لا تتخذ إدارة الموارد البشرية قراراتها بمعزل عن الأقسام الأخرى، ولا تستند إلى التخمين والآراء الشخصية. بل على العكس تمامًا، فإنها تحصل على صورة شاملة عن عمليات المنشأة بالتعاون مع أقسام أخرى كالمالية، وتستند إلى تقارير الموارد البشرية لاتخاذ القرارات ووضع استراتيجيات النمو والنجاح.

هذا هو الوضع النموذجي في عالم إدارة شؤون الموظفين اليوم، بعد أن تخلَّت الموارد البشرية عن صورتها التقليدية، وأصبحت شريكًا استراتيجيًا يؤثر -بشكل مباشر- في الحصيلة النهائية للأعمال. فكيف يمكن أن تساعد تحليلات الموارد البشرية والبيانات على تحسين إدارة شؤون الموظفين؟

ما تقارير الموارد البشرية؟

تقارير الموارد البشرية أدوات تحليلية لعرض الحقائق والمقاييس المتعلقة بالكوادر البشرية، ووسيلة لتتبع مدى تقدُّم أداء جهود إدارة الموارد البشرية والتحدِّيات التي تواجهها، بالإضافة إلى قياس النجاحات والفشل. تستند هذه التقارير إلى مجموعة واسعة من البيانات ذات الصلة بالموظّفين، كالبيانات الشخصية والرواتب والحضور والانصراف، وتنتج من عملية تجميع البيانات ثم تحليلها وتمثيلها في هيئة معلومات سهلة الفهم بإمكانها مساعدة الشركة على قياس تأثير هذه المؤشرات في الأداء العام، ومن ثمَّ تمكين عمليات صنع القرار المبنية على البيانات. 

كيف تساعد التقارير على إدارة الموارد البشرية بكفاءة أكبر؟

وهنا تبرز عدّة أسئلة: كيف يساعد تحليل الموارد البشرية وإنشاء التقارير ذات الصلة بالموظفين على تحسين كفاءة إدارة شؤون الموظفين؟ وإلى أي مدى تستطيع إحداث فارق إيجابي في أداء الشركة ككل؟ 

تجيب الأسباب الخمسة الآتية عن السؤال.

1. اتخاذ قرارات أفضل

تُمثِّل الموارد البشرية منجمًا للبيانات المتاحة التي يصعب حصرها، وفي ظل الأهمية المتنامية لذلك أو ما يسمّى “ذكاء الأعمال” في صنع القرار، يحتاج القادة إلى استيعاب جميع هذه البيانات ورؤية الصورة الكاملة من أجل اتخاذ قرارات جيدة، وهي مهمة تكنولوجيا أنظمة الموارد البشرية مثل بيزات، التي تعمل على جمع البيانات وتدقيقها ثم تحليلها وتقديم تقارير عن مؤشرات الأداء الرئيسية، لاتخاذ قرارات مستنيرة تقود إلى احتمالات نجاح أعلى.

2. الانتقال من الدور التشغيلي إلى الدور الاستراتيجي

الاحتفاظ بالبيانات في أوراق وملفات الإكسل لا يجعلها قيمة استراتيجية للشركة، بل إن ما يُحقق ذلك هو تحويلها لمعلومات ورؤى ثاقبة. توفِّر تقارير الموارد البشرية حقائق وأرقام تساعد مسؤولي الموارد البشرية على فهم ما يجري في الشركة على نحو أكثر عمقًا، ومن ثمَّ الكشف المبكر عن أي ثغرات قد تتطوَّر إلى مشكلات في المستقبل.

يعني ذلك أن التقارير لا تجعل إدارة الموارد البشرية تقوم بدور تشغيلي فقط، بل تُمكِّنها في الوقت نفسه من مدِّ نفوذها والمشاركة بشكل أكبر في صنع القرارات الاستراتيجية. على سبيل المثال تتيح التقارير التنبؤ بمستقبل القوى العاملة بتحديد مستوى رضا الموظفين، وقياس الأثر المالي لجهود قسم الموارد البشرية في الأداء النهائي للشركة بحساب العائد على الاستثمار.

3. قياس فاعلية العمليات

الفكرة الشائعة عن إدارة الموارد البشرية أنها قسم تقليدي، يعمل بطريقة نمطية، اعتاد إدارة العمل بشكل معين “لأنه دائمًا ما يُدار هكذا”، كما أنها ليست نجمًا لامعًا في لعبة الأرقام كقسم المبيعات مثلًا، لكن تحليلات الموارد البشرية استطاعت بسهولة نسف هذه الفكرة لأنها وفَّرت أدوات لقياس مدى نجاح جهود إدارة شؤون الموظفين.

إذ تساعد التقارير عن مسير الرواتب والمكافآت والتعيين وإعداد الموظفين وأداء القوى العاملة، وغيرها، إدارةَ الموارد البشرية على فهم مدى جودة أدائها، ومن ثمَّ تتمكن من إثبات نجاحها وتحسين عملياتها وتطوير مستوى أدائها. أفضل مثال على ذلك هو عملية التوظيف، إذ يمكن أن تكشف التقارير طُرقًا أفضل وأسرع للعثور على المرشحين وتعيينهم، مما يوفر المال ويُحسِّن الأعمال بشكل عام.

4. توفير النفقات

يُشكِّل الموظفون أحد أكبر بنود الإنفاق في ميزانية الشركة، لذلك ليس من المستغرب أن تخسر الشركات أموالًا طائلة بسبب سياسات خاطئة كان من الممكن تجنّبها إذا تمتّع القادة برؤية أوضح لما يجري، وفي الواقع فإن تقارير الموارد البشرية عادة ما تُلهم بأفكار عديدة من شأنها أن تساعد على صقل العمليات المتعلقة بالموظفين واتخاذ قرارات رشيدة تقلل من النفقات.

5. تحسين أداء الموظفين

 توفِّر تقارير الموارد البشرية تقييمات دقيقة محايدة لأداء الموظفين بعيدًا عن الآراء والمشاعر، فيستطيع المديرون اتِّخاذ قرارات العمل المناسبة المتعلقة بترقية الموظفين أو إقالتهم، مكافآتهم أو الخصم منهم. يترك ذلك أثره في الموظفين الأكفَاء الذين يشعرون بتقدير الشركة لعملهم وبأن كفاءتهم مرئية، كما ينعكس ذلك على تحفيز الموظفين لتحسين أدائهم وزيادة معدل الاحتفاظ بالكفاءات، فإذا لم يشعر الموظفون بالتقدير فمن المحتمل أن يبحثوا عن فرص جديدة في مكان آخر.

تؤكد ذلك دراسةٌ أجرتها ديلويت – Deloitte إحدى أبرز شركات الخدمات المهنية، التي تقول إن الشركات عالية الأداء تستخدم البيانات بمقدار 2.6 مرة أكثر من الشركات منخفضة الأداء، إذ ترى أن البيانات والتحليلات أصل أساسي يصنع ميزة تنافسية بين الآخرين.

ما أهم المقاييس المُستخدَمة في تقارير الموارد البشرية

يوجد عديدٌ من المقاييس التي تُضمَّن في إنشاء تقارير الموارد البشرية، والأكثر شيوعًا منها هو:

التنوع في بيئة العمل

يشير هذا المقياس إلى نسبة تمثيل المجموعات المختلفة داخل القوى العاملة في المنشأة، وتحديد الفجوات التي تحتاج إلى تحسين، على سبيل المثال نسبة التنوّع بين المواطنين والمغتربين، والشباب والكبار… ويجري حساب هذا المؤشر بقسمة عدد الموظفين من مجموعة معينة على إجمالي عدد الموظفين في المنشأة، ثم ضرب حاصل القسمة في 100، وتمثّل النسبة المئوية الناتجة نسبة تنوع الموظفين لهذه المجموعة.

مثال: في شركة تتكوَّن من 100 موظف، وتضم 30 موظفًا سعوديًا، تكون نسبة التوطين في الشركة 30%.

معدل الإنفاق

يُستخدم هذا المقياس لحساب النفقات التي تتكبَّدها الشركة، سواء تكاليف معدات وغيرها أو رواتب الموظفين، ويمكن تقسيمه كما يلي:

• مصاريف القسم: أحد أهم المؤشرات التي تقيس الكفاءة المالية للمُنشأة، وهو يشير إلى مجموع النفقات التي يُشارك بها القسم في مجمل ميزانية الشركة، مثلًا تشمل مصاريف قسم التسويق نفقات إدارة التسويق ونفقات أبحاث السوق والمستهلكين ونفقات الإعلان.. إلخ.
• متوسط الراتب: يساعد هذا المؤشر على اكتشاف فجوات الأجور ومن ثمَّ فهم مستوى المساواة في الشركة واكتشاف أي أوجه عدم إنصاف بين الموظفين تتجاوز الاختلافات الطبيعية بين الأدوار، ويمكن حسابه لقسم معين أو حسب المسمَّى أو لمجموعة ديموغرافية معينة (العمر- الجنسية.. إلخ). وفقًا للمعادلة الآتية: جمع كل الرواتب في الفئة المختارة ثم قسمة حصيلة الجمع على عدد الأشخاص في هذه الفئة. 

 مثال: بالاستعانة بمسير الرواتب تبيّن أن مجموع الرواتب لقسم التسويق 50 ألف ريال، يضمّ القسم 5 موظفين، ما يعني أن متوسط الرواتب في القسم هو 10 آلاف ريال.

الرضا الوظيفي

وهو مؤشِّر رضا الموظفين عن تجربة العمل في الشركة من خلال قياس استعدادهم للتوصية بها للآخرين، إذ كلما استعدّوا لضمِّ أصدقائهم، كان ذلك دلالة على أنهم راضون بقدر معقول، وإذا نصحوا أصدقاءهم بالابتعاد، دلَّ ذلك على وجود مشكلات كبيرة في المنشأة.

يعدّ الرضا الوظيفي أحد تقارير الموارد البشرية المهمة، وارتفاعه يعبِّر عن فترة بقاء أعلى للموظفين ومن ثمَّ توفير تكاليف التوظيف والإعداد، مع زيادة ولاء العاملين وثقتهم في الشركة. يمكن قياسه بطريقة بسيطة من خلال عمل استبيان للموظفين يطرح سؤالًا واحدًا فقط: 

“ما مدى احتمالية أن تُوصي بالشركة كمكان عمل؟ اختر من المقياس التالي (0-10)”

مع ترك مساحة للإجابات المفتوحة التي يمكن أن تساعد على تحديد كيف يمكن تحسين الرضا، يمكن إجراء الاستطلاع عبر بيزات التي توفِّر ميزة استبيانات الموظفين وتمكّنك من بناء استبيانات متنوعة.

بعد جمع الاستبيان، قسِّم الموظفين إلى ثلاث فئات (9-10) متحمسين، (7-8) راضين، و(0-6) غير راضين، ثم احصل على معدل الرضا الوظيفي بناء على هذه المعادلة:

معدل الرضا الوظيفي ={(عدد المتحمسين – عدد غير الراضين) ÷ عدد المشاركين في الاستطلاع} × 100

يتراوح معدل الرضا الوظيفي المتوسط بين 10 و20، والمعدل الجيد بين 20 و30، والمعدل الرائع بين 40 و50.

معدل دوران الموظفين الطوعي وغير الطوعي

يقيس هذا المعدل النسبة المئوية للموظفين الذين غادروا الشركة، على أنه ينبغي التمييز هنا بين نوعين من معدل الدوران:

• معدل دوران الموظفين الطوعي: النسبة المئوية للموظفين الذين قرَّروا ترك الشركة. 
• معدل دوران الموظفين غير الطوعي: النسبة المئوية للموظفين الذين غادروا الشركة بقرار فصل.

يعبّر كلا المؤشرين عن دلالات مختلفة، فالدوران الطوعي يشير إلى مدى قدرة المنشأة على الاحتفاظ بالموظفين، فيما يدل الدوران غير الطوعي على مدى نجاح الشركة في تعيين الموظفين المناسبين وإدارتهم بكفاءة. يُحتَسب المؤشران بقسمة عدد الموظفين في كل فئة على إجمالي عدد الموظفين في المنشأة.

مثال: إذا استقال 7 موظفين في العام الماضي من إجمالي 70 موظفًا في الشركة، يكون معدّل الدوران الطوعي 10% من الموظفين.

ختامًا، الاعتماد على الطُرق اليدوية ليس طريقة مُستدامة للحصول على تقارير حديثة ودقيقة، لهذا السبب يستخدم عديدٌ من الشركات تكنولوجيا الموارد البشرية التي تجعل من السهل الحصول على البيانات والتحليلات والتقارير المطلوبة، مثل نظام الموارد البشرية “بيزات” الذي يجمع البيانات من مصادر مُتعدِّدة ويقدِّم تحليلات شاملة متقدِّمة لجميع جوانب الموارد البشرية، كالحضور والانصراف، ومعدل نمو الشركة، والإجازات ومسير الرواتب.