إدارة الموارد البشرية: خطط لشركة بعيدة الأفق

تُعد إدارة الموارد البشرية الفعّالة مجالًا حيويًا للتخطيط الاستراتيجي، ومُفتاحًا رئيسيًا لتطوير أداء الشركات، حيث يُساعد استكشاف مبادئ التطوير التنظيمي، وتحفيز الموظّفين، وإدارة مواهب الشركة، وعلاقات وبيئة العمل على فهم عالم الموارد البشرية الكبير، والغاية البعيدة وراءه، وسبب الاهتمام الزائد بالمجال حديثًا، والإيمان بقدرته على تحقيق نقلات فريدة في سوق العمل اليوم. أعددنا لك دليلًا شاملًا للتعرّف على إدارة الموارد البشرية، وأحدث أساليبها للتغلب على تحديّات العمل، وبناء شركة فريدة من نوعها تحقق أهدافها تحت أي ظرف من الظروف.

الموارد البشرية هي مُصطلح يُقصد به جميع العاملين بالشركة من موظّفين، وعمّال، ومديرين تنفيذيين، ورؤساء أقسام، وتعتبر أهم أصول الشركة على الإطلاق. ويصف مُصطلح إدارة الموارد البشرية عمليات تنظيم الإجراءات، والمهام، والأنشطة، وسياسات وأدوار العمل بالشكل الذي يسمح بتحقيق أقصى استفادة من القوى العاملة بالشركة. وتتضمن عمليّات الموارد البشرية مهامًا كالتوظيف، والتدريب، وإدارة التعويضات، وإدارة المواهب، والتخطيط ووضع سياسات التطوير، وخلافه.

تنقسم أهداف إدارة الموارد البشرية إلى ثلاثة محاور:

الأهداف الوظيفية للموارد البشرية

هي إمداد المنشأة باحتياجاتها من القوى العاملة من حيث العدد والنوع. فإحدى أهم عمليات الموارد البشرية هي إدارة عملية التوظيف عن طريق التعرّف على الثغرات المحتملة والوظائف المُمكنة، وخلق فرص العمل الجديدة، واستقطاب الكفاءات العمّالية لسد هذه الثغرات بالضبط دون إسراف في الموارد، أو توظيف أحدٍ في غير اختصاصه.

الأهداف التنظيمية للموارد البشرية

هي ما يريد أن يضمن به قسم الموارد البشرية سلاسة وسير الأعمال بالمنشأة: بالمُساهمة في وضع الهياكل التنظيمية والإدارية لكل الأقسام، وتوثيق أوراق وبيانات الموظّفين مع ضمان الوصول السهل والمريح لهذه البيانات، ووضع استراتيجيات لصرف الرواتب والمستحقات، والتعويضات، والمكافآت، وتقييم الأداء، وإدارة الإجازات المختلفة، وإتاحة الموارد المطلوبة لتدريب المديرين والموظّفين وتطويرهم، وتعريف جميع الموظّفين بحقوقهم، وواجباتهم، وأهداف المنشأة، والأوضاع القانونية السليمة المتعلقة بهم، وتسهيل التواصل معهم بشأن أي مسألة أو مشكلة أو استفسار.

الأهداف الإنسانية والاجتماعية للموارد البشرية

تُعتبر من صميم أهداف الموارد البشرية، ويتم من خلالها تقييم جودة قسم الموارد بالمنشأة. وتُعنى الإدارة هنا بتنفيذ عدد من المبادئ والمفاهيم المهمة مثل تحقيق العدالة، وتكافؤ الفُرص في الأجور والترقّيات والحصول على التدريبات. بالإضافة لخلق التعاون المُثمر بين جميع الموظفين، وابتكار الأنشطة التحفيزية لهم وتنمية علاقاتهم بالعمل. ويكون هدفها هو رعاية الموظّفين، ودعمهم لتحقيق ذواتهم، واكتساب القيم والمهارات الأساسية في بيئة العمل، ومواصلة أنشطة حياتهم الاجتماعية والثقافية والعلمية.

ازدادت أهمية إدارة شؤون الموظّفين بشكل ملحوظ خلال العشرين عام الأخيرة، فلم تعُد تعنى بالمهام التنظيمية الرئيسية والروتينية فقط، وإنما أصبحت إدارة الموارد البشرية أداة استراتيجية مهمة، وجزء أساسي من عمليّات الشركة ككل. يساهم فريق الموارد البشرية بشكل مباشر الآن في تحقيق الشركة لأهدافها، من خلال الإدارة الفعالة لأداء الموظّفين، ومُتابعتهم، وتقييمهم باستمرار، والاستثمار في بناء ثقافة الشركة، وبيئة العمل - من خلال تنفيذ سياسات فردية، أو حتى بإجراء تغييرات جذرية مدروسة في أدوار الوظائف، أو في طبيعة العمل بالمنشأة. وانتقلت بذلك من كونها وظيفة بدائية تُعنى بهدف محدود إلى مُحرّك رئيسي لكل موارد الشركة - خصوصًا في ظل اتباع سياسات العمل الهجين والعمل عن بُعد. تلعب الموارد البشرية دورًا كبيرًا فيما يتعلق بكيفية تحقيق أقصى استفادة من جهود الموظّفين، وإرساء فيم ومبادئ الشركة، وتشجيعهم في بيئة العمل، والحفاظ على موارد الشركة من الهدر وسوء الاستثمار.

يعمل قسم الموارد البشرية بالمؤسسة على تحقيق أهدافها العامّة من خلال عدد من الوظائف المتخصصة وهي:

إدارة الموارد البشرية

تشارك إدارة الموارد البشرية في وضع الهيكل التنظيمي للمؤسسة: بتحديد رؤساء كل قسم أو عمل، وتقسيم الأدوار، وتعريف كل عامل بدوره المُحدّد، وتوزيع الصلاحيات على هذا الأساس، وحماية هذه الصلاحيات. كما تنظم الإدارة سير العمل بالمنشأة، وتقرّر أسلوب العمل سواءً ما كان العمل بدوام جزئي، أو كامل، أو عن بُعد، أو العمل بشكل هجين. وتُعنى كذلك برسم سياسات شكل العمل، وتنفيذها، ومراجعتها، والتأكد من فاعليتها، وتوثيقها بالعقود بالشكل المتفق عليه.

إدارة التعيين والتوظيف

تضمن إدارة الموارد البشرية جودة عملية التوظيف من خلال التدقيق في احتياجات المؤسسة من العاملين، وتفاصيل الوظائف الشاغرة، ومقارنتها مع خبرة وكفاءة الموظفين المحتملين - لتفادي التوظيف السيء أو غير الفعّال الذي يؤثر بالسلب على الشركة ويعرّضها لخسائر ماديّة كبيرة. كما تُتابع الإدارة الموظفين الجُدد، وتوجهّهم داخل العمل، وتقيّم أداءهم بعد التعيين. فإدارة عمليات التوظيف الجيّدة لا تقتصر فقط على جلب الأشخاص المناسبين لأمكانهم، وإنما بإعدادهم في الأسابيع الأولى - التي غالبًا ما تكون مؤشرًا هامًّا لقابلية تكيّفهم واندماجهم مع أهداف الشركة، والنجاحات التي يمكن توقّعها منهم.

وضع استراتيجيات التدريب والتطوير لتحسين الأداء

للموارد البشرية دور مهم جدًا في اكتشاف ثغرات المعرفة والمهارة لدى الموظّفين - التي تؤثّر على مستوى أدائهم، ومُعالجتها عن طريق: إعطاء التدريبات المُباشرة للموظفين في المواضيع المتعلقة بهم، وتكليفهم ببرامج تدريب أخرى خارجية في المهارات المهمة الواقعة خارج نطاق قدراتهم ومعرفتهم. كما تنظّم الإدارة جدول أعمال الموظفين بما يسمح لهم بحضور هذه التدريبات، وتقيّم أداءهم خلالها، ودرجة استفادتهم منها بشكل متواصل: لضمان حصول كل عامل على عوامل نجاحه في مهمته. هذا الدور مهم طبعًا بشكل استثنائي للمديرين التنفيذيين، ورؤساء الأقسام المنوط بهم القدرة على تحليل الأداء، والتواصل الفعّال، وإدارة تعويضات العمال وترقيّاتهم، وغيرها من المهام التي تعنى بالمديرين بشكل محدد.

ترسيخ علاقات العمل والمشاركة وتقدير العمال

المشاركة الفعالة والتواصل، وشعور الموظّف بالتقدير، وبكونه جزء من فريق: جميعها أهداف رئيسية لإدارة الموارد البشرية، ومن عوامل نجاح المنشأة. لذلك تحرص الإدارة على وضع هذه الأهداف في الحسبان: بتسليط الضوء على الموظفين الأكثر إنجازًا، وتقديرهم المادّي والمعنوي، وعقد الأنشطة الاجتماعية لتدعيم العلاقات وبناء روح التواصل بين أفراد المنشأة. هذه الأمور تؤثر بالإيجاب - بالمدى الطويل - على ثقافة العمل، وتصبح من المسلّمات، كما أنها تسهل من عملية اندماج وتأقلم العمال الجُدد.

إدارة المزايا والمكافآت

تلعب المكافآت والحوافز دورًا كبيرًا في تشجيع السلوكيات الإيجابية وتدعيم قيم العمل بالمنشأة، بينما تحفّز المزايا الموظفين، وتزيد من فرص الإبقاء عليهم، كما تجذب عمّالًا محتملين أكفّاء. والإبقاء على الموظفين الحاليين هو دور مهم من أدوار الموارد البشرية، فزيادة معدّل الاستقالة يكلّف المنشأة حوالي 33% من راتب العامل المُستقيل. فضلًا عن ضياع الوقت، وتعطّل سير الأعمال. تساعد استراتيجيات المزايا والمكافآت الجيدة على تخفيض هذا المعدّل. كذلك هي وسيلة ممتازة لجذب الموظفين المحتملين غير الراتب، خصوصًا في أوقات التضخّم التي نعيشها. قد لا يكون متوسط معدّل الرواتب في شركتك أعلى ما في السوق، ولكنك تعرض حزمة من المزايا تجذب اهتمام أي موظّف!

الصحة والسلامة المهنية

من اختصاصات عمل الموارد البشرية كذلك أن تضمن صحة وسلامة العمل من خلال بعض النقاط الواردة في دليل القيادة للإدارة السليمة والصحيّة الصادر عن إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) وهي:

• جعل سلامة الموظّف هدف محوري من أهداف المنشأة.
• إزالة المخاطر تمامًا، والاستثمار الدائم في حماية الموظفين، وفي برامج الحفاظ على الصحة.
• توفير كل المصادر المتاحة لتعريف الموظّفين ببرامج الصحة والسلامة ومراجعة امتثال الجميع بها.
• إتاحة وسائل التواصل مع الموظفين مع الإدارة بشأن مخاطر العمل.

يُعنى مديرو الموارد البشرية بتخطيط وتنفيذ استراتيجيات عمليات الموارد البشرية على المدى البعيد والقريب، وبناء ثقافة الشركة الشركة، وسياسات العمل بها، والتأكّد من فاعلية هذه السياسات واتساقها مع لوائح نظام العمل. ومن أهم المهام التي يتولونها ما يلي:

• إدارة استراتيجيات التوظيف الجديدة.
• الإشراف على منافع الموظّفين.
• التخطيط لبناء بيئة العمل المُناسبة.
• تحديد هوية للشركة، وترسيخ قيمها بين الموظّفين.
• التخطيط لتطوير أداء الموظّفين.
• تحليل الأداء.
• عقد التدريبات.
• التقييم، وكتابة تقارير المُراجعة السنوية.
• اتّخاذ القرارات الحاسمة بشأن الموظّفين - الترقية/ أو تسريح الموظّفين..إلى آخره.

جمّعنا في هذه الفقرة 10 خطوات عملية - غير مُرتّبة - لبناء قسم الموارد البشرية بالشركة بشكلٍ ناجح. سواءً ما كانت الشركة في بداية عملها، أو تبحث عن خطط للتطوير وتحسين الأداء، فينبغي مُراعاة العوامل التالية بشكل دقيق.

وضع خطة استراتيجية توظيف واسعة المجال

وتتمضن دراسة جميع جوانب احتياجات الشركة للموظّفين الجُدد، والمناصب المُراد شغلها، وطريقة عمل ذلك. بالإضافة لبحث إمكانية نقل موظّفين داخل الشركة لأقسام مُختلفة، أو إضافة أدوار معيّنة لهم، أو تقرير الاستغناء عنهم أو عن الأدوار الوظيفية نفسها - وفقًا للخطة.

إعداد ميزانية للموارد البشريّة

بعد دراسة موارد الشركة واحتياجتها، ينبغي أن تتضمن خطّة الموارد البشرية ميزانية مُحدّدة تُغطّي تكاليف بناء القسم التي تشمل: توظيف فريق للموارد البشرية، والحلول البرمجية أو التقنية التي سيُعتمد عليها في أداء العمليات، وأية أنشطة تتعلّق بناء ثقافة وبيئة العمل قد تتضمنها الخطة.

بناء نظام لإدارة كشوف المرتُبات والتعويضات

ويبدأ بتحديد نطاقات أسعار مرتبات الموظّفين بكل أنواع ومستويات التوظيف بالشركة، وتحديد طريقة ومواعيد استلامهم للرواتب، لأنها من أهم المعلومات التي يحتاج المرشّح لمعرفتها عند تقدّمه للوظيفة.

كتابة الأدوار الوظيفية للمناصب الشاغرة

تُعتبر من أهم طرق جذب المرشّحين للوظائف، وتتضمن كتابة وصفًا تعريفيًا للمسمّى الوظيفي، وطبيعة المهام والمسؤوليات الواقعة على الموظّف المنوط به شغل هذا المنصب - بطريقة واقعية وجذّابة في نفس الوقت. وهناك أمثلة على هذه الأوصاف في مواقع التوظيف المشهورة مثل: لينكد إن، و جلاس دور، وغيرهما.

وضع خطة واضحة لإدارة مزايا الموظّفين

تُعد مزايا الموظّفين عاملًا محوريًا في جذب المرشّحين الأكفّاء والإبقاء عليهم. يحتاج قسم الموارد البشرية إلى تحديد كافة المزايا التي سيعرضها على الموظّفين؛ ليُشعرهم بالرضا عن قرار انضمامهم للشركة، ولتعزيز شعورهم بالدعم والأمان الوظيفي في مناصبهم.

إنشاء دليل تعريفي للموظّف داخل الشركة

وهو طريقة رائعة لتعريف الموظّف بسياسات العمل، وقيم وأهداف الشركة، وقواعد الصحة والسلامة المهنية، والسلوكيات المرحّب بها والمرفوضة في بيئة العمل، وإجابات لكل الأسئلة التي قد يحتاج الموظّف الجديد للإجابة عليها - أو يرى قسم الموارد البشرية ضرورة لتضمينها الدليل، ومن الممكن أن يكون دليلًا ورقيًا أو رقميًا.

إرساء قواعد الصحة والسلامة المهنية

يقضي الموظّفون حوالي 8 ساعات يوميًا في مكان العمل، وبالتالي ينبغي أن يكون مكان العمل مؤهلًا وآمنًا من الأخطار الجسدية والنفسية - حفاظًا على صحة الموظّف، وحقوقه، ودعمًا لتركيزه ومستوى إنتاجيته. ويحدث ذلك عبر مجموعة من الإجراءات الوقائية - التي يمكن تضمينها في دليل الموظّف - وتتناول أساليب واضحة للتعامل مع الحالات الطارئة والحرجة، أو المُشاجرات الشخصية، أو الاعتداءات، أو أية مشاكل مُحتملة في بيئة العمل.

إدارة السجلّات الإدارية

يتعامل قسم الموارد البشرية مع الكثير من السجلّات الإدارية التي تشمل طلبات التوظيف، خُطط المزايا، والمستندات الضريبية، وكشوفات الرواتب والتعويضات، وغيرها. ولذلك من المهم إيجاد طريقة لجمع وتنظيم هذه الوثائق والسجلّات، وتسهيل الوصول لها عند الحاجة - حفاظًا على سير العمل، ولتجنب المُخالفات.

تعليق مُلصقات التوظيف الإجبارية

تُلزم قوانين بعض الدول منشآت العمل بها بوضع مُلصقات إرشادية حول مكاتب العمل بالبناية تنص على قوانين ومتطلبات العمل بالدولة. ويجب أن تكون هذه المُلصقات مرئية لكل من يدخل مكان العمل، وقد يلزم تغييرها بتغيّر القوانين واللوائح مع مرور الوقت.

إعداد نظام مراجعة وتقييم الأداء

يساعد نظام مراجعة وتقييم الأداء على تعزيز رضا الموظّفين ونجاحهم في بيئة العمل، وعلى الإبقاء على الموظّفين الأكفّاء ودعم متراجعي الأداء. أفادت بعض التقارير، أن تطبيق نظام دوري لمراجعة أداء الموظّفين يقلل من معدّل دورانهم بنسبة 14.9%.

هو نهج حديث لإدارة الموارد البشرية يعتمد على أخذ العوامل والظروف المحيطة، واعتبارات أصحاب العمل، وشركائهم، والعملاء، والمُستثمرين، وأهداف الشركة طويلة المدى في الاعتبار الأول عند التخطيط لإدارة الموارد البشرية، بشكل مركّز يخدم هذه الأهداف أولًا في كل قرار تقريبًا. على سبيل المثال، إذا كانت الخطّة الخمسية للشركة هو تنمية قطاع التصنيع بها؛ فقد تتضمن خطة إدارة الموارد البشرية الاستراتيجية تعيين 10 موظفين في قطاع التصنيع كل عام لتحقيق هذه الهدف. وهكذا يساعد هذا الأسلوب الشركة على توفير الوقت والتكاليف المُهدرة بلا داعٍ على عمليات التوظيف - أو أي أنشطة أخرى، كما يؤدي إلى نتائج أكثر إيجابية للشركة ككل - وفقًا ل Momtazian

أظهرت برامج الموارد البشرية تطوّرًا ملحوظًا في أداء الإدارات التي تعتمد عليها في زيادة معدّلات الانتاجية والكفاءة، وحسن التنظيم وقلّة الأخطاء الواردة، وتوفير الوقت والجهد. فضلًا عن دقة تحليل البيانات، وحمايتها، والوصول السهل والسريع لها، والاعتماد على أساليب ذكية وآلية في حل المشكلات. ساهم التحوّل الذكي وأتمتة عمليات الموارد البشرية إلى قفزة فريدة من نوعها في العامين الماضيين. الأمر الذي وجّه 74% من الشركات للإنفاق على برامج الموارد البشرية ، وإلى تزايد الطلب العالمي على برامج الموارد البشرية بحجم 10 مليار دولار في 2022. في بيزات : نوفّر مجموعة من الأدوات المميزة لإدارة وأتمتة عمليات الموارد البشرية بالسعودية، وإدارة وتحليل بيانات العمّال: في باقات مميزة لعملائنا من مديري واحترافي الموارد البشرية.

هو برنامج ينفّذ مجموعة من عمليات إدارة الموراد البشرية آليًا باستخدام أدوات معيّنة تزيد من كفاءة هذه العمليات، وتسهّلها. يستغني برنامج إدارة الموارد البشرية عن التنظيم اليدوي لبيانات الموظّفين، ويُنجز الكثير من المهام الروتينية التي تُثقل كاهل مسئولي الموارد البشرية؛ مما يُعطيهم الفرصة للتركيز على مهام أكثر استراتيجية للشركة. كما تساعد أتمتة عمليات الموارد البشرية في التغلّب على مشاكل سوء التنظيم، والانضباط، وتعزّز اتخاذ القرارات الصحيحة المبنية على تحليلات دقيقة وواضحة: ترفع من كفاءة إدارة المواهب وتدريب الموظّفين وتطويرهم.

أنظمة إدارة الموارد البشرية هي واقع ومُستقبل صناعة الموارد البشرية، ولا تُعتبر استبدالًا لقيمة وقدُرات الخبراء بالتقنيات الحديثة، وإنما هي محاولة لتوفير وقتهم وجُهدهم للتركيز على مهمّات أكثر استراتيجية للشركة؛ لذلك إذا كنت تفكّر في الاعتماد على برنامج لإدارة موارد البشرية: فالوقت المُناسب هو الآن، وبَيزات هي خيارَك الأمثل والأشمل للدخول إلى عالم الأتمتة بثقة واطمئنان.