كانت البداية في منتصف القرن الماضي، عندما اقتبست الشركات نظام إدارة الأداء العسكري خلال الحربين العالميتين الأولى والثانية، لكي تستخدمه في تقييم أداء العمال وتخصيص المكافآت، وقبل مرور عقد من الزمان، تطور استخدام هذا النظام ليصبح منصة لتطوير الأداء وفتح نقاش حر بين الموظف والمدير حول تحسينه، وبالعودة إلى الآن، فقد أصبح نظام إدارة الأداء سحابيًا يمكن استخدامه في أي وقت وخارج أسوار المنشأة.

ما هو نظام إدارة الأداء؟

نظام إدارة الأداء هو منصة لمراقبة وتتبع وتسجيل أداء الموظفين بدقة وبطريقة منهجية، يتعاون في وضعها المديرون والموظفون معًا لتحديد توقعات الأداء والأهداف المطلوب الوصول إليها وتعيين طرق القياس، بالإضافة إلى مشاركة تقييمات الأداء وإبداء الملاحظات.

الغرض الأساسي من نظام إدارة الأداء في برنامج الموارد البشرية هو ضمان توافق أداء جميع الموظفين في المنشأة مع أهدافها الاستراتيجية ومساهمتهم في النجاح الشامل لها، وينطوي النظام على عمليات عديدة مثل المراجعة المستمرة للتقدم في العمل، وإبداء ملاحظات وتعليقات أولًا بأول، بالإضافة إلى التواصل الوثيق بين جميع الأطراف، ومكافأة الأداء المتميز، وتقدير الأداء الجيد.

مكونات نظام إدارة الأداء

يتكون نظام إدارة الأداء من مجموعة من العناصر التي تشكل معًا منظومة متكاملة لتتبع وتقييم أداء الموظفين وفي الأخير تطويره، تشمل هذه المكونات ما يلي:

• وضع الأهداف

تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها هو نقطة الأساس في نظام إدارة الأداء، فبناء عليها تتم باقي عمليات النظام من تتبع وتقييم، ولا يقتصر الأمر على وضع أهداف فقط، بل يجب أن تكون هذه الأهداف متناغمة مع أهداف المنشأة ككل، كما ينبغي أن توضع بالتعاون بين الإدارة والمرؤوسين، إذ تساعد المناقشة بين الطرفين على تحديد أهداف واقعية، وعلى إكساب الموظفين فهم أفضل للفرق بين أدائهم الحالي وإمكاناتهم المستقبلية.

• الاتصال المستمر

أداة الاتصال الداخلية في نظام إدارة الأداء هي مكون ضروري لمساعدة جميع الأطراف على التواصل المستمر حول أهداف العمل والتحسين ..إلخ، من خلالها سيتمكن المشرف أو المدير من متابعة المهام التي يعمل عليها المرؤوسين مباشرة، ويلاحظ مدى تقدمهم على مسار تحقيق الأهداف المطلوبة منهم، كما أن التواصل سيبقي على حماس الموظف مشتعلًا، فأولًا بأول يبدي المدير اقتراحاته حول العمل، دون انتظار انتهاء دورة تقييم الأداء بالكامل.

• تقييم الأداء

يعني تقييم الأداء تقديم المدير مراجعته لأداء الموظف في الموعد الدوري المحدد سواء كان كل عام أو كل 6 أشهر أو 3 أشهر عبر ملء نموذج تقييم أداء الموظف، وتتم هذه المراجعة بعد أن يجري الموظف تقييمًا ذاتيًا لأدائه عن هذه الفترة، وقد ظهرت أنواع أخرى من تقييمات الأداء تتميز بالشمولية مثل تقييم 360 درجة، الذي يجمع الآراء من مصادر متعددة بدلًا من الاقتصار على مراجعة المدير وتقييم الموظف لذاته، تشمل هذه المصادر تقييم الزملاء وتقييم المرؤوسين الذين يشرف عليهم الموظف، وتقييم العملاء أو الموردين أو أي أطراف أخرى خارج المنشأة ممن يتعاملون معه.

• تقدير الأداء الجيد

يتضمن نظام إدارة الأداء برنامجًا لمكافأة الموظفين أو الثناء عليهم علنًا على أدائهم المتميز، وهو أحد أسس بناء ثقافة الأداء المتميز، إذ يمثل اعترافًا بإنجازات الموظف وعمله الدؤوب ما يشجعه على الاستمرار، ويحفز غيره من الزملاء على العمل بأداء فائق في دورات التقييم القادمة.

• الملاحظات والاقتراحات

تذييل تقييم الأداء بعبارة “أداء جيد”، أو “يحتاج إلى تحسين”، ليس نهاية المطاف نحو أداء أفضل في المرات القادمة، بل ينبغي أن يكون مصحوبًا بملاحظات وجيهه واقتراحات بناءة لتحسين الأداء تمثل تغذية راجعة غنية، إذ تساعد هذه المراجعة التفصيلية على توضيح موضع التحسين المطلوب بالضبط وكيف يمكن تحقيق ذلك، ما يجعل الموظف في الأخير أكثر قدرة على المساهمة في نجاح المنشأة.

ما أهمية نظام إدارة الأداء؟

وفقًا لمعهد ماكنزي للأبحاث، تحقق  المنشآت التي تركز على إدارة أداء موظفيها تفوقًا أعلى بمقدار 4.2 على أقرانها ونموًا أكبر في الإيرادات بنسبة 30% في المتوسط، تفسر هذه الأرقام الأهمية الكبيرة لنظام إدارة أداء الموظفين الذي يمثل ذراع المنشأة في تتبع وتقييم أداء مواردها البشرية، ونتطرق فيما يلي إلى 5 أسباب تشرح أهمية الدور الذي يلعبه النظام:

أولًا: بالنسبة للموظف

يحفز نظام إدارة أداء الموظفين على العمل بأداء أفضل من خلال ما يلي:

• توفير لوحة معلومات واضحة سهلة الفهم لتوقعات الأداء والأهداف المطلوبة، تمثل بوصلة توجه أداء الموظف، ويفهم منها إلى أي مدى تساهم هذه الأهداف في تحقيق الأهداف الكبرى للمنشأة.
• إمداد الموظف بتغذية راجعة مستمرة تسلط الضوء على مجالات التحسين للمهارات المطلوب تطويرها وفرص التدريب المتاحة، ما يساعده على تحسين أدائه والتقدم في مساره المهني.
• رفع معنويات الموظف المتميز وتشجيعه على الاستمرار في العمل بنفس المستوى الفائق، من خلال المكافآت والثناء الذي يناله على الأداء الجيد، وينعكس ذلك في زيادة الرضا الوظيفي وتقوية شعوره بالولاء للمنشأة.

ثانيًا: بالنسبة للمنشأة

يحقق نظام إدارة الأداء الوظيفي فوائد إدارية عديدة للمنشأة في التوظيف والتخطيط واتخاذ القرارات، كما يلي:

• يؤدي تركيز نظام إدارة الأداء على تقدير وتطوير الموظفين إلى مواكبة طموحات الكفاءات في المنشأة وبالتالي يساهم في تقليل معدل دوران الموظفين، ما يوفر وقت المنشأة والموارد التي تنفقها في البحث عن كفاءات جديدة وتدريبها.
• يضمن النظام توافق الأهداف الفردية المطلوبة من كل موظف مع الأهداف التنظيمية الشاملة، وبالتالي يكفل عدم إهدار أي جهد في أي وظيفة خارج نطاق تحقيق نجاح المنشأة.
• يمثل نظام إدارة الأداء منجمًا لجميع البيانات ذات الصلة بالأداء، تستخدم هذه البيانات الغنية في اتخاذ قرارات الموارد البشرية المختلفة، مثل توزيع الموارد والتخطيط للخلافة، وبالتالي يساعد في إدارة فعالة واستراتيجية للموظفين من جميع الأقسام.
• نظرًا لأن نظام إدارة الأداء يقدم رؤية محدثة لأداء جميع الموظفين، بالتالي يمكّن القيادات من تعديل الاستراتيجيات وتكييف القوى العاملة مع متغيرات في السوق، إذ لا يجب الانتظار حتى انتهاء دورة مراجعة الأداء، بل يمكن تعديل الأهداف وتوفير فرص التدريب اللازمة للحفاظ على مستويات أداء عالية تواكب أي تحديات في بيئة العمل، وهو ما يجعل المنشأة أكثر رشاقة في التعامل مع التغييرات ونجاحًا في السوق.

من يستخدم نظام إدارة الأداء؟

أصبح نظام إدارة الأداء أداة عملية لأي منشأة أيًا كان حجم قوتها العاملة وأيًا كان طبيعة النشاط التجاري الذي تمارسه، ويتولى استخدام النظام الموظفين من مختلف المستويات الإدارية بدءًا من المتدرب الجديد حتي مسئولي الإدارة العليا، ونسلط الضوء فيما يلي على الفئات التي تستخدم نظام إدارة الأداء الوظيفي بالتفصيل:

• قسم إدارة الموارد البشرية: يستخدم موظفو هذا القسم نظام إدارة الأداء لتصميم وتنفيذ عملية تقييم الأداء بشكل شامل، بحيث يضمنون أن العملية في مجملها عادلة ومتوافقة مع أهداف المنشأة ككل، وأن كل مرحلة من مراحل إدارة الأداء تتم في الوقت المناسب دون تأخير.
• المديرون: يستخدم المديرون نظام إدارة الأداء الوظيفي بكثافة وبوتيرة منتظمة لمتابعة أداء كل موظف أولًا بأول وإبداء ملاحظات باستمرار وإجراء تقييم أداء لكل منهم، بالإضافة إلى التخطيط لبرنامج التطوير الخاص بكل موظف، وقبل كل ما سبق تحديد أهداف الأداء التي سيسعى الموظف لتحقيقها.
• الموظفون: يستخدم الموظف نظام إدارة الأداء بشكل منتظم لتسجيل التقدم الذي أحرزه نحو توقعات الأداء الخاصة به، كما أنه يطلع على الملاحظات التي أبداها المشرف أو المدير المباشر، بالإضافة إلى ما سبق يجري تقييمًا ذاتيًا لأدائه وقد يساهم في إجراء تقييم أداء 360 درجة لزملائه أو رؤسائه، كما أنه يشارك في عملية تخطيط برنامج التطوير المصمم خصيصًا له.

ما هو نظام إدارة الأداء السحابي؟

غيرت التقنية السحابية في تخزين البيانات قواعد العمل في الكثير من المجالات، وكان من بينها أنظمة إدارة أداء الموظفين لكي تواكب الحاجة إلى أنظمة مرنة وذكية ومتطورة تعمل دون انقطاع ويمكن استخدامها في أي مكان ووقت، من هنا ظهر نظام إدارة الأداء السحابي الذي يعتمد في تخزين البيانات واسترجاعها على التقنية السحابية. 

على سبيل المثال يقدم نظام إدارة الأداء السحابي من بيزات -المنصة المتكاملة لإدارة الموارد البشرية في السعودية- المزايا الآتية:

• وصول لحظي للبيانات

يمكن للمديرين ومسؤولي الموارد البشرية والموظفين الوصول للنظام والاطلاع على تقييمات الأداء والأهداف والملاحظات من أي مكان وفي أي وقت، ما يضمن استمرارية سير العمل بسلاسة، خاصة بالنسبة للمنشآت التي تستخدم نظام العمل المرن حيث يعمل الموظفون بعيدًا عن المكتب لبعض أو كل الوقت.

• قابلية التوسع

يتميز نظام إدارة الأداء السحابي بيزات بقابليته للتوسع، وهي الميزة التي تواكب نمو المنشآت وحاجاتها المتغيرة، ما يعني أنه يتكيف مع زيادة أعداد الموظفين أو إضافة مقاييس أداء جديدة أو توزيع القوى العاملة على فروع في أماكن متفرقة جغرافيًا.

• اتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات

يصدر بيزات تقارير عن الأداء بمساعدة الذكاء الاصطناعي واعتمادًا على الكم الهائل والمحدث باستمرار من البيانات الذي تخزنه السحابة، تساعد هذه التقارير في اتخاذ قرارت أكثر رشدًا مبنية على البيانات الواقعية والمعلومات التفصيلية لا مجرد التصورات والأفكار، مثل ملاحظة اتجاهات أداء الموظفين لحظة بلحظة، واكتشاف المتميزين بسهولة، والعثور على مواطن الضعف قبل أن تتفاقم.

ختامًا، مع تطور كافة مناحي العمل، تتجه المنشآت لأنظمة إدارة الأداء التي توفر نهج شمولي في التقييم، يجمع بين الملاحظات والإرشادات المستمرة وخطط التطوير المخصصة وسهولة الوصول في أي وقت ومن أي مكان، ولتجربة التأثير الذي يحدثه النظام في منشأتك، اطلب عرض تجريبي من بيزات الآن.

الأسئلة الشائعة

ما هو نظام إدارة الأداء؟

نظام إدارة الأداء هو نظام مؤتمت يساعد المنشآت في تتبع وتقييم أداء كل موظف وفقًا لأهداف الأداء الخاصة به، إذ يسجل الموظف تقدمه في تحقيق الأهداف المطلوبة منه على النظام، بحيث يستطيع المدير تسجيل الدخول ومتابعة التقدم أولًا بأول.

ما المراحل التي تمر بها عملية إدارة أداء الموظفين؟

تمر عملية إدارة أداء الموظفين ب 3 مراحل رئيسية هي:

1. تخطيط الأهداف المطلوب تحقيقها من الموظف.
2. تتبع الأداء وتسجيله بشكل مستمر.
3. إجراء تقييم لأداء الموظف عن مجمل دورة الأداء.

ما القواعد الأساسية لإدارة أداء فعالة؟

تشمل القواعد الأساسية لإدارة فعالة لأداء الموظفين كلًا مما يلي:

• وضوح أهداف الأداء الخاصة بكل موظف بحيث يكون على فهم كامل بما هو المطلوب منه.
• وضع توقعات أداء واقعية متسقة مع أهداف المنشأة ككل.
• المصداقية في التقييم والملاحظات والمكافآت والتقدير.
• الالتزام بتطوير أداء الموظف ومواصلة العمل على الارتقاء به في المسار المهني المخصص له.

ما أنواع المنشآت التي تستخدم نظام إدارة الأداء؟

يفيد نظام إدارة الأداء المنشآت من كل الأنواع والأحجام، لذلك يمكن لأي منشأة استخدام نموذج العمل الذي يوفره النظام لتقييم أداء موظفيها والتأكد من توافق أدائهم مع الأهداف العامة للمنشأة.