ترتكز أتمتة الموارد البشرية على قاعدة مفادها أن المهام التي ليس من الضروري أن يقوم بها موظف، ينبغي أن تنجز بالأتمتة، يشمل ذلك المهام المتكررة، والبسيطة، والمنتظمة، والقابلة للتنبؤ، والتعاونية، والاعتمادية، ومهام التواصل مثل الرسائل والإخطارات، بناء على ما سبق ولمزيد من التوضيح، نناقش في هذا المقال عمليات الموارد البشرية التي تتزايد فيها فرص الأتمتة.

طلبات الإجازة

تتعدد الأسباب التي تدفع الموظف إلى تقديم طلب الحصول على إجازة، سواء إجازة مرضية أو بسبب السفر أو إنجاب طفل ..إلخ، وتستغرق معالجة كل طلب وقتًا وجهدًا غير يسير لأسباب كثيرة، إذ ينبغي حساب عدد أيام الإجازة المتاحة في رصيد الموظف من الإجازات، والحصول على موافقة المدير، ثم تسجيل الإجازة في مسير الرواتب، ونظرًا للوقت الذي تستغرقه هذه العمليات، يصعب على الموارد البشرية الرد على الطلبات والموافقة عليها في الوقت المناسب.

لا يقتصر الأمرعلى طول وتعقد الإجراءات فقط، بل في ظل مشاركة أكثر من موظف في إتمام هذه الحسابات المعقدة، تزداد احتمالات الخطأ وما يترتب على ذلك من شكوى الموظف وإعادة فحص الطلب من جديد.

توفر أتمتة طلبات الإجازة العبء الإداري الملقى على عاتق إدارة الموارد البشرية، وتمكنها من الوصول إلى بيانات الموظف بسرعة ومعرفة عدد أيام الإجازة المتبقية في رصيده كما في الصورة التالية، ونظرًا لدمج نظام الإجازات مع نظام مسير الرواتب في منصة موارد بشرية مركزية، فإن مسير الرواتب يُحدث بأيام الإجازة التي حصل عليها الموظف تلقائيًا.

إضافة إلى ما سبق تختصر أتمتة الموارد البشرية العمل الورقي والاتصالات بين الموارد البشرية وبين المدير من ناحية وبينها وبين الموظف من ناحية ثانية، حيث يصل إشعار فوري إلى المدير لينبهه إلى البت في الطلب الجديد، وبنقرة زر يستطيع قبوله أو رفضه، كما أن الموظف يعرف الرد على طلبه من خلال إشعار يصله في حسابه على نظام إدارة الموارد البشرية المؤتمت.

تأهيل الموظف الجديد

تشمل عملية تأهيل الموظف الجديد العديد من المهام المترابطة التي على إدارة الموارد البشرية إنجازها لضم الوافد الجديد فعليًا إلى فريق العمل، على سبيل المثال ينبغي إضافته إلى مسير الرواتب ودفتر الحضور والانصراف، وتنظيم اجتماع إرشادي، وإخطاره بالمستندات المطلوب إكمالها، وتقديمه إلى الزملاء، حتى تسليمه جدول العمل الخاص به.

على الرغم من أن هذه المهام تعتمد في الأصل على التفاعل البشري، إلا أنها تتضمن الكثير من الإجراءات المتكررة والمعاونة التي يمكن أتمتتها، مثل:

• إنشاء وإرسال رسائل الترحيب لكل من الموظف الجديد وزملائه للمشاركة في الترحيب به.
• إخطاره بالمستندات المطلوبة.
• تخصيص حساب خاص به في نظام إدارة الموارد البشرية يتضمن اسم المستخدم وكلمة المرور.
• إرسال دعوات الاجتماع للمشاركين وجدولته في التقويم.
• إعداد الراتب والمزايا.
• توقيع المستندات.
• إعداد الملف الشخصي.

تساعد أتمتة الموارد البشرية في نقل بيانات الموظف الجديد بمجرد تعيينه إلى نظام إدارة الموارد البشرية الخاص بالمنشأة، ما يمكنه من الاندماج في نظام العمل بسلاسة وإنجاز الكثير من المهام سريعًا مثل تسجيل الحضور والانصراف، وتحديث البيانات، والاطلاع على الراتب والمزايا وتتبع الأداء …إلخ.

تمثل عملية تأهيل الموظف الجديد حجر الأساس في إقامة علاقة جيدة معه، وتلعب دورًا مهمًا في تكوين انطباع أولي ممتاز يشجع الموظف على البقاء في الشركة، لذلك تحقق الأتمتة فوائد الاستثمار في التقنية، فهي من ناحية تحد من احتمال وقوع أخطاء محرجة في سير هذه العملية الحيوية، ومن ناحية ثانية تجعل عملية الإعداد أكثر بساطة وسهولة فيحدث الانتقال السلس للموظف في فريق العمل دون تأخير.

مسير الرواتب

رواتب الموظفين هي أحد أهم الإشكالات التي تواجه الموارد البشرية في معالجتها، فهي من ناحية تتسم بتعقيد كبير وتحتاج إلى تخصيص عشرات ساعات العمل لإنجازها، ومن ناحية أخرى تحتاج إلى دقة متناهية لعدم الإخلال بحقوق الطرفين: المنشأة والموظف.

أثبتت التجارب أن الاعتماد على الطرق اليدوية في إعداد مسير الرواتب تنذر بخطر حقيقي يتمثل في وقوع أخطاء بعضها فادح، وبالرغم من أن منشآت كثيرة أدخلت الحوسبة إلى عملية إعداد الرواتب بشكل جزئي، إلا أن هذا التطوير ليس كافيًا، بل يحتاج مسير الرواتب إلى أتمتة كاملة من أجل تحقيق أعلى دقة ممكنة في بياناته.

بالإضافة إلى الدقة العالية، والحد من احتمالات الخطأ وإتمام دورة الرواتب في أقل وقت ممكن؛ تؤدي أتمتة مسير الرواتب إلى الحصول على هذه المزايا:

• الربط التلقائي مع جميع السجلات ذات الصلة، مثل الحضور والانصراف، والإجازات، وجدول المناوبات إضافة إلى البرنامج المحاسبي.
• الحفاظ على أمن البيانات، إذ تعتمد الأتمتة على التقنية السحابية في تخزين البيانات، ما يجعل اختراقها وسرقتها أمرا بعيد المنال، كما أن أتمتة الموارد البشرية تعتمد على نظام الصلاحيات لكل دور الذي يضمن عدم اطلاع غير ذوي الاختصاص على المعلومات المهمة.
• الامتثال للوائح والنظم، فمثلًا يتكامل مسير رواتب بيزات مع نظام “مدد” لحماية الأجور، ويتوافق مع نظام العمل السعودي بما في ذلك سياسة الإجازات ومكافأة نهاية الخدمة.
• تبسيط سداد التأمينات الاجتماعية.

إدارة الأداء

اعتادت المنشآت على تقييم أداء الموظفين لمرة واحدة فقط سنويًا، تبدأ بوضع الأهداف وتحديد مؤشرات قياس الأداء وتنتهي بكتابة تقييم في آخر العام عن كل موظف، اعتمادًا على أساليب جمع المعلومات اليدوية التي تكون محفوفة بالأخطاء وعرضة للتحيز في أحيان كثيرة، بالإضافة إلى ذلك تتسم عملية تقييم الأداء بالأنشطة الكثيفة التي تمتد لكل أقسام المنشأة لتشمل جميع الموظفين، ما يعني الحاجة إلى جمع الكثير من البيانات ومساهمة الكثير من الموظفين.

أما النتائج التي تسفر عنها هذه الطريقة التقليدية في تقييم الأداء، فغالبًا ما ترى النور متأخرًا عندما يكون الوقت قد فات لإجراء الإصلاحات والتنقيحات المطلوبة خلال فترة القياس.

اليوم، ساعدت أتمتة الموارد البشرية في أن يتحول تقييم الأداء إلى عملية ديناميكية منتظمة ومستمرة من السهل قياسها واستقاء رؤى إصلاحية منها في أي وقت أثناء فترة التقييم، إذ تعتمد على تحديد الموظف لأهداف كما في الصورة وتحديث بيانات أدائه ومعالم العمل أولًا بأول، بحيث يسهل معرفة الجدول الزمنى الخاص به وتقدير مستوى تقدمه الحالي بإلقاء نظرة واحدة على تقرير الأداء الخاص به.

تتبنى الشركات ذات التفكير المستقبلي أتمتة إدارة الأداء لأنها أفضل طريقة تضمن بها دقة بيانات كل موظف وشفافية قياس أداءه وبالتالي عدالة التقييم، بالإضافة إلى ذلك تشمل مزايا استخدام التقنية  في إدارة الأداء مزايا أخرى مثل:

• تحديد توقعات واضحة للأداء.
• الحصول على أفكار أولًا بأول عن كيفية تطوير الموظفين والتدريب الذي يحتاجونه.
• تشجع الموظف على تحسين أدائه وإنتاجيته ثقة منه في دقة النظام وعدالتها في القياس.
• تسهيل متابعة أداء جميع الموظفين من نظام واحد بسلاسة وسرعة.

الحضور والانصراف

تستهلك الطريقة التقليدية في تسجيل مواعيد حضور وانصراف الموظفين المعتمدة على الدفاتر الورقية أو البطاقات، وقتًا طويلًا في الترتيب، والتنظيم والفحص إضافة إلى تكاليف كبيرة على المدى الطويل، تخصص هذه التكاليف لشراء الدفاتر، والأقلام وحبر الطابعة ..إلخ. 

ليس ذلك فحسب بل إنها عرضة لإساءة الاستخدام والتلاعب من الموظفين المتقاعسين والذين يعملون عدد ساعات أقل مما ينبغي، فمثلا بإمكان الموظف تسجيل الحضور لزميله عندما يتأخر عن العمل.

نظرًا للإرث الكبير من الأخطاء والفوضى الذي حملته الدفاتر في تسجيل الحضور والانصراف على مر العقود، أصبحت هذه العملية أحد أهم أوجه أتمتة الموارد البشرية وأبرز مظاهر التحول الرقمي في المنشأة التي تحتاج إلى اهتمام عاجل.

تعتمد أتمتة تسجيل مواعيد الحضور والانصراف على نظام رقمي يمكن الموظفين من تسجيل حضورهم وانصرافهم بمجرد الوجود في النطاق الجغرافي لموقع الشركة، كما يمكن ربطه بنظام الحضور بالبصمة الذي أصبح شائعًا، إضافة إلى ما سبق، تدعم أنظمة الحضور والانصراف المؤتمة تسجيل حضور الموظفين العاملين عن بعد في المنشآت التي تتبنى نظام العمل المرن.

تحدث هذه الأتمتة في تسجيل الحضور والانصراف ثورة في دقة وكفاءة سجلات الحضور وتنعكس آثارها في إنتاج كشوف رواتب سليمة وعادلة نظرًا للمزامنة التلقائية بين نظام الحضور والانصراف ومسير الرواتب، إضافة إلى ذلك، تعزز الأتمتة من روح الانضباط لدى الموظفين، وتمكن المنشأة التي لها فروع متعددة من متابعة حضور الموظفين في جميع الفروع من قاعدة بيانات مركزية واحدة يسهل الوصول لها من المديرين ذوي الصلاحية.

امتدت فوائد نظام الحضور والانصراف المؤتمت إلى الموظفين أيضًا، إذ أصبح من السهل على الموظف الاطلاع على جدول مناوباته ومعرفة العطلات القادمة ونوبات العمل الإضافي المتاحة التي لم يشغلها أحد بعد.

مزايا الموظفين

تتشعب مزايا الموظفين في جوانب عمل عديدة لإدارة الموارد البشرية، مثل الإجازات، والترقيات، والمكافآت، والتأمين الصحي والاجتماعي وغيرها من أنواع المزايا الاجتماعية، والمالية والحياتية، كما أن لكل موظف مجموعة المزايا الخاصة به التي تختلف عن غيرة من الموظفين تبعًا لعدد سنوات عمله ومستوى أدائه وتفضيلاته الشخصية، بل إن الموظف الواحد قد تتغير المزايا التي يتمتع بها بسبب متغيرات الحياة، مثل الزواج أو إنجاب طفل جديدة أو تغير حالته الصحية مثل الإصابة بعارض مرضي.

تتسبب هذه المتغيرات العديدة في تعقد عملية إدارة مزايا الموظفين، وما يكلفه هذا التعقيد من أعمال يدوية وأوراق واستنزاف الوقت في إدارة كل ميزة على حدة، لذلك تمثل أتمتة مزايا الموظفين حلًا ناجعًا لتخفيف عبء العمل الإدارى على مسئولي الموارد البشرية ومنح المزايا المستحقة في الوقت المناسب.

يمكن أتمتة مزايا عديدة مثل:

• حساب المكافآت، والعمولات، وأرباح الموظف وإضافتها إلى الراتب.
• الإجازات مدفوعة الأجر.
• التأمين الصحي.
• بدل التنقل وطلبات التعويض، ودمجها مع مسير الرواتب.
• برامج العناية الصحية التي تتضمن تحديات للياقة يتنافس فيها الموظفين مثل الذي يقدمه بيزات.

إضافة إلى ما سبق، تساعد أتمتة الموارد البشرية في معرفة المزايا التي يفضلها الموظفون أكثر من غيرها، لكي تضعها المنشأة على رأس أولويات جدول المزايا، وذلك من خلال تصميم استبيان، يُرسل إلى الموظفين فيجيبوا عن الأسئلة، ثم تُجمع النتائج بشكل مؤتمت في تقرير يعرض آراء القوى العاملة في المنشأة.

ختامًا، فإن الهدف من أتمتة الموارد البشرية ليس تصميم عمليات آلية بالكامل لا دخل فيها للعامل البشري، بل العكس، تساعد الأتمتة في صقل الجهد البشري بتوفيره للعمليات الأكثر إنسانية مثل التطوير، والتحسين ورعاية المواهب. تشتمل المنصة المتكاملة لإدارة الموارد البشرية بيزات على مختلف عمليات الموارد البشرية التي يمكن أتمتتها بدءًا من تأهيل الموظفين الجدد، ومعالجة الطلبات، وتسجيل مواعيد الحضور وتنظيم مزايا الموظفين، حتى إعداد مسير الرواتب وتقييم الأداء وغيرها. اطلب عرضًا تجريبيًا الآن.