عملية التوظيف إحدى أكثر عمليات الموارد البشرية تعقيدًا وتستغرق وقتًا طويلًا؛ وبالتالي قد يشعر كلًا من مسؤول التوظيف والمتقدم للوظيفة بالإحباط، ومن أجل للتخلص من هاجس التعقيد وسعيًا نحو تبسيط العملية، ظهرت أنظمة تتبع المتقدمين للتغلب على هذا التحدي بنجاح. فما هو نظام تتبع المتقدمين – Applicant Tracking System والذي يشار إليه اختصارًا بـ ATS؟

ما هو نظام تتبع المتقدمين ATS؟

نظام تتبع المتقدمين (Applicant tracking system) هو برنامج توظيف (أو جزء من نظام موارد بشرية متكامل) يتولى إدارة عملية التوظيف بالكامل من البداية إلى النهاية من خلال جمع وفرز مئات السير الذاتية، إذ يساعد متخصص التوظيف في فحص المتقدمين إضافة إلى تتبع تقدمهم خلال عملية التوظيف.

 

بعبارة أخرى، يمكن القول أن نظام تتبع المتقدمين يحول عملية التوظيف إلى عملية رقمية مؤتمتة، وهو ما يؤدي إلى تحسين عملية الاختيار وتمكين المنشأة من الاستفادة من المتقدمين الأكثر كفاءة للوظيفة، إضافة إلى توفير الوقت والجهد لأصحاب المنشآت.

 

تقوم آلية عمل نظام تتبع المتقدمين على خطوتين أساسيتين، هما:

 

1. يحفظ النظام طلب التقديم على الوظيفة الذي ملأه المرشح، متضمنًا المعلومات المطلوبة، مثل المسمى الوظيفي، والمهارات الوظيفية والخبرات السابقة.
2. يصفي متخصص التوظيف السير الذاتية المخزنة من خلال آلية الفرز والبحث عن مهارات معينة أو مسمى وظيفي. فمثلًا إذا كان متخصص التوظيف يرغب في توظيف مسوق إلكتروني، فغالبًا سيكون بحثه الأول عن مصطلح “مسوق إلكتروني”، وبالتالي يظهر النظام نتائج البحث التي تشمل المتقدمين الذين تحتوى سيرتهم الذاتية على مصطلح “مسوق إلكتروني”.

 

ويمكن لمتخصص التوظيف تصفية المزيد من المتقدمين من خلال إجراء بحث معقد بإضافة مصطلح آخر إلى عبارات البحث مثل “إدارة حسابات مواقع التواصل الاجتماعي”، فيقلص نظام ATS نتائج البحث عارضًا السير الذاتية التي تتضمن كلًا من مصطلح “مسوق إلكتروني” و”إدارة حسابات مواقع التواصل الاجتماعي”معًا. 

 

إضافة إلى الخطوات السابقة، يمكن لبعض أنظمة تتبع المتقدمين ATS مثل بيزات نشر إعلانات التوظيف، وطرح الأسئلة على المتقدمين في المقابلات الوظيفية الأولية، بالإضافة إلى جدولة المقابلات، والتنسيق لإكمال عملية تحريك الطلب حتى التعيين كما يتضح من الصورة.

 

ما المميزات التي يوفرها نظام تتبع المتقدمين؟

يمكن نظام تتبع المتقدمين المنشآت من الاستفادة من عدد أكبر من المتقدمين، مع تسليط الضوء تلقائيًا على أفضل المرشحين وإبرازهم باستخدام هذه المميزات:

• تحليل السيرة الذاتية: يستخرج النظام البيانات من السيرة الذاتية، مثل معلومات الاتصال والمؤهل التعليمي والمهارات.
• تصفية المتقدمين: يستطيع النظام تصفية السير الذاتية وفقًا لمعايير عديدة، مثل كلمات مفتاحية محددة، ومسميات وظيفية، وعدد سنين خبرة، ومهارات، ومؤهل دراسي وغيرها.
• استيراد المتقدمين من مصادر متعددة: يستطيع نظام ATS البحث عن المرشحين المحتملين في قنوات متعددة مثل مواقع التواصل الاجتماعي ومواقع التوظيف إضافة إلى توصيات الموظفين .
• قوالب البريد الإلكتروني: يوفر النظام قوالب بريد إلكتروني جاهزة يسهل تخصيصها بحيث تضمن المنشأة اتساق واحترافية رسائلها للمتقدمين.
• التحليلات: يستطيع النظام إنشاء تقارير مفصلة عن مجمل المتقدمين للوظيفة واتجاهات التوظيف.
• تنظيم المقابلات الشخصية: ينسق النظام مواعيد المقابلات الشخصية في جدول زمني ويرسل التذكيرات قبل موعد المقابلة.
• إشراك المعنيين في المنشأة: يسمح النظام للمسئولين المعنيين في المنشأة بالمشاركة في عملية فحص المتقدمين واختيار الموظف المناسب.
• الأتمتة المخصصة: يعني ذلك أن النظام قادر على أتمتة عمليات معينة يحددها متخصص التوظيف بحسب حاجة المنشأة، إذ يمكن ضبطه على إجراءات ينبغي عليه تنفيذها في ظروف وسيناريوهات محددة.

كيف تختار نظام تتبع المتقدمين المناسب؟

 

قبل التفكير في اختيار نظام تتبع المتقدمين، استشر أعضاء فريقك أولًا حول الإجراءات التي من شأنها أن تحسن عملية التوظيف، ثم لاحظ هذه الخصائص السبعة التي من المهم أن تضعها في حسبانك أثناء البحث عن نظام ATS:

1. احتياجات التوظيف في المنشأة

فكر في الثغرات التي تشوب عملية التوظيف في المنشأة، هل تعود إلى ضعف القدرة على اجتذاب عدد كاف من المتقدمين أم إلى الحاجة لتبسيط عملية الاختيار من اللحظة التي يقدم فيها المتقدم طلبًا للتوظيف؟ قد تكون المشكلة أعمق من ذلك وهي تشوش الرؤية حول نقاط ضعف عملية التوظيف من الأساس.

 

لهذا السبب تمثل هذه الخطوة أساسًا لعملية اختيار نظام تتبع المتقدمين إذ تسلط الضوء على المجالات الرئيسية التي ينبغي أن يحسّن منها النظام.

1. التسعير

يلعب التسعير دورًا مهمًا في عملية اختيار نظام تتبع المتقدمين، إذ ينبغي ألا يتجاوز الميزانية المحددة له، كما أنه لا ينبغي التسرع واختيار أرخص الحلول على حساب احتياجات المنشأة، من الضروري كذلك التأكد من أن الاستثمار الذي ستخصصه لنظام ما سيجلب قيمة مناسبة بحيث يكون استثمارًا في محله.

1. تجربة المستخدم

لا تقتصر تجربة المستخدم على متخصصي التوظيف فقط بل ستؤثر أيضًا على المتقدمين للوظائف، لذلك ينبغي أن يوفر نظام تتبع المتقدمين تجربة استخدام سهلة وسلسة لكل من إدارة الموارد البشرية والمرشحين، بحيث يكون التفاعل معه يسيرًا دون صعوبة، كما يجب أن يكون متوافقًا مع الهاتف الجوال، إذ يستخدم العديد من الباحثين عن عمل الهاتف الجوال في البحث عن وظائف جديدة.

1. التقارير

تقدم تقارير التوظيف رؤية شاملة ومتعمقة لجوانب عملية التوظيف، إذ تعتمد على الرسوم البيانية التي يسهل فهمها بنظرة واحدة فقط، لذلك فهي ميزة مهمة في نظام تتبع المتقدمين لأنها تساعد في العثور على رؤى حول عدد المتقدمين لكل وظيفة في كل مرحلة من مراحل التوظيف، كما أنها تقيس مدى إتمامهم لمتابعة طلب التقديم وغيرها من البيانات. سيكون مفيدًا أيضا أن يتيح نظام ATS تخصيص التقارير وفقًا لاحتياجاتك، بحيث تستطيع الحصول على التقرير الذي تحتاجه بالتحديد.

1. قابلية التوسع

المسار المتوقع لأي منشأة ناجحة هو النمو والتوسع بمرور الوقت، لذلك ينبغي أن يتمتع نظام تتبع المتقدمين بمرونة كافية تؤهله إلى مواكبة احتياجات المنشأة مع نمو الأعمال وتطور احتياجات التوظيف على المدى الطويل.

1. ميزات متنوعة

لاحظ توفر ميزات معينة مهمة في نظام تتبع المتقدمين تجعل عملية التوظيف أكثر سهولة، مثل:

• الاعتماد على الذكاء الاصطناعي في الفحص، والاختبارات والكلمات المفتاحية.
• الاختبارات الشخصية.
• إمكانية تقديم المرشحين الإجابات بالفيديو.
• القدرة على أتمتة سيناريوهات محددة لعملية التوظيف خاصة بالمنشأة.
• إشراك أكثر من موظف في عملية فحص المتقدمين.

1. خدمة ما بعد البيع

تحتاج المنشآت إلى خدمة ما بعد البيع عالية الكفاءة من أجل مساعدتها في استخدام نظام تتبع المتقدمين بنجاح، يعني ذلك أن تحصل المنشأة على الدعم الذي تحتاجه بعد الشراء مثل الموارد التعليمية المفيدة، وأدلة الاستخدام، وخدمة العملاء على مدار الأربع وعشرين ساعة وقنوات الاتصال السريعة والمتجاوبة.

 

ما الفرق بين نظام تتبع المتقدمين ATS ونظام إدارة علاقات المرشحين CRM؟

نظرًا للدور الذي تلعبه كلًا من الأداتين في عملية التوظيف، يختلط الأمر على البعض حول كيفية التمييز بينهما، وبعد أن شرحنا نظام تتبع المتقدمين، سنسلط الضوء الآن على نظام إدارة علاقات المرشحين (Candidate Relations Management)، وهو برنامج توظيف آخر يستخدم في إدارة العلاقة مع كل الموظفين الذين من المحتمل أن يصبحوا موظفين فعليين في المنشأة. يعني ذلك وجود فروق واضحة بين النظامين، نلخصها فيما يلي:

• يخزن نظام تتبع المتقدمين بيانات الأشخاص الذين قدموا بالفعل طلبًا لشغل الوظيفة في المنشأة، أما نظام إدارة علاقات المرشحين فيخزن بيانات كل الأفراد المحتملين سواء تقدموا بطلبات سابقة أو لم يتقدموا لأي وظيفة من قبل.
• يخزن نظام تتبع المتقدمين البيانات التي أضافها المتقدم بنفسه، بينما يتيح نظام إدارة علاقات المرشحين إضافة البيانات التي تعرفها المنشأة عن أحد المرشحين المحتملين.
• يركز نظام تتبع المتقدمين على احتياجات التوظيف الحالية، بينما يعمل نظام إدارة علاقات المرشحين بشكل استراتيجي واضعًا في حسبانه احتياجات التوظيف المستقبلية للمنشأة.
• تتضمن أدوات نظام إدارة علاقات المرشحين وسائل مثل التسويق عبر البريد الإلكتروني وطرق التواصل المختلفة من أجل بناء علاقة مع المرشح المحتمل.
• كل من النظامين لا يغني أحدهما عن الآخر، بل يمكن أن يعملان معًا لتحقيق نتائج أفضل في عملية التوظيف.

 

 

كيف يحسن نظام بيزات عملية التوظيف في منشأتك؟

يقدم بيزات حلًا شاملًا لعملية التوظيف يضمن توسيع نطاق البحث عن المتقدمين في أقصر وقت ممكن، معتمدًا على تقنيات عديدة مثل:

• فحص ذكي للسير الذاتية يضمن تصفيتها للعثور على للمتقدمين الأكثر كفاءة.
• السماح للمتقدمين بتسجيل إجابات الأسئلة بالفيديو.
• طرح أسئلة قابلة للتخصيص ووضع اختبارات للمهارات.
• تخصيص الأتمتة بحيث يسهل ضبطها لتتوافق مع المسار الدقيق الذي تصممه لعملية التوظيف الخاصة بك.
• إضفاء هوية المنشأة على صفحات التوظيف من خلال إضافة الشعار واختيارات الألوان.