تتقاتل العلامات التجارية مع بعضها البعض للحفاظ على ولاء العملاء وتقديم أفضل تجربة للمشتري، امتدت هذه المنافسة إلى داخل المنشآت أيضًا، إذ تسعى إلى توفير تجربة عمل عالية الجودة للموظفين إيمانًا بالدور الحيوي الذي يلعبونه في دفع المنشأة نحو النجاح، والخدمة الذاتية أحد أهم التقنيات التي تسعى المنشآت إلى تبنيها للوصول إلى هذا المستوى من جودة تجربة العمل. فما هي الخدمة الذاتية؟ وما الذي تعنيه تحديدًا في الموارد البشرية؟
ما هي الخدمة الذاتية؟
الخدمة الذاتية للموارد البشرية أو الخدمة الذاتية للموظفين هي إحدى تقنيات الموارد البشرية المستخدمة على نطاق واسع التي تمكن الموظفين والمديرين من الوصول المباشر إلى معاملات الموارد البشرية التي يمكن أتمتتها، وعادة ما تعتمد هذه التقنية على بوابة الإنترنت كنافذة للوصول.
بمجرد أن يسجل المستخدم دخوله، تظهر لوحة تحكم خاصة به تحتوي على خصائص متعددة، بالنسبة للموظف سيتمكن من إدارة المعلومات الخاصة به ومهامه بحيث يصبح أقل اعتمادًا على قسم الموارد البشرية، مثلًا سيتمكن من الوصول إلى ملفة الشخصي والمعلومات ذات الصلة بالراتب، مثل المزايا والخصومات بالإضافة إلى طلب الإجازات، وبالنسبة المدير فيستطيع الوصول إلى هذه المعلومات بنفسه بالإضافة إلى معلومات أوسع نطاقًا، مثل تقارير الأداء.
غالبًا ما تأتي ميزة الخدمة الذاتية كجزء من المزايا التي توفرها منصات إدارة الموارد البشرية الأكثر شمولًا مثل “بيزات”، كما أنها إحدى الخصائص التي يقدمها تطبيق الهاتف الجوال بحيث يتمكن المستخدمون من إكمال المهام في أي وقت ومن أي مكان.
ظهرت تقنية الخدمة الذاتية لموارد البشرية كامتداد للتطور الحاصل في حلول الموارد البشرية التي تعالج المهام اليدوية النمطية التي استمرت لعقود مضت من الزمن، كما أن الخدمة الذاتية تلعب دورًا محوريًا في التحول الرقمي للموارد البشرية نحو نظام أكثر إنتاجية وكفاءة.
عمليًا: كيف تكون الخدمة الذاتية للموارد البشرية؟
بعدما تناولنا الخدمة الذاتية كمفهوم، إذن ما الذي تعنيه الخدمة الذاتية عمليًا كجزء من نظام الموارد البشرية؟ ينقسم دور الخدمة الذاتية إلى شقين الأول خاص بالموظف، والثاني خاص بالمدير، إذ تمكنهم من تأدية ما يلي:
أولًا: الموظف
- تسجيل الحضور والانصراف.
- طلب الإجازات والخطابات.
- استعراض عدد ساعات العمل الفعلية التي يتضمنها مسير الرواتب.
- الاطلاع على تفاصيل الراتب.
- مراجعة جدول المناوبات.
- مشاركة المستندات مع قسم الموارد البشرية.
- الاطلاع على سياسة المنشأة وأي مستندات أخرى متاحة للاطلاع العام مع الموظفين.
- الوصول إلى المواد التدريبية.
- المشاركة في تقييم الأداء.
- طلب قرض أو سلفة.
ثانيًا: المدير
- الوصول إلى الملفات الشخصية الخاصة بالموظفين.
- متابعة مواعيد الحضور الانصراف المحدثة لحظيًا.
- الموافقة على طلبات الإجازة.
- إرسال واستقبال الإخطارات والتذكيرات.
- معرفة الحالة الحالية للموظف (في المكتب أم خارجه).
- تتبع مستوى أداء الموظف.
- طرح استبيان على الموظفين.
لماذا تحتاج المنشآت إلى نظام الخدمة الذاتية؟
أصبح نظام الخدمة الذاتية مكونًا أساسيًا في إدارة الموارد البشرية في العديد من المنشآت، فأي عملية كانت ورقية في السابق أصبحت آلية. لا يتوقف الأمر عند ذلك وحسب، بل ينعكس في تحسين نواح عديدة من العمل. نلخص فيما يلي الفوائد التي تجنيها المنشأة من تبني الخدمة الذاتية في الموارد البشرية:
تعزيز الدور الاستراتيجي للموارد البشرية
تستنزف مهام إدارة الموارد البشرية جل وقت وطاقة فريق الموارد البشرية وذوي الياقات البيضاء، مثل الساعات التي تقضى في الرد على الطلبات، وفحص السجلات، وإرسال الخطابات وكتابة المستندات. بينما يمكن استخدام هذا الوقت وتلك الطاقة في مهام أكثر استراتيجية وتخصصًا، مثل التركيز على تقليل معدل دوران الموظفين، ووضع خطط التدريب وابتكار المبادرات.
يساعد ذلك في ادخار الجهد والوقت لأعمال مثمرة ذات دور حيوي من ناحية، ومن ناحية أخرى يساهم في تقليل عدد موظفي الموارد البشرية الذي تتطلبه حاجة العمل.
تسهيل الوصول إلى الخدمات
تلعب الخدمة الذاتية دور الوسيط المنجز بين الموظفين وقسم الموارد البشرية، فإذا رغب الموظف الاطلاع على تفاصيل الراتب أو استعراض سياسة المنشأة، فما عليه سوى تسجيل الدخول إلى تطبيق الخدمة الذاتية، سواء كان يعمل من المكتب أو يعمل عن بعد، إذ كل ما يحتاجه هو اتصال بالإنترنت.
يتميز نظام الخدمة الذاتية أيضًا بعمله على مدار أربع وعشرين ساعة طوال أيام الأسبوع، ما يضمن الاستجابة السريعة والحل المباشر لأي طلب أو استفسار. يعني ذلك أن الموظف لن يضطر إلى مغادرة المكتب أو إجراء اتصال هاتفي للحصول على إجابة لاستفساره.
منصة واحدة. إمكانات لا تعد.
يمكن للموظفين إدارة سجلاتهم، ومتابعة مواعيد دوامهم، وتسجيل مواعيد الحضور والانصراف، وكذلك استعراض كشوف الرواتب، وتقديم طلب الإجازات والمزيد، وذلك بكل أريحية باستخدام تطبيق الجوال.
اطلب عرضك التجريبي الآنخفض نفقات الموارد البشرية
يعني توفير الوقت والجهد بالضرورة توفير المال أيضًا، فعندما تُدار الموارد البشرية للمنشأة بكفاءة دون الحاجة إلى زيادة عدد فريق الموارد البشرية حتى مع توسع المنشأة ونمو عدد الموظفين، فإن ذلك يخفض الإنفاق على الموارد البشرية مقارنة باللجوء إلى الطرق اليدوية المعتمدة على الأوراق.
إضافة إلى ما سبق، عادة ما تكون الخدمة الذاتية جزءًا لا يتجزأ من نظام إدارة الموارد البشرية الشامل الذي يتضمن وظائف أخرى مثل مسير الرواتب، وإدارة الأداء وجدولة المناوبات، وبالتالي لا تمثل الخدمة الذاتية بندًا مكلفًا في حد ذاته.
زيادة رضا الموظفين
اعتاد موظفو اليوم على سهولة إنجاز مختلف الأمور في جوانب حياتهم، مثل طلب الطعام والتسوق عبر الإنترنت والتنقل باستخدام GPS، لذلك يتوقعون أيضًا سهولة إنجاز الأعمال والوصول إلى المعلومات في الدوام دون تعقيدات ودون الحاجة إلى إجراء مكالمات هاتفية متعددة أو التواصل مع موظفي الموارد البشرية، أو الاحتفاظ بالكثير من الأوراق.
يفسر ذلك التأثير الإيجابي الذي تتركه الخدمة الذاتية من حيث سهولة الوصول إلى المعلومات، ومستوى الإطلاع الأعلى، والتواصل السريع مع أعضاء الفريق وسلاسة إرسال الطلبات والتذكيرات، وهو ما يحسن شعور الموظفين بالرضا عن تجربة العمل في المنشأة بشكل عام ويعزز مستوى التفاعل والمشاركة في الأنشطة المختلفة.
دقة وتنظيم المعلومات
يحتوى قسم الموارد البشرية على أطنان من البيانات والوثائق التي تحتاج إلى تنظيم، تساعد الخدمة الذاتية في تخزين، وقراءة ودمج هذه البيانات، ثم تتولى تصنيفها في فئات مختلفة بحيث يمكن للموظف العثور على ما يحتاجه بسهولة. كما يمكن للخدمة الذاتية أيضًا معالجة البيانات وتحويلها إلى تقارير مفيدة للعمل، مثل تقارير الإجازات، والأداء، والرواتب ومواعيد الحضور والانصراف.
إضافة إلى ما سبق، تمكن الخدمة الذاتية الموظفين من تحديث معلوماتهم الشخصية، ومواعيد الحضور والانصراف وتقييم الأداء، وبالتالي تضمن تحديث البيانات والقضاء على احتمالات الخطأ التي تكثر في العمل اليدوي.
الامتثال للوائح والأنظمة
تساعد الدقة والموثوقية العالية للمعلومات التي تجمعها الخدمة الذاتية في ضمان الامتثال لمتطلبات اللوائح والأنظمة الحكومية – مثل برنامج حماية الأجور في المملكة – إذ تتطلب إعداد تقارير هامة بدقة عالية دون أخطاء، وغيابها يعرّض المنشأة لتحديات قانونية. وغالبًا ما تتكامل الخدمة الذاتية مع أنظمة المحاسبة والأنظمة الحكومية وتُحدّث باستمرار بحيث تضمن للمنشأة توافق عملياتها الهامة مثل مسير الرواتب مع المتطلبات القانونية اللازمة.
أمثلة على خصائص الخدمة الذاتية للموارد البشرية
نلقي نظرة فيما يلي على بعض الأمثلة للخصائص التي تقدمها الخدمة الذاتية للموارد البشرية:
- قاعدة بيانات الموظفين
يتضمن برنامج الخدمة الذاتية قاعدة لبيانات الموظفين، بحيث لا يستطيع الموظف الاطلاع على البيانات الخاصة به فحسب، بل يمكنه تحديثها أيضًا، بدءًا من تحميل المستندات وتغيير العنوان، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني وحتى بيانات الحساب المصرفي.
تمثل قاعدة البيانات توثيقًا منظمًا لمختلف المعلومات الخاصة بجميع الموظفين، بحيث يتم تخصيص سجلًا خاصًا لكل موظف تقع مسئولية دقة البيانات عليه لا على المنشأة، كما تعد مكانًا مركزيًا لنشر كتيبات المنشأة، وسياسة العمل والتحديثات التي تطرأ عليها.
- متابعة الحضور والانصراف
تمكن الخدمة الذاتية الموظفين من إثبات مواعيد الحضور إلى العمل والانصراف منه، سواء كانوا يعملون من المكتب أو من المنزل، كما أنها تنشئ عند الحاجة تقارير عن حالة الحضور في العمل على مستوى المنشأة ككل، وتمثل أساسًا لاحتساب الأجر في مسير الرواتب.
تعمل الخدمة الذاتية أيضًا على تمكين الموظفين من تتبع بيانات الحضور الخاصة بهم لحظيًا ومعرفة عدد ساعات العمل الإضافي، بالإضافة إلى الاطلاع على جدول المناوبات وعدد ساعات العمل المدمجة مع مسير الرواتب.
- إدارة الرواتب
الرواتب أحد أبرز جوانب العمل التي تؤي إلى الشكاوى، لذلك يعمل برنامج الخدمة الذاتية على تمكين الموظف من الاطلاع على قسيمة الراتب عبر الإنترنت وفهم كيفية توزيعه على راتب أساسي ومزايا وخصومات، كما أنها تجعل من السهل استلامه الراتب من خلال إيداع مباشر في حسابه البنكي دون الحاجة إلى سجلات ورقية، وبالتالي يقل عبء العمل على قسم الموارد البشرية المتمثل في طباعة شيكات الراتب وتسليمها للموظفين.
- تقديم ومتابعة طلبات الإجازة
تتيح الخدمة الذاتية للموظفين عرض جدول العمل ورصيد الإجازات المتبقي وتمكنهم من تقديم طلبات بتغيير الجدول أو الحصول على أنواع مختلفة إجازة ومتابعة حالة الطلب من الجوال. على الجهة الأخرى، تمكن الخدمة الذاتية المدير من فحص الطلبات والبت فيها بالموافقة أو الرفض بنقرة زر فقط.
- تسجيل الأهداف وإدارة الأداء
تمكن الخدمة الذاتية الإدارة من تحديد أهداف مهنية واضحة ومتابعة التقدم الحاصل في تنفيذها، كما تمكن الموظفين من تحديث الأهداف وإثبات أي تقدم يحدث، إضافة إلى ما سبق تمثل الخدمة الذاتية مركزًا لتسجيل الملاحظات الخاصة بتقييم أداء كل موظف بحيث يسهل على الموظف الرجوع إليها في أي وقت وتتبعها أولا بأول.
كيف يساعدك بيزات على تطبيق نظام الخدمة الذاتية في منشأتك بكفاءة؟
توفر الخدمة الذاتية كما تبين، جودة استثنائية للبيانات دون جهد إضافي لإدارة الموارد البشرية بل على العكس تحسن إنتاجيتها وتصبح أكثر تركيزًا على الجوانب الاستراتيجية مثل خفض معدل دوران الموظفين. تمكنك بيزات وهي منصة متكاملة لإدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين من دمج نظام الخدمة الذاتية في منشأتك بسلاسة، لأن مهمتها الأساسية تتمحور حول تسهيل الحياة العملية للموظفين ومُديري الموارد البشرية على حد سواء؛ وجزء من هذه المهمة يتمثل في تطبيق الخدمة الذاتية الذي يمكن الموظفين والمديرين من إدارة ومتابعة جميع ما يتعلق بالموارد البشرية وشؤون الموظفين بضغطة زر.
منصة واحدة. إمكانات لا تعد.
يمكن للموظفين إدارة سجلاتهم، ومتابعة مواعيد دوامهم، وتسجيل مواعيد الحضور والانصراف، وكذلك استعراض كشوف الرواتب، وتقديم طلب الإجازات والمزيد، وذلك بكل أريحية باستخدام تطبيق الجوال.
اطلب عرضك التجريبي الآن
تتقاتل العلامات التجارية مع بعضها البعض للحفاظ على ولاء العملاء وتقديم أفضل تجربة للمشتري، امتدت هذه المنافسة إلى داخل المنشآت أيضًا، إذ تسعى إلى توفير تجربة عمل عالية الجودة للموظفين إيمانًا بالدور الحيوي الذي يلعبونه في دفع المنشأة نحو النجاح، والخدمة الذاتية أحد أهم التقنيات التي تسعى المنشآت إلى تبنيها للوصول إلى هذا المستوى من جودة تجربة العمل. فما هي الخدمة الذاتية؟ وما الذي تعنيه تحديدًا في الموارد البشرية؟
ما هي الخدمة الذاتية؟
الخدمة الذاتية للموارد البشرية أو الخدمة الذاتية للموظفين هي إحدى تقنيات الموارد البشرية المستخدمة على نطاق واسع التي تمكن الموظفين والمديرين من الوصول المباشر إلى معاملات الموارد البشرية التي يمكن أتمتتها، وعادة ما تعتمد هذه التقنية على بوابة الإنترنت كنافذة للوصول.
بمجرد أن يسجل المستخدم دخوله، تظهر لوحة تحكم خاصة به تحتوي على خصائص متعددة، بالنسبة للموظف سيتمكن من إدارة المعلومات الخاصة به ومهامه بحيث يصبح أقل اعتمادًا على قسم الموارد البشرية، مثلًا سيتمكن من الوصول إلى ملفة الشخصي والمعلومات ذات الصلة بالراتب، مثل المزايا والخصومات بالإضافة إلى طلب الإجازات، وبالنسبة المدير فيستطيع الوصول إلى هذه المعلومات بنفسه بالإضافة إلى معلومات أوسع نطاقًا، مثل تقارير الأداء.
غالبًا ما تأتي ميزة الخدمة الذاتية كجزء من المزايا التي توفرها منصات إدارة الموارد البشرية الأكثر شمولًا مثل “بيزات”، كما أنها إحدى الخصائص التي يقدمها تطبيق الهاتف الجوال بحيث يتمكن المستخدمون من إكمال المهام في أي وقت ومن أي مكان.
ظهرت تقنية الخدمة الذاتية لموارد البشرية كامتداد للتطور الحاصل في حلول الموارد البشرية التي تعالج المهام اليدوية النمطية التي استمرت لعقود مضت من الزمن، كما أن الخدمة الذاتية تلعب دورًا محوريًا في التحول الرقمي للموارد البشرية نحو نظام أكثر إنتاجية وكفاءة.
عمليًا: كيف تكون الخدمة الذاتية للموارد البشرية؟
بعدما تناولنا الخدمة الذاتية كمفهوم، إذن ما الذي تعنيه الخدمة الذاتية عمليًا كجزء من نظام الموارد البشرية؟ ينقسم دور الخدمة الذاتية إلى شقين الأول خاص بالموظف، والثاني خاص بالمدير، إذ تمكنهم من تأدية ما يلي:
أولًا: الموظف
- تسجيل الحضور والانصراف.
- طلب الإجازات والخطابات.
- استعراض عدد ساعات العمل الفعلية التي يتضمنها مسير الرواتب.
- الاطلاع على تفاصيل الراتب.
- مراجعة جدول المناوبات.
- مشاركة المستندات مع قسم الموارد البشرية.
- الاطلاع على سياسة المنشأة وأي مستندات أخرى متاحة للاطلاع العام مع الموظفين.
- الوصول إلى المواد التدريبية.
- المشاركة في تقييم الأداء.
- طلب قرض أو سلفة.
ثانيًا: المدير
- الوصول إلى الملفات الشخصية الخاصة بالموظفين.
- متابعة مواعيد الحضور الانصراف المحدثة لحظيًا.
- الموافقة على طلبات الإجازة.
- إرسال واستقبال الإخطارات والتذكيرات.
- معرفة الحالة الحالية للموظف (في المكتب أم خارجه).
- تتبع مستوى أداء الموظف.
- طرح استبيان على الموظفين.
لماذا تحتاج المنشآت إلى نظام الخدمة الذاتية؟
أصبح نظام الخدمة الذاتية مكونًا أساسيًا في إدارة الموارد البشرية في العديد من المنشآت، فأي عملية كانت ورقية في السابق أصبحت آلية. لا يتوقف الأمر عند ذلك وحسب، بل ينعكس في تحسين نواح عديدة من العمل. نلخص فيما يلي الفوائد التي تجنيها المنشأة من تبني الخدمة الذاتية في الموارد البشرية:
تعزيز الدور الاستراتيجي للموارد البشرية
تستنزف مهام إدارة الموارد البشرية جل وقت وطاقة فريق الموارد البشرية وذوي الياقات البيضاء، مثل الساعات التي تقضى في الرد على الطلبات، وفحص السجلات، وإرسال الخطابات وكتابة المستندات. بينما يمكن استخدام هذا الوقت وتلك الطاقة في مهام أكثر استراتيجية وتخصصًا، مثل التركيز على تقليل معدل دوران الموظفين، ووضع خطط التدريب وابتكار المبادرات.
يساعد ذلك في ادخار الجهد والوقت لأعمال مثمرة ذات دور حيوي من ناحية، ومن ناحية أخرى يساهم في تقليل عدد موظفي الموارد البشرية الذي تتطلبه حاجة العمل.
تسهيل الوصول إلى الخدمات
تلعب الخدمة الذاتية دور الوسيط المنجز بين الموظفين وقسم الموارد البشرية، فإذا رغب الموظف الاطلاع على تفاصيل الراتب أو استعراض سياسة المنشأة، فما عليه سوى تسجيل الدخول إلى تطبيق الخدمة الذاتية، سواء كان يعمل من المكتب أو يعمل عن بعد، إذ كل ما يحتاجه هو اتصال بالإنترنت.
يتميز نظام الخدمة الذاتية أيضًا بعمله على مدار أربع وعشرين ساعة طوال أيام الأسبوع، ما يضمن الاستجابة السريعة والحل المباشر لأي طلب أو استفسار. يعني ذلك أن الموظف لن يضطر إلى مغادرة المكتب أو إجراء اتصال هاتفي للحصول على إجابة لاستفساره.
منصة واحدة. إمكانات لا تعد.
يمكن للموظفين إدارة سجلاتهم، ومتابعة مواعيد دوامهم، وتسجيل مواعيد الحضور والانصراف، وكذلك استعراض كشوف الرواتب، وتقديم طلب الإجازات والمزيد، وذلك بكل أريحية باستخدام تطبيق الجوال.
اطلب عرضك التجريبي الآنخفض نفقات الموارد البشرية
يعني توفير الوقت والجهد بالضرورة توفير المال أيضًا، فعندما تُدار الموارد البشرية للمنشأة بكفاءة دون الحاجة إلى زيادة عدد فريق الموارد البشرية حتى مع توسع المنشأة ونمو عدد الموظفين، فإن ذلك يخفض الإنفاق على الموارد البشرية مقارنة باللجوء إلى الطرق اليدوية المعتمدة على الأوراق.
إضافة إلى ما سبق، عادة ما تكون الخدمة الذاتية جزءًا لا يتجزأ من نظام إدارة الموارد البشرية الشامل الذي يتضمن وظائف أخرى مثل مسير الرواتب، وإدارة الأداء وجدولة المناوبات، وبالتالي لا تمثل الخدمة الذاتية بندًا مكلفًا في حد ذاته.
زيادة رضا الموظفين
اعتاد موظفو اليوم على سهولة إنجاز مختلف الأمور في جوانب حياتهم، مثل طلب الطعام والتسوق عبر الإنترنت والتنقل باستخدام GPS، لذلك يتوقعون أيضًا سهولة إنجاز الأعمال والوصول إلى المعلومات في الدوام دون تعقيدات ودون الحاجة إلى إجراء مكالمات هاتفية متعددة أو التواصل مع موظفي الموارد البشرية، أو الاحتفاظ بالكثير من الأوراق.
يفسر ذلك التأثير الإيجابي الذي تتركه الخدمة الذاتية من حيث سهولة الوصول إلى المعلومات، ومستوى الإطلاع الأعلى، والتواصل السريع مع أعضاء الفريق وسلاسة إرسال الطلبات والتذكيرات، وهو ما يحسن شعور الموظفين بالرضا عن تجربة العمل في المنشأة بشكل عام ويعزز مستوى التفاعل والمشاركة في الأنشطة المختلفة.
دقة وتنظيم المعلومات
يحتوى قسم الموارد البشرية على أطنان من البيانات والوثائق التي تحتاج إلى تنظيم، تساعد الخدمة الذاتية في تخزين، وقراءة ودمج هذه البيانات، ثم تتولى تصنيفها في فئات مختلفة بحيث يمكن للموظف العثور على ما يحتاجه بسهولة. كما يمكن للخدمة الذاتية أيضًا معالجة البيانات وتحويلها إلى تقارير مفيدة للعمل، مثل تقارير الإجازات، والأداء، والرواتب ومواعيد الحضور والانصراف.
إضافة إلى ما سبق، تمكن الخدمة الذاتية الموظفين من تحديث معلوماتهم الشخصية، ومواعيد الحضور والانصراف وتقييم الأداء، وبالتالي تضمن تحديث البيانات والقضاء على احتمالات الخطأ التي تكثر في العمل اليدوي.
الامتثال للوائح والأنظمة
تساعد الدقة والموثوقية العالية للمعلومات التي تجمعها الخدمة الذاتية في ضمان الامتثال لمتطلبات اللوائح والأنظمة الحكومية – مثل برنامج حماية الأجور في المملكة – إذ تتطلب إعداد تقارير هامة بدقة عالية دون أخطاء، وغيابها يعرّض المنشأة لتحديات قانونية. وغالبًا ما تتكامل الخدمة الذاتية مع أنظمة المحاسبة والأنظمة الحكومية وتُحدّث باستمرار بحيث تضمن للمنشأة توافق عملياتها الهامة مثل مسير الرواتب مع المتطلبات القانونية اللازمة.
أمثلة على خصائص الخدمة الذاتية للموارد البشرية
نلقي نظرة فيما يلي على بعض الأمثلة للخصائص التي تقدمها الخدمة الذاتية للموارد البشرية:
- قاعدة بيانات الموظفين
يتضمن برنامج الخدمة الذاتية قاعدة لبيانات الموظفين، بحيث لا يستطيع الموظف الاطلاع على البيانات الخاصة به فحسب، بل يمكنه تحديثها أيضًا، بدءًا من تحميل المستندات وتغيير العنوان، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني وحتى بيانات الحساب المصرفي.
تمثل قاعدة البيانات توثيقًا منظمًا لمختلف المعلومات الخاصة بجميع الموظفين، بحيث يتم تخصيص سجلًا خاصًا لكل موظف تقع مسئولية دقة البيانات عليه لا على المنشأة، كما تعد مكانًا مركزيًا لنشر كتيبات المنشأة، وسياسة العمل والتحديثات التي تطرأ عليها.
- متابعة الحضور والانصراف
تمكن الخدمة الذاتية الموظفين من إثبات مواعيد الحضور إلى العمل والانصراف منه، سواء كانوا يعملون من المكتب أو من المنزل، كما أنها تنشئ عند الحاجة تقارير عن حالة الحضور في العمل على مستوى المنشأة ككل، وتمثل أساسًا لاحتساب الأجر في مسير الرواتب.
تعمل الخدمة الذاتية أيضًا على تمكين الموظفين من تتبع بيانات الحضور الخاصة بهم لحظيًا ومعرفة عدد ساعات العمل الإضافي، بالإضافة إلى الاطلاع على جدول المناوبات وعدد ساعات العمل المدمجة مع مسير الرواتب.
- إدارة الرواتب
الرواتب أحد أبرز جوانب العمل التي تؤي إلى الشكاوى، لذلك يعمل برنامج الخدمة الذاتية على تمكين الموظف من الاطلاع على قسيمة الراتب عبر الإنترنت وفهم كيفية توزيعه على راتب أساسي ومزايا وخصومات، كما أنها تجعل من السهل استلامه الراتب من خلال إيداع مباشر في حسابه البنكي دون الحاجة إلى سجلات ورقية، وبالتالي يقل عبء العمل على قسم الموارد البشرية المتمثل في طباعة شيكات الراتب وتسليمها للموظفين.
- تقديم ومتابعة طلبات الإجازة
تتيح الخدمة الذاتية للموظفين عرض جدول العمل ورصيد الإجازات المتبقي وتمكنهم من تقديم طلبات بتغيير الجدول أو الحصول على أنواع مختلفة إجازة ومتابعة حالة الطلب من الجوال. على الجهة الأخرى، تمكن الخدمة الذاتية المدير من فحص الطلبات والبت فيها بالموافقة أو الرفض بنقرة زر فقط.
- تسجيل الأهداف وإدارة الأداء
تمكن الخدمة الذاتية الإدارة من تحديد أهداف مهنية واضحة ومتابعة التقدم الحاصل في تنفيذها، كما تمكن الموظفين من تحديث الأهداف وإثبات أي تقدم يحدث، إضافة إلى ما سبق تمثل الخدمة الذاتية مركزًا لتسجيل الملاحظات الخاصة بتقييم أداء كل موظف بحيث يسهل على الموظف الرجوع إليها في أي وقت وتتبعها أولا بأول.
كيف يساعدك بيزات على تطبيق نظام الخدمة الذاتية في منشأتك بكفاءة؟
توفر الخدمة الذاتية كما تبين، جودة استثنائية للبيانات دون جهد إضافي لإدارة الموارد البشرية بل على العكس تحسن إنتاجيتها وتصبح أكثر تركيزًا على الجوانب الاستراتيجية مثل خفض معدل دوران الموظفين. تمكنك بيزات وهي منصة متكاملة لإدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين من دمج نظام الخدمة الذاتية في منشأتك بسلاسة، لأن مهمتها الأساسية تتمحور حول تسهيل الحياة العملية للموظفين ومُديري الموارد البشرية على حد سواء؛ وجزء من هذه المهمة يتمثل في تطبيق الخدمة الذاتية الذي يمكن الموظفين والمديرين من إدارة ومتابعة جميع ما يتعلق بالموارد البشرية وشؤون الموظفين بضغطة زر.
منصة واحدة. إمكانات لا تعد.
يمكن للموظفين إدارة سجلاتهم، ومتابعة مواعيد دوامهم، وتسجيل مواعيد الحضور والانصراف، وكذلك استعراض كشوف الرواتب، وتقديم طلب الإجازات والمزيد، وذلك بكل أريحية باستخدام تطبيق الجوال.
اطلب عرضك التجريبي الآنتتقاتل العلامات التجارية مع بعضها البعض للحفاظ على ولاء العملاء وتقديم أفضل تجربة للمشتري، امتدت هذه المنافسة إلى داخل المنشآت أيضًا، إذ تسعى إلى توفير تجربة عمل عالية الجودة للموظفين إيمانًا بالدور الحيوي الذي يلعبونه في دفع المنشأة نحو النجاح، والخدمة الذاتية أحد أهم التقنيات التي تسعى المنشآت إلى تبنيها للوصول إلى هذا المستوى من جودة تجربة العمل. فما هي الخدمة الذاتية؟ وما الذي تعنيه تحديدًا في الموارد البشرية؟
ما هي الخدمة الذاتية؟
الخدمة الذاتية للموارد البشرية أو الخدمة الذاتية للموظفين هي إحدى تقنيات الموارد البشرية المستخدمة على نطاق واسع التي تمكن الموظفين والمديرين من الوصول المباشر إلى معاملات الموارد البشرية التي يمكن أتمتتها، وعادة ما تعتمد هذه التقنية على بوابة الإنترنت كنافذة للوصول.
بمجرد أن يسجل المستخدم دخوله، تظهر لوحة تحكم خاصة به تحتوي على خصائص متعددة، بالنسبة للموظف سيتمكن من إدارة المعلومات الخاصة به ومهامه بحيث يصبح أقل اعتمادًا على قسم الموارد البشرية، مثلًا سيتمكن من الوصول إلى ملفة الشخصي والمعلومات ذات الصلة بالراتب، مثل المزايا والخصومات بالإضافة إلى طلب الإجازات، وبالنسبة المدير فيستطيع الوصول إلى هذه المعلومات بنفسه بالإضافة إلى معلومات أوسع نطاقًا، مثل تقارير الأداء.
غالبًا ما تأتي ميزة الخدمة الذاتية كجزء من المزايا التي توفرها منصات إدارة الموارد البشرية الأكثر شمولًا مثل “بيزات”، كما أنها إحدى الخصائص التي يقدمها تطبيق الهاتف الجوال بحيث يتمكن المستخدمون من إكمال المهام في أي وقت ومن أي مكان.
ظهرت تقنية الخدمة الذاتية لموارد البشرية كامتداد للتطور الحاصل في حلول الموارد البشرية التي تعالج المهام اليدوية النمطية التي استمرت لعقود مضت من الزمن، كما أن الخدمة الذاتية تلعب دورًا محوريًا في التحول الرقمي للموارد البشرية نحو نظام أكثر إنتاجية وكفاءة.
عمليًا: كيف تكون الخدمة الذاتية للموارد البشرية؟
بعدما تناولنا الخدمة الذاتية كمفهوم، إذن ما الذي تعنيه الخدمة الذاتية عمليًا كجزء من نظام الموارد البشرية؟ ينقسم دور الخدمة الذاتية إلى شقين الأول خاص بالموظف، والثاني خاص بالمدير، إذ تمكنهم من تأدية ما يلي:
أولًا: الموظف
- تسجيل الحضور والانصراف.
- طلب الإجازات والخطابات.
- استعراض عدد ساعات العمل الفعلية التي يتضمنها مسير الرواتب.
- الاطلاع على تفاصيل الراتب.
- مراجعة جدول المناوبات.
- مشاركة المستندات مع قسم الموارد البشرية.
- الاطلاع على سياسة المنشأة وأي مستندات أخرى متاحة للاطلاع العام مع الموظفين.
- الوصول إلى المواد التدريبية.
- المشاركة في تقييم الأداء.
- طلب قرض أو سلفة.
ثانيًا: المدير
- الوصول إلى الملفات الشخصية الخاصة بالموظفين.
- متابعة مواعيد الحضور الانصراف المحدثة لحظيًا.
- الموافقة على طلبات الإجازة.
- إرسال واستقبال الإخطارات والتذكيرات.
- معرفة الحالة الحالية للموظف (في المكتب أم خارجه).
- تتبع مستوى أداء الموظف.
- طرح استبيان على الموظفين.
لماذا تحتاج المنشآت إلى نظام الخدمة الذاتية؟
أصبح نظام الخدمة الذاتية مكونًا أساسيًا في إدارة الموارد البشرية في العديد من المنشآت، فأي عملية كانت ورقية في السابق أصبحت آلية. لا يتوقف الأمر عند ذلك وحسب، بل ينعكس في تحسين نواح عديدة من العمل. نلخص فيما يلي الفوائد التي تجنيها المنشأة من تبني الخدمة الذاتية في الموارد البشرية:
تعزيز الدور الاستراتيجي للموارد البشرية
تستنزف مهام إدارة الموارد البشرية جل وقت وطاقة فريق الموارد البشرية وذوي الياقات البيضاء، مثل الساعات التي تقضى في الرد على الطلبات، وفحص السجلات، وإرسال الخطابات وكتابة المستندات. بينما يمكن استخدام هذا الوقت وتلك الطاقة في مهام أكثر استراتيجية وتخصصًا، مثل التركيز على تقليل معدل دوران الموظفين، ووضع خطط التدريب وابتكار المبادرات.
يساعد ذلك في ادخار الجهد والوقت لأعمال مثمرة ذات دور حيوي من ناحية، ومن ناحية أخرى يساهم في تقليل عدد موظفي الموارد البشرية الذي تتطلبه حاجة العمل.
تسهيل الوصول إلى الخدمات
تلعب الخدمة الذاتية دور الوسيط المنجز بين الموظفين وقسم الموارد البشرية، فإذا رغب الموظف الاطلاع على تفاصيل الراتب أو استعراض سياسة المنشأة، فما عليه سوى تسجيل الدخول إلى تطبيق الخدمة الذاتية، سواء كان يعمل من المكتب أو يعمل عن بعد، إذ كل ما يحتاجه هو اتصال بالإنترنت.
يتميز نظام الخدمة الذاتية أيضًا بعمله على مدار أربع وعشرين ساعة طوال أيام الأسبوع، ما يضمن الاستجابة السريعة والحل المباشر لأي طلب أو استفسار. يعني ذلك أن الموظف لن يضطر إلى مغادرة المكتب أو إجراء اتصال هاتفي للحصول على إجابة لاستفساره.
منصة واحدة. إمكانات لا تعد.
يمكن للموظفين إدارة سجلاتهم، ومتابعة مواعيد دوامهم، وتسجيل مواعيد الحضور والانصراف، وكذلك استعراض كشوف الرواتب، وتقديم طلب الإجازات والمزيد، وذلك بكل أريحية باستخدام تطبيق الجوال.
اطلب عرضك التجريبي الآنخفض نفقات الموارد البشرية
يعني توفير الوقت والجهد بالضرورة توفير المال أيضًا، فعندما تُدار الموارد البشرية للمنشأة بكفاءة دون الحاجة إلى زيادة عدد فريق الموارد البشرية حتى مع توسع المنشأة ونمو عدد الموظفين، فإن ذلك يخفض الإنفاق على الموارد البشرية مقارنة باللجوء إلى الطرق اليدوية المعتمدة على الأوراق.
إضافة إلى ما سبق، عادة ما تكون الخدمة الذاتية جزءًا لا يتجزأ من نظام إدارة الموارد البشرية الشامل الذي يتضمن وظائف أخرى مثل مسير الرواتب، وإدارة الأداء وجدولة المناوبات، وبالتالي لا تمثل الخدمة الذاتية بندًا مكلفًا في حد ذاته.
زيادة رضا الموظفين
اعتاد موظفو اليوم على سهولة إنجاز مختلف الأمور في جوانب حياتهم، مثل طلب الطعام والتسوق عبر الإنترنت والتنقل باستخدام GPS، لذلك يتوقعون أيضًا سهولة إنجاز الأعمال والوصول إلى المعلومات في الدوام دون تعقيدات ودون الحاجة إلى إجراء مكالمات هاتفية متعددة أو التواصل مع موظفي الموارد البشرية، أو الاحتفاظ بالكثير من الأوراق.
يفسر ذلك التأثير الإيجابي الذي تتركه الخدمة الذاتية من حيث سهولة الوصول إلى المعلومات، ومستوى الإطلاع الأعلى، والتواصل السريع مع أعضاء الفريق وسلاسة إرسال الطلبات والتذكيرات، وهو ما يحسن شعور الموظفين بالرضا عن تجربة العمل في المنشأة بشكل عام ويعزز مستوى التفاعل والمشاركة في الأنشطة المختلفة.
دقة وتنظيم المعلومات
يحتوى قسم الموارد البشرية على أطنان من البيانات والوثائق التي تحتاج إلى تنظيم، تساعد الخدمة الذاتية في تخزين، وقراءة ودمج هذه البيانات، ثم تتولى تصنيفها في فئات مختلفة بحيث يمكن للموظف العثور على ما يحتاجه بسهولة. كما يمكن للخدمة الذاتية أيضًا معالجة البيانات وتحويلها إلى تقارير مفيدة للعمل، مثل تقارير الإجازات، والأداء، والرواتب ومواعيد الحضور والانصراف.
إضافة إلى ما سبق، تمكن الخدمة الذاتية الموظفين من تحديث معلوماتهم الشخصية، ومواعيد الحضور والانصراف وتقييم الأداء، وبالتالي تضمن تحديث البيانات والقضاء على احتمالات الخطأ التي تكثر في العمل اليدوي.
الامتثال للوائح والأنظمة
تساعد الدقة والموثوقية العالية للمعلومات التي تجمعها الخدمة الذاتية في ضمان الامتثال لمتطلبات اللوائح والأنظمة الحكومية – مثل برنامج حماية الأجور في المملكة – إذ تتطلب إعداد تقارير هامة بدقة عالية دون أخطاء، وغيابها يعرّض المنشأة لتحديات قانونية. وغالبًا ما تتكامل الخدمة الذاتية مع أنظمة المحاسبة والأنظمة الحكومية وتُحدّث باستمرار بحيث تضمن للمنشأة توافق عملياتها الهامة مثل مسير الرواتب مع المتطلبات القانونية اللازمة.
أمثلة على خصائص الخدمة الذاتية للموارد البشرية
نلقي نظرة فيما يلي على بعض الأمثلة للخصائص التي تقدمها الخدمة الذاتية للموارد البشرية:
- قاعدة بيانات الموظفين
يتضمن برنامج الخدمة الذاتية قاعدة لبيانات الموظفين، بحيث لا يستطيع الموظف الاطلاع على البيانات الخاصة به فحسب، بل يمكنه تحديثها أيضًا، بدءًا من تحميل المستندات وتغيير العنوان، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني وحتى بيانات الحساب المصرفي.
تمثل قاعدة البيانات توثيقًا منظمًا لمختلف المعلومات الخاصة بجميع الموظفين، بحيث يتم تخصيص سجلًا خاصًا لكل موظف تقع مسئولية دقة البيانات عليه لا على المنشأة، كما تعد مكانًا مركزيًا لنشر كتيبات المنشأة، وسياسة العمل والتحديثات التي تطرأ عليها.
- متابعة الحضور والانصراف
تمكن الخدمة الذاتية الموظفين من إثبات مواعيد الحضور إلى العمل والانصراف منه، سواء كانوا يعملون من المكتب أو من المنزل، كما أنها تنشئ عند الحاجة تقارير عن حالة الحضور في العمل على مستوى المنشأة ككل، وتمثل أساسًا لاحتساب الأجر في مسير الرواتب.
تعمل الخدمة الذاتية أيضًا على تمكين الموظفين من تتبع بيانات الحضور الخاصة بهم لحظيًا ومعرفة عدد ساعات العمل الإضافي، بالإضافة إلى الاطلاع على جدول المناوبات وعدد ساعات العمل المدمجة مع مسير الرواتب.
- إدارة الرواتب
الرواتب أحد أبرز جوانب العمل التي تؤي إلى الشكاوى، لذلك يعمل برنامج الخدمة الذاتية على تمكين الموظف من الاطلاع على قسيمة الراتب عبر الإنترنت وفهم كيفية توزيعه على راتب أساسي ومزايا وخصومات، كما أنها تجعل من السهل استلامه الراتب من خلال إيداع مباشر في حسابه البنكي دون الحاجة إلى سجلات ورقية، وبالتالي يقل عبء العمل على قسم الموارد البشرية المتمثل في طباعة شيكات الراتب وتسليمها للموظفين.
- تقديم ومتابعة طلبات الإجازة
تتيح الخدمة الذاتية للموظفين عرض جدول العمل ورصيد الإجازات المتبقي وتمكنهم من تقديم طلبات بتغيير الجدول أو الحصول على أنواع مختلفة إجازة ومتابعة حالة الطلب من الجوال. على الجهة الأخرى، تمكن الخدمة الذاتية المدير من فحص الطلبات والبت فيها بالموافقة أو الرفض بنقرة زر فقط.
- تسجيل الأهداف وإدارة الأداء
تمكن الخدمة الذاتية الإدارة من تحديد أهداف مهنية واضحة ومتابعة التقدم الحاصل في تنفيذها، كما تمكن الموظفين من تحديث الأهداف وإثبات أي تقدم يحدث، إضافة إلى ما سبق تمثل الخدمة الذاتية مركزًا لتسجيل الملاحظات الخاصة بتقييم أداء كل موظف بحيث يسهل على الموظف الرجوع إليها في أي وقت وتتبعها أولا بأول.
كيف يساعدك بيزات على تطبيق نظام الخدمة الذاتية في منشأتك بكفاءة؟
توفر الخدمة الذاتية كما تبين، جودة استثنائية للبيانات دون جهد إضافي لإدارة الموارد البشرية بل على العكس تحسن إنتاجيتها وتصبح أكثر تركيزًا على الجوانب الاستراتيجية مثل خفض معدل دوران الموظفين. تمكنك بيزات وهي منصة متكاملة لإدارة الموارد البشرية وشؤون الموظفين من دمج نظام الخدمة الذاتية في منشأتك بسلاسة، لأن مهمتها الأساسية تتمحور حول تسهيل الحياة العملية للموظفين ومُديري الموارد البشرية على حد سواء؛ وجزء من هذه المهمة يتمثل في تطبيق الخدمة الذاتية الذي يمكن الموظفين والمديرين من إدارة ومتابعة جميع ما يتعلق بالموارد البشرية وشؤون الموظفين بضغطة زر.
منصة واحدة. إمكانات لا تعد.
يمكن للموظفين إدارة سجلاتهم، ومتابعة مواعيد دوامهم، وتسجيل مواعيد الحضور والانصراف، وكذلك استعراض كشوف الرواتب، وتقديم طلب الإجازات والمزيد، وذلك بكل أريحية باستخدام تطبيق الجوال.
اطلب عرضك التجريبي الآن
مقالات ذات صلة
ترتكز أتمتة الموارد البشرية على قاعدة مفادها أن المهام التي ليس من الضروري أن يقوم بها موظف، ينبغي أن تنجز بالأتمتة، يشمل ذلك المهام المتكررة، والبسيطة، والمنتظمة، والقابلة للتنبؤ، والتعاونية، […]
ترك الذكاء الاصطناعي أثره في أنحاء عدة من إدارة الموارد البشرية معيدًا تشكيل جوانب مختلفة منها بالاستفادة من إمكاناته الهائلة في معالجة كميات ضخمة من البيانات بسرعة ودون أخطاء، ما […]
عملية التوظيف إحدى أكثر عمليات الموارد البشرية تعقيدًا وتستغرق وقتًا طويلًا؛ وبالتالي قد يشعر كلًا من مسؤول التوظيف والمتقدم للوظيفة بالإحباط، ومن أجل للتخلص من هاجس التعقيد وسعيًا نحو تبسيط […]
Get Social