نظام إدارة الموارد البشرية هو مجموعة من الأدوات التي تساعدك في إدارة الموظّفين بشركتك مهما كان حجمُها، وفي أي مرحلةٍ كانت، وهي من أساسيات سوق العمل الحالي التي شاع استخدامها في العقد الأخير لما توفره من حلول سريعة وعملية - ليس فقط لأداء الوظائف الأساسية كالجدولة، وتسيير الرواتب، وتتبّع الحضور والانصراف، وإنما لأداء وظائف أكثر تعقيدًا كالتحليل، وتتبّع المتقدّمين، وإدارة الأداء، والتأهيل، وغيرها مُما يُثبت جدارة هذه الأنظمة، وسُرعة تطورها، وضرورة التعرّف عليها وبحث إمكانية ومتطلبات الاستثمار فيها.
ما هو نظام إدارة الموارد البشرية؟
هو برنامج ينفّذ مجموعة من عمليات إدارة الموراد البشرية آليًا باستخدام أدوات معيّنة تزيد من كفاءة هذه العمليات، وتسهّلها. يستغني برنامج إدارة الموارد البشرية عن التنظيم اليدوي لبيانات الموظّفين، ويُنجز الكثير من المهام الروتينية التي تُثقل كاهل مسئولي الموارد البشرية؛ مما يُعطيهم الفرصة للتركيز على مهام أكثر استراتيجية للشركة. كما تساعد أتمتة
عمليات الموارد البشرية
في التغلّب على مشاكل سوء التنظيم، والانضباط، وتعزّز اتخاذ القرارات الصحيحة المبنية على تحليلات دقيقة وواضحة: ترفع من كفاءة إدارة المواهب وتدريب الموظّفين وتطويرهم.
لماذا تحتاج الشركات إلى نظام لإدارة الموارد البشرية؟
يعتبر الاستثمار في نظام لإدارة الموارد البشرية قرارًا استراتيجيًا له التزامات وعواقب يجب دراستها جيدًا قبل العمل به. فبخلاف التكلفة الماديّة، يحتاج الموظّفون لمدّة زمنية طويلة للتدريب والتأقلم على النظام. تتضمن كذلك هذه الخطوة مُشاركة بيانات الموظّفين مع أشخاص غُرباء عن الشركة - مما يعرّض سرّية هذه البيانات لبعض الخطورة، لكنّ منافع هذا القرار غالبًا ما تفوق خطورته في المُجمل وهي:
- تسهيل أداء العمليات، وتوحيد جهود المديرين والموظّفين لتحقيق أهداف العمل بأقل قدر من الاضطرابات.
- المساعدة في هيكلة القوى العاملة بتحديد التسلسل الهرمي للموظّفين وصلاحيات كل موظّف.
- إدارة كشوفات المرتّبات آليًا، وتقديم تحليلات وتقارير مُفصّلة عن الميزانية المُتاحة لعملية التوظيف.
- تخزين بيانات الموظّفين إلكترونيًا بشكل آمن مع إمكانية الوصول السهل والسريع لهذه البيانات.
- توفير الوقت والجُهد الضائعين في الأعمال الورقية والتنظيم اليدوي عن طريق أتمتة مُعظم عمليات الموارد البشرية.
- تقييم الموظّفين، وتحليل أدائهم في إطار من المساواة والشفافية لتقدير الأكفّاء منهم والاحتفاظ بهم.
- تشجيع اعتماد الموظّف على ذاته من خلال ميزة الخدمة الذاتية للموظّف؛ ما يحسّن من تجربتهم داخل الشركة.
هل كل الشركات في حاجة لنظام إدارة الموارد البشرية؟
تُناسب أنظمة الموارد البشرية جميع الشركات، لكن قد تستفيد بعض الشركات من ميزات معينة أكثر من غيرها. فالشركات الكبيرة ذات العمالة الضخمة مثلًا ستسفيد بدرجة أكبر من ميزات إدارة المهام، وتحقيق الانضباط، وإدارة عمليات التوظيف، والحضور والإنصراف، وخلافه. في حين تكتفي شركات أصغر بميزة واحدة كالاحتفاظ بقاعدة بيانات موظّفيها مثلًا لأنها تتناسب مع ميزانيتها المحدودة. وقد تُعطي شركات أخرى الأولويّة للإنتاجية على حساب الميزانية، وهو ما يدفعها لاختيار ميزة معيّنة أو أكثر من مميّزات النظام - وفقًا لاحتياجاتها أو القصور الذي تحاول تلافيه.
ما هي أنواع أنظمة إدارة الموارد البشرية؟
هناك ثلاثة أنواع للأنظمة وهم نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS)، ونظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)، ونظام إدارة رأس المال البشري (HCM). قد تُستخدم هذه المصطلحات بالتبادل لوصف الشيء ذاته - وهو نظام إدارة عمليات الموارد البشرية، ومع ذلك فإن هُناك اختلاف في بعض الميزات التي يقدّمها كلٌ منهم - بسبب ظهور التكنولوجيات الأكثر تطوّرًا.
نظام معلومات الموارد البشرية HRIS
هو نظام أتمتة للعمليات الداخلية للموارد البشرية بالاعتماد على قاعدة بيانات خاصة بالشركة، ويساعد في إدارة عمليات التوظيف، وتتبّع المتقدّمين، والمزايا، والتعويضات، والإجازات، والرواتب، كما يقدّم خدمة ذاتية للموظّف من أجل الوصول السلس لبيانات الشركة وبياناته الشخصية. نظام معلومات الموارد البشرية - أو HRIS - هو أقدم مُصطلح استُخدم لوصف برامج الموارد البشرية التي ساعدت في إدارة وحماية معلومات الكثير من الموظّفين، والحفاظ على سياسات الشركات، وتسهيل الإجراءات، وحفظ السجلّات، وإعداد التقارير، ولا يزال يستخدم كثير من مديري الموارد البشرية هذا المصطلح حتى الآن.نظام إدارة الموارد البشرية HRMS
هو نظام أكثر شمولًا من HRIS، استُخدم بدءً من الألفينات لوصف برامج الموارد البشرية التي تقدّم نفس ميزات نظام المعلومات، وزاد عليها ميزات أخرى مهمّة كإدارة ومتابعة الأداء، وتحليله بناءً على مُعطيات معيّنة، وإعطاء تقييمات أو مُراجعات بشأنه. يصف مُصطلح نظام إدارة الموارد البشرية - أو HRMS - عادةً برامج إدارة الموارد البشرية المحليّة - غير السّحابية، ولكن يُستخدم تجاوزًا بالتبادل مع مصطلح نظام إدارة رأس المال HCM للتعبير عن الشيء ذاته. استثمر نظام إدارة الموارد البشرية في نفس العمليّات الروتينية المتعلّقة بإدارة قاعدة البيانات، وعمليات التوظيف، وكشوفات الرواتب، والمزايا، وخلافه، ولكنّه ساعد بشكلٍ خاص في إدارة المواهب بالشركة بشكلٍ أفضل، وتدريب الموظّفين وتطويرهم، وإشراكهم في بيئة عمل أكثر حداثة وابتكار، كما وضع معلومات عن أهم أصول وأهداف الشركة أمام أعينهم.نظام إدارة رأس المال البشري HCM
هو مُصطلح يصف مجموعة متكاملة من برامج إدارة وأتمتة عمليات الموارد البشرية - السّحابية غالبًا، والمصممّة لتحسين تجربة الموظّف. يعتمد نظام إدارة رأس المال البشري - أو HCM - على الحلول الرقمية، والذكاء الاصطناعي، وأدوات أخرى ذكية ليطوّر من مهام إدارة المواهب، وتحليل الأداء، والنموّ الوظيفي، وإدارة التعويضات، ووضع الخطط الاستراتيجية للشركة. وأضاف ميزات أخرى مهمة مثل إمكانية مُشاركة المعلومات بين الفرق والأقسام المُختلفة، وإدارة أوقات، وجهود الموظّفين، وتسيير الرواتب إلكترونيًا بجانب كل ميزات الأنظمة السابقة. يُعتبر نظام إدارة رأس المال البشري نظامًا شاملًا يغطّي معظم عمليّات الموارد البشرية. كما يحوّل الوظائف الإدارية التقليدية إلى فرص مهمّة لتعزيز قيم العمل والإنتاجية والمشاركة، حيث يعتبر الموظّفين أصل مُهم من أصول الشركة التي تحتاج للاستثمار والدعم الدائم.ما هي الميزات الرئيسية لبرامج الموارد البشرية؟
قد يكون اختيار برنامج الموارد البشرية المناسب لاحتياجات شركتك أمرًا مُحيّرًا؛ لذلك يجب دراسة هذه الاحتياجات جيّدًأ قبل تحديد النظام. لكن عمومًا هذه هي الميزات التي توفّرها عادةً أنظمة الموارد البشرية الشاملة مثل بَيزات Bayzat:
إدارة بيانات الموظّفين
يجب أن يشتمل برنامج إدارة الموارد البشرية على نظام إلكتروني لإدارة المستندات يسمح لمسؤولي الموارد البشرية بتخزين ملفّات الموظّفين بشكل تلقائي وآمن، والوصول إلى المعلومات بسهولة للتحقق من صحّتها، وتحديث الوثائق أولًا بأوّل، وتجنّب المخالفات التي تحدث غالبًا لسوء التنظيم اليدوي لهذه المعلومات. نعتمد في بَيزات على أحدث تقنيات التخزين السّحابي في إدارة بيانات الموظّفين: لضمان حماية وأمن البيانات، وتسهيل الوصول إليها. بالإضافة لتقنية التعرّف على النصوص - OCR التي تحوّل صور المستندات إلى نصوص رقمية دون إدخال يدوي، فضلًا عن خدمة تتبّع أحوال الملفّات والوثائق التي تُظهر مُدد صلاحيتها، ومواعيد الانتهاء، وتُرسل تنبيهات عند اقتراب مواعيد التجديد لتجنّب أي غرامات.إدارة الإجازات
يمكّن نظام الإجازات مديري الموارد البشرية من إدارة طلبات إدارة الإجازات واعتمادها، وعرض تاريخ الطلبات أو مُلاحظة أي تعارض في الإجازات بين الفريق. ويُتيح كذلك للموظفين الاطلاع على رصيد إجازاتهم، وطلب إجازة، ومتابعة حالتها إلكترونيًا بسهولة دون الحاجة للتقدّم بطلبات كتابية أو إيميلات وانتظار الرّد عليها. كما يقدّم تطبيق بَيزات تزامنًا مُميّزًا لـ نظام إدارة الإجازات مع جدول الحضور والمُناوبات من أجل مُتابعة دقيقة وخالية من الأخطاء لحضور وأداء الموظّفين.تتبّع الحضور والانصراف
هي ميزة تسمح بمتابعة التزام الموظّفين بساعات عملهم المحدّدة خلال اليوم والشهر، حيث يُمكن للموظّف تسجيل الحضور من خلال نظام الحضور والانصراف بتطبيق بيزات - أو أجهزة البصمة المُرتبطة به - أثناء تواجدهم في النطاق الجغرافي لمنشأة العمل، وتسجيل الانصراف بنفس الطريقة عند المُغادرة. تربط منصّة ميزات معلومات الحضور والانصراف مع جدول المُناوبات والإجازات ليتمكن مديرو الموارد البشرية من عرض كافة البيانات في مكانٍ واحد، وترتبط كذلك مع كُشوفات الرواتب وتحدّثها آليًا دون إدخال يدوي. كما تدعم المنصّة سياسات الحضور المرنة الخاصة بالعمل الهجين بتطبيق بيزات - أو أجهزة البصمة المُرتبطة به - أثناء تواجدهم في النطاق الجغرافي لمنشأة العمل، وتسجيل الانصراف بنفس الطريقة عند المُغادرة. تربط منصّة ميزات معلومات الحضور والانصراف مع جدول المُناوبات والإجازات ليتمكن مديرو الموارد البشرية من عرض كافة البيانات في مكانٍ واحد، وترتبط كذلك مع كُشوفات الرواتب وتحدّثها آليًا دون إدخال يدوي. كما تدعم المنصّة سياسات الحضور المرنة الخاصة وذلك لتسجيل ساعات عمل الموظّفين حال التزامهم بالعمل خارج المنشأة - حسب الجدول.جدولة مُناوبات الموظّفين
خاصية تُتيح خاصية إعداد جدول بمواعيد وأماكن عمل كل موظّف خلال الشّهر، وربطه تلقائيًا بنظام الحضور والانصراف لمتابعة حركة الموظّفين والتزامهم بساعات العمل المحدّّدة. وتتميز خاصية جدولة مناوبات العمل على منصّة بيزات بإمكانية تخصيص أنواع المناوبات لكل موظّف على حدى - حسب الموقع، أو نوع الدوام، أو الوظيفة المطلوبة - مع إمكانية تعديلها أو التبديل بينها عند الحاجة.إدارة المهام
هي خاصيّة مهمّة لتنظيم سير العمل، وتقسيم الأدوار، وتتبّع إنتاجية الموظّفين، وضمان عمل جميع الموظّفين في اتّجاهٍ واحد، وبالمعايير المطلوبة. يستطيع مدير الموارد البشرية - من خلال خاصيّة جدول مهام الموظّفين على منصّة بيزات - مُتابعة مهام الموظّف اليومية، مع إمكانية حذف، أو إضافة، أو تعديل المهام، وتحديد الوقت المُناسب لإنجازها، بالإضافة لمراقبة مواعيد عمل الموظّفين، وتحديد ما إذا كان هناك قصور أو زيادة في ساعات العمل التي احتاجها الموظّف لأداء مهامه، والنّظر في ذلك بما يُفيد كلًا من الموظّف والشركة.مُتابعة وتقييم أداء الموظّفين
يوفّر نظام الموارد البشرية مجموعة أدوات متكاملة لمُتابعة وتقييم أداء كل موظّف من خلال تحديد أهداف مهنيّة واضحة، ومُتابعة تقدّمه خلالها. ويُمكن كذلك للموظّف تحديث أهدافه على النظام بما أنجزه من تقدّم. يُساعد نظام بَيزات لمُتابعة وتقييم الأداء على الاحتفاظ بملاحظات كل موظّف على حِدى، والحصول على تقارير تُفيد في تطويره وتعزيز مُستواه المهني في المهام التي تشكّل تحدّيًا له، كما تُتيح للمدير المُباشر إمكانية جدولة اجتماعات مع أعضاء فريقه لمناقشة الأداء واقتراح حلولٍ للتطوير.طلب خطابات العمل
تختصر ميزة طلب الخطابات وقت مسئولي الموارد البشرية والموظّفين على السّواء، حيث يُمكن للموظّف إرسال طلب بالخطاب أو الشهادة التي يحتاج استخراجها من خلال نظام خطابات العمل ومُتابعة اعتمادها، واستلام نسخة جاهزة للطباعة مباشرةً دون التقدّم بأي طلبات كتابية أو زيارة قسم الموارد البشرية. ويتضمّن هذا النظام نماذج جاهزة لكل أنواع خطابات العمل - لتجنّب الأخطاء الكتابية، مع إمكانية تعديل اسم وبيانات الموظّف آليًا بالنموذج - وفقًا لقاعدة البيانات.مسيّر الرواتب
هو نظام إلكتروني لدفع رواتب الموظّفين إلكترونيًا - بضغطة زِر - دون القيام بأية حسابات أو مُراجعات يدوية لجداول الحضور والإنصراف، والخصومات، والبدلات، والتأمينات. يوفّر مُسير الرواتب أتمتة كاملة لعملية احتساب راتب الموظّف الإجمالي بالتوافق مع لوائح نظام العمل السّعودي - فيما يخص الإجازات، ومبالغ التأمينات، واحتساب مكافأة نهاية الخدمة، وبالتنسيق مع الجهات ذات الصّلة - كالبنوك، والأنظمة المحليّة، و مؤسسة التأمينات الاجتماعية ، مُتفاديًا عبء ومسؤولية مُعالجتهم يدويًا، والتأخير، أو المُخالفات التي يمكن أن تنُتج عن ذلك. نظام بَيزات مُخصّص للمنشآت السّعودية، ويتآلف مع أحكام مؤسّساتها القانونية، ويُساهم في تسيير رواتب أكثر من ثمانين ألف موظّف سعودي.إدارة المصروفات والبدلات
هي خاصيّة تفيد في مُتابعة مصروفات، وتعويضات، وبدلات الموظّفين في كل أقسام المنشأة آليًا - دون الحاجة للمراسلات الورقية المُربكة، وبتكامل تام مع مُسيّر الرواتب لاحتساب الراتب الإجمالي، مع الاحتفاظ بكل المعلومات في مكانٍ واحد ليسهل مُراجعتها في نهاية كل شهر. كما يُتيح نظام إدارة المصروفات والبدلات على منصة بَيزات إمكانية تخصيص هذه البدلات، وعرض مصروفات العمل، وتحديد كافّة التفاصيل من حيث عدد المسؤولين أو المدراء المُباشرين المُتحكّمين فيها، بالإضافة لتقنية OCR التي تستطيع قراءة بيانات الإيصالات من خلال الصُور المُرفقة وتضمينها في تقاير المصروفات - دون الحاجة لإدخال أي من هذه المعلومات يدويًأ.إدارة مزايا الموظّفين
ميزة تسمح بالإشراف على مزايا الموظّفين المهمّة لتحقيق تجربة عمل استثنائية، وتعزيز مستوى الإنتاجية، والاحتفاظ بالموظّفين الأكفّاء وبولائهم الوظيفي، وخفض معدّلات الاستقالة. توفّر منصّة بيزات ميزة إدارة مزايا الموظّفين من خلال التطبيق الذي يُتيح مُتابعة وتنظيم المنافع، وإنشاء مسابقات وتحدّيات رياضية وصحيّة بين الموظّفين بشكل دوري، والاستفادة كذلك بمجموعة من الخصومات الحصرية - بالتعاون مع أكبر المتاجر والعلامات التجارية.الخدمة الذاتية للموظّف
خاصية تُمكن الموظّفين من القيام ببعض وظائف الموارد البشرية بأنفسهم - مع إشراف المسؤولين - دون الحاجة للرجوع إلى القسم في كل صغيرة وكبيرة، وذلك عن طريق تطبيق بَيزات، حيث يُتيح لهم إدارة سجلّاتهم، ومتابعة مواعيد دوامهم، وتسجيل مواعيد الحضور والمغادرة من العمل، واستعراض كشوف الرواتب، وطلب الإجازات، وغيرها من الخصائص - بأريحية تامّة من خلال الجوّال. تُسهّل الخدمة الذاتية للموظّف وصوله إلى مجموعة كبيرة من بياناته وبيانات الشركة؛ ما يختصر وقته، ويساعد في منحه تجربة عمل استثنائية.إعداد التقارير والتحليلات
يتميّز برنامج إدارة الموارد البشرية بقدرته على تنظيم ومُقاربة البيانات المُدخلة إليه، وتقديم تقارير مُفصّلة واستنباطات تُساعد الشركة على فهم سُلوك مُعيّن، أو تُرشّح لهم حلولًا ذات صلة لمُشكلةٍ ما - بُناءً على تلك البيانات. طوّرت هذه الميزة من آليات التعامل مع المشكلات، بل واستطاعت حتى تقديم تنبّؤات بشأن مدى احتمالية نجاح إجراء أو استراتيجية معيّنة في المُستقبل، وصار يٌعتمد عليها عند وضع الخطط الاستراتيجية لإدارة الموظّفين والشركة.إدارة الأصول
تساعد الميزة على الاحتفاظ بمعلومات عن أصول الشركة في نظام واحد لتسهيل وصول الموظّين إليها مع إمكانية مراقبة الأداء، وإعادة تعيين أدوار الموظّفين، والاعتناء بالموظفين الجدُد، وخلافه.ما الفرق بين النظام المتكامل والنظام المُنفصل لإدارة الموارد البشرية؟
يوفّر النّظام المُتكامل -
كبَيزات
- أتمتة شاملة لعمليات الموارد البشرية للتحكّم فيها وإدارتها من مكانٍ واحد وهو تطبيق بَيزات، وهو مُناسب لكل المنشآت السعودية - الكبيرة على وجه الخصوص، حيث يخلّص المسؤولين من الحسابات وإدخال البيانات اليدوي، ويمنع الأخطاء الواردة، ويمنح الموظّفين تجربة عمل سلسة ومُريحة. بينما يتخصص النظام المُنفصل في توفير ميزة واحدة فقط من مزايا نظام الموارد البشرية مثل منصّة أون باي
Onpay
التي تختص بتسيير الرواتب، أو منصّة
leavedates
التي تُعنى بإدارة إجازات الموظّفين، وغيرها.
ما هي صفات برنامج الموارد البشرية الذي تبحث عنه؟
يمثّل تطبيق نظام جديد للموارد البشريّة تحديًا لبعض الشّركات في البداية، لما يتضمّنه من تغييرات في بعض آليات سير العمل، وضرورة تدريب الموظّفين على استخدام النظام الجديد، وخلافه. لذلك هناك عددًا من النقاط التي يجب مُراعتها عند اختيار النّظام الجديد لتسهيل المرحلة الانتقالية، والنجاح في تطبيقه مثل:
- تكامل النّظام مع الأنظمة الحالية: إذا كانت شركتك تستخدم بالفعل بعض الأنظمة المنفصلة - التي لا تُريد الاستغناء عنها أو استبدالها - فإنك تحتاج إلى النظام الذي ينجح بالعمل معها دون تعارض.
- سهولة الإعداد: لاختصار الوقت اللازم لبدء العمل بالنظام ولتسهيل مهمّة تدريب الموظّفين عليه.
- توافق النّظام مع لوائح نظام العمل بالبلد: لضمان الامتثال، وتجنب التعطيل، وأية مُخالفات أو غرامات قد تقع بسبب تعارض أحكام وقوانين العمل. على سبيل المثال يتوافق نظام بَيزات مع لوائح وأحكام نظام العمل بالمملكة العربية السعودية.
- ميزة استثمارية: وهي دراسة ميزانية تطبيق نظام الموارد البشرية بعناية، والتأكّد من أن مزايا هذا البرنامج تحديدًا هي ما تتطلّع لتطبيقه في شركتك، وأن تطبيقها سيعود بالنّفع المادّي على الشركة من كل النّواحي.