ما هي تكلفة التوظيف وكيف يتم حسابها بدقة في شركتك

تكلفة التوظيف هي إجمالي المصروفات الإجمالية التي تنفقها الشركة من أجل تعيين موظف جديد. يتضمن هذا الرقم جميع التكاليف المباشرة وغير المباشرة التي تتحملها المؤسسة منذ بدء عملية البحث عن مرشح حتى انضمامه رسميًا إلى العمل. يُعد هذا المؤشر من أهم مؤشرات الموارد البشرية التي تساعد الشركات على قياس كفاءة استراتيجيات التوظيف وتحسينها، خاصة عند استخدام أنظمة تتبع المرشحين مثل تلك المدمجة في حلول إدارة الموارد البشرية.

من المهم أيضًا مراعاة التكاليف الإضافية التي قد تنشأ خلال دورة التوظيف، مثل تكاليف الإعلان، الفحص، والتدريب، حيث يمكن أن تضيف هذه المصروفات إلى التكلفة الإجمالية للتوظيف.

من خلال تتبع تكلفة التوظيف، تتمكن الشركة من معرفة مدى فاعلية القنوات المستخدمة، وتقدير الميزانية اللازمة للنمو المستقبلي، بالإضافة إلى تقييم جودة التعيينات بالمقارنة مع حجم الإنفاق.

ما هي العناصر التي تدخل في تكلفة التوظيف

تشمل تكلفة التوظيف مجموعة من البنود الأساسية التي تختلف حسب حجم الشركة، نوع الوظيفة، والآليات المستخدمة في عملية التعيين:

• إعلانات الوظائف: سواء كانت عبر منصات مدفوعة أو إعلانات على الشبكات الاجتماعية، فإن هذه التكاليف تُشكل جزءًا مهمًا من الإنفاق.
• برامج التوظيف: مثل أنظمة تتبع المتقدمين التي تتيح للشركات أتمتة المهام وتحسين تجربة المرشح.
• الوقت المبذول من فريق التوظيف: يشمل ساعات العمل التي يتم تخصيصها لكتابة وصف الوظائف، مراجعة السير الذاتية، إجراء المقابلات والتقييمات.
• تكاليف المقابلات: سواء كانت مقابلات شخصية أو افتراضية، فإنها تتطلب وقتًا وجهدًا، وأحيانًا نفقات لوجستية خاصة للوظائف التنفيذية.
• الالتحاق بالعمل: وتشمل مصاريف التدريب، إعداد الأجهزة والحسابات، وتكاليف تعريف الموظف بالبيئة التنظيمية.
• التكاليف القانونية: مثل رسوم التعاقد أو المراجعة القانونية لعقود العمل.
• التسويق: يمكن أن يلعب التسويق دورًا كبيرًا في الترويج للفرص الوظيفية وتقليل تكاليف التوظيف من خلال تعزيز العلامة التجارية لصاحب العمل واستخدام استراتيجيات التسويق الرقمي ووسائل التواصل الاجتماعي لجذب أفضل المواهب.
• ترشيح: برامج ترشيح الموظفين يمكن أن تخفض تكاليف التوظيف بشكل كبير، حيث تشير الدراسات إلى أن الشركات التي تستخدم الترشيحات تشهد قنوات توظيف فعالة من حيث التكلفة، مع تقديم حوافز للموظفين لترشيح مرشحين من شبكاتهم المهنية.
• تسجيل: تسجيل حضور الموظفين وانضباطهم يعد أمرًا حيويًا لمنع فقدان الإنتاجية بسبب تغطية الموظفين لزملائهم الغائبين، مما يؤدي إلى بيئة عمل فوضوية قد تضر بميزانية المؤسسة.

من خلال تتبع هذه العناصر باستخدام برامج إدارة الموارد البشرية الشاملة، يمكن تقليل الفاقد وتحسين الكفاءة التشغيلية.

كيفية حساب تكلفة التوظيف

لحساب تكلفة التوظيف بدقة، تستخدم الشركات صيغة بسيطة وفعالة:

تكلفة التوظيف = إجمالي التكاليف المرتبطة بالتوظيف خلال فترة زمنية ÷ عدد الموظفين الذين تم توظيفهم خلال نفس الفترة

من المهم إدارة تكاليف التوظيف بفعالية للحفاظ على الاستقرار المالي (المالية) للمنظمة.

على سبيل المثال، إذا أنفقت الشركة 100,000 ريال خلال ثلاثة أشهر لتوظيف 10 موظفين، فإن متوسط تكلفة التوظيف هو 10,000 ريال لكل موظف.

من المهم أن تعتمد الشركات على نظام موارد بشرية متكامل لتجميع هذه البيانات وتحليلها بشكل تلقائي. هذه الأنظمة لا تساعد فقط على حساب تكلفة التوظيف، بل تُمكن أيضًا من تحليل أداء قنوات التوظيف المختلفة، وتتبع مؤشرات الأداء الأساسية مثل معدل الدوران، وقت شغل الوظيفة، ومستوى جودة المرشحين المعينين.

تكلفة التوظيف ليست مجرد رقم مالي، بل هي أداة استراتيجية لقياس كفاءة إدارة التوظيف، وتحديد نقاط التحسين في عملية اكتساب المواهب. إذا كنت ترغب في تحسين أداء التوظيف لديك، ننصحك باستخدام منصة موارد بشرية تدعمك في مراقبة جميع مراحل رحلة المرشح (عمل)، وتمنحك رؤى قابلة للتنفيذ تساعدك على خفض التكاليف وتحقيق نتائج أفضل.

تعد عملية الفحص (فحص) في مرحلة ما قبل التوظيف مهمة لتحديد المرشحين غير المؤهلين مبكرًا، مما يوفر الوقت والموارد ويضمن تقدم المرشحين المناسبين فقط إلى مراحل المقابلات، وبالتالي تحسين جودة التوظيف بشكل عام.

العوامل التي تؤثر على ارتفاع أو انخفاض تكلفة التوظيف

تتأثر تكلفة التوظيف بعدة عوامل داخلية وخارجية يجب أن تأخذها الشركات في الاعتبار عند التخطيط لعمليات التعيين:

• حجم الشركة: الشركات الكبيرة عادةً ما تمتلك موارد وأدوات تمكنها من تقليل التكلفة عبر الاستفادة من الاقتصاديات الحجمية، بينما الشركات الصغيرة قد تعتمد على طرق توظيف مكلفة وغير مستدامة.
• نوع الوظيفة: التوظيف في المناصب التقنية أو القيادية يتطلب وقتًا ومجهودًا أكبر، ما يؤدي إلى زيادة التكلفة مقارنةً بالوظائف التشغيلية.
• مدة شغل الوظيفة: كلما طال وقت شغور الوظيفة، زادت النفقات المرتبطة بها، مثل خسائر الإنتاجية وارتفاع التكاليف التشغيلية.
• فاعلية قنوات التوظيف: استخدام القنوات المناسبة مثل الإعلانات الذكية أو الإحالات الداخلية يمكن أن يقلل من التكلفة ويزيد من جودة المرشحين.
• استخدام أدوات الأتمتة: الشركات التي تستخدم أنظمة إدارة الموارد البشرية الشاملة أو أدوات أتمتة المقابلات وتقارير الأداء تقلل من الجهد اليدوي والتكاليف المرتبطة به.

تواجه المنشآت تحديات وتعقيدات في تكاليف التوظيف، حيث أن العديد من الشركات تأخذ في الاعتبار التكاليف المباشرة فقط مثل نفقات الإعلانات، والتي تمثل جزءًا صغيرًا من التكاليف الحقيقية للتوظيف.

تحليل هذه العوامل يساعد في اتخاذ قرارات استراتيجية دقيقة وتحسين أداء فرق التوظيف، خاصة عند دمج بيانات التوظيف مع نظام إدارة أداء الموظفين لتحديد جودة التعيينات بمرور الوقت.

من المهم تعزيز ثقافة التحسين المستمر داخل أقسام الموارد البشرية، حيث أن تتبع وتقييم تكاليف التوظيف بانتظام يمكن أن يساعد المنشآت على تعديل استراتيجياتها وفقًا لمتطلبات السوق المتغيرة، مما يعزز الكفاءة ويحسن نتائج اكتساب المواهب.

قبل الشروع في عمليات التوظيف، يجب على المنشآت فهم التكاليف المرتبطة بالتوظيف والتركيز على الاحتفاظ بالموظفين المميزين لتجنب تكبد تكاليف كبيرة مرة أخرى.

تخطيط الموارد

يُعد تخطيط الموارد جزءًا مهمًا من إدارة الموارد البشرية، حيث يهدف إلى تحديد احتياجات الموارد البشرية للمنظمة وتخطيط كيفية تلبية هذه الاحتياجات. تشمل تخطيط الموارد عدة مراحل، بما في ذلك تحديد احتياجات الموارد البشرية، وتحليل سوق العمل، ووضع خطة توظيف، وتحديد ميزانية التوظيف.

يمكن أن يساعد تخطيط الموارد في تقليل التكاليف، وزيادة الإنتاجية، وتحسين جودة الخدمات، وتحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة. يمكن استخدام أدوات تحليل البيانات لتحسين تخطيط الموارد، مثل تحليل بيانات سوق العمل، وتحليل بيانات الموظفين، وتحليل تكاليف التوظيف. هذه الأدوات تساعد في تقديم توقعات دقيقة وفعالة لاحتياجات الموارد البشرية، مما يساهم في تحسين الأداء العام للمنظمة.

أهمية تتبع تكلفة التوظيف في تحسين استراتيجية التوظيف

تتبع تكلفة التوظيف بشكل منتظم لا يهدف فقط إلى معرفة الرقم، بل يمنح الشركة مجموعة من الفوائد الجوهرية التي تؤثر على نجاح استراتيجية إدارة الموارد البشرية بشكل عام:

• قياس كفاءة فرق التوظيف: من خلال مقارنة التكاليف مع جودة التعيينات، يمكن تقييم أداء المسؤولين عن التوظيف واتخاذ قرارات تطويرية. المنشأة تواجه تحديات كبيرة في التوظيف، حيث يمكن أن تؤدي العمليات غير الفعالة إلى زيادة التكاليف وتقليل الإنتاجية.
• تحسين تخطيط الميزانية: معرفة التكلفة الحقيقية لكل تعيين يساعد في وضع ميزانيات واقعية وخطط نمو دقيقة.
• تحسين القنوات المستخدمة: يساعد في معرفة القنوات الأعلى فعالية من حيث التكلفة، مما يمكن من تركيز الجهد على المنصات الأفضل أداءً.
• دعم التحول الرقمي: عند استخدام برامج إدارة الموارد البشرية الشاملة، يتم دمج تكلفة التوظيف مع مؤشرات أخرى مثل رضا الموظفين ومعدل الاستبقاء مما يعطي رؤية متكاملة لأداء الموارد البشرية. وهي تشمل تطبيقات جدولة تسهل إدارة الورديات وأهمية تتبع تكاليف التوظيف لتكييف استراتيجيات التوظيف بفعالية.

استخدام الأدوات المناسبة يوفر رؤية شاملة تساعدك على اتخاذ قرارات مبنية على البيانات، مما يضمن تحسين الاستثمار في رأس المال البشري وتحقيق أهداف النمو.

نصائح لتقليل تكلفة التوظيف دون التأثير على جودة التعيين

في ظل المنافسة الشديدة على المواهب، تحتاج الشركات إلى تحقيق التوازن بين خفض التكاليف والحفاظ على جودة التعيينات. فيما يلي أهم النصائح العملية لتحقيق ذلك:

• اعتماد الإحالات الداخلية: تُعد من أكثر القنوات فعالية وأقلها تكلفة، وتزيد من فرص الاحتفاظ بالموظفين على المدى الطويل.
• تحسين تجربة المرشح: من خلال تقليل عدد الخطوات وتحسين التواصل، ما يقلل من الانسحاب المبكر ويرفع نسبة القبول. من المهم التركيز على جودة التعيينات عند توظيف موظفين جدد لضمان كفاءة العملية.
• أتمتة العمليات الروتينية: مثل جدولة المقابلات وتصفية السير الذاتية باستخدام نظام تتبع المتقدمين، ما يقلل من الوقت والتكلفة. تكلفة توظيف واحد فرد يمكن أن تكون كبيرة وتشمل نفقات مباشرة وغير مباشرة.
• استخدام تحليلات الأداء: لتحديد العوامل المشتركة بين التعيينات الناجحة واستهداف مرشحين مشابهين في المستقبل.
• بناء قاعدة بيانات مرشحين: تعزز من سرعة التوظيف في المستقبل وتقلل من الاعتماد على الإعلانات المكلفة. التوظيف مثل الإعلان، استقطاب المرشحين، وإجراء المقابلات يمكن أن يساعد في تحديد النفقات غير الضرورية وتحسين ميزانيات التوظيف.

باستخدام هذه الممارسات ودمجها مع أدوات ذكية مثل تقارير الموارد البشرية التفاعلية، يمكنك تقليل تكلفة التوظيف دون التأثير على جودة فريقك الجديد.