أن تنقب في بيانات الموظفين لاستخلاص أفكار ملهمة ورؤى حقيقية تفيد في التخطيط للمستقبل، أمرًا ليس سهلًا في ظل تناثر البيانات عبر أنظمة متعددة وافتقار فريق العمل لمهارة تحليل البيانات. إذا ما الحل؟ نناقش في هذا الدليل، ما هي تحليلات الموارد البشرية، وما المقاييس الرئيسية التي ينبغي تتبعها، والأدوات التي يمكن استخدامها لتسهيل هذه المهمة.

ما تحليلات الموارد البشرية؟

تحليلات الموارد البشرية هي عملية جمع وتفسير بيانات الموارد البشرية لكي يتمكن صناع القرار من اتخاذ قرارات مستندة إلى الحقائق. تعتمد تحليلات الموارد البشرية على برنامج تحليلات القوى العاملة الذي ينظم بيانات المنشأة ويهيكلها في شكل تحليلي مثل تقارير الموارد البشرية، والرسوم البيانية والجداول، بحيث يسهل على متخذ القرار الحصول على رؤية شاملة وثاقبة للعديد من بيانات المنشأة.

يفهم من هذه البيانات ما الإجراءات الفعالة؟ وما الجوانب التي تحتاج إلى تطوير؟ وبجيب عن هذه الأسئلة وغيرها ويقترح الحلول المبنية على أدلة ملموسة.

 تستطيع تحليلات الموارد البشرية جمع وهيكلة أطنان البيانات التي كان يصعب تنظيمها في الماضي، مثل بيانات الأداء، وعائد الاستثمار من الموظفين وهيكل القوى العاملة، وبالتالي تربط بين قاعدة بيانات الموارد البشرية وبين الأهداف الكلية للمنشأة وتوضح التأثير الذي تتركه كل سياسة من سياسات رأس المال البشري.

إلى أي مدى تُعد تحليلات الموارد البشرية مهمة فعلا؟

يرى 70% من المدراء التنفيذيين أن قياس تأثير الجهود المختلفة للموارد البشرية أمر في غاية الأهمية، وتشرح الأسباب التالية مدى أهمية تحليلات الموارد البشرية بالنسبة لأي منشأة:

تحقيق أداء أفضل للرأس المال البشري

تستخدم تحليلات الموارد البشرية أنواع عديدة من البيانات لقياس وتتبع تأثير أنشطة الموارد البشرية المختلفة على أداء الموظفين وإنتاجيتهم ومدى مشاركتهم ورضاهم عن العمل بالمنشأة، وفي ضوء ذلك تكرر إدارة الموارد البشرية العمليات الناجحة التي تؤدي إلى تحسين أداء الموظفين وزيادة العائد على الاستثمار من كل موظف.

نقل دور الموارد البشرية إلى المستوى الاستراتيجي

تحولت الموارد البشرية من وظيفة إدارية إلى وظيفة استراتيجية تستطيع أن تكون المحرك الرئيسي للنجاح في المنشأة ككل، إذا أثبتت الاضطرابات الصحية والسياسية التي مر بها العالم خلال الأعوام القليلة الماضية منذ الجائحة وما بعدها، كيف يمكن لإدارة الموارد البشرية أن تقود المنشأة في أوقات الأزمات بنجاح وتتخطى التحديات.

لم يكن باستطاعة الموارد البشرية أن تحتل هذه المكانة الحيوية من دون أدوات تجمع بيانات رأس المال البشري من ملفات وجداول في مكان مركزي واحد هو برنامج تحليل الموارد البشرية الذي يتيح قياس تأثير أنشطة الموارد البشرية ونجاحاتها.

تقديم أفكار قابلة للتنفيذ

بعيدًا عن السياسات المعيارية والنظم القياسية في إدارة الموارد البشرية  التي لا تتوائم مع كل المنشآت على اختلاف أحجامها ونماذج أعمالها، تقترح تحليلات الموارد البشرية حلولًا مخصصة للمنشأة مبنية على البيانات الخاصة بها تحديدًا وبالتالي تكون هذه الحلول أكثر نجاحًا وواقعية.

تفحص برامج تحليل الموارد البشرية أنماط عمل الموظفين وتكتشف فرص تحسين أدائهم وتتوقع اتجاهات الموارد البشرية في المنشأة، ما يساعد في بناء ثقافة أفضل في المكتب وتطوير إدارة الأداء، وأخيرًا تقليل تكاليف الموارد البشرية.

الدورة الكاملة لبيانات الموارد البشرية

يمكن تقسيم عملية تحليل البيانات إلى أربعة مراحل تأخذ شكل الدورة، هذه المراحل هي:

1. مرحلة تفعيل البيانات: تُجمَع وتُرتب أولويات المنشأة وتُنظم البيانات في هذه المرحلة، مع التأكد من أن جميع الموظفين والقادة يعون جيدًا التأثير المهم الذي يتركه جمع البيانات على تطوير العمل، ما يضمن تدفق المعلومات بسلاسة وجاهزيتها للوصول إليها، إضافة إلى الحرص على تحديث بيانات الموارد البشرية أولًا بأول. يعني إتمام هذه المرحلة بنجاح الحصول على رؤية كاملة لكل شيء مباشرة دون تأخير.

2. مرحلة تحليل البيانات: خلال هذه المرحلة تُقاس البيانات وتُحلل باستخدام الطرق الإحصائية، ولكي تتم بفعالية، ينبغي تحديد الجوانب المطلوب تحليلها في أداء الموظفين، إضافة إلى الحرص على جودة تصميم الاستبيانات التي تقدم للموظفين، بحيث يقتنع الكل بإكمال الاستبيان وبالتالي يسفر إجراؤه عن بيانات عالية الجودة.

3. تصور البيانات: تبدأ التحليلات في التبلور خلال هذه المرحلة في طرق عرض سهلة، وواضحة وموضوعية، تمهيدًا لتفسيرها واستخلاص المغزى منها، بل وتلخيصها في شكل قصة يمكن سردها على أصحاب القرار.

من الضروري خلال هذه المرحلة الانتباه إلى اتساق البيانات قبل المقارنة بينها، فمثلًا إذا طُرح سؤال على الموظفين “ما مدى شعورك بالسعادة في وظيفتك الحالية”  ستكون النتائج مختلفة عما إذا طرح عليهم هذا السؤال “ما مدى شعورك بالسعادة في المنشأة؟” وبالتالي لا يمكن المقارنة بين بيانات السؤالين في سياق واحد.

4. تطبيق البيانات: تساعد البيانات في هذه المرحلة الأخيرة في اتخاذ قرارات مستنيرة والعثور على أفكار ملهمة، ولا تنتهي عند ذلك، بل يمكن التعلم من هذه الدورة في اكتشاف أي أخطاء أو عدم دقة، بحيث يفيد في دورات تحليل قاعدة بيانات الموارد البشرية مستقبلًا.

 الأركان الأربعة لتحليلات الموارد البشرية

تتصل تحليلات الموارد البشرية بأربع ركائز تعد هي المجالات الرئيسية لإدارة الموظفين، ولكل منها طبيعة خاصة تستدعي الفحص والتفسير. نمر سريعًا فيما يلي على الركائز الأربعة لتحليلات الموارد البشرية وما الذي يمكن استنتاجه من البيانات:

أ- الثقافة والرفاهية

ثقافة المنشأة ورفاهية الموظفين اثنتين من أهم الأسباب التي تحسن معدلات رضا الموظفين وترتقي بأدائهم وتؤثر بالتالي على مجمل أعمال المنشأة، توجد مجموعة من الأسئلة التي يساعد إجابتها في قياس الثقافة والرفاهية من أهمها:

• هل المنشأة مكان عمل رائع؟

• هل الموظفون يتمتعون بصحة نفسية وجسدية جيدة؟ أم يواجهون صعوبة للتأقلم مع نظام العمل؟

• هل الموظفون سعداء بالوظائف التي يؤدونها؟ إلى أي مدى تتغير سعادتهم بمرور الوقت؟ وما العوامل التي تؤثر عليها؟

• هل ولاء الموظفين للمنشأة عالي؟ هل يشعرون بالألفة والفخر والانتماء لها؟

• ما مستوى التعاون والمشاركة بين الموظفين وبعضهم البعض؟ هل يتشارك الجميع موظفين وإدارة الأهداف نفسها؟

تساعد أداة استبيان الموظفين في قياس الثقافة والرفاهية للمنشأة، إذ تتيح تصميم استبيان مخصص بالأسئلة المطلوب طرحها على الموظفين، ثم تحليل نتائج الاستبيان بعد جمع إجابات الموظفين، على سبيل المثال، يمكن قياس درجة ولاء الموظفين بطرح سؤال: ما مدى احتمالية أن توصي بـ (اسم المنشأة) كمكان عمل للعائلة والأصدقاء؟ كما في الصورة التالية:

بعد جمع بيانات الثقافة والرفاهية في المنشأة، افحصها جيدًا لكي تخرج بهذه الملاحظات:

• لاحظ أقسام أو فروع أو معينة تتمتع برفاهية أعلى أو أقل من الباقي؟ ما هي هذه الأقسام؟ وما السبب الذي أدى إلى ذلك؟ فكر في كيف يمكن تكرار هذه الأسباب في بقية المنشأة.

• لاحظ شرائح معينة من الموظفين تشعر برفاهية أقل من غيرها، مثلًا قد يشعر الموظفون الجدد برفاهية أقل من الموظفين الأقدم.

• لاحظ التغير في ثقافة المنشأة ورفاهية الموظفين بين فترة وأخرى، هل توجد أحداث ذات صلة بهذا التغيير؟ مثلًا قد ترتفع الرفاهية قبل العطلات وتنخفض في نهاية السنة المالية، في هذه الحال يمكن اتخاذ بعض الإجراءات لتقليل ضغط العمل في هذا الوقت من العام.

 ب- الأداء والإنتاجية

يُعد أداء الموظفين وإنتاجيتهم أهم ركيزة في تحليلات الموارد البشرية ينبغي جمع بياناتها وتفسيرها لما لها من أثر مباشر على أعمال المنشأة، يعني قياس الأداء والإنتاجية الحصول على إجابة عن هذه الأسئلة:

• ما هو أداء الأعمال وفقًا للمقاييس التي تعتبرها المنشأة هامة (على سبيل المثال عدد المبيعات، الميزانية، حوادث السلامة في الموقع)؟

• هل يحدد الموظفون الأهداف المطلوبة ويحققونها؟ وهل تتوافق الأهداف مع الاستراتيجية العامة للمنشأة؟

• من الموظفون الذين يستحقون المكافأة والتقدير؟ ومن من الموظفين والمديرين يحتاج إلى دعم؟

• هل تظهر مشكلات في الأداء؟ هل يمكن استنتاج مجالات بعينها تحتاج إلى اهتمام أو تدريب؟ وما تكلفته والعائد منه؟

• إلى أي مدى يرقى أداء القادة والمشرفين إلى المستوى المطلوب، فيما يتعلق بأداء الفريق، وتطويره، والتعاون والمشاركة؟

• ما هي فجوات المهارات الموجودة في الموارد البشرية وفي أي وظائف بالتحديد؟

• ما مقياس النجاح؟ هل إكمال مهمة معينة أم يوجد مؤشر أداء رئيسي أو مقياس آخر ذو مغزى؟

• كيف يقيم الموظفون أنفسهم بناء على مؤشرات رئيسية مثل الإنتاجية، والعمل الجماعي، والجودة والقيم؟ وكيف يقيم المديرون فرقهم بناء على المؤشرات نفسها؟

بعد الإجابة عن الأسئلة السابقة، استخلص منها هذه الرؤى:

• لاحظ أنماط مكررة أو اتجاهات للأداء في الأقسام ومستويات الراتب والفروع، لتستنتج أيها أفضل أداء.

• لاحظ تغيرات الأداء في أوقات مختلفة من السنة، قد تجد انخفاضًا في بعضها.

• لاحظ إذا ما كانت هناك مرحلة معينة في دورة حياة الموظف تتسم بانخفاض الأداء، إن وجدت، فكر فيما الذي يمكن فعله لفك هذا الارتباط السلبي.

• استنتج من هم الموظفون الذين يحتاجون إلى تدريب، قد تلاحظ وجود قواسم مشتركة أو وظائف معينة أو أقسام محددة بحاجة إلى ذلك، وبالتالي يمكن تصميم دورة تدريبية مخصصة لهم.

• إذا حدث تأخير في إنجاز الأهداف في الوقت المحدد، قد يكون ذلك علامة على وجود مشكلة في حجم العمل.

• تأكد من أن الأهداف التي تتحقق تتماشى مع أهداف استراتيجية المنشأة.

• سجل مهارات الموظفين فور تعيينهم أو عند اكتسابهم لمهارات جديدة، واسمح لكل منهم  بتحديث هذه المهارات في قاعدة بيانات خدمة الموظف داخل نظام الموارد البشرية، سيفيد هذا الإجراء في تحديد المرشحين الداخليين المحتملين لوظيفة ما، كما سيخبرك بفجوات المهارات في المنشأة، وبالتالي يمكنك وضع خطة أفضل للتعلم والتطوير تواكب الاحتياجات الحالية.

ج- المخاطر ومدة خدمة الموظفين

تشمل هذه الركيزة من ركائز تحليلات الموارد البشرية البيانات ذات الصلة بالمخاطر التي يتعرض لها العاملين في المنشأة ووتيرة مغادرتهم وأسباب ذلك، وهي ركيزة أساسية تؤثر على مستقبل العمل في المنشأة. من أجل دراسة المخاطر ودوران الموظفين ينبغي الإجابة على هذه الأسئلة:

• ما المخاطر التي يمكن أن يتعرض لها الموظفون أثناء العمل؟

• هل وقعت حوداث من قبل أو أمر خطير ينبغي أن نتخذ حياله إجراء قبل أن يتكرر؟

• هل يلتزم الموظفون والمديرون بالتوقيع على السياسات، وإبداء الملاحظات، وإجراء الاختبارات وإكمال المهام؟

• ما اتجاهات دوران الموظفين التي يجب الانتباه لها لتقليل معدل الدوران مستقبلا؟

• كم عدد الموظفين الذين لا يأخذون إجازة سنوية بانتظام؟

بعد دراسة إجابات الأسئلة السابقة، استنتج هذه الرؤى المهمة:

• بيانات خدمة الموظف لقياس متوسط مدة الخدمة، إذا كان الموظفون يغادرون المنشأة خلال السنة الأولى، فيعني ذلك حاجة المنشأة إلى الاستثمار في عمليات الإعداد والتدريب.

• معدل دوران الموظفين حسب القسم والمدير ومستوى الراتب.. إلخ الذي سنتحدث عنه لاحقًا، لاحظ إذا ما كان أحد المديرين يتمتع بمعدل استبقاء للموظفين أعلى من غيره وأسباب ذلك.

• تجنب التحيز في قراءة البيانات، فمثلًا إذا تبين أن الكثير من الموظفين غادروا تحت قيادة أحد المديرين، فقد لا يكون المدير هو المشكلة، بل قد تكون هناك أسباب أخرى مثل غياب التدريب اللازم أو تركيبة الفريق هي السبب.

ميزانية الأجور والتدريب

تستزف الأجور والتدريب حصة مهمة من ميزانية المنشأة، ما يجعل من الضروري حساب العائد على الاستثمار من هذا الإنفاق، توجد مجموعة من المتغيرات ذات الصلة التي تحتاج إلى تتبع مثل:

• ما تكلفة التوظيف للعامل الواحد؟

• ما حجم الإنفاق على التدريب؟ وما التأثير الذي يتركه ذلك والقيمة التي نحصل عليها في المقابل؟

• هل توجد فجوات في عدد الموظفين حاليًا أو متوقع حدوثها في المستقبل؟

• ما اتجاهات الأجور في المنشأة؟ ما معدل الزيادة بالنسبة للموظف الواحد؟

يساعد تتبع المتغيرات السابقة في جمع بيانات حول المسائل المهمة التالية:

• مقارنة تأثير التدريبات على تحقيق أهداف المنشأة وعلى تحسين جودة أداء الموظفين، إضافة إلى تحليل تأثيره على معدل دوران الموظفين، فقد يشجع الموظفين على البقاء، وغيابه ربما يكون سببًا من أسباب مغادرة البعض.

• تحليل تفاوت الأجور بين الأقسام، والفروع والمواقع، وملاحظة أي اتجاه يؤدي إلى زيادة الرواتب.

• تحليل المكافآت وفهم مصادر التوظيف التي تستهلك مالًا باستمرار أكثر من غيرها.

أبرز 6 مقاييس لتحليلات الموارد البشرية

مقاييس الموارد البشرية هي عامل أساسي في نجاح تحليلات الموارد البشرية، لأنها ثمرة تحديد الأهداف ومتابعة التغير الذي يحدث في البيانات، فيما يلي أبرز 10 مقاييس تساعد في تحسين الأداء وتطوير العمليات:

1. متوسط الإيرادات لكل موظف RPE

يشير هذا المقياس إلى كمية الإيرادات خلال مدة زمنية معينة – عادة ما تكون سنة – مقارنة بعدد الموظفين، وهو أحد أكثر مقاييس الموارد البشرية شيوعًا. يحسب وفقًا للمعادلة التالية:

متوسط الإيرادات لكل موظف RPE = إجمالي الإيرادات في السنة ÷ عدد الموظفين خلال هذه السنة

2. مخاطر رأس المال البشري  HCR

يفحص هذا المقياس العديد من مؤشرات الأداء الرئيسية ذات الصلة بالفشل في تحقيق أهداف العمل بسبب رأس المال البشري، إذ يحلل المخاطر الكامنة ذات التأثير المحتمل، مثل معدل دوران الموظفين، ومعدل الغياب، ومستوى رضا الموظفين .. إلخ.

3. معدل الغياب عن العمل

يعني معدل الغياب عدد أيام الغياب غير المخطط لها خلال مدة محددة، مثل الغياب المرضي، ولا يضع في حسبانه الإجازات التي تمت الموافقة عليها مسبقًا. يمكن حسابه وفقًا لهذه المعادلة:

معدل الغياب عن العمل = (إجمالي عدد أيام الغياب غير المخطط له ÷ إجمالي المدة الزمنية) × 100

4. معدل الدوران غير الطوعي

يحسب هذا المقياس نسبة الموظفين الذين تم إنهاء خدمتهم سواء بالتسريح أو الطرد، ولا يعتد بالموظفين الذين غادروا بمحض إرادتهم، ويفيد في قياس مدى جودة عملية اختيار المرشحين. يُحسب هذا المقياس وفقًا لهذه المعادلة:

معدل الدوران غير الطوعي = (عدد الموظفين الذين تركوا المنشأة قسراً خلال مدة زمنية معينة ÷ متوسط ​​عدد الموظفين في المدة نفسها) × 100

5. معدل الدوران الطوعي

كما يتضح من الاسم، يحسب هذا المقياس النسبة المئوية للموظفين الذين يغادرون المنشأة باختيارهم، ويفيد في اكتشاف مشاكل مثل عدم كفاية الراتب وضعف المزايا الوظيفية وتدني ثقافة المنشأة، ويحسب وفقًا لهذه المعادلة:

معدل الدوران الطوعي = (عدد الموظفين الذين تركوا المنشأة طوعًا في فترة معينة ÷ متوسط ​​عدد الموظفين) × 100

6. نفقات التدريب لكل موظف

يشمل هذا المقياس جميع نفقات تدريب الموظفين، مثل رخصة البرامج وإيجار القاعة وأجر المدربين، ويمكن حسابه وفقًا لهذه المعادلة:

نفقات التدريب لكل موظف = إجمالي تكاليف التدريب ÷ إجمالي عدد الموظفين الذين تلقوا التدريب

كيف تساعد أنظمة الموارد البشرية في جمع وتحليل البيانات؟

تجمع أنظمة الموارد البشرية كميات هائلة من البيانات عن المنشأة، ثم تنشئ تقارير ورسوم بيانية واضحة في صور مرئية سهلة الفهم عن مقاييس الموارد البشرية الرئيسية.