معالجة الرواتب هي واحدة من أكثر مهام الموارد البشرية تعقيدًا، تستنزف وقتًا وجهدًا غير يسير في العمليات الحسابية وتتبع الحضور والانصراف، وإحصاء الإجازات، والمزايا المالية والاستقطاعات، بالإضافة إلى إرسال الراتب والتكامل مع المصرفية. أتمتة العمليات تساهم في تحسين وتسهيل عمليات الأعمال المختلفة داخل الشركة باستخدام التقنيات الرقمية، مما يؤدي إلى تطوير العملية التشغيلية ورفع مستوى الكفاءة.
مع ظهور الحلول البرمجية لمعالجة الرواتب التي اعتمدت على الأتمتة، حمل مسير الرواتب المؤتمت عبء العمل الشاق عن كاهل قسم الموارد البشرية، وأنقذه من الغرق في عشرات العمليات والواجبات التي تستنزف ساعات العمل وطاقات الموظفين. أتمتة سير العمل تساعد في أتمتة المهام المتكررة وتكاملها مع أنظمة أخرى لتحقيق التشغيل الفعال وزيادة الإنتاجية. نفهم في هذا المقال طبيعة الدور الذي تلعبه أتمتة مسير الرواتب وكيف تدعم مسئولي شؤون الموظفين في إدارة أفضل للموارد البشرية للمنشأة.
ماذا تعني أتمتة مسير الرواتب؟
المقصود من أتمتة مسير الرواتب الاعتماد على منصة برمجية تكمل تلقائيًا العديد من العمليات الروتينية المعقدة لمعالجة رواتب الموظفين بدلًا من الاعتماد على الجهد البشري، وذلك بطريقة سهلة الاستخدام والتخصيص ووظائف بديهية واضحة.
تعالج تلك المنصة البرمجية كمية كبيرة من البيانات في وقت وجيز وبأداء كفء وبشكل موثوق، وتجري آلاف العمليات الحسابية والخطوات القياسية، بدءًا من إضافة الزيادات واستقطاع الخصومات، بالإضافة إلى إيداع الراتب في حساب كل موظف، إلى جانب العمليات الهامشية، مثل إرسال الإشعارات ودفع التنبيهات حول أي نقص أو تعارض في البيانات.
يمكن لأتمتة الموارد البشرية أيضًا التقاط البيانات المتعلقة بالدفع، وجمع الموافقات وتسجيلات الحضور والانصراف، ودمج كل ما سبق مع برنامج مسير الرواتب بسلاسة واتساق. كما تتولى أتمتة مسير الرواتب عرض بيانات الراتب لكل من مسؤولي الموارد البشرية والموظفين بسرعة ودقة، تبعًا لصلاحيات كل مستخدم مع الحفاظ على خصوصية البيانات.
ما محتويات مسير الرواتب العام في السعودية؟
فيما تفصيل لجميع المحتويات التي يشملها مسير الرواتب العام في السعودية:
- البيانات المصرفية: تشمل المعلومات الشخصية للموظف مثل الاسم ورقم الآيبان.
- دورة الدفع: هل شهرية أم أسبوعية أم نصف شهرية؟ وتحتسب من تاريخ معين إلى تاريخ معين.
- الراتب الأساسي: هو الراتب الثابت المتفق عليه في عقد العمل بين المنشأة والموظف.
- الأجر الإضافي: يعكس أجر ساعات العمل الإضافية الزائدة عن 40 ساعة عمل في الأسبوع.
- المزايا المالية: التي تضاف إلى الراتب الأساسي، مثل المكافآت، والعمولات والبدلات.
- مصاريف العمل: بعض الوظائف يتكبد فيها الموظف مصاريف عمل كالسفر مثلا، تُسترد له في الراتب.
- الراتب الإجمالي: هو الراتب الأساسي مضافًا إليه جميع الزيادات.
- الاستقطاعات: هي المبالغ التي تخصم من الراتب، مثل دفعة سداد دين، التأمينات الاجتماعية، التأمين الصحي.
- صافي الراتب: هو الراتب الفعلي الذي يستلمه الموظف، ويصدر بعد خصم الاستقطاعات بأنواعها.
التحول الرقمي في إدارة الموارد البشرية
يشهد قطاع الموارد البشرية تحولًا رقميًا متسارعًا بفضل اعتماد تقنيات حديثة مثل الذكاء الاصطناعي وأتمتة العمليات. أصبح بإمكان الشركات اليوم استخدام أدوات أتمتة متطورة لأتمتة المهام الإدارية الروتينية، مثل إدارة الرواتب والتوظيف، مما يساهم في تقليل الأخطاء البشرية وزيادة الإنتاجية بشكل ملحوظ.
تساعد الأتمتة الذكية في إدارة الموارد البشرية على اتخاذ القرار بشكل أسرع وأكثر دقة، حيث تعتمد على تحليل البيانات الضخمة وتقديم رؤى فورية تدعم الإدارة في جميع العمليات. من خلال التحول الرقمي، يمكن للشركات تبسيط العمليات الإدارية، تقليل التكاليف، وتحسين سير العمل عبر استخدام أدوات أتمتة متقدمة.
كما أن أتمتة المهام الإدارية تتيح للموارد البشرية التركيز على الجوانب الاستراتيجية، بدلاً من الانشغال بالمهام المتكررة، مما يعزز من كفاءة العمل ويحقق نتائج أفضل للمنشأة. إن استخدام الأتمتة الذكية والذكاء الاصطناعي في الموارد البشرية لم يعد رفاهية، بل أصبح ضرورة لتحقيق التميز التشغيلي في العصر الرقمي.
ما الفوائد التي تجنيها المنشأة من تبني حلول أتمتة مسير الرواتب؟
لكي نفهم كيف تساهم أتمتة مسير الرواتب في تحسين إدارة الموارد البشرية، نستعرض فيما يلي 12 فائدة من الفوائد التي تجنيها المنشآت من جميع القطاعات وبجميع الأحجام من التحول إلى مسير الرواتب المؤتمت:
- التوافق مع نظام العمل
يغلب على لوائح نظام العمل التي تحكم الرواتب التعقيد وتكون عرضة للتغير باستمرار، ما يجعل من الصعب على المنشآت مواكبة ذلك وتحديث قواعد معالجة الرواتب مع كل لائحة أو قاعدة جديدة، لذلك تمثل ميزة توافق مسير الرواتب المؤتمت مثل بيزات مع نظام العمل السعودي وتحديثه باستمرار ليعكس أحد اللوائح ميزة مهمة.
تضمن تلك الميزة بقاء المنشأة مواكبة لأحدث التغييرات القانونية، كما تضمن إصدار رواتب دقيقة ومتوافقة مع التأمينات الاجتماعية، والإجازات بمختلف أنواعها واحتساب نهاية الخدمة، فمثلًا يحسب بيزات نسبة اقتطاع التأمينات من الرواتب تلقائيًا بالتوافق مع الهيئة العامة للتأمينات، وبالتالي يحد من مخاطر التعرض للعقوبات القانونية والمالية.
- تمكين الخدمة الذاتية للموظفين
يأتي مسير الرواتب المؤتمت بميزة الخدمة الذاتية للموظفين، التي تمكن الموظف من استعراض تفاصيل الراتب (من إضافي، وخصومات ومزايا)، وتحديث المعلومات، وحتى تعديل المزايا المالية الخاصة به مباشرة من خلال نظام إدارة الرواتب، وهو ما يمنحه تحكمًا أكبر في بياناته المالية، ويقلل من حاجته إلى التواصل مع مسئول الموارد البشرية لمعالجة أي طلب متعلق بالراتب، كما أنه في الوقت نفسه يقلل العبء الواقع على موظفي الموارد البشرية.
توفر أتمتة مسير الرواتب عشرات الساعات التي يستغرقها إعداد الرواتب بالطرق التقليدية، فبعد أن كان يستغرق أربعة أيام عمل، يمكن إنجازه فيما لا يزيد عن 20 دقيقة فقط، بذلك يتوقع من قسم الموارد البشرية أداء أفضل في المهام الأخرى، وموظفين أكثر سعادة وقوى عاملة أكثر تحفيزًا.
- توفير الوقت
الوقت هو سلعة في غاية الأهمية لمسؤولي الموارد البشرية، ففي ظل ازدحام قائمة المهام التي تشغل جدولهم اليومي والاحتياجات التنظيمية العديدة التي يتولاها قسم شؤون الموظفين، يمثل توفير وقت العمل ميزة ثمينة تساعد موظفي الموارد البشرية والشؤون المالية في التركيز على المهام الأخرى الأكثر استراتيجية وذات القيمة المضافة التي تحقق أهداف المنشأة.
توفر أتمتة مسير الرواتب عشرات الساعات التي يستغرقها إعداد الرواتب بالطرق التقليدية، فبعد أن كان يستغرق أربعة أيام عمل، يمكن إنجازه فيما لا يزيد عن 20 دقيقة فقط، بذلك يتوقع من قسم الموارد البشرية أداء أفضل في المهام الأخرى، وموظفين أكثر سعادة وقوى عاملة أكثر تحفيزًا.
- إعداد تقارير الرواتب
يحتاج تتبع معلومات كشف الرواتب، وتنظيمها وتجميعها في تقرير بالطريقة التقليدية إلى ساعات عديدة من العمل اليدوي، أما بقليل من المساعدة الآلية، يصبح التقرير جاهزًا في غضون ثوان فقط، إذ يوفر سير الرواتب المؤتمت آلية سريعة عالية الكفاءة لإعداد تقارير مالية مفصلة للرواتب.
تحمل تلك التقارير بيانات قيمة وأفكار كاشفة عن تكاليف الموظفين واتجاهات القوى العاملة، وتساعد في وضع الميزانية، والتخطيط للمستقبل، وإنشاء استراتيجية الموارد البشرية، كما أنها تساهم في عملية صنع القرارات المستقبلية بالإضافة إلى اكتشاف فرص التحسين وتوفير النفقات، كذلك تعزز من الشعور بالثقة في أن كل الأمور تسير بسلاسة وأن القرارات التي اتُخذت تسير في الاتجاه الصحيح.
فمثلًا يتيح بيزات إنشاء تقريرالرواتب المتغيرة وتقرير الإجازات، بالإضافة إلى تقرير تقسيم التعويضات الذي يجيب عن أسئلة حول أنواع التعويضات الأعلى دفعًا، والموظفين الذين يطلبون أعلى تعويضات، وعدد الموظفين الذين يطلبون أنواعًا معينة من التعويضات، وغيرها من الأسئلة.
- وفورات في التكاليف
على الرغم من أن أتمتة مسير الرواتب تحتاج إلى تخصيص مبلغ معين للاستثمار فيها، إلا أن أدائها الكفء يعوض هذا المبلغ على المدى الطويل ويمثل وفرًا كبيرة في التكلفة مستقبلا، إذ يخلصك من الأخطاء المكلفة وعمليات إعادة المعالجة لتصحيح الأخطاء، كما أنه يوفر وقت موظفي الموارد البشرية ويتيح لهم العمل على المهام أخرى، وإنجاز المزيد ورفع الإنتاجية، فكما هو معروف الوقت هو المال.
- حفظ الكشوف الكاملة
يلزم القانون المنشآت بالاحتفاظ بكشوف الرواتب عن الأعوام السابقة لأغراض الفحص، والتدقيق وحل النزاعات، وتسهل أتمتة مسير الرواتب حفظ الكشوف المفصلة وتحافظ عليها منظمة وكاملة البيانات، بحيث يمكن استرجاعها سريعًا ببضع نقرات فقط والاطلاع على بيانات الراتب التاريخية، يرفع ذلك من جاهزية المنشأة لإجراء أي تدقيق داخلي أو خارجي محتمل ومعالجة شكاوي الموظفين.
- التكامل مع الأنظمة ذات الصلة
التكامل هو أحد أهم ميزات أتمتة مسير الرواتب، لأنه يوفر على المنشأة الكثير من الجهد المطلوب في نقل البيانات من نظام لآخر مع احتمالات فقدان بعض البيانات أثناء النقل، لذلك يعمل مسير الرواتب المؤتمت على التكامل السلس مع جميع الأنظمة ذات الصلة التي قد تحتاجها المنشأة بحيث يضمن مشاركة البيانات دون أي خطر، فمثلًا يتكامل بيزات مع الأنظمة التالية:
- نظام الحضور والانصراف: يتضمن بيزات نظامًا للحضور والانصراف يرتبط تلقائيًا مع مسير الرواتب من أجل حساب دقيق للتأخيرات والمغادرة المبكرة.
- إدارة الإجازات: يشمل بيزات أداة لإدارة الإجازات تتكامل تلقائيًا مع مسير الرواتب، من أجل حساب دقيق للإجازات بأنواعها لكل موظف.
- برنامج حماية الأجور: يمكن تحميل ملف الرواتب بسهولة فور تحويل الرواتب للموظفين، وبصيغة متوافقة مع برنامج حماية الأجور، وضمان قبوله سريعًا.
- منصة مدد: يختصر مسير الرواتب خطوات دفع الأجور عبر التكامل مع منصة مدد التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
- البرامج المحاسبية: يتكامل مسير الرواتب مع البرامج المحاسبية المختلفة في عملية إعداد وإدارة الرواتب ومسك الدفاتر بدقة وبدون عثرات.
- تبسيط المهام
تتميز الأنظمة الآلية بقدرتها على التعامل مع التعقيدات المختلفة، لذلك لا يحتاج مسير الرواتب المؤتمت باعتباره حلًا برمجيًا إلا سوى القليل من المدخلات للحصول بيانات حساب الأجور، وتحديد الاستقطاعات وتسديد الالتزامات تجاه الموظفين، بذلك تصبح مهمة سداد الرواتب أكثر بساطة، ويصبح كشف الرواتب جاهزًا متضمنًا كافة المكافآت، والخصومات وصافي الأجر.
تختفي المهام الروتينية الشهرية والتعامل مع أكوام من الأوراق أو العديد من جداول البيانات، بالإضافة إلى التواصل مع أطراف أخرى للتنسيق ومشاركة كشف الرواتب، فضلًا عن إتمام التحويلات البنكية، تنقرض كل هذه المهام في ظل مسير الرواتب المؤتمت، ليتحول دورك إلى التأكد من دقة البيانات المدخلة إلى النظام فقط.
- دقة كاملة
تتميز أنظمة مسيرات الرواتب المؤتمتة بالمعالجة الدقيقة للعمليات المختلفة، إذ تعتمد على خوارزميات ومعادلات محددة مسبقًا، تسفر عن نتائج دقيقة للغاية في حساب الخصومات، ومقابل العمل الإضافي والعمولات، كما أنها تفحص بيانات الراتب وتقارنها مع معلومات الموظف والمعايير الخاصة التي تعتمدها المنشأة في طريقة الحساب، وعند وجود تناقض تنبه مستخدم النظام لتصحيح المدخلات.
لا تقتصر الدقة على العمليات الحسابية فقط، بل في المواعيد أيضًا، إذ تضمن أتمتة مسير الرواتب إنجاز الإيداع في الموعد المحدد مسبقًا لكي يستلم الموظف راتبه دون أي تأخير كل شهر، ما يعزز من ثقة الموظف في المنشأة، ويعكس صورة إيجابية عن اهتمام المنشأة بالوفاء بحقوق الموظفين دون أي تقاعس.
- تقليل مخاطر الأخطاء
تتضمن الطرق التقليدية لمعالجة مسير الرواتب الكثير من عمليات الإدخال اليدوي، سواء بيانات الموظفين المالية أو تفاصيل الراتب أو أيام الإجازات ..إلخ، وبالتوزاي مع الإدخال اليدوي لهذا الزخم من البيانات تقع الأخطاء البشرية مهما بلغ الحرص على الدقة والتأني، فقد يُكتب رقم بشكل خاطئ أو تُنسخ إحدى البيانات بشكل غير صحيح، أو تختلط أجزاء من البيانات معا أو يُطبق خصم بشكل خاطئ.
لذلك فإن إحدى أبرز فوائد اللجوء إلى أتمتة مسير الرواتب هو تقليل الأخطاء التي قد تقع، وتعرض المنشأة للوقوع تحت طائلة القانون بحسب حجم الخطأ وتكراره أو تثير غضب الموظفين، فآخر ما يريده الموظف في نهاية الشهر هو الحصول على راتب أقل من توقعاته بسبب خطأ من مسؤول الحسابات، أو حذف غير متعمد لأحد المستحقات، ومع التكرار سيفقد الثقة في المنشأة ويبدأ البحث عن عمل في مكان آخر أكثر مصداقية.
- الحفاظ على أمن البيانات
يعد الحفاظ على أمن البيانات أحد أقوى الدوافع التي تجعل المنشآت تتبنى مسير الرواتب المؤتمت، ذلك لأن الطرق التقليدية تترك الباب مفتوحًا لوقوع مخاطر أمنية نظرًا لافتقارها لميزات الأمان القوية، ولاعتمادها على رسائل البريد الإلكتروني غير الآمنة لمشاركة بيانات الموظفين الحساسة والسرية، مثل المعلومات المصرفية وتفاصيل الراتب.
بالإضافة إلى ما سبق، تُعرِّض الدفاتر الورقية وجداول البيانات المخزنة على الحواسيب المعلومات للتلف أو الضياع، كما أن الموظف قد يحتاج لاستخراج بيانات مسير الرواتب وإرسالها إلى موظف آخر يحتاج إليها، ما يفتح ثغرات أمنية سهل استغلالها من المتطفلين وسيئ النية.
على النقيض من ذلك يولي مسير الرواتب المؤتمت عناية كبير لحماية أمن البيانات من حوادث الاختراق والسرقة، إذ يحيطها بسياج حماية قوى مكون من تدابير أمنية متطورة متعددة الطبقات، مثل كلمات المرور لمرة واحدة (OTPs) والمصادقة الثنائية، كما أنه يشفر جميع البيانات بحيث لا يمكن لأي شخص الوصول إليها، إلا إذا كان معنيًا ويملك الصلاحية لذلك، بالإضافة إلى أنه يخزنها في موقع مركزي آمن باستخدام التقنية السحابية، كما يتيح تحديث كلمات المرور، ويتحقق من هوية المستخدمين، ما يضمن حماية جميع المعلومات.
يوفر مسير الرواتب هذا الأمان القوي دون المساس بكفاءة العمليات، إذ يمرر البيانات إلى الأنظمة الأخرى بسلاسة، ويمنح الموظفين الوصول الأمني المطلوب، متيحًا لهم البحث عن المعلومات مباشرة في مسير الرواتب، بدلًا من إرسالها من موظف لآخر.
تمثل هذه البيئة الآمنة لتخزين معلومات الموظفين الحساسة عاملًا في توفير راحة البال وبناء ثقة الموظفين، وتعزز من شهورهم بأن اهتمام المنشأة بالحفاظ على بيانات الموظفين لا يقل عن حرصها على حماية بيانات العملاء.
- خدمة الدعم الفني
عندما تستخدم مسير الرواتب المؤتمت تأكد أنه في حال ظهور مشكلة ما فإنك لن تكون وحدك، إذ غالبًا ما يأتي هذا النظام بخدمة دعم فني قوية يقدمها خبراء لمساعدتك في تسيير العمليات بسلاسة دون الحاجة إلى توظيف متخصص في كشوف الرواتب.
يوجه خبراء الدعم الفني موظفي الموارد البشرية حول كيفية عمل مسير الرواتب ويقدمون نصائح عملية بسيطة تمكنهم من استخدامه بنجاح، كما يوفر النظام قاعدة للمعرفة تحوي الخطوات التفصيلية لإجراء أي عملية بوضوح.
الذكاء الاصطناعي في أتمتة مسير الرواتب
يلعب الذكاء الاصطناعي دورًا محوريًا في أتمتة مسير الرواتب، حيث يمكنه تحليل كميات ضخمة من البيانات وتحديد الأنماط بدقة عالية. من خلال الأتمتة الذكية، يتم تقليل الأخطاء البشرية في عمليات الدفع، مما يضمن دقة الرواتب وسرعة إنجاز العمليات الإدارية.
يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي لتحسين عمليات إدارة الرواتب، مثل التنبؤ بالاتجاهات المالية، واكتشاف التكرارات أو الأخطاء قبل حدوثها، وتقليل التكاليف الإدارية المرتبطة بمعالجة الرواتب يدويًا. كما تساهم الأتمتة الذكية في تحسين خدمة العملاء، حيث يتم الرد على استفسارات الموظفين بشكل أسرع، وتقليل الوقت اللازم لإتمام عمليات الدفع.
من خلال دمج الذكاء الاصطناعي في أتمتة مسير الرواتب، يمكن للشركات تحقيق مستويات أعلى من الكفاءة، وضمان رضا الموظفين والعملاء على حد سواء، مع الاستفادة من تقنيات حديثة تعزز من تنافسية الأعمال في السوق.
تقليل الأخطاء البشرية من خلال الأتمتة
تعد الأتمتة من أهم الأدوات التي تساعد في تقليل الأخطاء البشرية في العمليات الإدارية، خاصة في مجال الموارد البشرية. من خلال أتمتة المهام المتكررة، مثل إدخال البيانات أو معالجة الرواتب، يتم تقليل الوقت اللازم لإنجاز هذه المهام وزيادة الدقة بشكل كبير.
استخدام الأتمتة الذكية في إدارة الموارد البشرية يساهم في تحسين سير العمل، حيث يتم تنفيذ العمليات بشكل آلي دون تدخل يدوي، مما يقلل من احتمالية وقوع الأخطاء البشرية. كما تساعد الأتمتة في تحسين خدمة العملاء، إذ يمكن الرد على استفسارات الموظفين بسرعة، وإنجاز عمليات الدفع في الوقت المحدد.
بالإضافة إلى ذلك، تساهم الأتمتة في تقليل التكاليف الإدارية، حيث يتم إنجاز المهام المتكررة بكفاءة أعلى وبتكلفة أقل. إن اعتماد الأتمتة الذكية في الموارد البشرية أصبح ضرورة لتحقيق إدارة فعالة، وضمان جودة العمليات، وتقديم تجربة أفضل للموظفين والعملاء على حد سواء.
نموذج مسير رواتب الموظفين
نلقي فيما يلي نظرة سريعة على نموذج مسير رواتب الموظفين من بيزات، فنلاحظ أنه يجمع بين كشوف الرواتب والموارد البشرية في نظام واحد متكامل، يعد بيزات خيار رائع لجميع المنشآت، لأنه سهل التخصيص أيًا كانت الصناعة وقابل للتوسع لأي عدد من الموظفين.
تشمل خصائص بيزات لوحة معلومات تفصيلية للموظفين، تعرض صافي الأجور وعدد العاملين وطرق الدفع، كما يسمح أيضًا بالخدمة الذاتية للموظفين للاطلاع على المعلومات وإجراء بعض العمليات بأنفسهم دون الحاجة إلى مساعدة، سواء من خلال متصفح الويب أو الجوال عبر تطبيق بيزات، وتوفر هذه الميزة الكثير من وقت موظفي الموارد البشرية، بيزات مصمم أيضًا خصيصًا للمنشآت السعودية، لذلك يضمن التوافق مع نظام العمل السعودي والأنظمة ذات الصلة.
ختامًا، مسير الرواتب المؤتمت هو أحد المتطلبات الأساسية لتحسين إدارة الموارد البشرية وإعداد منشأتك لتحقيق النجاح المستقبلي، إذ يوفر الكثير من الوقت الذي يمكن تخصيصه للتركيز على الأهداف الاستراتيجية وتوفير تجربة إيجابية للموظفين.
جدول المحتويات
معالجة الرواتب هي واحدة من أكثر مهام الموارد البشرية تعقيدًا، تستنزف وقتًا وجهدًا غير يسير في العمليات الحسابية وتتبع الحضور والانصراف، وإحصاء الإجازات، والمزايا المالية والاستقطاعات، بالإضافة إلى إرسال الراتب والتكامل مع المصرفية. أتمتة العمليات تساهم في تحسين وتسهيل عمليات الأعمال المختلفة داخل الشركة باستخدام التقنيات الرقمية، مما يؤدي إلى تطوير العملية التشغيلية ورفع مستوى الكفاءة.
مع ظهور الحلول البرمجية لمعالجة الرواتب التي اعتمدت على الأتمتة، حمل مسير الرواتب المؤتمت عبء العمل الشاق عن كاهل قسم الموارد البشرية، وأنقذه من الغرق في عشرات العمليات والواجبات التي تستنزف ساعات العمل وطاقات الموظفين. أتمتة سير العمل تساعد في أتمتة المهام المتكررة وتكاملها مع أنظمة أخرى لتحقيق التشغيل الفعال وزيادة الإنتاجية. نفهم في هذا المقال طبيعة الدور الذي تلعبه أتمتة مسير الرواتب وكيف تدعم مسئولي شؤون الموظفين في إدارة أفضل للموارد البشرية للمنشأة.
ماذا تعني أتمتة مسير الرواتب؟
المقصود من أتمتة مسير الرواتب الاعتماد على منصة برمجية تكمل تلقائيًا العديد من العمليات الروتينية المعقدة لمعالجة رواتب الموظفين بدلًا من الاعتماد على الجهد البشري، وذلك بطريقة سهلة الاستخدام والتخصيص ووظائف بديهية واضحة.
تعالج تلك المنصة البرمجية كمية كبيرة من البيانات في وقت وجيز وبأداء كفء وبشكل موثوق، وتجري آلاف العمليات الحسابية والخطوات القياسية، بدءًا من إضافة الزيادات واستقطاع الخصومات، بالإضافة إلى إيداع الراتب في حساب كل موظف، إلى جانب العمليات الهامشية، مثل إرسال الإشعارات ودفع التنبيهات حول أي نقص أو تعارض في البيانات.
يمكن لأتمتة الموارد البشرية أيضًا التقاط البيانات المتعلقة بالدفع، وجمع الموافقات وتسجيلات الحضور والانصراف، ودمج كل ما سبق مع برنامج مسير الرواتب بسلاسة واتساق. كما تتولى أتمتة مسير الرواتب عرض بيانات الراتب لكل من مسؤولي الموارد البشرية والموظفين بسرعة ودقة، تبعًا لصلاحيات كل مستخدم مع الحفاظ على خصوصية البيانات.
ما محتويات مسير الرواتب العام في السعودية؟
فيما تفصيل لجميع المحتويات التي يشملها مسير الرواتب العام في السعودية:
- البيانات المصرفية: تشمل المعلومات الشخصية للموظف مثل الاسم ورقم الآيبان.
- دورة الدفع: هل شهرية أم أسبوعية أم نصف شهرية؟ وتحتسب من تاريخ معين إلى تاريخ معين.
- الراتب الأساسي: هو الراتب الثابت المتفق عليه في عقد العمل بين المنشأة والموظف.
- الأجر الإضافي: يعكس أجر ساعات العمل الإضافية الزائدة عن 40 ساعة عمل في الأسبوع.
- المزايا المالية: التي تضاف إلى الراتب الأساسي، مثل المكافآت، والعمولات والبدلات.
- مصاريف العمل: بعض الوظائف يتكبد فيها الموظف مصاريف عمل كالسفر مثلا، تُسترد له في الراتب.
- الراتب الإجمالي: هو الراتب الأساسي مضافًا إليه جميع الزيادات.
- الاستقطاعات: هي المبالغ التي تخصم من الراتب، مثل دفعة سداد دين، التأمينات الاجتماعية، التأمين الصحي.
- صافي الراتب: هو الراتب الفعلي الذي يستلمه الموظف، ويصدر بعد خصم الاستقطاعات بأنواعها.
التحول الرقمي في إدارة الموارد البشرية
يشهد قطاع الموارد البشرية تحولًا رقميًا متسارعًا بفضل اعتماد تقنيات حديثة مثل الذكاء الاصطناعي وأتمتة العمليات. أصبح بإمكان الشركات اليوم استخدام أدوات أتمتة متطورة لأتمتة المهام الإدارية الروتينية، مثل إدارة الرواتب والتوظيف، مما يساهم في تقليل الأخطاء البشرية وزيادة الإنتاجية بشكل ملحوظ.
تساعد الأتمتة الذكية في إدارة الموارد البشرية على اتخاذ القرار بشكل أسرع وأكثر دقة، حيث تعتمد على تحليل البيانات الضخمة وتقديم رؤى فورية تدعم الإدارة في جميع العمليات. من خلال التحول الرقمي، يمكن للشركات تبسيط العمليات الإدارية، تقليل التكاليف، وتحسين سير العمل عبر استخدام أدوات أتمتة متقدمة.
كما أن أتمتة المهام الإدارية تتيح للموارد البشرية التركيز على الجوانب الاستراتيجية، بدلاً من الانشغال بالمهام المتكررة، مما يعزز من كفاءة العمل ويحقق نتائج أفضل للمنشأة. إن استخدام الأتمتة الذكية والذكاء الاصطناعي في الموارد البشرية لم يعد رفاهية، بل أصبح ضرورة لتحقيق التميز التشغيلي في العصر الرقمي.
ما الفوائد التي تجنيها المنشأة من تبني حلول أتمتة مسير الرواتب؟
لكي نفهم كيف تساهم أتمتة مسير الرواتب في تحسين إدارة الموارد البشرية، نستعرض فيما يلي 12 فائدة من الفوائد التي تجنيها المنشآت من جميع القطاعات وبجميع الأحجام من التحول إلى مسير الرواتب المؤتمت:
- التوافق مع نظام العمل
يغلب على لوائح نظام العمل التي تحكم الرواتب التعقيد وتكون عرضة للتغير باستمرار، ما يجعل من الصعب على المنشآت مواكبة ذلك وتحديث قواعد معالجة الرواتب مع كل لائحة أو قاعدة جديدة، لذلك تمثل ميزة توافق مسير الرواتب المؤتمت مثل بيزات مع نظام العمل السعودي وتحديثه باستمرار ليعكس أحد اللوائح ميزة مهمة.
تضمن تلك الميزة بقاء المنشأة مواكبة لأحدث التغييرات القانونية، كما تضمن إصدار رواتب دقيقة ومتوافقة مع التأمينات الاجتماعية، والإجازات بمختلف أنواعها واحتساب نهاية الخدمة، فمثلًا يحسب بيزات نسبة اقتطاع التأمينات من الرواتب تلقائيًا بالتوافق مع الهيئة العامة للتأمينات، وبالتالي يحد من مخاطر التعرض للعقوبات القانونية والمالية.
- تمكين الخدمة الذاتية للموظفين
يأتي مسير الرواتب المؤتمت بميزة الخدمة الذاتية للموظفين، التي تمكن الموظف من استعراض تفاصيل الراتب (من إضافي، وخصومات ومزايا)، وتحديث المعلومات، وحتى تعديل المزايا المالية الخاصة به مباشرة من خلال نظام إدارة الرواتب، وهو ما يمنحه تحكمًا أكبر في بياناته المالية، ويقلل من حاجته إلى التواصل مع مسئول الموارد البشرية لمعالجة أي طلب متعلق بالراتب، كما أنه في الوقت نفسه يقلل العبء الواقع على موظفي الموارد البشرية.
توفر أتمتة مسير الرواتب عشرات الساعات التي يستغرقها إعداد الرواتب بالطرق التقليدية، فبعد أن كان يستغرق أربعة أيام عمل، يمكن إنجازه فيما لا يزيد عن 20 دقيقة فقط، بذلك يتوقع من قسم الموارد البشرية أداء أفضل في المهام الأخرى، وموظفين أكثر سعادة وقوى عاملة أكثر تحفيزًا.
- توفير الوقت
الوقت هو سلعة في غاية الأهمية لمسؤولي الموارد البشرية، ففي ظل ازدحام قائمة المهام التي تشغل جدولهم اليومي والاحتياجات التنظيمية العديدة التي يتولاها قسم شؤون الموظفين، يمثل توفير وقت العمل ميزة ثمينة تساعد موظفي الموارد البشرية والشؤون المالية في التركيز على المهام الأخرى الأكثر استراتيجية وذات القيمة المضافة التي تحقق أهداف المنشأة.
توفر أتمتة مسير الرواتب عشرات الساعات التي يستغرقها إعداد الرواتب بالطرق التقليدية، فبعد أن كان يستغرق أربعة أيام عمل، يمكن إنجازه فيما لا يزيد عن 20 دقيقة فقط، بذلك يتوقع من قسم الموارد البشرية أداء أفضل في المهام الأخرى، وموظفين أكثر سعادة وقوى عاملة أكثر تحفيزًا.
- إعداد تقارير الرواتب
يحتاج تتبع معلومات كشف الرواتب، وتنظيمها وتجميعها في تقرير بالطريقة التقليدية إلى ساعات عديدة من العمل اليدوي، أما بقليل من المساعدة الآلية، يصبح التقرير جاهزًا في غضون ثوان فقط، إذ يوفر سير الرواتب المؤتمت آلية سريعة عالية الكفاءة لإعداد تقارير مالية مفصلة للرواتب.
تحمل تلك التقارير بيانات قيمة وأفكار كاشفة عن تكاليف الموظفين واتجاهات القوى العاملة، وتساعد في وضع الميزانية، والتخطيط للمستقبل، وإنشاء استراتيجية الموارد البشرية، كما أنها تساهم في عملية صنع القرارات المستقبلية بالإضافة إلى اكتشاف فرص التحسين وتوفير النفقات، كذلك تعزز من الشعور بالثقة في أن كل الأمور تسير بسلاسة وأن القرارات التي اتُخذت تسير في الاتجاه الصحيح.
فمثلًا يتيح بيزات إنشاء تقريرالرواتب المتغيرة وتقرير الإجازات، بالإضافة إلى تقرير تقسيم التعويضات الذي يجيب عن أسئلة حول أنواع التعويضات الأعلى دفعًا، والموظفين الذين يطلبون أعلى تعويضات، وعدد الموظفين الذين يطلبون أنواعًا معينة من التعويضات، وغيرها من الأسئلة.
- وفورات في التكاليف
على الرغم من أن أتمتة مسير الرواتب تحتاج إلى تخصيص مبلغ معين للاستثمار فيها، إلا أن أدائها الكفء يعوض هذا المبلغ على المدى الطويل ويمثل وفرًا كبيرة في التكلفة مستقبلا، إذ يخلصك من الأخطاء المكلفة وعمليات إعادة المعالجة لتصحيح الأخطاء، كما أنه يوفر وقت موظفي الموارد البشرية ويتيح لهم العمل على المهام أخرى، وإنجاز المزيد ورفع الإنتاجية، فكما هو معروف الوقت هو المال.
- حفظ الكشوف الكاملة
يلزم القانون المنشآت بالاحتفاظ بكشوف الرواتب عن الأعوام السابقة لأغراض الفحص، والتدقيق وحل النزاعات، وتسهل أتمتة مسير الرواتب حفظ الكشوف المفصلة وتحافظ عليها منظمة وكاملة البيانات، بحيث يمكن استرجاعها سريعًا ببضع نقرات فقط والاطلاع على بيانات الراتب التاريخية، يرفع ذلك من جاهزية المنشأة لإجراء أي تدقيق داخلي أو خارجي محتمل ومعالجة شكاوي الموظفين.
- التكامل مع الأنظمة ذات الصلة
التكامل هو أحد أهم ميزات أتمتة مسير الرواتب، لأنه يوفر على المنشأة الكثير من الجهد المطلوب في نقل البيانات من نظام لآخر مع احتمالات فقدان بعض البيانات أثناء النقل، لذلك يعمل مسير الرواتب المؤتمت على التكامل السلس مع جميع الأنظمة ذات الصلة التي قد تحتاجها المنشأة بحيث يضمن مشاركة البيانات دون أي خطر، فمثلًا يتكامل بيزات مع الأنظمة التالية:
- نظام الحضور والانصراف: يتضمن بيزات نظامًا للحضور والانصراف يرتبط تلقائيًا مع مسير الرواتب من أجل حساب دقيق للتأخيرات والمغادرة المبكرة.
- إدارة الإجازات: يشمل بيزات أداة لإدارة الإجازات تتكامل تلقائيًا مع مسير الرواتب، من أجل حساب دقيق للإجازات بأنواعها لكل موظف.
- برنامج حماية الأجور: يمكن تحميل ملف الرواتب بسهولة فور تحويل الرواتب للموظفين، وبصيغة متوافقة مع برنامج حماية الأجور، وضمان قبوله سريعًا.
- منصة مدد: يختصر مسير الرواتب خطوات دفع الأجور عبر التكامل مع منصة مدد التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
- البرامج المحاسبية: يتكامل مسير الرواتب مع البرامج المحاسبية المختلفة في عملية إعداد وإدارة الرواتب ومسك الدفاتر بدقة وبدون عثرات.
- تبسيط المهام
تتميز الأنظمة الآلية بقدرتها على التعامل مع التعقيدات المختلفة، لذلك لا يحتاج مسير الرواتب المؤتمت باعتباره حلًا برمجيًا إلا سوى القليل من المدخلات للحصول بيانات حساب الأجور، وتحديد الاستقطاعات وتسديد الالتزامات تجاه الموظفين، بذلك تصبح مهمة سداد الرواتب أكثر بساطة، ويصبح كشف الرواتب جاهزًا متضمنًا كافة المكافآت، والخصومات وصافي الأجر.
تختفي المهام الروتينية الشهرية والتعامل مع أكوام من الأوراق أو العديد من جداول البيانات، بالإضافة إلى التواصل مع أطراف أخرى للتنسيق ومشاركة كشف الرواتب، فضلًا عن إتمام التحويلات البنكية، تنقرض كل هذه المهام في ظل مسير الرواتب المؤتمت، ليتحول دورك إلى التأكد من دقة البيانات المدخلة إلى النظام فقط.
- دقة كاملة
تتميز أنظمة مسيرات الرواتب المؤتمتة بالمعالجة الدقيقة للعمليات المختلفة، إذ تعتمد على خوارزميات ومعادلات محددة مسبقًا، تسفر عن نتائج دقيقة للغاية في حساب الخصومات، ومقابل العمل الإضافي والعمولات، كما أنها تفحص بيانات الراتب وتقارنها مع معلومات الموظف والمعايير الخاصة التي تعتمدها المنشأة في طريقة الحساب، وعند وجود تناقض تنبه مستخدم النظام لتصحيح المدخلات.
لا تقتصر الدقة على العمليات الحسابية فقط، بل في المواعيد أيضًا، إذ تضمن أتمتة مسير الرواتب إنجاز الإيداع في الموعد المحدد مسبقًا لكي يستلم الموظف راتبه دون أي تأخير كل شهر، ما يعزز من ثقة الموظف في المنشأة، ويعكس صورة إيجابية عن اهتمام المنشأة بالوفاء بحقوق الموظفين دون أي تقاعس.
- تقليل مخاطر الأخطاء
تتضمن الطرق التقليدية لمعالجة مسير الرواتب الكثير من عمليات الإدخال اليدوي، سواء بيانات الموظفين المالية أو تفاصيل الراتب أو أيام الإجازات ..إلخ، وبالتوزاي مع الإدخال اليدوي لهذا الزخم من البيانات تقع الأخطاء البشرية مهما بلغ الحرص على الدقة والتأني، فقد يُكتب رقم بشكل خاطئ أو تُنسخ إحدى البيانات بشكل غير صحيح، أو تختلط أجزاء من البيانات معا أو يُطبق خصم بشكل خاطئ.
لذلك فإن إحدى أبرز فوائد اللجوء إلى أتمتة مسير الرواتب هو تقليل الأخطاء التي قد تقع، وتعرض المنشأة للوقوع تحت طائلة القانون بحسب حجم الخطأ وتكراره أو تثير غضب الموظفين، فآخر ما يريده الموظف في نهاية الشهر هو الحصول على راتب أقل من توقعاته بسبب خطأ من مسؤول الحسابات، أو حذف غير متعمد لأحد المستحقات، ومع التكرار سيفقد الثقة في المنشأة ويبدأ البحث عن عمل في مكان آخر أكثر مصداقية.
- الحفاظ على أمن البيانات
يعد الحفاظ على أمن البيانات أحد أقوى الدوافع التي تجعل المنشآت تتبنى مسير الرواتب المؤتمت، ذلك لأن الطرق التقليدية تترك الباب مفتوحًا لوقوع مخاطر أمنية نظرًا لافتقارها لميزات الأمان القوية، ولاعتمادها على رسائل البريد الإلكتروني غير الآمنة لمشاركة بيانات الموظفين الحساسة والسرية، مثل المعلومات المصرفية وتفاصيل الراتب.
بالإضافة إلى ما سبق، تُعرِّض الدفاتر الورقية وجداول البيانات المخزنة على الحواسيب المعلومات للتلف أو الضياع، كما أن الموظف قد يحتاج لاستخراج بيانات مسير الرواتب وإرسالها إلى موظف آخر يحتاج إليها، ما يفتح ثغرات أمنية سهل استغلالها من المتطفلين وسيئ النية.
على النقيض من ذلك يولي مسير الرواتب المؤتمت عناية كبير لحماية أمن البيانات من حوادث الاختراق والسرقة، إذ يحيطها بسياج حماية قوى مكون من تدابير أمنية متطورة متعددة الطبقات، مثل كلمات المرور لمرة واحدة (OTPs) والمصادقة الثنائية، كما أنه يشفر جميع البيانات بحيث لا يمكن لأي شخص الوصول إليها، إلا إذا كان معنيًا ويملك الصلاحية لذلك، بالإضافة إلى أنه يخزنها في موقع مركزي آمن باستخدام التقنية السحابية، كما يتيح تحديث كلمات المرور، ويتحقق من هوية المستخدمين، ما يضمن حماية جميع المعلومات.
يوفر مسير الرواتب هذا الأمان القوي دون المساس بكفاءة العمليات، إذ يمرر البيانات إلى الأنظمة الأخرى بسلاسة، ويمنح الموظفين الوصول الأمني المطلوب، متيحًا لهم البحث عن المعلومات مباشرة في مسير الرواتب، بدلًا من إرسالها من موظف لآخر.
تمثل هذه البيئة الآمنة لتخزين معلومات الموظفين الحساسة عاملًا في توفير راحة البال وبناء ثقة الموظفين، وتعزز من شهورهم بأن اهتمام المنشأة بالحفاظ على بيانات الموظفين لا يقل عن حرصها على حماية بيانات العملاء.
- خدمة الدعم الفني
عندما تستخدم مسير الرواتب المؤتمت تأكد أنه في حال ظهور مشكلة ما فإنك لن تكون وحدك، إذ غالبًا ما يأتي هذا النظام بخدمة دعم فني قوية يقدمها خبراء لمساعدتك في تسيير العمليات بسلاسة دون الحاجة إلى توظيف متخصص في كشوف الرواتب.
يوجه خبراء الدعم الفني موظفي الموارد البشرية حول كيفية عمل مسير الرواتب ويقدمون نصائح عملية بسيطة تمكنهم من استخدامه بنجاح، كما يوفر النظام قاعدة للمعرفة تحوي الخطوات التفصيلية لإجراء أي عملية بوضوح.
الذكاء الاصطناعي في أتمتة مسير الرواتب
يلعب الذكاء الاصطناعي دورًا محوريًا في أتمتة مسير الرواتب، حيث يمكنه تحليل كميات ضخمة من البيانات وتحديد الأنماط بدقة عالية. من خلال الأتمتة الذكية، يتم تقليل الأخطاء البشرية في عمليات الدفع، مما يضمن دقة الرواتب وسرعة إنجاز العمليات الإدارية.
يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي لتحسين عمليات إدارة الرواتب، مثل التنبؤ بالاتجاهات المالية، واكتشاف التكرارات أو الأخطاء قبل حدوثها، وتقليل التكاليف الإدارية المرتبطة بمعالجة الرواتب يدويًا. كما تساهم الأتمتة الذكية في تحسين خدمة العملاء، حيث يتم الرد على استفسارات الموظفين بشكل أسرع، وتقليل الوقت اللازم لإتمام عمليات الدفع.
من خلال دمج الذكاء الاصطناعي في أتمتة مسير الرواتب، يمكن للشركات تحقيق مستويات أعلى من الكفاءة، وضمان رضا الموظفين والعملاء على حد سواء، مع الاستفادة من تقنيات حديثة تعزز من تنافسية الأعمال في السوق.
تقليل الأخطاء البشرية من خلال الأتمتة
تعد الأتمتة من أهم الأدوات التي تساعد في تقليل الأخطاء البشرية في العمليات الإدارية، خاصة في مجال الموارد البشرية. من خلال أتمتة المهام المتكررة، مثل إدخال البيانات أو معالجة الرواتب، يتم تقليل الوقت اللازم لإنجاز هذه المهام وزيادة الدقة بشكل كبير.
استخدام الأتمتة الذكية في إدارة الموارد البشرية يساهم في تحسين سير العمل، حيث يتم تنفيذ العمليات بشكل آلي دون تدخل يدوي، مما يقلل من احتمالية وقوع الأخطاء البشرية. كما تساعد الأتمتة في تحسين خدمة العملاء، إذ يمكن الرد على استفسارات الموظفين بسرعة، وإنجاز عمليات الدفع في الوقت المحدد.
بالإضافة إلى ذلك، تساهم الأتمتة في تقليل التكاليف الإدارية، حيث يتم إنجاز المهام المتكررة بكفاءة أعلى وبتكلفة أقل. إن اعتماد الأتمتة الذكية في الموارد البشرية أصبح ضرورة لتحقيق إدارة فعالة، وضمان جودة العمليات، وتقديم تجربة أفضل للموظفين والعملاء على حد سواء.
نموذج مسير رواتب الموظفين
نلقي فيما يلي نظرة سريعة على نموذج مسير رواتب الموظفين من بيزات، فنلاحظ أنه يجمع بين كشوف الرواتب والموارد البشرية في نظام واحد متكامل، يعد بيزات خيار رائع لجميع المنشآت، لأنه سهل التخصيص أيًا كانت الصناعة وقابل للتوسع لأي عدد من الموظفين.
تشمل خصائص بيزات لوحة معلومات تفصيلية للموظفين، تعرض صافي الأجور وعدد العاملين وطرق الدفع، كما يسمح أيضًا بالخدمة الذاتية للموظفين للاطلاع على المعلومات وإجراء بعض العمليات بأنفسهم دون الحاجة إلى مساعدة، سواء من خلال متصفح الويب أو الجوال عبر تطبيق بيزات، وتوفر هذه الميزة الكثير من وقت موظفي الموارد البشرية، بيزات مصمم أيضًا خصيصًا للمنشآت السعودية، لذلك يضمن التوافق مع نظام العمل السعودي والأنظمة ذات الصلة.
ختامًا، مسير الرواتب المؤتمت هو أحد المتطلبات الأساسية لتحسين إدارة الموارد البشرية وإعداد منشأتك لتحقيق النجاح المستقبلي، إذ يوفر الكثير من الوقت الذي يمكن تخصيصه للتركيز على الأهداف الاستراتيجية وتوفير تجربة إيجابية للموظفين.
معالجة الرواتب هي واحدة من أكثر مهام الموارد البشرية تعقيدًا، تستنزف وقتًا وجهدًا غير يسير في العمليات الحسابية وتتبع الحضور والانصراف، وإحصاء الإجازات، والمزايا المالية والاستقطاعات، بالإضافة إلى إرسال الراتب والتكامل مع المصرفية. أتمتة العمليات تساهم في تحسين وتسهيل عمليات الأعمال المختلفة داخل الشركة باستخدام التقنيات الرقمية، مما يؤدي إلى تطوير العملية التشغيلية ورفع مستوى الكفاءة.
مع ظهور الحلول البرمجية لمعالجة الرواتب التي اعتمدت على الأتمتة، حمل مسير الرواتب المؤتمت عبء العمل الشاق عن كاهل قسم الموارد البشرية، وأنقذه من الغرق في عشرات العمليات والواجبات التي تستنزف ساعات العمل وطاقات الموظفين. أتمتة سير العمل تساعد في أتمتة المهام المتكررة وتكاملها مع أنظمة أخرى لتحقيق التشغيل الفعال وزيادة الإنتاجية. نفهم في هذا المقال طبيعة الدور الذي تلعبه أتمتة مسير الرواتب وكيف تدعم مسئولي شؤون الموظفين في إدارة أفضل للموارد البشرية للمنشأة.
ماذا تعني أتمتة مسير الرواتب؟
المقصود من أتمتة مسير الرواتب الاعتماد على منصة برمجية تكمل تلقائيًا العديد من العمليات الروتينية المعقدة لمعالجة رواتب الموظفين بدلًا من الاعتماد على الجهد البشري، وذلك بطريقة سهلة الاستخدام والتخصيص ووظائف بديهية واضحة.
تعالج تلك المنصة البرمجية كمية كبيرة من البيانات في وقت وجيز وبأداء كفء وبشكل موثوق، وتجري آلاف العمليات الحسابية والخطوات القياسية، بدءًا من إضافة الزيادات واستقطاع الخصومات، بالإضافة إلى إيداع الراتب في حساب كل موظف، إلى جانب العمليات الهامشية، مثل إرسال الإشعارات ودفع التنبيهات حول أي نقص أو تعارض في البيانات.
يمكن لأتمتة الموارد البشرية أيضًا التقاط البيانات المتعلقة بالدفع، وجمع الموافقات وتسجيلات الحضور والانصراف، ودمج كل ما سبق مع برنامج مسير الرواتب بسلاسة واتساق. كما تتولى أتمتة مسير الرواتب عرض بيانات الراتب لكل من مسؤولي الموارد البشرية والموظفين بسرعة ودقة، تبعًا لصلاحيات كل مستخدم مع الحفاظ على خصوصية البيانات.
ما محتويات مسير الرواتب العام في السعودية؟
فيما تفصيل لجميع المحتويات التي يشملها مسير الرواتب العام في السعودية:
- البيانات المصرفية: تشمل المعلومات الشخصية للموظف مثل الاسم ورقم الآيبان.
- دورة الدفع: هل شهرية أم أسبوعية أم نصف شهرية؟ وتحتسب من تاريخ معين إلى تاريخ معين.
- الراتب الأساسي: هو الراتب الثابت المتفق عليه في عقد العمل بين المنشأة والموظف.
- الأجر الإضافي: يعكس أجر ساعات العمل الإضافية الزائدة عن 40 ساعة عمل في الأسبوع.
- المزايا المالية: التي تضاف إلى الراتب الأساسي، مثل المكافآت، والعمولات والبدلات.
- مصاريف العمل: بعض الوظائف يتكبد فيها الموظف مصاريف عمل كالسفر مثلا، تُسترد له في الراتب.
- الراتب الإجمالي: هو الراتب الأساسي مضافًا إليه جميع الزيادات.
- الاستقطاعات: هي المبالغ التي تخصم من الراتب، مثل دفعة سداد دين، التأمينات الاجتماعية، التأمين الصحي.
- صافي الراتب: هو الراتب الفعلي الذي يستلمه الموظف، ويصدر بعد خصم الاستقطاعات بأنواعها.
التحول الرقمي في إدارة الموارد البشرية
يشهد قطاع الموارد البشرية تحولًا رقميًا متسارعًا بفضل اعتماد تقنيات حديثة مثل الذكاء الاصطناعي وأتمتة العمليات. أصبح بإمكان الشركات اليوم استخدام أدوات أتمتة متطورة لأتمتة المهام الإدارية الروتينية، مثل إدارة الرواتب والتوظيف، مما يساهم في تقليل الأخطاء البشرية وزيادة الإنتاجية بشكل ملحوظ.
تساعد الأتمتة الذكية في إدارة الموارد البشرية على اتخاذ القرار بشكل أسرع وأكثر دقة، حيث تعتمد على تحليل البيانات الضخمة وتقديم رؤى فورية تدعم الإدارة في جميع العمليات. من خلال التحول الرقمي، يمكن للشركات تبسيط العمليات الإدارية، تقليل التكاليف، وتحسين سير العمل عبر استخدام أدوات أتمتة متقدمة.
كما أن أتمتة المهام الإدارية تتيح للموارد البشرية التركيز على الجوانب الاستراتيجية، بدلاً من الانشغال بالمهام المتكررة، مما يعزز من كفاءة العمل ويحقق نتائج أفضل للمنشأة. إن استخدام الأتمتة الذكية والذكاء الاصطناعي في الموارد البشرية لم يعد رفاهية، بل أصبح ضرورة لتحقيق التميز التشغيلي في العصر الرقمي.
ما الفوائد التي تجنيها المنشأة من تبني حلول أتمتة مسير الرواتب؟
لكي نفهم كيف تساهم أتمتة مسير الرواتب في تحسين إدارة الموارد البشرية، نستعرض فيما يلي 12 فائدة من الفوائد التي تجنيها المنشآت من جميع القطاعات وبجميع الأحجام من التحول إلى مسير الرواتب المؤتمت:
- التوافق مع نظام العمل
يغلب على لوائح نظام العمل التي تحكم الرواتب التعقيد وتكون عرضة للتغير باستمرار، ما يجعل من الصعب على المنشآت مواكبة ذلك وتحديث قواعد معالجة الرواتب مع كل لائحة أو قاعدة جديدة، لذلك تمثل ميزة توافق مسير الرواتب المؤتمت مثل بيزات مع نظام العمل السعودي وتحديثه باستمرار ليعكس أحد اللوائح ميزة مهمة.
تضمن تلك الميزة بقاء المنشأة مواكبة لأحدث التغييرات القانونية، كما تضمن إصدار رواتب دقيقة ومتوافقة مع التأمينات الاجتماعية، والإجازات بمختلف أنواعها واحتساب نهاية الخدمة، فمثلًا يحسب بيزات نسبة اقتطاع التأمينات من الرواتب تلقائيًا بالتوافق مع الهيئة العامة للتأمينات، وبالتالي يحد من مخاطر التعرض للعقوبات القانونية والمالية.
- تمكين الخدمة الذاتية للموظفين
يأتي مسير الرواتب المؤتمت بميزة الخدمة الذاتية للموظفين، التي تمكن الموظف من استعراض تفاصيل الراتب (من إضافي، وخصومات ومزايا)، وتحديث المعلومات، وحتى تعديل المزايا المالية الخاصة به مباشرة من خلال نظام إدارة الرواتب، وهو ما يمنحه تحكمًا أكبر في بياناته المالية، ويقلل من حاجته إلى التواصل مع مسئول الموارد البشرية لمعالجة أي طلب متعلق بالراتب، كما أنه في الوقت نفسه يقلل العبء الواقع على موظفي الموارد البشرية.
توفر أتمتة مسير الرواتب عشرات الساعات التي يستغرقها إعداد الرواتب بالطرق التقليدية، فبعد أن كان يستغرق أربعة أيام عمل، يمكن إنجازه فيما لا يزيد عن 20 دقيقة فقط، بذلك يتوقع من قسم الموارد البشرية أداء أفضل في المهام الأخرى، وموظفين أكثر سعادة وقوى عاملة أكثر تحفيزًا.
- توفير الوقت
الوقت هو سلعة في غاية الأهمية لمسؤولي الموارد البشرية، ففي ظل ازدحام قائمة المهام التي تشغل جدولهم اليومي والاحتياجات التنظيمية العديدة التي يتولاها قسم شؤون الموظفين، يمثل توفير وقت العمل ميزة ثمينة تساعد موظفي الموارد البشرية والشؤون المالية في التركيز على المهام الأخرى الأكثر استراتيجية وذات القيمة المضافة التي تحقق أهداف المنشأة.
توفر أتمتة مسير الرواتب عشرات الساعات التي يستغرقها إعداد الرواتب بالطرق التقليدية، فبعد أن كان يستغرق أربعة أيام عمل، يمكن إنجازه فيما لا يزيد عن 20 دقيقة فقط، بذلك يتوقع من قسم الموارد البشرية أداء أفضل في المهام الأخرى، وموظفين أكثر سعادة وقوى عاملة أكثر تحفيزًا.
- إعداد تقارير الرواتب
يحتاج تتبع معلومات كشف الرواتب، وتنظيمها وتجميعها في تقرير بالطريقة التقليدية إلى ساعات عديدة من العمل اليدوي، أما بقليل من المساعدة الآلية، يصبح التقرير جاهزًا في غضون ثوان فقط، إذ يوفر سير الرواتب المؤتمت آلية سريعة عالية الكفاءة لإعداد تقارير مالية مفصلة للرواتب.
تحمل تلك التقارير بيانات قيمة وأفكار كاشفة عن تكاليف الموظفين واتجاهات القوى العاملة، وتساعد في وضع الميزانية، والتخطيط للمستقبل، وإنشاء استراتيجية الموارد البشرية، كما أنها تساهم في عملية صنع القرارات المستقبلية بالإضافة إلى اكتشاف فرص التحسين وتوفير النفقات، كذلك تعزز من الشعور بالثقة في أن كل الأمور تسير بسلاسة وأن القرارات التي اتُخذت تسير في الاتجاه الصحيح.
فمثلًا يتيح بيزات إنشاء تقريرالرواتب المتغيرة وتقرير الإجازات، بالإضافة إلى تقرير تقسيم التعويضات الذي يجيب عن أسئلة حول أنواع التعويضات الأعلى دفعًا، والموظفين الذين يطلبون أعلى تعويضات، وعدد الموظفين الذين يطلبون أنواعًا معينة من التعويضات، وغيرها من الأسئلة.
- وفورات في التكاليف
على الرغم من أن أتمتة مسير الرواتب تحتاج إلى تخصيص مبلغ معين للاستثمار فيها، إلا أن أدائها الكفء يعوض هذا المبلغ على المدى الطويل ويمثل وفرًا كبيرة في التكلفة مستقبلا، إذ يخلصك من الأخطاء المكلفة وعمليات إعادة المعالجة لتصحيح الأخطاء، كما أنه يوفر وقت موظفي الموارد البشرية ويتيح لهم العمل على المهام أخرى، وإنجاز المزيد ورفع الإنتاجية، فكما هو معروف الوقت هو المال.
- حفظ الكشوف الكاملة
يلزم القانون المنشآت بالاحتفاظ بكشوف الرواتب عن الأعوام السابقة لأغراض الفحص، والتدقيق وحل النزاعات، وتسهل أتمتة مسير الرواتب حفظ الكشوف المفصلة وتحافظ عليها منظمة وكاملة البيانات، بحيث يمكن استرجاعها سريعًا ببضع نقرات فقط والاطلاع على بيانات الراتب التاريخية، يرفع ذلك من جاهزية المنشأة لإجراء أي تدقيق داخلي أو خارجي محتمل ومعالجة شكاوي الموظفين.
- التكامل مع الأنظمة ذات الصلة
التكامل هو أحد أهم ميزات أتمتة مسير الرواتب، لأنه يوفر على المنشأة الكثير من الجهد المطلوب في نقل البيانات من نظام لآخر مع احتمالات فقدان بعض البيانات أثناء النقل، لذلك يعمل مسير الرواتب المؤتمت على التكامل السلس مع جميع الأنظمة ذات الصلة التي قد تحتاجها المنشأة بحيث يضمن مشاركة البيانات دون أي خطر، فمثلًا يتكامل بيزات مع الأنظمة التالية:
- نظام الحضور والانصراف: يتضمن بيزات نظامًا للحضور والانصراف يرتبط تلقائيًا مع مسير الرواتب من أجل حساب دقيق للتأخيرات والمغادرة المبكرة.
- إدارة الإجازات: يشمل بيزات أداة لإدارة الإجازات تتكامل تلقائيًا مع مسير الرواتب، من أجل حساب دقيق للإجازات بأنواعها لكل موظف.
- برنامج حماية الأجور: يمكن تحميل ملف الرواتب بسهولة فور تحويل الرواتب للموظفين، وبصيغة متوافقة مع برنامج حماية الأجور، وضمان قبوله سريعًا.
- منصة مدد: يختصر مسير الرواتب خطوات دفع الأجور عبر التكامل مع منصة مدد التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
- البرامج المحاسبية: يتكامل مسير الرواتب مع البرامج المحاسبية المختلفة في عملية إعداد وإدارة الرواتب ومسك الدفاتر بدقة وبدون عثرات.
- تبسيط المهام
تتميز الأنظمة الآلية بقدرتها على التعامل مع التعقيدات المختلفة، لذلك لا يحتاج مسير الرواتب المؤتمت باعتباره حلًا برمجيًا إلا سوى القليل من المدخلات للحصول بيانات حساب الأجور، وتحديد الاستقطاعات وتسديد الالتزامات تجاه الموظفين، بذلك تصبح مهمة سداد الرواتب أكثر بساطة، ويصبح كشف الرواتب جاهزًا متضمنًا كافة المكافآت، والخصومات وصافي الأجر.
تختفي المهام الروتينية الشهرية والتعامل مع أكوام من الأوراق أو العديد من جداول البيانات، بالإضافة إلى التواصل مع أطراف أخرى للتنسيق ومشاركة كشف الرواتب، فضلًا عن إتمام التحويلات البنكية، تنقرض كل هذه المهام في ظل مسير الرواتب المؤتمت، ليتحول دورك إلى التأكد من دقة البيانات المدخلة إلى النظام فقط.
- دقة كاملة
تتميز أنظمة مسيرات الرواتب المؤتمتة بالمعالجة الدقيقة للعمليات المختلفة، إذ تعتمد على خوارزميات ومعادلات محددة مسبقًا، تسفر عن نتائج دقيقة للغاية في حساب الخصومات، ومقابل العمل الإضافي والعمولات، كما أنها تفحص بيانات الراتب وتقارنها مع معلومات الموظف والمعايير الخاصة التي تعتمدها المنشأة في طريقة الحساب، وعند وجود تناقض تنبه مستخدم النظام لتصحيح المدخلات.
لا تقتصر الدقة على العمليات الحسابية فقط، بل في المواعيد أيضًا، إذ تضمن أتمتة مسير الرواتب إنجاز الإيداع في الموعد المحدد مسبقًا لكي يستلم الموظف راتبه دون أي تأخير كل شهر، ما يعزز من ثقة الموظف في المنشأة، ويعكس صورة إيجابية عن اهتمام المنشأة بالوفاء بحقوق الموظفين دون أي تقاعس.
- تقليل مخاطر الأخطاء
تتضمن الطرق التقليدية لمعالجة مسير الرواتب الكثير من عمليات الإدخال اليدوي، سواء بيانات الموظفين المالية أو تفاصيل الراتب أو أيام الإجازات ..إلخ، وبالتوزاي مع الإدخال اليدوي لهذا الزخم من البيانات تقع الأخطاء البشرية مهما بلغ الحرص على الدقة والتأني، فقد يُكتب رقم بشكل خاطئ أو تُنسخ إحدى البيانات بشكل غير صحيح، أو تختلط أجزاء من البيانات معا أو يُطبق خصم بشكل خاطئ.
لذلك فإن إحدى أبرز فوائد اللجوء إلى أتمتة مسير الرواتب هو تقليل الأخطاء التي قد تقع، وتعرض المنشأة للوقوع تحت طائلة القانون بحسب حجم الخطأ وتكراره أو تثير غضب الموظفين، فآخر ما يريده الموظف في نهاية الشهر هو الحصول على راتب أقل من توقعاته بسبب خطأ من مسؤول الحسابات، أو حذف غير متعمد لأحد المستحقات، ومع التكرار سيفقد الثقة في المنشأة ويبدأ البحث عن عمل في مكان آخر أكثر مصداقية.
- الحفاظ على أمن البيانات
يعد الحفاظ على أمن البيانات أحد أقوى الدوافع التي تجعل المنشآت تتبنى مسير الرواتب المؤتمت، ذلك لأن الطرق التقليدية تترك الباب مفتوحًا لوقوع مخاطر أمنية نظرًا لافتقارها لميزات الأمان القوية، ولاعتمادها على رسائل البريد الإلكتروني غير الآمنة لمشاركة بيانات الموظفين الحساسة والسرية، مثل المعلومات المصرفية وتفاصيل الراتب.
بالإضافة إلى ما سبق، تُعرِّض الدفاتر الورقية وجداول البيانات المخزنة على الحواسيب المعلومات للتلف أو الضياع، كما أن الموظف قد يحتاج لاستخراج بيانات مسير الرواتب وإرسالها إلى موظف آخر يحتاج إليها، ما يفتح ثغرات أمنية سهل استغلالها من المتطفلين وسيئ النية.
على النقيض من ذلك يولي مسير الرواتب المؤتمت عناية كبير لحماية أمن البيانات من حوادث الاختراق والسرقة، إذ يحيطها بسياج حماية قوى مكون من تدابير أمنية متطورة متعددة الطبقات، مثل كلمات المرور لمرة واحدة (OTPs) والمصادقة الثنائية، كما أنه يشفر جميع البيانات بحيث لا يمكن لأي شخص الوصول إليها، إلا إذا كان معنيًا ويملك الصلاحية لذلك، بالإضافة إلى أنه يخزنها في موقع مركزي آمن باستخدام التقنية السحابية، كما يتيح تحديث كلمات المرور، ويتحقق من هوية المستخدمين، ما يضمن حماية جميع المعلومات.
يوفر مسير الرواتب هذا الأمان القوي دون المساس بكفاءة العمليات، إذ يمرر البيانات إلى الأنظمة الأخرى بسلاسة، ويمنح الموظفين الوصول الأمني المطلوب، متيحًا لهم البحث عن المعلومات مباشرة في مسير الرواتب، بدلًا من إرسالها من موظف لآخر.
تمثل هذه البيئة الآمنة لتخزين معلومات الموظفين الحساسة عاملًا في توفير راحة البال وبناء ثقة الموظفين، وتعزز من شهورهم بأن اهتمام المنشأة بالحفاظ على بيانات الموظفين لا يقل عن حرصها على حماية بيانات العملاء.
- خدمة الدعم الفني
عندما تستخدم مسير الرواتب المؤتمت تأكد أنه في حال ظهور مشكلة ما فإنك لن تكون وحدك، إذ غالبًا ما يأتي هذا النظام بخدمة دعم فني قوية يقدمها خبراء لمساعدتك في تسيير العمليات بسلاسة دون الحاجة إلى توظيف متخصص في كشوف الرواتب.
يوجه خبراء الدعم الفني موظفي الموارد البشرية حول كيفية عمل مسير الرواتب ويقدمون نصائح عملية بسيطة تمكنهم من استخدامه بنجاح، كما يوفر النظام قاعدة للمعرفة تحوي الخطوات التفصيلية لإجراء أي عملية بوضوح.
الذكاء الاصطناعي في أتمتة مسير الرواتب
يلعب الذكاء الاصطناعي دورًا محوريًا في أتمتة مسير الرواتب، حيث يمكنه تحليل كميات ضخمة من البيانات وتحديد الأنماط بدقة عالية. من خلال الأتمتة الذكية، يتم تقليل الأخطاء البشرية في عمليات الدفع، مما يضمن دقة الرواتب وسرعة إنجاز العمليات الإدارية.
يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي لتحسين عمليات إدارة الرواتب، مثل التنبؤ بالاتجاهات المالية، واكتشاف التكرارات أو الأخطاء قبل حدوثها، وتقليل التكاليف الإدارية المرتبطة بمعالجة الرواتب يدويًا. كما تساهم الأتمتة الذكية في تحسين خدمة العملاء، حيث يتم الرد على استفسارات الموظفين بشكل أسرع، وتقليل الوقت اللازم لإتمام عمليات الدفع.
من خلال دمج الذكاء الاصطناعي في أتمتة مسير الرواتب، يمكن للشركات تحقيق مستويات أعلى من الكفاءة، وضمان رضا الموظفين والعملاء على حد سواء، مع الاستفادة من تقنيات حديثة تعزز من تنافسية الأعمال في السوق.
تقليل الأخطاء البشرية من خلال الأتمتة
تعد الأتمتة من أهم الأدوات التي تساعد في تقليل الأخطاء البشرية في العمليات الإدارية، خاصة في مجال الموارد البشرية. من خلال أتمتة المهام المتكررة، مثل إدخال البيانات أو معالجة الرواتب، يتم تقليل الوقت اللازم لإنجاز هذه المهام وزيادة الدقة بشكل كبير.
استخدام الأتمتة الذكية في إدارة الموارد البشرية يساهم في تحسين سير العمل، حيث يتم تنفيذ العمليات بشكل آلي دون تدخل يدوي، مما يقلل من احتمالية وقوع الأخطاء البشرية. كما تساعد الأتمتة في تحسين خدمة العملاء، إذ يمكن الرد على استفسارات الموظفين بسرعة، وإنجاز عمليات الدفع في الوقت المحدد.
بالإضافة إلى ذلك، تساهم الأتمتة في تقليل التكاليف الإدارية، حيث يتم إنجاز المهام المتكررة بكفاءة أعلى وبتكلفة أقل. إن اعتماد الأتمتة الذكية في الموارد البشرية أصبح ضرورة لتحقيق إدارة فعالة، وضمان جودة العمليات، وتقديم تجربة أفضل للموظفين والعملاء على حد سواء.
نموذج مسير رواتب الموظفين
نلقي فيما يلي نظرة سريعة على نموذج مسير رواتب الموظفين من بيزات، فنلاحظ أنه يجمع بين كشوف الرواتب والموارد البشرية في نظام واحد متكامل، يعد بيزات خيار رائع لجميع المنشآت، لأنه سهل التخصيص أيًا كانت الصناعة وقابل للتوسع لأي عدد من الموظفين.
تشمل خصائص بيزات لوحة معلومات تفصيلية للموظفين، تعرض صافي الأجور وعدد العاملين وطرق الدفع، كما يسمح أيضًا بالخدمة الذاتية للموظفين للاطلاع على المعلومات وإجراء بعض العمليات بأنفسهم دون الحاجة إلى مساعدة، سواء من خلال متصفح الويب أو الجوال عبر تطبيق بيزات، وتوفر هذه الميزة الكثير من وقت موظفي الموارد البشرية، بيزات مصمم أيضًا خصيصًا للمنشآت السعودية، لذلك يضمن التوافق مع نظام العمل السعودي والأنظمة ذات الصلة.
ختامًا، مسير الرواتب المؤتمت هو أحد المتطلبات الأساسية لتحسين إدارة الموارد البشرية وإعداد منشأتك لتحقيق النجاح المستقبلي، إذ يوفر الكثير من الوقت الذي يمكن تخصيصه للتركيز على الأهداف الاستراتيجية وتوفير تجربة إيجابية للموظفين.
مقالات ذات صلة
الامتثال لنظام العمل السعودي في كيفية حساب الراتب الشهري للموظف في السعودية ليس مجرد إجراء روتيني لتجنب الغرامة، بل يعد أساسُا للعدالة والثقة بين الموظفين والإدارة وصونًا لسمعة المنشأة في […]
ما هو مسير الرواتب؟ دليل شامل لمسير رواتب الموظفين في السعودية خلف لحظة نزول الراتب التي ينتظرها كل موظف، توجد عملية دقيقة تتعامل مع عشرات البيانات وآلاف العمليات الحسابية، يجب […]
Get Social