كيف يتحول تقييم الأداء من شر لابد منه يؤدي في كثير من الأحيان إلى تغذية التوتر بين المدير والموظفين وإثارة البلبلة، إلى أداة لتعزيز العلاقة بينهم وليس إضعافها؟ يحدث ذلك عندما يُقيم الأداء بشمول وشفافية مقدمًا صورة صادقة تقود إلى تقدير الأداء الجيد وتقديم الدعم اللازم للأداء السئ.

نناقش في هذا المقال بالتفصيل الجوانب المختلفة لعملية تقييم أداء الموظفين.

ما هو مفهوم تقييم الأداء؟

تقييم الأداء هو عملية قياس أداء الموظف بانتظام من أجل تتبع مهاراته وتحسينها باستمرار بما يساعده على أداء وظيفته على أكمل وجه. تنطوي هذه العملية على مقاييس محددة مسبقًا، وملاحظات، ومكافآت، وترقيات والفصل أحيانًا، وتُجرى بوتيرة منتظمة مرة أو أكثر في السنة.

تتولى إدارة الموارد البشرية عادة وضع إطار لعملية تقييم الأداء يساعدها المديرون في تطبيق هذا الإطار، وتسفر عن اكتشاف فرص التحسين، مثل حاجة الموظف أو القسم إلى تدريب محدد لأداء أفضل.

أهداف تقييم الأداء

التحسين المستمر الذي تضعه عملية تقييم الأداء كغاية نهائية، يمر بمجموعة من الأهداف التي تساعد على تحقيق هذه الغاية على أفضل نحو، نلقي نظرة فاحصة فيما يلي على هذه الأهداف:

1. إبلاغ الموظفين بأهداف المنشأة
   
   

   يحتاج الموظفون إلى معرفة ما الأداء المتوقع منهم أو مستوى التحسن المطلوب بلوغه، وهنا يأتي أول أهداف عملية تقييم الأداء وهو مساعدة الموظفين في تحديد أهدافهم، أيا كانت طبيعتها، سواء كانت ذات صلة بخدمة العملاء أو العمليات أو غيرها.

   على أنه من المهم أن تكون هذه الأهداف محددة، وقابلة للقياس، والتحقق، وذات صلة وخلال فترة زمنية مناسبة، ما يعرف بالأهداف الذكية (SMART). فمثلًا يمكن أن يكون الهدف لأحد ممثلي خدمة العملاء هو الرد على 50 استفسار للعملاء كل يوم.

2. تحفيز العاملين لتحسين أدائهم
   
   يضع تقييم الأداء تصورًا دقيقًا للأداء الفائق سواء كان وقتًا وجيزًا لإنجاز مهمة ما أو نسبة معينة من حصة المبيعات ..إلخ، بذلك يتحفز الموظفين على العمل بهذا المستوى للحصول على المكافآت والترقيات، ويتم القضاء على أي سوء فهم من الموظفين ضعاف الأداء.

3. تحديد الاحتياجات التدريبية
   
   تحديد الاحتياجات التدريبية هو جزء أصيل من عملية تقييم الأداء، ويعني تحديد الموظفين الذين يحتاجون إلى تدريب فردي لتحسين مهاراتهم الحالية أو لاكتساب مهارات جديدة تساعدهم على أداء أفضل للعمل، وتكلفة ذلك، إضافة إلى قياس مدى فعالية التدريبات الحالية.

4. توزيع المكافآت والحوافز بصورة عادلة
   
   تربط العديد من نظم التقييم بين الأداء واستحقاق المكافآت والحوافز، لكي يتماشى أجر الموظف مع أداءه، بالتالي يهدف تقييم الأداء إلى قياس دقيق لمستوى أداء الموظف، بحيث يسهل تحديد قيمة المكافأة أو الحافز الذي يستحقه.

5. ترقية الموظفين
   
   على غرار المكافآت والحوافز، ترتبط الترقية أيضًا بعملية تقييم الأداء إذ يعني الأداء رفيع المستوى، والعمل الدؤوب والتحسين المستمر تفوق العامل على زملائه وبالتالي أحقيته نيل ترقية.

6. توفير فرص عادلة للموظفين
   
   تستهدف عملية تقييم الأداء توفير فرص عادلة لجميع العاملين على حد سواء، ذلك بوضع منهج موحد ومتسق لتقييم أداء الموظفين، بما يساعد في اتخاذ قرارات عادلة وشفافة مبنية على الأداء لا التحيز.
   

 

ما المراحل التي تمر بها عملية تقييم أداء الموظفين؟

تمر عملية تقييم أداء الموظفين بخمس مراحل تتخذ شكل الدورة التي تتكرر باستمرار، هي كما يلي:

التخطيط

تشمل مرحلة التخطيط كتابة أهداف الموظفين ومسئولياتهم بوضوح، والإعلان عنها ومراجعتها معهم بانتظام، بحيث يتسن للموظف فهم ما الذي يتوقع منه ومتى يكون أداؤه دون المستوى.

المراقبة

تعني مراقبة الأداء تتبعه بشكل مستمر وعدم الاكتفاء بمراجعته مرة أو اثنتين في العام، يفرض ذلك التواصل المستمر مع الموظف والانفتاح على إبداء الملاحظات وترك التعليقات طول الوقت كي لا تحدث انحرافات عن المسار الصحيح.

الإعداد والتطوير

في ضوء المراقبة التي تمت بالمرحلة السابقة، بات من السهل تحديد آفاق التطوير المطلوبة لترقية الأداء للمستوى المطلوب وسد أي فجوات في المهارات، سواء بالتدريب أو الدورات التعليمية أو التوجيه المباشر.

التقييم

تساعد مرحلة التقييم في معرفة ما إذا كان أداء الموظف تحسن بعد تنفيذ خطة التطوير الخاصة به أم لا، وتشمل إرسال نموذج تقييم إلى الموظف ضمن نظام إدارة الأداء، يكتشف منه بنفسه مستوى الأداء الحالي وما هو المطلوب للارتقاء به.

المكافأة على الأداء

تعتبر هذه المرحلة هي المرحلة الأهم، لأن المكافآت تقدم بادرة إيجابية للموظفين ذوي العمل الشاق والطموح العالي والناجحين في تحقيق الأهداف المطلوبة منهم، قد تتخذ المكافأة شكلًا نقديًا أو بطاقة شكر مع هدية رمزية.

الطرق الشائعة لتقييم أداء الموظفين

تتنوع طرق تقييم الأداء الوظيفي تنوعًا كبيرًا مفسحة المجال للمنشأة في اختيار الطريقة الأنسب لها بناءًا على حجم المنشأة، وأهدافها وتنظيمها. نسلط الضوء فيما يلي على 6 من أكثر طرق تقييم الأداء شيوعًا:

قائمة معايير التقييم Graphic Rating Scale

هي الطريقة الأكثر شيوعًا في تقييم أداء الموظفين، وتقوم على سرد السمات المطلوبة للوظيفة مع طلب تقييم كل سمة على مقياس من 1 إلى 10 أو ممتاز إلى ضعيف، أو “يلبي ويتجاوز ولا يلبي التوقعات”، ثم يضع المدير علامة على المقياس الذي يمثل أداء الموظف بأدق صورة.

ترتيب العاملين Ranking

تتبع هذه الطريقة طريقة تصنيف الموظفين في قسم معين بناء على قيمتهم بالنسبة للمدير، إذ يختار الموظف الأكثر أهمية في أعلى التصنيف يليه الأقل فالأقل إلى نهاية القائمة، مع أهمية استخدام المعايير نفسها لتصنيف كل فرد للقضاء على أي تحيز لا شعوري قد يحدث.

الإدارة بالأهداف Management by Objectives

تركز هذه الطريقة على نتائج العمل والأهداف التي حددت مسبقًا، إذ يتفق المدير والموظف على الأهداف المطلوبة خلال فترة زمنية معينة، ثم يجلسان في نهاية الفترة لمراجعة هل تحققت أم لا.

قائمة المراجعة Check List

هي أقل طرق التقييم ذاتية، لأنها تتضمن سلسلة من الأسئلة يجيب عنها المدير ببساطة بنعم أو لا دون تحليل تفصيلي، واضعًا علامة اختيار في المربع أمام المعايير التي يستوفيها الموظف، ويترك المربع فارغًا في المجالات التي لا يستوفيها.

360 درجة 360 Degrees

تشمل هذه الطريقة تقييم أداء الموظف من قبل أكثر من جهة سواء الزملاء أو المديرين أو البائعين وحتى العملاء، لذلك هي الطريقة الأكثر شمولًا وتنوعًا من حيث مصادر التقييم.

مقياس التصنيف المرتبط بالسلوك BARS

تركز هذه الطريقة على السلوكيات المرغوبة والمهمة لإكمال مهام العمل، إذ تحدد أولًا الجوانب الرئيسية لأداء الوظيفة ثم تخصص تصنيفًا كميًا لكل سلوك متوقع، محددة بوضوح مواصفات السلوك الجيد والسيء لكل فئة.