يحمل الرئيس الأمريكي أيزنهاور مكانة رفيعة في علم الإدارة باعتباره أحد أهم الإداريين الذين أنجبتهم البشرية، تحتوي سيرته الذاتية على مشاريع عملاقة -وإن كان بعضها سيئ السمعة- مثل إعداد استراتيجية غزو أوروبا في الحرب العالمية الثانية وقانون الطاقة الذرية، وبناء وكالة ناسا ووكالة داربا للتقنيات العسكرية. أما مصفوفة ايزنهاور فتأتي كواحدة من أهم إسهاماته في علم الإدارة، إذ يُعتبر ايزنهاور هو من ابتكر هذه المصفوفة كأداة لإدارة الوقت تساعد على ترتيب الأولويات بشكل استراتيجي بين المهام العاجلة والمهمة، مما يجعلها من أكثر الأدوات فعالية في التنظيم الشخصي والمهني. توصل إليها لإدارة وقته الثمين وترتيب أولوياته المزدحمة، فأصبحت إحدى أبرز طرق إدارة الوقت حتى عصرنا هذا.

تُعد مصفوفة ايزنهاور من الأساليب الأكثر فعالية في إدارة الوقت، حيث تركز على أهمية تصنيف المهام حسب الأهمية والإلحاح. وقد أشار ستيفن كوفي في كتابه الشهير “العادات السبع للناس الأكثر فعالية” إلى أن عادة التركيز على الأنشطة المهمة وغير العاجلة هي من أهم العادات التي تميز الأشخاص الناجحين، وتساعدهم على تطوير الذات وتحقيق إنتاجية عالية من خلال إعطاء الأولوية لما هو ذو قيمة طويلة الأمد.

استخدام مصفوفة ايزنهاور لا يساعد فقط في تنظيم المهام اليومية، بل يساهم بشكل كبير في تحقيق أهدافك من خلال التركيز على الأنشطة المهمة وغير العاجلة التي تدعم النجاح الشخصي والمهني على المدى الطويل.

فما هي المصفوفة وكيفية استخدامها وكيف تستفيد منها الموارد البشرية في إدارة مهامها اللا نهائية؟

كيف تعمل مصفوفة أيزنهاور؟

مصفوفة أيزنهاور هي طريقة سهلة لتصنيف المهام طبقًا لعاملي الأهمية والاستعجال، حيث تُقسم جميع الأنشطة إلى 4 مربعات تمثل مستويات متدرجة الأولوية على النحو التالي:

1.هام وعاجل

يتضمن هذا المربع الأعمال التي في غاية الأهمية وينبغي إنجازها على وجه السرعة، وتحظى هذه النوعية من المهام بأكبر قدر من التركيز بحيث تُنفذ في اليوم نفسه دون تأجيلها للغد لتلافي العواقب السلبية للتأخير. على سبيل المثال: في مجال الموارد البشرية، سماع الشكاوى، وحل النزاعات، وتقييم الأداء واستيفاء المتطلبات القانونية.

تحتاج المهام الهامة والعاجلة إلى تخصيص جل الوقت والجهد لإنجازها وإلزام النفس بإكمالها حتى النهاية مهما بلغت درجة صعوبتها، لذلك ينصح باتباع تقنيات إدارة الوقت مثل تقسيمها إلى قائمة من الخطوات الجزئية وإنجاز واحدة تلو الأخرى مع شطب ما تم إنجازه أولًا بأول، كما يمكن استخدام تقنية بومودورو بحيث يكون العمل لفترات قصيرة يتخلل كل منها 5 أو 10 دقائق من الراحة.

2.هام وغير عاجل

تندرج في هذا المربع الأعمال المهمة على المدى الطويل والأقل إلحاحًا، وتأتي في المرتبة الثانية بعد “هام وعاجل”، لذلك ينبغي جدولتها وتحديد تاريخ معقول وواقعي لإنجازها في المستقبل القريب، ثم البدء في العمل عليها فور الإنتهاء من المهام الهامة والعاجلة، وذلك قبل أن يداهم الوقت ويحين موعد إنجازها فجأة. مثال: تطوير سياسات الموارد البشرية ووضع الخطط التدريبية للموظفين.

2.غير هام وعاجل

تأتي المهام غير الهامة والعاجلة في المرتبة الثالثة في قائمة الأولويات، فهي تحمل أهمية متوسطة لكنها على درجة عالية من الإلحاحية، لذلك فإن المعالجة المثالية لها تكمن في تفويضها للآخرين للقيام بها بدلًا منك مثل أحد موظفي القسم، وذلك من أجل تخفيف العبء عنك لكي تتفرغ للمهام الأكثر أهمية، وإذا لم يكن هناك بد من إنجازها بنفسك، فينبغي أن يكون ذلك بعد الانتهاء من مهام المربعين الأول والثاني.

إذا قررت تفويض الأعمال غير الهامة والعاجلة لآخرين فينبغي متابعة تنفيذها سواء عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو من خلال اجتماع، لأن غياب المتابعة يعني من بعض الأوجه عدم إنجاز المهمة، فقد لا يكمل الشخص المكلف العمل أو ينجزه على وجه غير المطلوب. مثال: الرد على استفسارات روتينية أو ترتيب جداول الاجتماعات.

4.غير هام وغير عاجل

وضع المهام في هذا المربع هو طريقة لجرد جميع الأعمال التي ينبغي حذفها من ذهنك واهتماماتك، فكما يتبين من الاسم لا تحمل هذه المهام أي أهمية تذكر ولا داع لتنفيذها على وجه السرعة، وهي في الأساس عادات سيئة تضيع الوقت وتلتهم التركيز والإنتاجية. مثال: تصفح الإنترنت بدون هدف أو قراءة رسائل البريد الإلكترونية غير المهمة أو الانخراط في أحاديث جانبية مع الزملاء.

لكي تسيطر على الأعمال غير المهمة وغير العاجلة، حدد أوقاتًا محددة خلال اليوم لتفحص صندوق البريد الإلكتروني وإجراء المكالمات الهاتفية، ولا تشارك معها مهامًا أخرى في الوقت المخصص لها، كذلك ابدأ بحذف التطبيقات التي تشتت انتباهك أثناء العمل مثل تطبيقات التواصل الاجتماعي أو على أقل تقدير فعل خاصية “كتم الإشعارات”.

ما فوائد مصفوفة أيزنهاور في إدارة الوقت؟

تحقق مصفوفة أيزنهاور فوائد عدة عند دمجها مع أساليب إدارة الوقت، ونشير فيما يلي إلى أبرز هذه الفوائد:

عندما يتم تطبيق مصفوفة أيزنهاور بشكل صحيح، يمكن تحقيق نتائج أفضل في إدارة الوقت وتقليل التوتر.

ترتيب الأولويات 

تسلط مصفوفة أيزنهاور الضوء على المهام الحرجة التي تحتاج إلى أن تكون في بؤرة الاهتمام، خاصة في ظل تعدد الأنشطة والمشاريع التي يعمل عليها الإنسان، وما ينتابه من تشتت وإرهاق في الإجابة عن سؤال: ما الذي ينبغي العمل عليه الآن؟ من ناحية أخرى يساهم ترتيب الأولويات في تخصيص أكبر وقت وجهد للمهام الأكثر حيوية وبالتالي تحسين كفاءة التنفيذ. 

إدارة الوقت

الوقت في مجال الموارد البشرية أثمن ما يكون لأن الطلبات، والقرارات، والخطط والمهام تنشأ في أي لحظة، كما أن بعض المهام ذات وقت حرج لا ينبغي أن تتأخر عنه، مثل مسير الرواتب والمزايا الوظيفية، وهو ما يحتاج إلى إدارة فعالة للوقت من أجل إفساح أكبر مجال ممكنة للعمل على كل جديد يطرأ، وهنا يأتي دور مصفوفة أيزنهاور إذ تساعد في توفير الوقت بتفويض مهام أخرى للغير وحذف المهام التي تهدر ساعات العمل.

اتخاذ قرارات أفضل

القرارات هي جزء أساسي من العمل خاصة في إدارة الموارد البشرية، ويساعد تخصيص الوقت بطريقة حكيمة الإدارة في دراسة وتمحيص المعلومات ذات الصلة والوصول لأفضل قرار، مثل تحديد برامج التدريب الأكثر توافقًا مع أهداف المنشأة، وحل القضايا والمشكلات الطارئة ووضع الخطط طويلة الأجل.

 تخفيف الضغوط وتقليل التوتر

مع حذف مهام وتفويض بعضها يقل العبء الملقى على عاتق مسؤول الموارد البشرية وبالتالي تخف ضغوط العمل التي يتعرض لها، كما أن رسم خريطة طريق واضحة لإنجاز المهام تجيب عن أسئلة ما يجب القيام به ومتى؟ يجعل العقل أكثر استقرارًا وبالتالي يقل الشعور بالتوتر، فيعمل الإنسان في جو من الهدوء والثقة. 

دعم التوجه الاستراتيجي للمنشأة

في غياب مصفوفة أيزنهاور تتعرض المهام المهمة ولكن غير العاجلة إلى الضياع والنسيان في زحمة ما هو عاجل، ويندرج ضمن هذه الفئة مشاريع تخدم التوجه الاستراتيجي للمنشأة مثل إعداد الجيل الثاني من القيادات وتطوير الموظفين، أما مع تبني المصفوفة، تشغل الأمور المهمة حيزًا من جدول العمل بحيث لا تذهب في أدراج النسيان.

المهام العاجلة ودورها في إدارة الموارد البشرية

تلعب المهام العاجلة دورًا محوريًا في نجاح إدارة الموارد البشرية، إذ تتطلب هذه المهام استجابة فورية وقرارات سريعة لضمان سير العمل دون تعطيل. عند استخدام مصفوفة أيزنهاور (Eisenhower Matrix)، يصبح من السهل تصنيف جميع المهام اليومية وتحديد تلك العاجلة التي لا تحتمل التأجيل. على سبيل المثال، معالجة شكاوى الموظفين الطارئة أو التعامل مع مشكلات الحضور والانصراف المفاجئة تعتبر من المهام العاجلة التي يجب أن تكون في مقدمة الأولويات.

يساعد استخدام مصفوفة أيزنهاور في إدارة الوقت بشكل فعال، حيث تتيح للمديرين تحديد المهام العاجلة والمهمة التي تحتاج إلى تدخل فوري، مما يقلل من احتمالية تراكم الأزمات أو تفاقم المشكلات. كما تضمن المصفوفة أن يتم التعامل مع هذه المهام بشكل مباشر، دون أن تطغى عليها الأعمال الأقل أهمية أو التي يمكن جدولتها لاحقًا. بهذه الطريقة، تساهم المصفوفة في تحقيق الأهداف التنظيمية بشكل أكثر فعالية، وتمنح فرق الموارد البشرية القدرة على التركيز على الأولويات الحقيقية خلال اليوم.

كيف يمكن لمديري الموارد البشرية استخدام مصفوفة أيزنهاور؟

يحتاج استخدام مديري الموارد البشرية لمصفوفة أيزنهاور بأعلى فعالية ممكنة إلى اتباع نهج مدروس ومنظم يشمل جميع المهام ويضمن تصنيفها بطريقة موضوعية، نقترح فيما يلي 4 خطوات تساعد في ذلك:

1.وضع معايير الأولوية

لكي تصنف مهام الموارد البشرية إلى مربعات مصفوفة أيزنهاور، ينبغي أولًا وضع معايير واضحة ومتسقة لتحديد أولويات المهام وبالتالي تقسيمها وفقا للأهمية والإلحاح، ستأخذ هذه المعايير شكل إرشادات عامة لتحديد ما هو مهم وغير مهم، وما هو عاجل وغير عاجل، مع وضع الأهداف العامة للمنشأة في الاعتبار إلى جانب مؤشرات الأداء الرئيسية، بحيث تكون دفة المعايير متجهة نحو استراتيجية المنشأة ومتسقة معها.

2.توزيع المهام على المصفوفة

بعد وضع المعايير، تأتي خطوة تصنيف المهام إلى الأربع أقسام (هام وعاجل- هام وغير عاجل- غير هام وعاجل- غير هام وغير عاجل)، بحيث يجري جرد لكل المسؤوليات والمبادرات الحالية، لتحديد مدى أهمية وإلحاح كل منها.

لا ينبغي أن تتم هذه الخطوة بشكل انفرادي، بل يجب أن تُطلب مشورة من المديرين والموظفين ذوي الصلة من أجل تقييم دقيق لمدى أهمية وحساسية العمليات المتشعبة للموارد البشرية.

3.التنفيذ التدريجي

احرص على التأكد من استيعاب فريق الموارد البشرية لكيفية تنفيذ المهام في المصفوفة، مع البدء بشكل تدريجي لإتاحة الفرصة لهم للتكيف مع الآلية الجديدة لتحديد الأولويات التي تنص عليها المصفوفة، ومع سير عملية التنفيذ، استطلع آراء الموظفين للتعرف على تجربتهم حتى الآن والتحديات التي يواجهونها في التنفيذ، مع العمل على حلها.

4.التقييم والتحسين

قيم تأثير المصفوفة على أنشطة الموارد البشرية وبلوغ الأهداف بشكل دوري، واستخدم مؤشرات الأداء والتغذية الراجعة من الفريق ككل في قياس هذا التأثير، وفي ضوئه أجرِ التعديلات المطلوبة على معايير الأولوية وتصنيف المهام وآلية التنفيذ.

التفويض باستخدام مصفوفة أيزنهاور في فرق الموارد البشرية

يعد التفويض من أكثر الاستراتيجيات فعالية في إدارة الموارد البشرية، خاصة عند استخدام مصفوفة أيزنهاور لتحديد المهام التي يمكن تفويضها. غالبًا ما تبرز المهام العاجلة وغير المهمة في المصفوفة كمرشحة مثالية للتفويض، مثل متابعة رسائل البريد الإلكتروني الروتينية أو إعداد تقارير دورية لا تتطلب تدخل المدير بشكل مباشر. من خلال استخدام مصفوفة أيزنهاور، يمكن للمديرين تصنيف المهام وتحديد تلك التي يمكن تفويضها إلى أعضاء الفريق الأكثر كفاءة في تنفيذها.

يساهم التفويض في تحقيق التوازن بين العمل والحياة للمديرين، حيث يقلل من الضغط الناتج عن تراكم المهام العاجلة التي لا تضيف قيمة استراتيجية مباشرة. كما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية بشكل كبير، إذ يتم توزيع الأعباء بشكل عادل ويُمنح كل فرد فرصة لتنمية مهاراته من خلال تنفيذ مهام جديدة. عملية التفويض المدروسة باستخدام المصفوفة تضمن أن يتم التركيز على المهام الأكثر أهمية، بينما تُنجز المهام الأقل أولوية بكفاءة ودون تعطيل سير العمل.

إدارة المشاريع باستخدام مصفوفة أيزنهاور في الموارد البشرية

تُعد مصفوفة أيزنهاور أداة قوية لإدارة المشاريع في مجال الموارد البشرية، حيث تساعد في تصنيف جميع المهام المرتبطة بالمشاريع حسب الأولويات والأهمية. عند بدء أي مشروع جديد، يمكن للمديرين استخدام المصفوفة لتحديد المهام المهمة والعاجلة التي يجب تنفيذها فورًا، مثل إعداد خطة المشروع أو توزيع الأدوار على أعضاء الفريق. في الوقت نفسه، تتيح المصفوفة تحديد المهام التي يمكن تفويضها أو تأجيلها، مثل جمع البيانات أو إعداد تقارير المتابعة الدورية.

يساعد هذا التصنيف في إدارة المشاريع بشكل أكثر فعالية، حيث يتم التركيز على تحقيق الأهداف الأساسية للمشروع دون إهدار الوقت على أنشطة ثانوية. كما تضمن المصفوفة أن يتم التعامل مع جميع المهام وفقًا لأولويتها، مما يقلل من مخاطر التأخير أو فقدان التركيز على النتائج النهائية. من خلال استخدام مصفوفة أيزنهاور في إدارة المشاريع، يمكن لفريق الموارد البشرية تحقيق أفضل النتائج، وضمان تنفيذ جميع المهام المطلوبة بكفاءة وفي الوقت المناسب.

كيف يمكن أن تساعدك بيزات في تنظيم مهامك؟

لن يكتمل الحديث عن إدارة الوقت باستخدام مصفوفة إيزنهاور دون الإشارة إلى أهمية الحلول الرقمية في تحسين المهارات الإدارية وتسريع تنفيذ مهام المصفوفة، فتقدم بيزات المنصة المتكاملة لإدارة الموارد البشرية إمكانات عديدة تمكن فرق الموارد البشرية من إنجاز أكبر قدر من المهام التي لا تحتاج إلى العمل اليدوي، لكي يتفرغ الفريق للمهام الهامة والعاجلة، وفيما يلي أمثلة لبعض الأدوات التي توفرها بيزات في هذا الشأن:

مسير الرواتب

يتولى مسير الرواتب من بيزات تبسيط عملية معالجة الرواتب إلى أقصى درجة ممكنة دون الإخلال بالدقة والموثوقية، حيث يقسم عملية إعداد الرواتب إلى مهام جزئية، مثل دمج بيانات الحضور والانصراف وحساب الاستقطاعات، بحيث يسهل على مختص الموارد البشرية تصنيف كل مهمة في مصفوفة أيزنهاور، ومن ثم العمل على تنفيذها وفقًا لمكانها، كذلك تتيح منصة بيزات تخصيص صلاحيات فريق الموارد البشرية، بحيث يتسن للمدير تفويض الموظف ذي الصلة بأداء المهام التي يمكن تفويضها.

نظام تتبع المتقدمين ATS

 يعمل نظام تتبع المتقدمين من بيزات على تيسير عملية التوظيف من الألف إلى الياء، حيث يقسم مهام التوظيف إلى نشر إعلان ثم فحص المتقدمين، وتصميم اختبارات، وجدولة المقابلات، بحيث يسهل توزيعها على مصفوفة أيزنهاور، مع إمكانية ضبطه وتخصيصه ليتوافق مع المسار الدقيق لعملية التوظيف في المنشأة. 

يتولى نظام ATS بنفسه أيضا تنفيذ أعقد مهام التوظيف وهي مهمة فحص السير الذاتية وتصفيتها، ويسمح للمتقدمين بالإجابة عن الأسئلة في فيديو، ليتمكن مسؤول التوظيف من مشاهدتها في الوقت الذي يناسبه وبالتالي تنخفض درجة الاستعجال الخاصة بالمهمة.

طلبات الخطابات

تتضمن بيزات قوالب معدة مسبقًا للطلبات بأنواعها، وبالتالي توفر على قسم الموارد البشرية عبء تسليم نماذج الطلبات للموظفين ورقيًا ثم استلامها بعد أن تُملأ يدويا، إذ تؤتمت هذه العملية بالكامل، بحيث يملأ الموظف طلب الإجازة أو السلفة أو غيره دون الحاجة إلى التواصل مع موظف الموارد البشرية مباشرة.

 الامتثال القانوني

يفرض القانون على المنشآت السعودية التوافق مع أنظمة حكومية مثل المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية ونظام مدد ومقيم، وتوفر بيزات عناء مهام تنسيق عمليات الموارد البشرية لتتوافق مع هذه الأنظمة، لأنه يتكامل بسهولة معها دون الحاجة إلى أي إجراءات يدوية.

ختامًا، كانت تلك عينات بسيطة مما يمكن أن تنجزه بيزات لقسم الموارد البشرية، إلى جانب ذلك تؤتمت الحضور والانصراف، والاستبيانات، والمزايا الوظيفية، وإدارة الإجازات، وجدولة المناوبات وتقييم الأداء، ما يوفر وقت وجهد مهولين، تحتاجهم الموارد البشرية في مهام أكثر أهمية وإلحاحًا في التطوير، والتحسين والتخطيط الاستراتيجي لدفع المنشأة للأمام. اطلب عرض تجريبي الآن.

الأسئلة الشائعة

ما هي مصفوفة أيزنهاور؟

مصفوفة أيزنهاور هي أسلوب لإدارة الوقت يصنف المهام حسب الأهمية والاستعجال إلى أربع أقسام، (هام وعاجل – هام وغير عاجل- غير هام وعاجل- غير هام وغير عاجل). وفقًا لهذا التقسيم تحظى المهام الهامة والعاجلة بأكبر نصيب من التركيز تليها في الترتيب المهام الهامة غير العاجلة، بينما تُفوض المهام غير الهامة والعاجلة إلى آخرين مع متابعة تنفيذها، وفي الأخير تُحذف المهام غير الهامة وغير العاجلة.

ماذا يعني هام وعاجل في مصفوفة أيزنهاور؟

يعني هام في مصفوفة أيزنهاور الأمور التي لا بد من إنجازها بسبب أهميتها الكبيرة، مثل حل نزاعات الموظفين وملأ الوظائف الشاغرة، أما عاجل فيشير إلى المهام التي تحتاج إلى اهتمام فوري بسبب حلول موعد التسليم أو الأزمات الطارئة أو الرواتب التي لابد أن تعالج دون تأخير.

ما الهدف من مصفوفة أيزنهاور؟

الوظيفية الأساسية لمصفوفة أيزنهاور هي زيادة الإنتاجية من خلال التركيز على المهام الأكثر أهمية وتأثيرًا، إذ تساعد في التخطيط لما يجب أن ينجز يوميًا، بحيث تحظى الأعمال الحيوية بأكبر طاقة وتركيز، وتكون المحصلة قرارات أكثر كفاءة وجودة أعلى في التنفيذ. 

ما أهمية مصفوفة أيزنهاور بالنسبة لإدارة الموارد البشرية؟

تعاني إدارة الموارد البشرية من كثرة المهام والمشاريع، لذلك تساعدها مصفوفة أيزنهاور على تحقيق التوازن بين المشاريع طويلة الأجل وبين المهام التشغيلية اليومية، بحيث لا يطوي النسيان المشاريع الاستراتيجية وفي الوقت نفسه تُنجز المسؤوليات اليومية المستعجلة في موعدها دون تأخير.