أصبح “التحوّل الرقمي” بوصلة التطوير في عالم الأعمال بالسنوات الماضية، وتزعّم أولويات جميع الشّركات السعودية التي ترغب في تعزيز تنافسيتها في سوق العمل، وتقليل النّفقات، وتحسين تجربة الموظّفين، وتقديم خدمات أفضل لعُملائها. تّسعى المنشآت السعودية اليوم إلى دمج الأتمتة، والحلول التقنية في جميع القطاعات – في ظل رؤية المملكة 2030، والتي يُعتبر التحوّل الرقمي من أهم ركائزها! 

أدّى هذا التحوّل إلى تغيّرًا جذريًا في تسيير العمليّات بمختلف أقسام منظومة العمل، وفي قسم الموارد البشرية بالتحديد: ساعد نظام إدارة الموارد البشرية على تقليل الأعباء، وتخليص مُديري الموارد البشرية من مهامهم الروتينية، والمُكرّرة؛ ما أدى إلى تحسين دقّة، وكفاءة إنجاز هذه المهام، وتقليل الأخطاء البشرية، وسنحت الفرصة لمُديري الموارد البشرية للتركيز على مهامهم الاستراتيجية، والمُتمثّلة في دعم إنتاجية الموظّفين، والتخطيط لتطوير مهاراتهم، وتقليل معدّل دورانهم، وتحليل أدائهم بما يتوافق مع احتياجات، وتوجّهات العمل.

ما هو نظام إدارة الموارد البشريّة؟

هو نظام لأتمتة عمليات الموارد البشرية – الرّوتينية خصوصًا مثل: إدارة سجلّات الحُضور والانصراف، وتنظيم الإجازات، وإدارة كشوفات الرّواتب، وخلافه – بالاستغناء عن التنظيم اليدوي للسجلّات، والاعتماد على برامج تقنية تُعالج بيانات الموظّفين بسُرعة فائقة، ودقّة شديدة، ومجهود بسيط – يقتصر فقط على تغذية النظام بالمعلومات الصحيحة، ومُراجعة نتائجه وآلية تنفيذه للعمليات لضمان الكفاءة والامتثال. لا يُبسّط نظام إدارة الموارد البشرية العمليات الرّوتينية فحسب، بل يتميّز بقدُرات هائلة في تحليل البيانات، والتوصّل لمعلومات تساعد على إدارة أداء الموظّفين بشكلٍ مثاليّ، والتعرّف على مشاكلهم، واتّخاذ الإجراءات الصحيحة لتطويرهم، وتقييمهم بشكلٍ يخدم مصالحهم، وأهداف العمل.

أحدث نظام إدارة الموارد البشرية فارقًا كبيرًا في إدارة الموارد البشرية بالشّركات، وظهر ذلك بشكلٍ كبير في أعقاب جائحة كوفيد – كما عرضنا في مقال الموارد البشرية بين الحاضر والمُستقبل. تحتاج كل منشأة إلى نظام فعّال لإدارة الموارد البشرية – يسهُل التعامل معه، وتدريب الموظّفين عليه، ويوفّر أكبر عدد من المزايا، ويتكامل مع الأنظمة الأخرى ببساطة. وما يُميّز نظام بَيزات – فضلًا عما سبق – هو مدى تكيّفه مع الاحتياجات الفريدة لسوق العمل السّعودي، وتوافقُه مع قوانين وأنظمة العمل بالمملكة، وسهولة تعديل مُدخلاته، وتوليفها – وفقًا لأية تغييرات باللوائح والقوانين – ما يجعله نظامًا يستحق استثمارك على المدى الطويل.

5 علامات تدل على أنك بحاجة إلى نظام إدارة موارد بشرية (HRMS) متكامل

فيما يلي عددًا من الظّواهر التي قد تُخبرك عند رؤيتها في بيئة عملك: أنه قد حان الوقت للتفكير في الاعتماد على برنامج متكامل لإدارة الموارد البشرية:

1. إذا كان قسم الموارد البشرية لديك يعمل فوق طاقته

يعاني أكثر من 42% من مسؤولي الموارد البشرية من ضغط العمل، والاحتراق الوظيفي، والتشتّت بين مُتطلّبات عملهم – وفقًا لاستطلاع SHRM. وبالرّغم من أن ذلك قد يدلّل على نمو الشّركة بتصاعُد حجم الأعمال، وزيادة أعداد الموظّفين، إلا أنه يعبّر كذلك عن حجم الإجهاد النّفسي والجَسدي الواقع على موظفي قسم إدارة الموارد البشرية. وكلّما ازدادت مُعاناة الموظّفين في تنظيم العمل، كلّما قلّت انتاجيتهم؛ كلّما تأثّر أداء الشّركة بالسّلب؛ ولذلك يُعتبر الاستثمار في نظام أتمتة شامل لإدارة عمليات الموارد البشرية حلًا ذكيًا لمشاكل الإجهاد الوظيفي، كما أنه يُدعّم ثقافة عمل تتّسم بالانفتاح، والمرونة، والإبداع في حل المُشكلات.

2. إذا لا زلت تقوم بعمل مُسيّر الرواتب يدويًا

تتطلّب عملية مُسيّر الرواتب تجميع بيانات حضور وانصراف الموظّفين، وإجازاتهم، وساعات العمل الأساسية والإضافية، وبيانات الحوافز، والعلاوات، والمٌكافآت، والخصومات، ومبالغ التأمين، والضمان الاجتماعي إلى آخره – يُمكنك الاطلاع على مكوّنات الراتب السّعودي بالتفصيل في دليل مُسيّر الرّواتب. إذا كان اختصاصي الرّواتب لديك ما زال يقوم بهذه الإجراءات يدويًا: فأنت تُضيع جزءً كبيرًا من وقته ووقتك هباءً! يقوم برنامج مُسيّر الرّواتب بتجميع بيانات الموظّفين بدقّة شديدة، ويحتسب الرّواتب، ويُرسلها إلى الموظّفين في مواعيدها المحدّدة، ويوفّر بذلك وقت وجُهد اختصاصي الموارد البشرية للتركيز على خُطط تدريب موظّفيك، وتحسين أدائهم بدلًا من إضاعتها في حسابات روتينية بلا معنى – تستطيع التقنية اليوم إجرائها ببساطة، وبهامش خطأ لا يُذكر، وبتكاليف مادّية معقولة تُناسب مع حجم واحتياجات كل شركة.

اقرأ عن: باقات بَيزات المتنوعة لمُسيّر الرّواتب

3. إذا كنت تواجه صعوبة في الامتثال للوائح، والقوانين، وما يطرأ فيها من مُستجدّات

تلتزم كل شركات العالم بلوائح وأنظمة العمل بالدول الواقعة بها. غالبًا ما تفرض الدّول مَبالغًا قانونية – كالضرائب، والتأمين، وخلافه – تُستقطع من ميزانية الشّركة، ومن رواتب الموظّفين العاملين بها. تختلف هذه السياسات من بلد لآخر، وحسب نوع الشّركة، وتلتزم الشّركة بدفعها في مواعيدها؛ للحفاظ على وضعها القانوني، وتجنّب المُخالفات والغرامات المادية المُرهقة التي تؤدي إلى خسائر مالية كبيرة أو غلق الكثير من الشّركات سنويًا. دفعت جوجل مثلًا في عام 2016 حوالي 185 مليون دولار للحكومة البريطانية كغرامة ضريبية! ربما لن تُفرض على شركتك عقوبات بهذا المبلغ – حتى في الأحلام، لكن العقوبات الماديّة التي تٌفرض على الشّركات لمُخالفة القوانين – عمدًا أو دون قصد – واقعًا مأساويًا يُمكن تفاديه: بالاعتماد على برنامج موارد بشرية يتوافق مع نظام العمل ببلدك. في بَيزات: نوفّر نظامًا يتوافق مع لوائح نظام العمل بالمملكة العربية السعودية، كما يُمكن تحديث مُدخلاته دائمًا – وفقًا لآخر تحديثات قوانين العمل.

4. إذا كان لديك صعوبة في إدارة الموظفين الأجانب وإقامتهم

يساعد نظام إدارة الموارد البشرية على استقدام الموظّفين الأجانب بشكلٍ فعّال من خلال برنامج تتبّع المرشّحين الذي يختار أكفأ الموظّفين – وفقًا لمُتطلّبات الوظائف الشاغرة. كما يُساعد على إدارة أوضاعهم القانونية خلال فترة عملهم بالمملكة عن طريق خاصيّة إدارة السجلّات، والتي تُفيد في تخزين وثائق الموظّفين الهامّة، وتُسهّل الرجوع إليها، كما تُرسل إشعارات لكلٍ من الموظّفين، ومسؤولي الموارد البشرية بمواعيد انتهاء التأشيرات، وتجديد الإقامة، وخلافه؛ ما يضمن الامتثال، ويحافظ على الوضع القانوني للشركة، والموظّف الأجنبي. يُمكن كذلك تعديل مُسيّر الرواتب بما يتناسب مع خصومات، وعلاوات الموظّفين الأجانب – كلٌ على حدى، ومع مراعاة الفروقات بين التزاماتهم، وبين التزامات الموظّفين السعوديّين.

5. إذا كانت شركتك تُعاني من ارتفاع مُعدّل دوران الموظّفين 

تغيّر نظر الكثير من الموظّفين للعمل بعد كوفيد، وأدركوا احتياجاتهم للرّاحة النفسيّة والجسدية، والموازنة بين الحياة وجدول الأعمال، والرّغبة في الشّعور بالتقدير والقيمة في عملهم. ستُراهن الشّركة التي تغُض الطرف عن هذه الاحتياجات على خسارة موظّفيها – الأكفّاء خصوصًا. وهو التحدّي الذي تواجهه 47% من فرق الموارد البشرية – وفقًا لتقرير معهد العمل. يدعّم نظام الموارد البشرية رفاهية الموظّف بالعمل، ويؤكّد على قيمته، وقيمة الدور الذي يقوم به للشركة: سواءً من خلال خاصيّة إدارة المزايا – والتي تعرض على الموظّف باقة من الأنشطة المتنوعة، والخصومات، والتسهيلات التي يحصل عليها كونه موظّف بالشركة. بالإضافة إلى بوّابة خدمة الموظّف الذّاتية – والتي تُجيب على أسئلته أيًا كانت، وتسهّل له الوصول لمعلوماته، ومعلومات عن الشركة، والتقدّم بالطلبات والإجازات، ومعرفة مواعيد الرّواتب وتفاصيله، وخلافه.

ما الذي يمكن أن يقدمه لك نظام إدارة الموارد البشرية تحديدًا؟

لا شك أن الاعتماد على التكنولوجيا في عصرنا الحالي هو مقوّم رئيسي للنجاح. يُحسّن نظام إدارة الموارد البشرية من كفاءة العمليّات اليومية لكل الشركات؛ بدءً من المشاريع الصغيرة التي تتكوّن من ثلاثة أفراد، وحتى الشّركات العملاقة ذات العمالة الضّخمة. وفقًا لCapterra، تعتمد 65% من الشركات الصغيرة والمتوسّطة على برنامج لإدارة الموارد البشريّة، فما هي أهم مزايا نظام إدارة الموارد البشرية التي تريد هذه الشّركات استغلالها:

• تبسيط عمليّات الموارد البشريّة

يخفّف نظام إدارة الموارد البشرية من أعباء المهام الرّوتينية – كإدخال البيانات، وإدارة السجلّات، وغيرها: ما يُحرّر مسؤولي الموارد البشرية من العمل التقليدي، ويوفّر وقتهم ومجهودهم، ,ويسمح لهم بأداء أدوار ومهام أكثر فائدة للشركة. تُقلّل الأتمتة كذلك من فرصة حدوث الأخطاء البشرية في العمليات؛ وبالتالي توفّر النفقات اللازمة لإصلاح هذه الأخطاء، فضلًا عن الغرامات والمُخالفات القانونية التي تحدث بسبب عدم الامتثال للوائح والقوانين. 

يُسهّل كذلك نظام إدارة الموارد البشرية عملية التوظيف، واختيار المرشّحين الأمثل للأدوار الوظيفية، ويمنح الموظّفين الجدد تجربة إعداد (onboarding) فريدة من نوعها. كما يُساهم في إدارة كشوف الرّواتب، والمزايا، والتعويضات، والبدلات بشكل مثالي.

اقرأ عن/ أحدث خصائص نظام بَيزات لإدارة الموارد البشرية

• بناء ثقافة عمل مثاليّة

يمثّل جيل الألفية حوالي 35% من القوى العاملة حول العالم، وستصل هذه النسبة إلى 75% بحلول عام 2030. وأهم ما يُميّز جيل الألفية، والجيل Z الذي يليه: هو اهتمامهم الشديد بثقافة العمل نفس درجة اهتمامهم بالرّواتب تقريبًا. وتؤكد بعض الدراسات على أن موظفي جيل الألفية هم الأقرب لترك عملهم في حالة عدم رضاهم عن بيئة العمل! 

يزوّد نظام إدارة الموارد البشرية الشّركات باستنباطات مهمة عن طبيعة العمل بالشّركة، وأحوال موظّفيها من خلال قدرته على تحليل التفاعلات اليومية بين الموظّفين، وتقارير العمل، والاستبيانات المُختلفة، ويُعتبر حلقة وصل بين كل أفراد المُنشأة – تدعم التواصل المُستمر، وتعزّز شعور الجميع بالاتّحاد – خصوصًا في الشّركات مُتعددة الجنسيات، أو المُعتمدة لنظام العمل عن بُعد.

• تحسين مُشاركة الموظّف، والإنتاجية، وزيادة الرّضا الوظيفي

امتلاك الشّركة لمصدر مركزي وموثوق للبيانات يساعدها على اتّخاذ قرارات مدروسة بشأن الموظّفين، حيث تُوثَّق جميع العمليّات من أجل التحليل والتقييم – فلا يضيع جهد أي موظّف هباءً، وتُحفظ مُستنداتهم الشخصية – مع تسهيل الوصول لها وتحديثها عند الحاجة، بالإضافة لتنظيم جداول أعمالهم اليومية، وتوحيد الجميع تحت وجهة عمل واحدة: واضحة المعالم، والخطوات، والأهداف القريبة والبعيدة – على المستوى الشخصي والمؤسّسي. هذه هي سمات بيئة العمل التي يشعر فيها الموظّف بالتقدير، والنمو الذّاتي والمهني، والتي لا يدّخر فيها جهده من أجل تحقيق أهداف العمل المُشتركة. 

خُلاصة

يُخلّص نظام إدارة الموارد البشرية الموظّفين من ضغط العمل، ويُساعدهم على إدارة أوقاتهم ومجهوداتهم بشكلٍ أفضل لهم وللشركة. كما يُدعّم رفاهيتهم، ويقلل من احتماليات الاستقالة، وغيرها من المزايا – حسب حاجتك ومزايا النظام الذي سوف تقرّر الاعتماد عليه. تستثمر بَيزات في عدد من المزايا التي نرى بأنها تصنع نقلة نوعية بشّركات السّوق السعودي – استنادًا لتقييمات عملائنا، حيث تركّز بدرجة كبيرة على رفاهية الموظّفين، وتسهيل حياتهم، في نفس الوقت التي تعزّز فيه من انتاجيتهم، وتحسّن أداء الشركة بشكل عام.