – حسب الموقع، أو نوع الدوام، أو الوظيفة المطلوبة – مع إمكانية تعديلها أو التبديل بينها عند الحاجة.

ما الفرق بين النظام المتكامل والنظام المُنفصل لإدارة الموارد البشرية؟

يوفّر النّظام المُتكامل – كبَيزات – أتمتة شاملة لعمليات الموارد البشرية للتحكّم فيها وإدارتها من مكانٍ واحد وهو تطبيق بَيزات، وهو مُناسب لكل المنشآت السعودية – الكبيرة على وجه الخصوص، حيث يخلّص المسؤولين من الحسابات وإدخال البيانات اليدوي، ويمنع الأخطاء الواردة، ويمنح الموظّفين تجربة عمل سلسة ومُريحة. بينما يتخصص النظام المُنفصل في توفير ميزة واحدة فقط من مزايا نظام الموارد البشرية مثل منصّة أون باي Onpay التي تختص بتسيير الرواتب، أو منصّة leavedates التي تُعنى بإدارة إجازات الموظّفين، وغيرها.

ما هي صفات برنامج الموارد البشرية الذي تبحث عنه؟

يمثّل تطبيق نظام جديد للموارد البشريّة تحديًا لبعض الشّركات في البداية، لما يتضمّنه من تغييرات في بعض آليات سير العمل، وضرورة تدريب الموظّفين على استخدام النظام الجديد، وخلافه. لذلك هناك عددًا من النقاط التي يجب مُراعتها عند اختيار النّظام الجديد لتسهيل المرحلة الانتقالية، والنجاح في تطبيقه مثل:

• تكامل النّظام مع الأنظمة الحالية: 

إذا كانت شركتك تستخدم بالفعل بعض الأنظمة المنفصلة – التي لا تُريد الاستغناء عنها أو استبدالها – فإنك تحتاج إلى النظام الذي ينجح بالعمل معها دون تعارض.

• سهولة الإعداد: 

لاختصار الوقت اللازم لبدء العمل بالنظام ولتسهيل مهمّة تدريب الموظّفين عليه.

• توافق النّظام مع لوائح نظام العمل بالبلد: 

لضمان الامتثال، وتجنب التعطيل، وأية مُخالفات أو غرامات قد تقع بسبب تعارض أحكام وقوانين العمل. على سبيل المثال: يتوافق نظام بَيزات مع لوائح وأحكام نظام العمل بالمملكة العربية السعودية.

• ميزة استثمارية:

وهي دراسة ميزانية تطبيق نظام الموارد البشرية بعناية، والتأكّد من أن مزايا هذا البرنامج تحديدًا هي ما تتطلّع لتطبيقه في شركتك، وأن تطبيقها سيعود بالنّفع المادّي على الشركة من كل النّواحي.

خُلاصة

تعتبر إدارة الحضور والانصراف محورًا رئيسيًا في مهام عمل الموارد البشرية، وتوفّر الأنظمة التقنيّة حلولًا متقدمة لأتمتة تتبّع الحضور والانصراف، وتقليل الأخطاء الواردة، وتحسين الكفاءة. كما أنها تساعد المنشآت على البقاء في وضع قانوني سليم، وتجنّب المُخالفات، والدعاوى القضائية. أخيرًا قد تستفيد الشّركة من الاعتماد على نظام حضور وانصراف قوي، وموثوق في تبسيط أغلب العمليّات المُرهقة، وتسريع الخُطا نحو تحقيق أهدافها.