بعد أن كان كل ما يعرفه المرشح الجديد عن المنشأة مجرد لمحة سريعة، الآن فتحت له الأبواب على مصراعيها، لكي ينضم إلى فريق العمل، فكيف تساعده المنشأة على فهم وظيفته الجديدة ومتطلباتها لكي يندمج بسلاسة مع باقي الموظفين؟ نناقش فيما يلي أهم الأنشطة في خطة تهيئة الموظفين الجدد Onboarding والخطوات المهمة من أول يوم عمل وما قبله.

أهم الأنشطة في مرحلة الترحيب بالموظفين 

مبدئيا، توجد مجموعة من الأنشطة المهمة في مرحلة الترحيب بالموظفين تتكرر من منشأة لأخرى، نورد فيما يلي قائمة بأكثر هذه الأنشطة شيوعًا:

• تقديم عرض العمل.
• التفاوض على الراتب.
• الإطلاع على السياسات، وثقافة المنشأة ودليل الموظف.
• التدريب المهني.
• جولة في الأروقة.
• تقديم الموظف إلى الإدارة.
• تقديم الموظف إلى فريق العمل.

قائمة بالخطوات المهمة قبل البدء باليوم الأول من تهيئة الموظفين الجدد Onboarding

في هذه المرحلة المهمة التي تبدأ من لحظة قبول المرشح كموظف جديد وبين أول يوم عمل له، توجد جوانب كثيرة من العمل يطلع عليها الموظف لأول مرة وانطباعات أولى يكونها حول كيفية إنجاز العمل وتعامل الناس سويًا. فيما يلي الخطوات المهمة التي ينبغي اتخاذها في هذه الفترة المبكرة:

1. قدّم الموظف إلى فريق العمل

أرسل بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا لكل من زملاء الموظف الجديد في القسم والموظف نفسه لتعريفهم بزميلهم المستقبلي، عرفهم بالعمل الذي سيقوم به والخبرة والمهارة التي يمتلكها، ومن ناحية أخرى شجع زملاء الموظف الجديد على الترحيب به وإبداء حماسهم لانضمامه، سواء بالرد على البريد الإلكتروني الترحيبي وتقديم أنفسهم أيضًا أو من خلال التواصل معه على لينكد إن.

2. وفّر احتياجات الموظف المتوقعة في الفترة الأولى

اعصف ذهنك لتذكر كل ما يحتاجه الموظف الجديد في المنشأة في الفترة الأولى له من استلام العمل، واستعد جيدًا للتأكد من أن كل احتياجاته متوفرة لمدة ثلاثة أشهر مقدمًا، قد تتوزع هذه الاحتياجات على أقسام مختلفة، مثلًا:

• قسم الموارد البشرية: تأكد من أن إدارة الموارد البشرية انتهت من إجراء فحص المعلومات الأساسية، وشرحت للموظف المزايا الوظيفية التي تقدمها المنشأة وسياساتها إضافة إلى تسليمه بيانات الدخول لحسابه في نظام الموارد البشرية. 
• قسم المرافق: إن دعت الحاجة، تأكد من استلام الموظف بطاقة الدخول الخاصة به وأن المكتب المخصص له متوفر ومكتمل الأدوات.
• قسم تكنولوجيا المعلومات: قد يحتاج الموظف إلى برامج مكتبية في عمله، لذلك ينبغي أن تكون هذه البرامج مثبتة على الحاسوب والتدريب الخاص به حُدد له موعد، وإذا كان الموظف يعمل عن بعد تأكد من استلامه أي معدات تقدمها له المنشأة وأنه يستطيع إثبات حضوره من المنزل في نظام الحضور والانصراف. 

3. أجب عن أسئلته المبكرة

ستطرح أسئلة كثيرة نفسها في عقل الموظف الجديد حول كيفية سير العمل في أيامه الأولى، لذلك تأكد من الإجابة عن كل هذه الأسئلة بتفاصيلها البسيطة، على سبيل المثال:

• مكان ركن السيارة.
• الأشياء التي ينبغي عليه إحضارها إلى المكتب.
• قواعد الزي الخاصة بالمنشأة.
• وقت تناول الغداء.
• نظام يوم العمل.

يوصَى بتخصيص زميل عمل للموظف الجديد بحيث يكون مسئولًا عن متابعته في الفترة الأولى لاستلامه العمل، وتشمل مسئولياته التواصل مع الموظف الجديد، والإجابة عن أي أسئلة يستفسر عنها، ومشاركته المعلومات التي من المفيد أن يعرفها وتشجيعه على طرح كل ما يدور بذهنه من أسئلة وشكوك. تخصيص هذا الزميل المرشد من أفضل طرق دمج الموظف الجديد في العمل وطمأنته تجاه المسائل التي قد تثير قلقه.

4. عرّفه بهوية المنشأة

لن تكتمل عملية تهيئة الموظفين الجدد Onboarding قبل أول يوم عمل إلا بعد تعريفهم بهوية المنشأة من حيث رسالتها ورؤيتها وثقافتها، اشرح للموظف كيف تمتزج رسالة المنشأة وثقافتها مع سير العمل اليومي، وما الدور الذي سيساهم به كعضو جديد في تكوين هذه الهوية. 

تعد العروض التقديمية القصيرة التي لا تتعدى مدتها بضع دقائق طريقة فعالة في تعريف الموظفين الجدد بجوانب المنشأة المختلفة وإثارة حماستهم لبدء العمل، وتتضمن جولة في مكاتب المنشأة، ونبذة موجزة عن رؤساء الأقسام والمشرفين. اشرح في العرض التقديمي الأحداث التي تنظمها والأنشطة التي تشارك فيها وكيف أنها تمثل جزءًا من مسؤوليتها الاجتماعية، وانعكاسًا لثقافتها ومكونا في رسالتها.

أدوات وتطبيقات تفيدك في مرحلة ال Onboarding للموظفين الجدد

في ظل تكدس المهام والمعلومات التي ترافق مرحلة تهيئة الموظفين الجدد Onboarding، توجد مجموعة من القوائم والاستبيانات التي تساعدك في اجتياز هذه المرحلة بكفاءة، نقترح عليك منها هذه الأدوات الثلاثة:

أجندة الأسبوع الأول

تمثل هذه الأجندة خريطة لكيفية توجيه الموظف على المدى القصير إذ تشمل جدول أعمال تهيئة الموظفين الجدد Onboarding خلال الأسبوع الأول من العمل، وتتضمن ما يلي:

اليوم الأول

سيجتمع مسئول الموارد البشرية مع الموظف الجديد في بداية أول يوم عمل، لكي تُستكمل أوراقه ويتم إعداد المفاتيح وبطاقات الهوية ومراجعة تفاصيل المزايا، ثم تتضمن أعمال باقي اليوم ما يلي:

• تعريف الموظف بزملاء العمل وأخذ جولة في المنشأة.
• تعيين زميل مكلف بمساعدته في أول فترة.
• إلقاء نظرة سريعة على سياسة القسم ومهمته.

من اليوم الثاني إلى نهاية الأسبوع

يُعقد اجتماع توجيهي خلال الأسبوع الأول مع الموظفين الجدد يمتد على مدار ساعات اليوم ويتم احتسابه كساعات عمل مدفوعة الآجر، تُناقش فيه الموضوعات الآتية:

• الموارد البشرية: مقدمة عن المنشأة ورسالتها وثقافتها، ومراجعة الهيكل التنظيمي لها، ومراجعة دليل الموظف.
• الأمان: مراجعة سياسات السلامة، والصحة، والحرائق والإخلاء في حالات الطوارئ.
• السياسات الإدارية: مراجعة القواعد السلوكية، وسياسات استلام الراتب وطلبات التدريب، وإجراءات الأمن السيبراني، وتسجيلات الدخول، والهاتف والمعدات.
• نظرة عامة على القسم: يقدم ممثل إدارة كل قسم لمحة موجزة عن دور القسم والوظائف بداخله، ويجيب عن الأسئلة الشائعة ويستقبل أسئلة الموظفين ويجيب عليها.

قائمة توجيه الموظف الجديد

تجمع هذه القائمة كل المهام التي ينبغي إكمالها بحلول اليوم الثالث -كحد أقصى- من تاريخ استلام الموظف الجديد العمل، ومع إتمام كل بنودها تصبح عملية تهيئة الموظفين الجدد Onboarding قد اكتملت بنجاح. تتعلق تلك المهام بستة جوانب رئيسية كالتالي:

1- الترحيب:

• ☐ إلقاء نظرة عامة على الوظيفة.
• ☐ التعريف بثقافة المنشأة.
• ☐ مشاهدة فيديو تعريفي عن المنشأة.

2- أوراق الموظف الجديد

3- الراتب والمزايا:

• ☐ التأمين الصحي والاجتماعي.
• ☐ مكافأة التقاعد.
• ☐ البرامج التدريبية.
• ☐ إجراءات السداد.
• ☐ زيادات الراتب.
• ☐ العلاوات.
• ☐الاستقالة.
• ☐ الفصل.

4- الإجراءات الإدارية:

• ☐ إعداد المكتب أو مساحة العمل.
• ☐ إنشاء اسم المستخدم وكلمة السر للحاسوب.
• ☐ تخصيص عنوان البريد الإلكتروني.
• ☐ إصدار بطاقة الدخول.
• ☐ إصدار شارة الهوية.
• ☐ طباعة الكارت الشخصي.
• ☐ تخصيص هاتف.
• ☐ تخصيص غرفة الاجتماعات.

5- الموافقة على السياسات:

• ☐مناهضة التمييز والتحرش.
• ☐ الإجازات.
• ☐ ساعات العمل الإضافي.
• ☐ الزي.
• ☐ الانضباط التدريجي.
• ☐ الأمان.
• ☐ السلامة.
• ☐ السرية.
• ☐ إجراءات الطوارئ.
• ☐ استخدام الإنترنت والبريد الإلكتروني.
• ☐ الإبلاغ عن الحوادث.

5- الجولات:

• ☐ الأقسام والموظفين.
• ☐ غرفة الاستراحة.
• ☐ الطابعات، وآلات التصوير والفاكس.
• ☐ الجراج.
• ☐ المعدات المكتبية.
• ☐ ركن القهوة والمشروبات.
• ☐ مخرج الطوارئ.
• ☐ لوحة الإعلانات.

استبيان تجربة إعداد الموظفين

يهدف هذا الاستبيان إلى تحسين إجراءات التعيينات الجديدة مستقبلًا، لذلك فهو يجمع آراء الموظف بشأن كل تفصيلة مر بها أثناء عملية تهيئة الموظفين الجدد Onboarding. يمكن استخدام ميزة استبيان الموظفين من بيزات لتصميم أسئلة الاستبيان وإرساله وجمع النتائج، وينقسم الاستبيان إلى ثلاثة أنواع من الأسئلة:

أ- أسئلة التقييم

يختار الموظف الإجابة على مقياس من 1 إلى خمسة، حيث يعني اختيار 5 الموافقة بشدة واختيار 1 عدم الموافقة بشدة، وتشمل أسئلة من قبيل:

• حصلتُ على معلومات واضحة عن الاجتماع التوجيهي للموارد البشرية في اليوم الأول (وقت الاجتماع- مكانه-…).
• قُدمت لي معلومات التوجيه بطريقة سهلة الفهم.
• حصلت على إجابات عن كل أسئلتي. 
• استغرق الاجتماع التوجيهي وقتًا كافيًا.
• عرفت معلومات كافية عن المزايا الوظيفية.
• اطلعت بشكل كاف على سياسات المنشأة.
• كان موظفو الموارد البشرية مهذبين ومحترفين.

ب- أسئلة نعم أو لا

يجيب الموظف بنعم أو لا على كل سؤال مع إتاحة الفرصة له للتعليق بجوار الإجابة عند الحاجة، تشمل هذه الأسئلة:

• هل حصلت على توجيهات من المدير؟
• هل حضر مديرك في أول يوم عمل؟
• هل حصلت على جولة في المنشأة؟
• هل قُدّمت إلى زملاء العمل؟
• هل كان المكتب معدًا وجاهزًا لاستقبالك؟
• هل تعلمت كيفية تشغيل نظام الهاتف والبريد الإلكتروني؟
• هل تعلمت كيفية طلب مساعدة موظفي تكنولوجيا المعلومات؟
• هل حصلت على نسخة من الوصف الوظيفي الخاص بوظيفتك؟
• هل كان مديرك حاضرًا للرد على أسئلتك؟

ج- أسئلة ذات إجابات مفتوحة

تتضمن هذه النوعية الأسئلة مساحة فارغة بحيث يستطيع الموظف كتابة الإجابة التي يريدها، من أمثلتها ما يلي:

• ما انطباعك عن أيام عملك الأولى؟
• ما الموضوعات التي لم تتضمنها عملية إعدادك وسيكون مفيدًا أن نضيفها لإعداد للموظفين الجدد؟
• ما الأسئلة التي لم تحصل على إجابة عليها؟
• ما الذي يمكن أن نضيفه إلى تجربة إعداد الموظفين لكي تصبح أفضل؟

4 نصائح لعملية ترحيب سلسة وممتعة للموظفين الجدد

عملية تهيئة الموظفين الجدد Onboarding هي عملية حية مرنة قابلة للتحسين والتطوير المستمر، ضع في حسبانك هذه النصائح الآتية أثناء تطوير إعداد الموظفين بنجاح: 

عزز فرص التواصل

التواصل هو أحد ركائز اندماج الموظف الجديد في بيئة العمل وإشعاره بالارتباط بفريقه سواء خلال عملية تهيئة الموظفين الجدد Onboarding أو الفترة التي تليها، لذلك ينبغي تمكين الموظف الجديد من التواصل الحر مع زملائه في القسم والمدير شخصيًا، بإتاحة فرص متعددة للتواصل العفوي خلال أوقات الراحة والاجتماعات المنتظمة.

وثق جميع العمليات

لا تهمل التأكد من أن كل نشاط من أنشطة تأهيل الموظفين موثق لضمان إكمالها جميعًا ومن أجل الرجوع لهذا التوثيق لاحقًا أثناء تقييم ومراجعة عملية الإعداد، وينصح في هذا السياق بطلب آراء جميع المشاركين في العملية بدءًامن مسئول إدارة الموارد البشرية والمدير وحتى والزملاء إضافة إلى الموظف نفسه، من أجل الوصول إلى تقييم شامل موضوعي وكاشف من كل الجوانب.

اعتنِ بالجانب الشخصي

قد يسفر التنظيم الزائد لعملية تهيئة الموظفين الجدد Onboarding عن تراجع البعد الإنساني، لذلك اهتم بالجانب الشخصي أثناء تأهيل الموظفين، يعني ذلك أن تستمع جيدًا للموظف الجديد وأن تتحرى الصدق والشفافية طوال الوقت، وأن لا تتردد في ضم الشخص الذي تشعر أنه سينسجم جيدًا مع الموظف الجديد، لتعزيز شعوره بالقبول في المكان الجديد.

أكد على تكريس العدالة

نظرًا لطبيعة بيئة العمل التي تتكون من عمالة مختلفة الجنسيات، من الضروري أن تُرسي المنشأة ثقافة عمل تمنح العدالة أولوية وأن تُطلع كل موظف جديد عليها لضمان التزام الكل بثقافة عمل إيجابية قوامها الاحترام والتقدير لكل الأجناس، وصنع شعور بالانتماء للمنشأة، من شأن ذلك أن يساعد الموظف الجديد على التخلص من القلق الذي يساوره بسبب انتمائه لبلد أو عرق معين.

في الأخير، لطالما وُصمت عملية تهيئة الموظفين الجدد Onboarding بأنها مجرد سلسلة من الالتزامات والمهام الروتينية المملة لشطب بنود قائمة الإعداد، إلا أن تنفيذها بتفهم واستيعاب لاحتياجات الموظف الجديد، سيحولها إلى عملية ممتعة لجميع المشاركين فيها من موظفين جدد وقدامى.